ERP-implementeringsplan: den endelige 7-trins metode

du planlægger din ERP-implementering.

du ved, at implementering af en ERP kan være en vanskelig proces.

du ved – takket være mange påmindelser – at ERP-implementeringsfejl er almindelig, og at for at dette projekt skal fungere, skal du lave en masse planlægning.

første ting er først…

hvad er ERP-implementeringsprocessen?

ERP-implementeringsprocessen inkluderer installation af dit program, overførsel af alle dine data, både økonomiske og transaktionsdata, kortlægning af dine processer og træning af dine brugere til faktisk at bruge programmet. Denne proces vil afgøre, om din ERP-implementering er en succes eller en fiasko.

så hvor skal vi starte?

vi har oprettet denne guide til at hjælpe dig med at finde ud af det hele. Pakket med rådgivning fra den virkelige verden, eksperttips, og hurtige trinvise sammenbrud, vi dækker:

• oprettelse af en effektiv forandringsledelsesplan (og hvem der skal hjælpe dig med at implementere den)
• Skjulte ERP-implementeringsomkostninger, og hvordan man forudsiger dem
• går live, og hvordan man vurderer succesen med dit projekt

det vil desværre ikke implementere din ERP for dig. Det vil dog give dig information, ressourcer og skabeloner for at få en dybdegående forståelse af implementeringsprocessen og øge din chance for et vellykket projekt.

og er det ikke næsten lige så godt?

stadierne i vores ERP-implementeringsmetode

1. Saml dit ERP-projektteam

2. Sådan oprettes en ERP change management plan

3. Estimering af dit ERP-implementeringsbudget

4. Start af Datamigrering

5. Uddannelse dine brugere til at bruge din ERP

6. Hvad skal du gøre under din ERP go-live

7. Evaluering af, om dit ERP-projekt var en succes

1. Saml et projektteam

første ting først: det bliver ret elendigt at planlægge dette på egen hånd. Oprettelse af et effektivt og dedikeret ERP-implementeringsteam vil gøre dit job meget, meget lettere.

for at starte med skal du bruge følgende ‘core’ medlemmer.

• projektleder: lederen. Dig, sandsynligvis.
• Applikationsanalytiker: ansvarlig for Datamigrering og rensning
• applikationsudvikler: ansvarlig for systemtilpasning
• KVALITETSTESTINGENIØR: heads up system testing and performance indsats

endnu for at sikre, at din implementering går så glat som muligt på tværs af alle afdelinger (og for at undgå, at hele arbejdsstyrken skriver dine omhyggeligt planlagte planer ud som ‘det fortæller os, hvad vi skal gøre’), har du brug for et par flere mennesker.

disse vil i høj grad afhænge af, hvem dine vigtigste interessenter er – og i betragtning af arten af ERP vil disse variere fra virksomhed til virksomhed afhængigt af hvilken funktionalitet du implementerer.

her er nogle eksempler på interessenter, du skal medtage, når du implementerer forskellige funktioner:

skal jeg ansætte en ERP-implementeringskonsulent?

kort svar: Ja, Hvis du ikke har ekspertisen internt, og du har råd til det. En erfaren implementeringskonsulent vil have set det hele før og kan omgå problemer, før de opstår.

det er dog muligt at implementere med succes uden en – fortvivl ikke, hvis dit budget ikke kan strække sig til det, eller din kontoafdeling er notorisk tæt fisted.

2. Opret en implementering change management plan

der er to sider til dette, virkelig.

først skal du planlægge din ERP-implementering i trin og delegere disse på tværs af dit implementeringsteam afhængigt af ekspertise.

vi har en dybdegående skabelon ERP implementeringsplan her-selvom du kan bruge tjeklisten nedenfor til at få styr på, hvad der skal gøres hurtigt. Før du tager afsted på din implementering, skal du have planer på plads for:

• prognoser for implementeringsomkostninger og udarbejdelse af et budget
• oprettelse af en ERP-implementeringsplan
• migrering af data til det nye system
• træning af din ERP-brugerbase
• test af din ERP og gå live
• on-the – day go-live-aktiviteter
• evaluering af dit projekts succes

værktøjer som Trello, Google Sheets og Vk er fremragende til at samarbejde om projekter som ERP-implementeringer-gennemse og vælg den, der passer bedst til din virksomheds projektstyringsstil.

denne trinvise vejledning går i hvert trin i ERP-implementeringsprocessen i stor dybde

for det andet skal du planlægge måder at holde virksomheden på side under implementeringen. Ændring medfører altid en grad af forstyrrelse, men dette kan minimeres ved:

• klar kommunikation om enhver forventet forstyrrelse
• giver tilstrækkelig tid til brugeruddannelse
• under hensyntagen til vigtige interessentbehov (du er allerede halvvejs der med dette, efter at have inkluderet repræsentanter i dit projektteam)

3. Forudsig dine ERP-implementeringsomkostninger og udkast til et budget

hvor meget koster ERP-implementering?

det er et gyldent spørgsmål. Hvis det var let at svare, ville der være langt færre overbudget ERP-implementeringer og langt flere mennesker, der melder sig frivilligt til at projektere dem.

i henhold til en nylig Programmelthinktank analyse:

• 35% af ERP implementeringer var over budget ved 0%-25%
• 15% var over budget ved 26%-50%
• 6% var over budgettet med mere end 50%

Dette antyder, at over halvdelen af ERP-implementeringer samlet set løber over budgettet. Det er overflødigt at sige, at budgettering er et minefelt, og du bliver nødt til at være meget forsigtig.

der er stadig nogle omkostninger, det er muligt at definere. Et godt udgangspunkt er at antage, at omkostningerne ved en ERP-implementering vil kræve mindst 1% af en virksomheds årlige bruttoomsætning på et minimum.

du skal derefter medtage alle disse faktorer i dit implementeringsbudget for at undgå at blive ramt af skjulte omkostninger:

• disse vil være langt højere, hvis du implementerer et on-premise system
• personale overtidsbetaling: en vigtig at huske – “vi budgetterede ikke for overarbejde, undskyld” er ikke en linje, der vil gå godt sammen med dit team
• Leverandøruddannelse, tilpasning og konsulentgebyrer: hvis du er heldig, kan din leverandør have inkluderet disse i den oprindelige programmelpris, men dette er bestemt ikke en given. Kontroller altid
• sikkerhedskopier og lagring af Data: disse samles ofte med cloud ERP – omkostninger – men igen-kontroller altid.

hvad du kan forvente at betale for en ERP, vil variere afhængigt af en række faktorer, der spænder fra virksomhedens størrelse, krav og antallet af brugere, men en 2019-Programvejsrapport viste for nylig, at virksomheder i gennemsnit bruger omkring $7.200 i gennemsnit pr.

Tip: For de mest nøjagtige resultater skal du også budgettere for produktivitetstab – for uanset hvor hårdt du prøver, vil du ikke arbejde med maksimal effektivitet i implementeringens varighed.

4. Start migrere dine data

så det begynder.

du har planlagt så meget som muligt. Nu er det tid til at komme ned til selve processen med at flytte din virksomhed over til den nye ERP.

Datamigrering er det første skridt – hvis du får det rigtigt, har du opbygget et solidt fundament, hvorpå du kan fortsætte din implementeringsindsats. Gør det forkert, og tingene kan begynde at smuldre.

din applikationsanalytiker skal lede denne indsats, da det er deres specialitet. Vær klar til at hjælpe dem i:

• data rensning og verifikation
• Databaseopsætning
• kortlægning af ældre data til nye databasefelter
• dataoverførsel til det nye system
• test og verifikation af ældre data
• test og verifikation af nye datainput

5. Begynd at træne din ERP-brugerbase

brugeradoption er nøglen til succes for dit ERP-implementeringsprojekt, og en passende brugeruddannelsesplan er afgørende for at opnå dette.

der er forskellige måder at træne din arbejdsstyrke på; men de fleste træningsmetoder kan opdeles i ‘personligt ‘ og’ e-learning ‘ metoder:

en oversigt over fordele og ulemper ved personlige og e-learning træningsmetoder

uanset hvilken træningsmetode der passer bedst til din arbejdsstyrke, inkluderer fire funktioner i alle vellykkede træningsprogrammer:

• rollebaseret træning for at strømline processen og holde tidsfattige medarbejdere på siden.
• muligheder for praktikanter til at tilbyde feedback (og for implementering team til at handle på det
• klare kommunikationskanaler med leverandør support teams

Tip: Identificer lovende, tech-kyndige medarbejdere til at træne som ERP superbrugere. De kan derefter håndtere brugerproblemer på lavt niveau, så du kan fokusere på den aktuelle opgave.

For de bedste resultater, hvorfor ikke prøve gamifying dele af din træningsplan? I en undersøgelse foretaget af TalentLMS udtalte 89% af de adspurgte, at et punktbaseret system ville øge deres engagement, mens 62% sagde, at leaderboards og muligheden for at konkurrere med kolleger ville motivere dem til at lære. Brug dette til din fordel.

små frynsegoder til alle, der gennemfører træningsopgaver til tiden (gratis mad, ekstra time til frokost) og større (kontantbonus, ekstra dags PTO) til dine topkunstnere vil gøre engagerende med træning, der er lidt mere tiltalende for travle medarbejdere.

6. Planlæg og start dine go-live aktiviteter

dette er det. Din Store Dag.

hvis du troede at blive gift krævede en masse besværlig avanceret planlægning, vil du blive ubehageligt overrasket over ‘go-live’ – fasen i din ERP-implementering.

ting at planlægge inkluderer:

• systemtest (pre – og post-go-live)
• personaleplanlægning inklusive påkrævet overarbejde eller midlertidigt personale
• identificering af målinger til projektevaluering
• oprettelse af en kommunikationsstrategi for systemnedetid
• netværkshastighed og pålidelighedskontrol
• databackupprocesser

kommunikation er nøglen her, både med dit team og med den bredere arbejdsstyrke. Du skal være klar over, hvem der gør hvad, når du forventer, at det bliver gjort, og hvilken slags nedetid timer

For mere på go-live-scenen i din ERP-implementering, se:

• fem aspekter til planlægning af en vellykket ERP go-live

7. Evaluer succesen med dit ERP-implementeringsprojekt

Start med disse enkle spørgsmål:

• er din virksomhed gået fallit?
• sagsøger De din ERP-leverandør for kontraktbrud?
• har du formået at holde projektet overalt i nærheden af budgettet?

i så fald har du sandsynligvis ikke gjort forfærdeligt. Giv dig selv en high five.

for at få lidt mere dybtgående om ting, skal du bruge en kombination af følgende målinger:

• ROI. Har du set et afkast på de penge, du har brugt på din ERP?
• fald i menneskelig fejl: en velimplementeret ERP bør reducere datafejl på grund af procesautomatisering. Hvis din træningsplan fungerede, skal medarbejderne få mest muligt ud af disse funktioner
• stigning i produktivitetsniveauer: dette taler for sig selv. Har ERP opnået præcis, hvad det satte sig for at gøre?
• øget kundetilfredshed: er ekspeditionstiderne steget? Behandler du ordrer hurtigere?

denne vejledning til beregning af ERP-ROI hjælper dig med at vurdere, hvor vellykket dit implementeringsprojekt har været