forfatter: Strahinja Stojanovic
en kvalitetsmanual vil ikke længere være et obligatorisk dokument i henhold til den tilgængelige version af dis ISO 9001:2015-standarden (for at finde ud af mere om kommende ændringer, Læs denne artikel: 5 hovedændringer, der forventes i ISO 9001:2015 fra 2014-udkastet til International Standard (DIS)). Hvordan skete det? Kvalitetshåndbogen var et af de første dokumenter, som et certificeringsorgan bad om inden certificeringsrevisionen. Hvordan har det pludselig mistet sit formål og betydning?
den mørke side af kvalitetsmanualen
de fleste Kvalitetsmanualer formår formelt at opfylde kravene i ISO 9001-standarden og alligevel gå glip af dokumentets punkt. Resultatet er et af de mest grundlæggende dokumenter i en kvalitetssikring, som ingen læser – bortset fra nogle få masochistiske certificeringsrevisorer.
jeg har ofte kørt ind i Kvalitetsmanualer med 20+ (nogle gange endda 50+) sider, og jeg begyndte at undre mig over, om det skulle kaldes et “kvalitetsstyringssystem” eller et “kvantitetsstyringssystem.”Der var for meget duplikeret eller unødvendig information, og så mange detaljer, at jeg endte med at have ondt af træet, der blev skåret ned for at lave papir til denne bunke unødvendige oplysninger.
at have en kvalitetsmanual var efter min mening ikke en dårlig ide. Det er et dokument, hvor organisationen præsenterer sig selv, dets kvalitetsstyringssystem og endda sin måde at tænke på og tilgang til kvalitetsstyring. Almindelig praksis var at (udover kravene i afsnit 4.2.2) omfatte nogle krav fra Afsnit 4.1 og nogle andre krav, der var lettere at dokumentere gennem en kvalitetsmanual.
en klar, kort og klar kvalitetsmanual giver indtryk af en organisation, der ved, hvad den laver – en organisation, der virkelig styrer sit kvalitetsstyringssystem. En Manual af god kvalitet letter revisorens job og giver ham mulighed for bedre at revidere systemet – og med sine observationer bidrager det virkelig til forbedring af systemet. Og hvad der er vigtigere, sådan kvalitetshåndbog er nyttig for ledelsesrepræsentanten og procesejere, fordi den giver en samlet indsigt i kvalitetsstyringssystemet.
store virksomheder kræver ofte, at deres leverandører har et kvalitetsstyringssystem, og de kan kræve at se en kvalitetshåndbog under udvælgelsen af leverandører. Hvilket indtryk giver din kvalitetsmanual om din virksomhed? En voluminøs kvalitetsmanual siger, at du hellere vil bruge ressourcer i stedet for at anvende en kreativ tilgang.
det er ikke så svært at skrive en Manual af god kvalitet: Definer omfanget af dine kvalitetsmålinger, Angiv udelukkelserne (for at finde ud af mere om udelukkelser i ISO 9001:2008, Læs denne artikel Hvad er en acceptabel udelukkelse i klausul 7 i ISO 9001) hvis der er nogen undtagelser og begrundelser for dem, beskriv interaktioner mellem dine processer (helst gennem et procesrutediagram), og angiv alle de KVMS – procedurer, du bruger-og det er alt. Se også skrive en kort Kvalitet Manual.
at være eller ikke være
med eller uden en kvalitetsmanual har organisationer stadig brug for et samlet kvalitetsdokument. Der vil stadig være behov for at sende certificeringsorganet et dokument, der beskriver dit system, samt sende det til store kunder. Selvom det ikke længere er obligatorisk, forbliver alle krav fra Kvalitetshåndbogen, undtagen 4.2.2 b), i den nye version af standarden. Omfanget af KVALITETSMÅLINGERNE og interaktionerne mellem processerne skal stadig defineres. Disse krav er endnu mere detaljerede i den nye version, og de skal stadig være i en eller anden form for dokumenteret information.
den nye version af standarden har nogle nye krav, der skal opfyldes som dokumenteret information, som let kan inkluderes i en kvalitetsmanual – for eksempel organisationens kontekst.
samme ide, anden form
dette nye ikke-obligatoriske dokument (uanset hvad vi kalder det), der erstatter Kvalitetshåndbogen, indeholder alle resterende krav fra afsnit 4.2.2, og jeg vil tilføje nogle nye.
dette nye dokument skal give følgende oplysninger om organisationen:
- vi producerer dette og leverer disse tjenester;
- vi anvender et kvalitetsstyringssystem til disse processer;
- vi anvender ikke disse standardklausuler af disse grunde;
- dette er vores processer og deres interaktioner;
- og dette er den interne og eksterne kontekst, som vi opererer i.
dette kan betragtes som en forenkling, og selvfølgelig kan alle disse oplysninger ikke placeres i kun et afsnit, men dette dokument ville give mening, og det ville opfylde de fleste af kravene fra klausul 4 i den nye version af standarden. Derudover kan organisationens mission og vision tilføjes, og dette dokument kan effektivt blive den brochure, der introducerer din virksomhed til fremtidige kunder.
denne nye version af standarden er ikke en slave til formalitet (er det en god ting? Kun tiden vil vise…) og vil kræve en mere kreativ tilgang til at få det maksimale ud af hvert krav og tilpasse sig organisationens behov i stedet for at samle ubrugelige dokumenter.
Klik her for at se en forhåndsvisning af en kvalitetsmanual, der er tilpasset til en mindre virksomhed.
