frivilligt at være i bestyrelsen for din HOA eren vigtig position, der kommer med et stort ansvar. Bestyrelsen har til opgave at sikre, at samfundet kører godt og følger kravene til de styrende dokumenter. De løser problemer og konflikter, håndterer Fællesskabets budget, fører tilsyn med vedligeholdelse og reparationer og meget mere.
det kan synes overvældende at være en ny bestyrelsesmedlem, men alle tager på forskellige elementer og arbejder sammen. For at give dig en vis baggrund gennemgår vi alle bestyrelsesmedlemmers generelle opgaver og nedbryder, hvad Hoa-bestyrelsens officerer normalt håndterer.
generelt ansvar for alle bestyrelsesmedlemmer
det vigtigste ansvar for bestyrelsesmedlemmer er deres tillidsforpligtelse. Det er så vigtigt, at enhver stat harlove, der pålægger deres HOA-bestyrelser en tillidspligt. At udføre tillidspligten handler ikke om nogen dygtighed, men om en forpligtelse til at tage sig af samfundet over fordomme, egeninteresse eller andre krav. Det betyder, at grundlaget for alle beslutninger skal informeres og – hvad der er bedst for samfundet. Det er yderligere brudt ned i pligten til pleje, loyalitetspligt og pligt til at handle inden for myndighedens rækkevidde.
pligt til pleje kræver, at beslutningstagere gør deres bedste, når de træffer beslutninger for samfundet. Det betyder at gøre due-diligence for at træffe en velinformeret beslutning. Loyalitetspligt betyder, at medlemmet afsætter personlige interesser (især undgår enhver interessekonflikt) og sætter samfundets trivsel først, når man træffer beslutninger. Så endelig er en pligt til at handle inden for myndighedsområdet præcis, hvad det lyder som – de skal udføre de opgaver, de er forpligtet til, men kan ikke træffe beslutninger eller regulere ting uden for deres autoritet.
en bestyrelsesmedlems vigtigste opgave
for at være et godt bestyrelsesmedlem skal hver enkelt være vidende om deres forenings styrende dokumenter (erklæringen af CC & R ‘ er, Vedtægterne osv.), og eventuelle statslige love, der gælder. Et af de vigtigste opgaver, som bestyrelsen får, er at oprette det årlige budget. Mens kasserer normalt er punktperson og fører tilsyn med processen, vil alle bestyrelsesmedlemmer sandsynligvis deltage i dets oprettelse og færdiggørelse. Der kan også være brede projekter,som en husejerhåndbog, som hele bestyrelsen arbejder sammen om at producere.
nu hvor det grundlæggende er dækket, lad os divedeeper ind i officerernes ansvar. Præcis hvor mange embedsmænd der er i bestyrelsen varierer efter statslov og HOA-dokumenter, men de fleste har en præsident, vicepræsident, kasserer, og sekretær.
præsident
præsidenten leder bestyrelsen og fører tilsyn med mange af bestyrelsens proceduremæssige opgaver. De præsiderer over møder og sørger for, at alle får en chance for at give udtryk for deres mening, og at alle nødvendige emner er dækket. Så selvfølgelig er de meget velbevandrede i HOA ‘ s regeringsdokumenter og har normalt brug for ekstraordinære lederskabs-og ledelseskompetencer. Desuden er præsidenten også” administrerende direktør ” for foreningen—deunderskrive kontrakter og andre juridiske dokumenter samt cosignere kontrollerne.
vicepræsident
ikke alle bestyrelser har en vicepræsident. Hvis du har en, er vicepræsidenten primært ansvarlig for at træde ind for præsidenten, når præsidenten ikke er tilgængelig. Så vicepræsidenten skalogså være meget bekendt med alle styrende dokumenter, være i stand til at køre møder og påtage sig ethvert andet ansvar. Når præsidenten er til stede, kan næstformanden være mere rådgiver, lede et af udvalgene og andre opgaver som tildelt.
kasserer
kasserer fører tilsyn med økonomien i theHOA. De håndterer og dokumenterer alle indgående og udgående penge—indsamling af gebyrer,betalende leverandører, overvågning af investeringer. Kassereren sørger ikke kun for, at organisationen er økonomisk sund, men at eventuelle udgifter og indtægter følger, hvad der er tilladt i henhold til de styrende dokumenter. De vil normalt være ansvarlige for at lede den årlige budgetplanlægning, selvom alle bestyrelsesmedlemmer sandsynligvis vil deltage. Og når en revision er færdig, vil kassereren arbejde tæt sammen medrevisoren. Andre finansielle rapporter, såsom månedlige eller kvartalsvise udgifter,kan anmodes af bestyrelsen, som kasserer ville være ansvarlig forgenerating.
Sekretær
en HOA bestyrelsens Sekretær er dokument og Rekord-keeper. De er ansvarlige for mødereferatet og eventuelle bilag, sender normalt mødemeddelelser og arbejder sammen med præsidenten om udarbejdelse af mødedagsordener. De håndterer alle foreningsoptegnelser, såsom boligejeroplysninger og vedligeholdelsesoptegnelser. Alle dokumenter skal være let tilgængelige for ethvert HOA-medlem, der ønsker det (inden for nogle grænser), og sekretæren skal sørge for, at filerne er organiseret godt. Sekretæren er også normalt ansvarlig for at sikre, at HOA overholder arkiveringsfrister og andre juridiske rekordkrav.
undgå problemer
det mest almindelige problem et bestyrelsesmedlem står overforer en interessekonflikt. Det kan være udfordrende ikke at falde i nogle fælder, der faktisk krænker dit tillidsansvar.
at være forbundet på nogen måde til en virksomhed ellerperson, som HOA kan ansætte skaber, er en fælles interessekonflikt.Alternativt kan en leverandør tilbyde en gratis service, der skal overvejes til en ny kontrakt. Nogle andre er ting som et støjproblem, hvor bestyrelsesmedlemmet erden eneste person, der klager, eller bestyrelsen overvejer at ændre regler om parkering af en båd, når vicepræsidenten er en af de mennesker, der har brug for bådopbevaring.
når som helst der er en konflikt, medlemmetbør afsløre det og tilbagekalde sig fra enhver relateret beslutningstagning.
konklusion
mens der er meget arbejde og ansvar involveret i at være på et HOA-bord, er der også tilfredshed med virkelig at hjælpe dit samfund med at køre godt for alle. Også, selvom officerer har specifikke opgaver, mange elementer af at være bestyrelsesmedlem sker gennem samarbejde. Gør dit bedste for at handle og træffe de bedste beslutninger kun til gavn for samfundet, under vejledning af statens lovgivning og styrende dokumenter er det vigtigste, du kan gøre for at være et godt bestyrelsesmedlem.
