de 7 væsentlige regler for at skrive en god konsulentrapport

som konsulent hviler dit omdømme på kvaliteten af dine rapporter. For selvom du har gjort et godt stykke arbejde i alle andre aspekter af projektet, vil din klient i sidste ende være utilfreds, hvis du ikke leverer en fremragende rapport.

rapporter er projektets eneste håndgribelige arv, så du vil have, at arven skal være positiv, der styrker snarere end mindsker dit omdømme.

nu og da møder jeg nogen i løbet af mit arbejde, der siger: “Åh ja, du er forfatteren af Hackett-rapporten”. Jeg kunne ikke være sikker på, hvor mange “Hackett reports” der er derude, men det er et rimeligt antal. Og selvom de ikke altid har vist en organisation i sit bedste lys, er jeg overbevist om, at de alle er velskrevne og har leveret værdi for klienten med hensyn til deres anbefalinger.

når du skifter fra beskæftigelse til rådgivning, er det ikke nødvendigvis noget, du har gjort før, at skrive projektrapporter fra bunden. Og at skrive som konsulent i den offentlige sektor er meget forskellig fra at skrive som medarbejder i den offentlige sektor, så du bliver nødt til at give slip på nogle tidligere vaner.

i årenes løb har jeg hørt mange historier fra klienter om rapporter produceret af konsulenter, som de var meget utilfredse med. Det værste scenario var en klient, der måtte engagere en anden konsulent til helt at omarbejde en rapport. Uanset hvor mange gange de gik tilbage til den oprindelige konsulent for redigeringer, var det bare ikke op til bunden og kunne ikke frigives uden en polsk op. Det kræver ikke meget fantasi at finde ud af, hvor sandsynligt det ville være, at klienten ville genoptage den konsulent eller henvise dem til kolleger.

så risiko for at producere dårlige rapporter på din fare – finpudse dine færdigheder med mine bedste tips til at skrive en konsulentrapport.

de 7 væsentlige regler for at skrive en konsulentrapport

gode rapporter sker ikke ‘bare’. De er udformet med dygtighed og omhu. Her er de syv væsentlige regler, jeg holder mig til, når jeg skriver en konsulentrapport.

det giver svar på klientens problemer

synes så indlysende, men klienten kom til dig med et problem, som du fik til opgave at finde løsninger på. Jeg har set for mange rapporter, der glemmer, at disse problemer bør være det centrale fokus. Må ikke skuffe – sørg for din rapport klart angiver disse problemer, skitserer dine resultater i forhold til disse problemer, og giver din klient med nogle fornuftige svar.

det har en logisk strøm

rapporten skal fortælle en historie, og som alle gode historier skal den flyde logisk og tage læseren med på en rejse. Denne rejse starter med kontekst, går videre for at identificere problemerne, giver derefter dine fund og endelig dine anbefalede løsninger. .

det taler til rapportens tilsigtede publikum

når du skriver din rapport, er det let at glemme, at klienten meget usandsynligt er den samme som rapportens publikum. Du skal finde en måde at tale ikke kun til din klient, men også til et bredere publikum, der kan omfatte interne og eksterne interessenter. Tricket er ikke at antage for meget eller for lidt viden, når du skriver.

det indeholder konkrete anbefalinger

i slutningen af dagen kommer det hele ned på dine anbefalinger. Projektet har alle handlet om at løse et sæt problemer for din klient, og en rapport uden anbefalinger vil helt sikkert falde under deres forventninger.

den tager hensyn til politiske følsomheder.

dette er et kritisk aspekt af den offentlige sektors rapportskrivning. Fordi uanset hvilken regeringssektor du arbejder med, vil der være problemer, der er meget følelsesladede for samfundet, meget omstridt for regeringen og udgør potentielle risici for organisationer, der leverer tjenester på stedet. Du skal skrive rapporten på en måde, der tager hensyn til sådanne problemer for at minimere enhver potentiel risiko for din klient.

det er kortfattet og skrevet på almindeligt engelsk

hvis du lige er kommet fra den offentlige sektor til rådgivning, kan du godt medbringe nogle skrivevaner, der ikke tjener dig. Bureaukratiets sprog og brugen af væselord kan være fremherskende i regeringen, men som konsulent bør du slippe af med disse tendenser. Brug korte sætninger og korte afsnit. Skriv ting simpelthen, som du måske taler det, og lad dig ikke friste til at vokse lyrisk.

det bruger en neutral og upartisk tone

jeg understreger udtrykket ‘tone’ her. Jeg foreslår bestemt ikke, at indholdet af deres betænkning skal være neutralt og upartisk – tværtimod; de skal, som de siger, give ærlige og frygtløse råd. Men med hensyn til den overordnede tone i deres betænkning skal den undgå at bruge belastet eller følelsesladet sprog.

min rapport struktur/skabelon

mange nye konsulenter kæmper med, hvordan man strukturerer en komplet konsulentrapport. For at hjælpe med dette, i logisk rækkefølge, her er de seks sektioner, der er i min rapportskabelon. Gentag denne struktur til din næste rapport, og du vil være på rette spor.

• sammendrag
• introduktion og baggrund
• faktuel/kontekstuel information
• Fund
• anbefalinger
• bilag

Top tip til udformning af anbefalinger

når du udvikler anbefalinger, laver du et sidste lag af analyse for at finde ud af ‘hvad Næste’ for klienten. Anbefalinger skal være:

• handlingsbar – de skal rådgive klienten, hvad de skal gøre – hvilke skridt der skal tages.
• specifikke-vage eller tvetydige anbefalinger er ikke nyttige; jo mere specifik og detaljeret jo bedre.

for eksempel, i stedet for at anbefale:

styringsmekanismer forbedres

prøv dette i stedet:

styring af tjenesten styrkes af:

• levering af årlig induktion og uddannelse til alle bestyrelsesmedlemmer
• revision af indkøbspolitikken i overensstemmelse med gældende lovkrav.

den første er bare vag og ikke hjælpsom – den anden fortæller klienten nøjagtigt, hvilke handlinger der skal træffes.

• opnåelig/gennemførlig – når du udformer anbefalinger, skal du ikke nå himlen og anbefale din ultimative ideelle løsning. Fordi rapporter, der indeholder uopnåelige anbefalinger, meget sandsynligt vil sidde på hylden og samle støv. Du har arbejdet i organisationer, så du forstår kompleksiteten ved at implementere ændringer. Hvad der kræves er en målt og overvejet proces, så sørg for, at dine anbefalinger ikke er tærte på himlen, men er opnåelige og gennemførlige for din klient.
• Testet med klienten for accept – før du medtager anbefalinger i din rapport, teste farvande med klienten først. Diskuter mulige anbefalinger, der stammer fra disse fund, og mål, hvad der sandsynligvis fungerer for klienten, baseret på hvor de er, og hvad de har energi til. Husk, at der altid er mere end en vej op ad bjerget.

rådgivning om forberedelse af Eksekutionsoversigter

for ofte tænker forfattere på Eksekutionsoversigten som en eftertanke – bare en hurtig oversigt. Men som vi alle ved, er dette i mange tilfælde Det eneste afsnit i en rapport, der vil blive læst fuldt ud. Så det er en ekstremt vigtig komponent i rapporten, og du skal bruge tid på at forme den for at sikre, at den består testen af ‘Hvis dette er det eneste afsnit, en senior person læser, indeholder den de væsentlige nøglebeskeder og information?’

her er mit råd:

• sørg for, at sammendraget fortæller en forkortet version af hele
• Vær opmærksom på logisk strøm – det samme gælder her for den fulde rapport, idet sammendraget skal have en logisk strøm fra kontekst til problem til Fund til løsninger.
• Giv kun de overordnede fund. Kroppen af din rapport bør skitsere ‘beviser’ for dine resultater. Men i sammendraget skal du udelade detaljerne og bare medtage det store billede med hensyn til, hvad du fandt.
• Inkluder anbefalingerne. Hvis dette er det eneste afsnit, som nogen læser, vil du helt sikkert have dem til at vide, hvilke handlinger du har anbefalet til klienten.

hvis du har byttet beskæftigelse i den offentlige sektor til rådgivning i den offentlige sektor, skal du ikke bare antage, at du allerede har rapportskrivningsevner i hånden. I stedet investere i at udvikle disse færdigheder. Fordi at producere sub-standard rapporter vil skade dit omdømme og potentielt kompromittere din succes som konsulent.