en af de enkleste måder at blive kompatibel med grundlæggende privatlivs-og sikkerhedsprincipper, øge produktiviteten og have et flot kontor er at implementere en ren Skrivebordspolitik.
en ren skrivebordspolitik og en klar skærmpolitik arbejder hånd i hånd for at beskytte din organisations følsomme oplysninger.
- Hvad er en Clean desk politik?
- fordelene ved en ren Desk politik
- Spar tid og penge
- lav gode indtryk
- Easy ISO Compliance
- afskrækker nysgerrige øjne
- Reducer Stress
- implementering af en Clean desk-politik
- skriv det skriftligt
- Tilføj en påmindelse til e-mail-signaturer
- aflåselig opbevaring
- tilskynde til elektroniske dokumenter
- Slip af dokumenter sikkert
- Udfør rutinemæssige sikkerhedskopier
- håndhævelse af en ren Skrivebordspolitik
- stikprøvekontrol
- øverste ledelsesstøtte
Hvad er en Clean desk politik?
en ren desk politik instruerer, at alle medarbejdere skal rydde deres skriveborde i slutningen af hver arbejdsdag. Dette inkluderer ikke kun dokumenter og noter, men eventuelle post-it-noter, forretningskort og flytbare medier (f.eks.
hvis du følger en clean desk-politik, vil det hjælpe din organisation med at reducere risikoen for tyveri af oplysninger, bedrageri eller sikkerhedsbrud forårsaget af følsomme oplysninger, der efterlades uden opsyn og er synlige i almindelig visning.
fordelene ved en ren Desk politik
en ren desk politik bør vedtages på grund af de mange fordele, det kan give din organisation.
Spar tid og penge
ifølge en IDC-rapport bruger en typisk medarbejder i din organisation 2,5 timer om dagen på at søge efter information. Forudsat at vidensmedarbejderne i din organisation tjener $ 80.000 om året, mister en 1000-personers organisation cirka $ 2,5 millioner dollars om året fra manglende evne til at finde og hente information.
en clean desk-politik vil tilskynde medarbejderne til at bruge digitale versioner af dokumenter, hvilket reducerer Organisationens omkostninger til papir, blæktoner og printervedligeholdelse betydeligt.
lav gode indtryk
hvem ved hvem og hvornår nogen vil besøge dit kontor? Et rent og ryddeligt arbejdsområde får din organisation til at se effektiv og præsentabel ud for alle, der beslutter at besøge, inklusive revisorerne!
Easy ISO Compliance
en clean desk-politik er ikke kun ISO 27001/17799-kompatibel, den overholder også grundlæggende privatlivsprincipper.
Canadas føderale lovgivning om privatlivets fred PIPEDA kræver, at Canadiske organisationer beskytter personlige oplysninger. Storbritanniens Databeskyttelseslov kræver, at organisationer i Storbritannien sikrer, at personlige oplysninger holdes sikre.
afskrækker nysgerrige øjne
medarbejdere efterlader normalt følsomme oplysninger på deres skrivebord.
Post-It-noter er normalt den værste synder, der indeholder navne, telefonnumre og endda brugernavne og adgangskoder, der er synlige i almindelig visning. Disse vaner tilskynder uærlige medarbejdere, rengøringsbesætninger og vedligeholdelsespersonale til at se oplysninger, de ikke bør have adgang til.
Reducer Stress
et sted for alt og alt på sin plads. Når dine medarbejdere er organiseret, kan de bruge mere tid på at koncentrere sig om arbejde i stedet for at føle sig stressede, fordi de ikke kan finde en rapport, der skal betales i de næste 10 minutter.
implementering af en Clean desk-politik
du er overbevist om, at din organisation har brug for en clean desk-politik. Fedt! Her er et par skridt til at hjælpe dig med at gennemføre en politik.
skriv det skriftligt
en ren skrivebordspolitik skal være skriftlig og kommunikeret til alle medarbejdere, især under introduktions-og genopfriskningstræning. Konsekvenser for manglende overholdelse bør være alvorlige, men alligevel praktiske, især hvis din organisation arbejder med meget følsomme oplysninger. Få alle medarbejdere til at underskrive dokumentet til godkendelse.
Ikke sikker på, hvor du skal starte? Vi har oprettet en gratis clean desk-politikskabelon, som du kan ændre og bruge i din virksomhed. Du kan også sprede ordet ved hjælp af vores gratis plakat.
Tilføj en påmindelse til e-mail-signaturer
du har sandsynligvis set det under mange e-mail-signaturer: overvej miljøet, før du udskriver denne e-mail. Hvis din organisation bruger standardiserede e-mail-signaturer, kan du overveje at tilføje denne påmindelse til bunden.
aflåselig opbevaring
du kan ikke implementere en clean desk-politik, hvis du ikke har noget sted, hvor medarbejderne kan lægge deres dokumenter. Overvej at købe små, aflåselige opbevaringsbokse til medarbejdere, der passer under deres skrivebord.
tilskynde til elektroniske dokumenter
få medarbejdere til at arbejde med elektroniske dokumenter, når det er muligt. Uden at skulle udskrive og arbejde med fysiske papirer, vil dine medarbejdere altid have et klart skrivebord, når de logger ud af deres computere.
Slip af dokumenter sikkert
dine medarbejdere bør aldrig smide arbejdsrelaterede dokumenter i affaldskurven. Når affald forlader din virksomheds døre, bliver det offentlig ejendom. Intet kan ødelægge din organisation hurtigere end skødesløse medarbejdere smide følsomme oplysninger i en affaldskurv. Din organisation ønsker ikke at være på forsiden af avisen for at udsætte følsomme oplysninger.
Gennemfør en politik for destruktion af dokumenter for at sikre, at alle dokumenter bortskaffes sikkert.
Udfør rutinemæssige sikkerhedskopier
hvis du afskrækker medarbejdere fra at bruge fysiske dokumenter, skal du sørge for, at din organisation har en pålidelig backuprutine på plads. Medarbejdere skal vide, at deres dokumenter vil være sikre i tilfælde af strømsvigt eller harddisknedbrud.
håndhævelse af en ren Skrivebordspolitik
implementering af en ren skrivebordspolitik og en nonchalant holdning til håndhævelse vil gøre din politik ubrugelig.
stikprøvekontrol
Lad nogen foretage tilfældige ugentlige kontroller, muligvis i slutningen af en arbejdsdag. Alle papirer, noter, post-its eller andre dokumenter, der indeholder følsomme oplysninger, skal makuleres med det samme. Flytbare medier, såsom cd ‘ er, disketter eller memory sticks kan konfiskeres midlertidigt.
Leder du efter en revision tjekliste? Se vores gratis clean desk policy audit checkliste.
øverste ledelsesstøtte
en ren skrivebordspolitik skal tages alvorligt — især med alle ledelsesniveauer. Hvis dine medarbejdere ser, at øverste ledelse ikke behøver at overholde politikken, vil de snart miste troen.
det faktum, at øverste ledelse normalt håndterer mere følsomme dokumenter, bør styrke behovet for en ren skrivebordspolitik for alle medarbejdere uanset deres status i organisationen.
