da jeg arbejdede i marken, var en af de største klager, jeg fik fra klienter, at sikkerhedsofficerrapporter altid var dårlige i kvalitet. Uanset om det er for timeløn skift medarbejdere eller vagt vejledere, hændelsesrapporter skal være læselig, let forståelig, og Anvendelig om nødvendigt som et juridisk dokument i retten. Brug af en sikkerhedsansvarlig rapport kan hjælpe med rapportering, men skriftlige kommunikationsevner er stadig nødvendige.
det ville være let at tro, at enhver, der arbejder i et sådant kommunikationsorienteret felt, ville vide, hvordan man skriver en læselig og respektabel rapport. Desværre, selv med det konstante pres fra klienter, gør mange det ikke. nogle officerer ved ikke engang, hvordan man staver eller bruger god grammatik, selvom de er uddannet fra gymnasiet eller gik på college.
jeg betragter mig ikke som en “ekspert” om emnet effektiv rapportskrivning til sikkerhedsindustrien. Jeg gjorde ikke så godt selv med grammatik i gymnasiet, og jeg har kun lært lidt mere i de mellemliggende 36 år. Men jeg ved, hvordan man skriver sikkerhedsrapporter for at holde dig, dine officerer og din virksomhed ude af problemer.
sprog
skriv ikke ved hjælp af verbose eller blomstrende sprog; dette er ikke en sprogklasse på universitetsniveau. Skriv din rapport, som om du fortæller en ven, hvad der skete. Vær samtale. Brug så mange direkte citater som muligt.
og vig ikke væk fra at bruge dårligt sprog, hvis en anden bruger det, og det er nødvendigt for rapporten. Brug aldrig asterisk i stedet for forbandelsesordene, dvs. S*** eller B******t.
endelig være så kortfattet som muligt. Dine kunder har travlt, der ikke ønsker at bruge mere tid på at læse rapporter, end de skal.
forkortelser
stave alle forkortede ord fuldt ud første gang du os dem, med forkortelsen lige bag den i parentes. Fra Da af skal du bare bruge forkortelsen. For eksempel ” sikkerhedsofficer (S/O) Stevens og politibetjent (P/O) Roberts fik følgeskab af S/O Junie.”
dette sparer tid og plads uden at skabe unødvendig forvirring for klienten.
tidsstempler
i alle tilfælde skal du registrere de tidspunkter, hvor du lærer oplysningerne, ikke dine gæt om, hvornår noget kunne have fundet sted. Så godt som det ville være, er vi faktisk ikke i stand til at se gennem tiden.
hold rapporten i kronologisk rækkefølge som kender detaljerne. Med andre ord, skriv rapporten med detaljerne, når officeren lærer dem. Hvis der opstår en kamp på 0400, men officeren ikke lærer det før 0600, starter han rapporten på 0600.
Brug altid militær tid i sikkerhedsrapportskrivning, medmindre andet er bestemt. Dette hjælper med at undgå og eliminere forvirring, når det kommer til tidsramme.
hvis du har værktøjerne på plads til at bruge bestemte tidsstempler, skal du gøre din tidslinje så specifik som muligt. Hvis ikke, skal du bruge ordet Ca., så du er beskyttet mod spørgsmål om rapportens nøjagtighed.
Style
alle rapporter skal skrives i en 3.person stemme. Brug af 3. persons synspunkt reducerer forvirring over, hvem der gjorde hvad, hvor, og hvornår. Hvis du har flere officerer involveret, vil det helt sikkert hjælpe med at holde historien lige.
Skriv din rapport i henhold til gældende forretningsretningslinjer. Kontakt klienten for at se, hvilken formatering de foretrækker. Så længe det ikke forårsager for mange hovedpine, er det altid bedst at præsentere oplysningerne på den måde, som klienten finder mest nyttige.
grammatik, stavning og tegnsætning bør overvåges nøje. Dårlig grammatik får klienter til at stille spørgsmålstegn ved din intelligens. Du skal altid have en ordbog lige ved hånden. Papirløse hændelsesrapporteringsprogrammer har ofte indbygget stave-og grammatikkontrol, og der er masser af apps og hjemmesider derude, der hjælper dig med at forbedre.
afslutning af rapporten
udfyld rapportformularen fuldstændigt. Efterlad ingen mellemrum ubesatte. Hvis du har tomme mellemrum, når du er færdig, skal du placere noget som N/A eller og H gennem dem. Dette får formularen til at se mere formel og komplet ud, og det forhindrer en anden i at skrive ting i disse rum.
det handler om kunden
disse ovenstående retningslinjer er netop det, retningslinjer. Overalt en officer går formatet er bundet til at være lidt anderledes. I sikkerhedsbranchen, hvordan klienten ønsker deres rapporter, er den måde, du skriver dem på. Det inkluderer ikke kun formateringen, men også de oplysninger, der er inkluderet og fremhævet.
stadig, disse tips gælder for næsten alle sikkerhedsvagt rapport skrivning. Husk dem, og du vil være i stand til at oprette en komplet sikkerhedsrapport, der gør klienten glad, giver dem alle de oplysninger, de har brug for, og kan stå op i en domstol.
