PMI ‘ er

abstrakt

programmer betragtes som et uundværligt element i et projektstyringsinformationssystem. Alle større applikationer leverer standard og tilpasselige procesværktøjer, der er bredt implementeret over hele kloden. I dette papir præsenterer vi resultaterne af en undersøgelse udført for at vurdere effektiviteten af programmer til styring af stadig mere komplekse projekter.

i løbet af denne undersøgelse blev en gruppe på 100 projektledere fra EMEA-regionen spurgt om deres erfaringer med at bruge programmer til at styre deres projekter. Projektledere blev bedt om at bedømme de værktøjer og funktioner, de finder mest nyttige, samt liste over manglerne i systemer, de har brugt. De blev også bedt om at give en ønskeliste over funktioner eller procesværktøjer, som de ville elske at se tilføjet til de systemer, der er tilgængelige på markedet.

dette papir rapporterer de 10 mest anvendte funktioner, de 10 største mangler og de 10 bedste emner på ønskelisten.

introduktion

PMBOK-guiden-5. udgave definerer et Projektstyringsinformationssystem (PMIS) som:

mens hver implementering af PMI ‘ er adskiller sig fra andre med hensyn til omfang, design og funktioner, betragtes programmer som en uundværlig komponent i hver implementering. Den optimale udnyttelse af en PMI ‘ er afhænger meget af den måde, hvorpå kritisk information stilles til rådighed for alle interessenter og niveauet for procesautomatisering. Mange projektledere er bekymrede over effektiviteten af deres PMI ‘ er, dels på grund af forkert konfigurerede programmer, og også på grund af ROI bekymringer. Formålet med denne undersøgelse er at udforske og rapportere opfattelsen af projektledere om programmer, der udgør en integreret del af deres PMI ‘ er implementeringer.

nuværende PMIs landskab

organisationer over hele kloden er i stigende grad afhængige af programmer til at automatisere projektstyringsprocesser. Der lægges også stor vægt på at forbedre nøjagtigheden af data baseret på hvilke nøgleindikatorer og rapporter der genereres. Større projektledelsesansvar, som at opretholde forskellige registre og dokumentere de indhøstede erfaringer, bliver meget lettere at opfylde ved at implementere en passende applikation. De følgende afsnit giver et overblik over det aktuelle PMI-landskab specifikt i EMEA-regionen.

store aktører

markedet for projektstyringsprogrammer i EMEA-regionen er præget af hård konkurrence mellem Microsoft, Oracle, Meridian, Autodesk, RIB, Huddle og få andre. Mens nogle organisationer stadig er afhængige af regnearkapplikationer og grundlæggende elektroniske kalendere, har de fleste organisationer investeret i mere robuste applikationer for at strømline deres projektstyringsprocesser. Et stadigt stigende antal ikoniske projekter som Burj Khalifa, verdens højeste bygning til dato, bliver fremvist i casestudier af virksomheder, hvis løsninger blev brugt på disse projekter.

mens nogle programfirmaer tilbyder en enkelt applikation til at styre forskellige aspekter af projekter, leverer andre en række specialiserede applikationer, der supplerer hinanden og også kan integreres med andre ERP-implementeringer.

branchespecifikke systemer

mens nogle af projektstyringsprogrammerne er egnede til enhver branche, indeholder andre skabeloner og funktioner, der passer til specifikke typer projekter. Prissætning og driftsomkostninger spiller også en rolle i at begrænse brugen af visse applikationer til visse brancher. Store industrier og applikationer, der er populære i dem, vises i udstilling 1.

udstilling 1 – større industrier og applikationer.

Metodespecifikke systemer

mange organisationer i EMEA-regionen udvikler deres metoder baseret på PMI-standarder. I nogle sektorer er PRINCE 2 også populær, især i dele af Europa. I en nylig tendens er et stigende antal organisationer også begyndt at eksperimentere med agile metoder som Scrum, Lean og Kanban. Det er blevet observeret, at nogle programmelværktøjer ikke er egnede til agile praksis, mens andre ikke er egnede til mere omfattende metoder. Udstilling 2 opregner de fælles værktøjer, der anvendes med populære metoder.

udstilling 2 – værktøjer til specifikke metoder.

frygt for programmer

selvom der er enighed mellem projektledere om, at en effektiv PMI ‘er er afgørende for at nå deres projektmål, rejses mange frygt for effektiviteten af programmer, der implementeres for at implementere PMI’ erne. De følgende afsnit beskriver manifestationerne af disse frygt, som efterfølgende fører til utilfredshed.

ROI Perceptions

pris og driftsomkostninger ved vedligeholdelse af specialiserede projektstyringsprogrammer citeres ofte som et stort problem af mange projektledere. Valget af en bestemt applikation dikteres ganske ofte af projektejerne, mens regningerne betales af entreprenørerne. Projektledere, der er ansat af entreprenørerne, sætter ofte spørgsmålstegn ved investeringsafkastet for at implementere et dyrt program.

administrationsomkostninger

den infrastruktur og ressourcer, der kræves for at vedligeholde programmer, forårsager også frygt. Afhængigt af projektets størrelse og omfang kræver selvhostede applikationer specialiserede faciliteter og kabinetter, der blæser omkostningerne med hensyn til finansiering, arbejdskraft og indsats.

indlæringskurve

den tid og indsats, der er nødvendig for at lære indviklingen i specialiserede programmer, er også en faktor blandt de bekymringer, som projektledere ofte rejser. En PMI ‘ er, der lægger større vægt på automatisering ved hjælp af programmer, vil igen kræve, at alle projektledelsesteammedlemmer og mange projektteammedlemmer er uddannet i brugen af programmer.

foreslået undersøgelse

denne undersøgelse blev udført for at undersøge og rapportere opfattelsen af projektledere i EMEA-regionen. Denne undersøgelse sigter mod at nå følgende mål:

• forstå projektledernes tilfredshed med de nuværende systemer.
• forstå den relative betydning af fælles funktioner og værktøjer.
  • dette gør det muligt for projektejere at vælge passende værktøjer baseret på input fra projektledere.
  • dette vil også hjælpe virksomheder med at planlægge produktopgraderinger og tilføje eller fjerne funktioner.
  • dette vil også hjælpe projektledere med at forberede effektive træningsprogrammer for at minimere indlæringskurven.
• forstå manglerne i programmer.
  • dette vil hjælpe virksomheder med at planlægge opgraderinger med det formål at øge kundetilfredsheden.
• forstå ønskelisten over projektledere, der håber at forbedre effektiviteten af deres PMI ‘ er implementeringer.
  • dette vil hjælpe virksomheder med at planlægge opgraderinger og tilføje passende funktioner.
• uddanne projektledere om muligheder og begrænsninger af programmer.
  • dette vil hjælpe projektledere og PMO ‘ er med at optimere automatiseringsniveauet.

metode

denne undersøgelse blev udført ved hjælp af en undersøgelse, hvor 100 respondenter blev udvalgt fra hele EMEA-regionen, hvilket sikrer repræsentation af alle regioner og industrier. Respondenterne fik en liste over fælles funktioner og værktøjer, der findes i de fleste projektstyringsprogrammer, og de blev bedt om at bestille listen baseret på varernes relative betydning. Hver respondent blev bedt om at vælge de funktioner eller værktøjer, der oftest blev brugt, såvel som dem, der blev brugt mindst ofte. Respondenterne blev også bedt om at liste manglerne i deres egne programmer samt give en ønskeliste over funktioner eller værktøjer, der kan forventes at lette effektiv udnyttelse af deres PMI ‘ er. Respondenterne blev også bedt om at angive deres tilfredshedsniveau fra det program, der i øjeblikket anvendes.

undersøgelsen blev gennemført i månederne September og oktober 2012. Resultaterne blev behandlet og samlet i November 2012. Demografien for respondenterne er angivet i udstilling 3.

udstilling 3 – repræsentation baseret på geografi og industrier.

liste over funktioner/værktøjer

den delvise liste over fælles funktioner og værktøjer, der blev bedømt af respondenterne, er angivet i udstilling 4.

udstilling 4 – delvis liste over funktioner/værktøjer.

undersøgelsens resultater

undersøgelsen gav nogle interessante fund, der opsummeres i de følgende afsnit.

tilfredshedsniveau

tilfredshedsniveauet for projektledere er rapporteret i udstilling 5.

udstilling 5 – tilfredshedsresultater.

funktioner/værktøjer brugt oftest

de 10 mest anvendte funktioner og værktøjer, baseret på de samlede vurderinger fra alle geografiske områder og brancher, er angivet i udstilling 6.

udstilling 6 – funktioner/værktøjer brugt oftest.

funktioner/værktøjer, der bruges mindst ofte

de funktioner og værktøjer, der bruges mindst ofte baseret på de samlede ratings fra alle geografiske områder og brancher, er angivet i udstilling 7.

udstilling 7 – funktioner/værktøjer brugt mindst ofte.

top 10 mangler

de top 10 mangler, baseret på de samlede vurderinger fra alle geografier og industrier, er angivet i udstilling 8.

udstille 8 – Top 10 mangler.

Ønskeliste med funktioner

meget få funktioner blev identificeret af respondenterne som emner på deres ønskeliste. Funktioner, der anmodes om, er opregnet i udstilling 9.

udstilling 9 – ønskeliste.

anbefalinger

resultaterne af denne undersøgelse giver nogle interessante indsigter vedrørende programmer, der anvendes bredt i hele EMEA-regionen. Baseret på de resultater, der er delt i de foregående afsnit, anbefales det, at:

• Programmelvirksomheder arbejder tæt sammen med deres kunder for at undersøge grunde til at have lave tilfredshedsresultater.
• Programmelvirksomheder planlægger deres opgraderinger ved at inkludere funktioner opført i bilag 6, hvis de ikke allerede er der. De bør også forsøge at overvinde manglerne og medtage varer på ønskelisten så tidligt som muligt.
• projektejere evaluere programmer baseret på de funktioner, der anvendes oftest, og dem, der anvendes mindst ofte. De bør ikke investere i en applikation, der går glip af de funktioner, der er mest nødvendige af projektledere. Samtidig bør de ikke betale en højere pris, fordi et system indeholder funktioner, der er mindst vigtige for projektledere.
• projektledere udarbejder deres træningsoversigter baseret på emner identificeret i udstilling 6.

konklusion

dette papir rapporterer projektledernes tilfredshed med almindeligt anvendte projektstyringsprogrammer. Det giver indsigt i funktioner, der bruges oftest og mindst ofte. Det rapporterer også de største mangler samt emner på projektledernes ønskeliste. Disse oplysninger kan bruges af projektledere til effektivt at planlægge deres PMI ‘ er implementeringer. Resultaterne kan også hjælpe virksomheder med at forbedre deres tilbud og øge kundetilfredsheden.