projektstyringsværktøjer kan være nyttige til planlægning, organisering og styring af ressourceværktøjer til langsommere arbejde, men specialbyggede arbejdsstrømsamarbejdsværktøjer transformerer, hvordan teams håndterer dynamiske arbejdsgange i kontekst til både rutineopgaver og ikke-planlagte begivenheder.
for virksomheder eller afdelinger, der arbejder gennem operationelle kampe — som konsekvent at miste styr på forsendelser eller manglende interne deadlines — er det kun naturligt, at et af de første skridt kan være at lede efter et passende projektstyringsværktøj (PM). Projektstyringsværktøjer kan være yderst nyttige, men de er langt fra den eneste mulighed for at løse operationelle problemer. Faktisk, afhængigt af dine omstændigheder, de er måske ikke en ideel pasform.
Arbejdsstrømssamarbejde er en ny løsning, der er klar til at ryste op, hvordan forretningsteams kommunikerer og udfører opgaver. Mens projektledelse og arbejdsstrømsamarbejdsværktøjer begge hjælper teams med at organisere sig omkring deres arbejde, tilbyder de to forskellige muligheder. Efterhånden som arbejdsstrømssamarbejde får trækkraft, flere og flere teams finder ud af, at specialbyggede værktøjer understøtter en samarbejdende, sammenhængende arbejdsgang på måder, som projektstyringsværktøjer simpelthen ikke kan.
hvilke projektstyringsværktøjer mangler
projektstyringsværktøjer er traditionelt blevet brugt til at størkne tidslinjer og leverancer omkring, hvordan planer skal udføres. I det væsentlige kan et team oprette en plan for, hvordan et projekt kommer fra punkt A til punkt B, og følg derefter blot de skitserede trin for at nå deres mål. Dette er absolut en nyttig funktion i nogle forretningssammenhænge, især dem, der ikke kræver fleksibilitet.
projektstyringsværktøjer kommer dog hurtigt til kort for visse typer teams. Et stort problem er, at de ikke tilbyder meget tilpasningsevne i dynamiske situationer. Med PM-værktøjer kan teams ikke nemt justere deres arbejdsgange, så de afspejler oplysninger i realtid, hvilket betyder, at eventuelle opdateringer generelt skal integreres manuelt i arbejdsgange. Projektledelse er simpelthen ikke designet til den slags smidighed, som mange hold har brug for.
PM-værktøjer mangler også muligheder for sporing af aktiver, hvilket betyder, at de ikke er tilpasset status eller placering af fysiske aktiver — hvad enten det betyder IoT-enheder, udstyr eller personale. For operationelle hold er dette et stort tab, da opdateringer og advarsler om disse aktiver (og andre omstændigheder) direkte informerer strategi. I modsætning hertil er projektstyringsmeddelelser typisk begrænset til selve Opgavestatus (som “afsluttede” opgaver eller “forfaldne” opgaver).
måske mest kritisk bruger få hold med succes PM — værktøjer til at kommunikere-især ikke i realtid. Disse platforme tilbyder simpelthen ikke de øjeblikkelige samarbejdsfunktioner, som operationelle teams har brug for. Det betyder, at hold er tvunget til at vende tilbage til ad hoc-e-mails, chats eller personlige møder for at udfylde hullerne. Uden kommunikationskanaler bygget op omkring begivenheder og opgaver, samtaler sker ofte uden for platformen og kan hurtigt løsne sig fra den aktuelle sag. I en lignende forstand er PM-værktøjer ikke rettet mod integreret informationsdeling, hvilket betyder, at kontekstuel viden og data ikke virkelig udnyttes til forbedring af individuelle projekter.
Hvad er samarbejde?
Arbejdsstrømssamarbejde, er en ny måde at håndtere dynamiske arbejdsgange på, skaber allerede bølger på tværs af organisationer. Aktiveret af nye teknologier, det strategiske skift til arbejdsstrømssamarbejde lover at forbedre, hvordan operationelle teams koordinerer, kommunikere, og levere. Sådan spiller Nøglefunktioner ind i hvert af disse mål:
kommunikation: distribuerede teams kræver et værktøj, der kan hjælpe dem med at kommunikere, som om de var i samme rum, diskutere ideer og dele information. Dette kræver kommunikationskanaler, der er integreret i selve projektets arbejdsgang. Ved at organisere diskussionen omkring opgaver kan arbejdsgruppesamarbejdsværktøjer skabe rum til igangværende, delte og vedvarende samtaler. Disse samtaler styrkes yderligere af chat -, tale-og videofunktioner.
koordinering: Effektiv koordinering handler om at holde alle på samme side. Har alle det samme syn på opgaver og kort? Koordinerer teamet automatisk med data, der er indeholdt i andre værktøjer? Derudover kan Handlingsrettede advarsler hjælpe med at holde relevante teammedlemmer underrettet om de næste trin. Et fælles operationelt billede kan sikre, at teammedlemmer forstår deres placering i forhold til andre teammedlemmer og nøgleaktiver for at udføre opgaver så effektivt som muligt. Alle disse muligheder hjælper med at levere situationsbevidsthed og en mere kontekstuel tilgang til den aktuelle opgave.
ydeevne: vellykket præstation er resultatet af godt samarbejde, men det er bygget hvert trin på vejen. I modsætning til PM-værktøjer, der kræver stive arbejdsgange for at holde teams på mål i henhold til faste planer, har operationelle teams brug for mere fleksibilitet. Det er afgørende, at arbejdsgang og ansvar skifter som reaktion på indgående oplysninger. Dette giver teams mulighed for at træffe dynamiske beslutninger og sikrer, at de reagerer nøjagtigt og effektivt baseret på realtidsdata.
mens PM-værktøjer muligvis er et passende valg til rutineopgaver, skærer deres begrænsede funktioner det bare ikke for organisationer, der har brug for at dreje og tilpasse sig i realtid. Mange virksomheder er nødt til hurtigt at reagere på ændringer uden for deres kontrol, hvad enten det betyder skift i kundeadfærd, afmatning i en forsyningskæde eller en slags udstyr eller systemfejl.
brug af Arbejdsstrømssamarbejde til at forbedre eller erstatte Projektledelse
Forestil dig dette: Dit team kommer i gang med at nå et kritisk, tidsfølsomt mål, selvom ikke alle brikkerne er på plads. Information fortsætter med at strømme ind, ofte skubbet direkte til et arbejdsstrøms samarbejdsværktøj fra integrerede GPS-eller IoT-teknologier. Uopsættelige opgaver vises som handlingsvarsler, der kun leveres til relevante parter. Holdet som helhed nyder bedre situationsbevidsthed, hvilket betyder, at de træffer mere informerede beslutninger — hjulpet af nem kommunikation via opgavebaserede kanaler.
projektstyringsværktøjer giver en klar struktur, segmenterede opgaver og sætter forventninger. Imidlertid, store arbejdsstrømsamarbejdsværktøjer kan understøtte en bred vifte af brugssager og mål, der er mere velegnede til operationelle eller distribuerede teams. Mens projektstyringsværktøjer er værdifulde, er de ikke nok til at garantere succes i en lang række situationer.
i det scenarie, vi lige har illustreret, er det traditionelle projektstyringsværktøj nyttigt til planlægning, kontrol af opgaver, når de bliver færdige, men det er bare ikke, hvor procesudførelsen sker. For mange organisationer er det til deres fordel at enten integrere nuværende PM-værktøjer eller erstatte dem helt med et specialbygget samarbejdsværktøj. Det er arbejdsgruppens samarbejdsværktøj, der giver den synlighed, fleksibilitet og funktionalitet, som teamet virkelig har brug for.
se, hvordan samarbejdsværktøjer til arbejdsstrøm kan hjælpe dig med at organisere dit arbejde og aktivere kommunikation i realtid omkring opgaver. Kom i gang ved at give Coolfire Core en prøve gratis.
