Small Business Travel: den komplette Guide

rejser er en effektiv måde for virksomheder at erhverve nye kunder og investorer– intet er mere virkningsfuldt end at møde ansigt til ansigt med en potentiel kunde. Store virksomheder er ofte veludstyrede til at rejse; de har en ensartet procedure og nok penge til at støtte deres ansatte. Endnu, for små virksomheder, rejser kan blive overvældende og uorganiseret. Kombinationen af et begrænset antal medarbejdere og en overambitiøs eller urealistisk rejseplan kan lægge en økonomisk belastning på små virksomheder.

ifølge Concur Technologies, et rejse-og udgiftsstyringsfirma, bruger små virksomheder i gennemsnit 19,7% mere på rejser! For at minimere disse udgifter er det vigtigt for små virksomheder at oprette effektive udgiftsplaner og detaljerede virksomhedsrejsepolitikker. En omfattende rejseplan, der fokuserer på konsolidering, overholdelse, fleksibilitet og gennemsigtighed, kan hjælpe dine små forretningsrejser på en mere organiseret, produktiv og omkostningseffektiv måde.

de fire søjler i effektiv forretningsrejser

medlemmer af små virksomheder kan ikke rejse effektivt, medmindre de har en tilgængelig og let fordøjelig rejseplan. Dette vil hjælpe de ansvarlige med at blive mere opmærksomme på, hvor mange penge realistisk kan bruges på rejser. En tilgængelig plan vil også hjælpe medarbejderne med at forstå, hvad der forventes af dem under forretningsrejser. Først og fremmest kræver dette, at små virksomheder styrer deres økonomi gennem konsolidering.

1) organisation: styring af økonomi gennem konsolidering

det er umuligt at styre din lille virksomheds økonomi uden at oprette et organiseret system. Nogle gange undlader virksomheder at konsolidere deres finansielle udgifter. Uden en forståelse af din virksomheds udgifter vil det være vanskeligt at fordele dine udgifter korrekt på tværs af afdelinger. Dette kan resultere i uorganiserede og økonomisk anstrengte virksomhedsrejser. Organisationer som Verdensrejsetjeneste kan hjælpe dig med at flette alle dine oplysninger til online økonomiske rapporter. Ved at forbedre organisationen af din virksomheds økonomi kan du få en bedre ide om din virksomheds nettoindtjening.

en undersøgelse foretaget af Association of Corporate Travel managers (ACTE) og Global Business Travel Association (GBTA) viste, at 51% af de undersøgte medarbejdere (PDF) håber at indføre en “samlede rejseomkostninger” – politik inden for de næste to år. Denne form for politik, der hjælper med at specificere, hvilke rejseområder der koster mest, og hvordan disse udgifter kan styres effektivt, kan være særligt nyttige for små virksomheder, der kæmper økonomisk. Ved at skabe et organiseret og konsolideret finansielt system bliver din virksomhed mere opmærksom på rejseforventninger og omkostningsbegrænsninger. Med denne klarhed bliver din virksomhed mere effektiv, og dine medarbejdere vil arbejde bedre med hinanden, som en velsmurt maskine.

2) Compliance: træning af dine rejsende

ACTE-undersøgelsen rapporterer, at 84% af forretningsrejseadministratorer mener, at det at spare penge vil blive mere om at opnå compliance; der vil være et ” skift i, hvordan corporate travel managers nærmer sig politik, væk fra at kontrollere leverandøromkostninger og mod at styre rejsendes adfærd.”Jo mere dine medarbejdere er opmærksomme på og forstår din virksomheds rejsepolitik, jo flere penge vil blive sparet.

desværre, i håb om at finde billigere priser, afviger medarbejderne undertiden fra deres virksomheds rejsepolitik. I teorien virker dette måske ikke problematisk; medarbejdere kan endda tro, at de er nyttige. Ifølge en undersøgelse foretaget i 2013 af Amadeus, et globalt rejse-og turistfirma, havde 52% af forretningsrejsende ubetalte rejseudgifter, fordi de ikke overholdt deres virksomheds rejsepolitik. I virkeligheden afslører manglende overholdelse ofte manglende forståelse. Hvis en medarbejder ikke følger dine anvisninger, risikerer de at skæve eller beskadige din virksomheds spareplan. Det er gennem teammedlemmernes overholdelse, at små virksomheder kan udføre deres rejseplaner økonomisk og effektivt. I stedet for at forsøge at kontrollere leverandørernes omkostninger, skifter virksomheder deres fokus mod at styre den måde, deres medarbejdere følger deres rejsepolitik på. Fokus bør ikke være på “betydelige besparelser;” i stedet, virksomheder bør fokusere på “omkostningsundgåelse.”Overholdelse er imidlertid umulig, hvis du ikke opretter en rejsepolitik, der er fleksibel.

3) fleksibilitet: oprettelse af en opnåelig rejseplan

mens overholdelse af medarbejdere er vigtig, er små virksomheder stadig nødt til at fremme åben kommunikation mellem medarbejder og arbejdsgiver. Hvis dine medarbejdere giver udtryk for bekymringer eller påpeger problemer med din rejseplan, er det dit job at lytte til disse klager og erkende, hvornår det er fordelagtigt at være fleksibel. Succes kræver åben kommunikation mellem medarbejdere og arbejdsgiveren; du skal være tilpasningsdygtig og støtte dine hyppige rejsende, hvis du håber at skabe et effektivt og økonomisk system.

Rejser og fleksibilitet går hånd i hånd; det er nødvendigt for små virksomheder at have en åben tankegang under hvert trin i rejseprocessen. Ifølge Amadeus ‘ undersøgelse skulle 51% af forretningsrejsende foretage ændringer (PDF) i deres rejseplaner før afrejse, og 22% skulle foretage tre eller flere ændringer i deres rejseplan. Med så mange ændringer i sidste øjeblik er det vigtigt, at små virksomheder er komfortable med ændringer og villige til at foretage ændringer i sidste øjeblik. For eksempel, selvom mandatpolitikker giver medarbejderne et klart sæt retningslinjer og sandsynligvis vil forbedre produktiviteten, nogle gange, det er ikke realistisk for enhver medarbejder at følge identiske retningslinjer– et medlem af den øverste ledelse kan have mere fleksibilitet på en rejse end de andre medarbejdere. Til tider er det vigtigt at være fleksibel med dine medarbejdere; lad mandater blive til retningslinjer, når det er nødvendigt.

hvis din virksomheds rejsesystem ikke fungerer, skal du ikke være bange for at ændre det! Et svigtende system vil kun føre til flere økonomiske problemer. I små virksomheder kan du muligvis få feedback fra alle rejsende om rejsepolitikker; det er vigtigt at drage fordel af dette, så du kan finde ud af, hvad der fungerer, og hvad der ikke fungerer. når du har et fungerende system, skal du investere i det– bliv engageret og sørg for, at alt går som planlagt.

4) gennemsigtighed: vigtigheden af kommunikation

ud over at være åben for forbedringer af rejsepolitikken skal arbejdsgivere i små virksomheder forblive åbne med deres ansatte om formålet med deres virksomhedsrejsebeslutninger. I første omgang kan din lille virksomhed synes at fungere fint uden en klar og detaljeret rejseplan. Mange ejere af små virksomheder begår den fejl at antage, at deres ansatte simpelthen på grund af deres lille størrelse har adgang til og fuldt ud forstår virksomhedens rejsepolitik. Imidlertid, som din virksomhed vokser, en mangel på struktur– eller fraværet af en rejseplan helt– kan forårsage forvirring. Hvis du ikke har en rejseplan, som dine medarbejdere fuldt ud forstår, kan tingene løsne sig hurtigt.

struktur, klarhed og gennemsigtighed er nødvendige for at opretholde troværdige relationer. Desværre
ifølge ACTE har 44% af de undersøgte organisationer ikke noget formelt system til indsamling af feedback fra rejsende. Imidlertid ønsker 42% af forretningsrejseadministratorer at oprette en rejsegruppe for at forbedre kommunikationen. Undervurder ikke værdien af at skabe et forhold mellem medarbejdere og arbejdsgivere! Hvis alle medlemmer af teamet forstår rejsepolitikken, er det lettere at oprette et system, der fungerer problemfrit. Hvis du ikke kommunikerer godt med dine medarbejdere, kan de blive trætte, stressede eller forvirrede. Dette kan få medarbejderne til at handle ufokuseret under forretningsrejser, hvilket vil påvirke deres interaktion med potentielle kunder.

forbedring af Rejsetjenesten

det er en almindelig misforståelse, at det er let for små virksomheder at have åbne og klare kommunikationslinjer. I virkeligheden er det ofte sværere for små virksomheder at holde deres medarbejdere informeret– rejsepolitikker har tendens til at være for generelle eller åbne. Mens større virksomheder normalt har en formel rejsepolitik, som erfarne medarbejdere kan hjælpe med at styrke, har medarbejdere i små virksomheder ofte ikke en klar forståelse af rejsepolitikken, og de har heller ikke støtte fra et stort netværk af kolleger. Det er således let for medarbejdere i små virksomheder at ignorere deres virksomheds rejsepolitik og træffe deres egne beslutninger, mens de er på vej.

kommunikation er særlig vigtig under selve rejseprocessen. Pre, i løbet af, og post-trip messaging er gode måder at holde rejsende ajour. Den Concur Messaging kommunikationsplatform har pre-trip messaging, interaktive kort, medarbejder ruter, destination detaljer, og meget mere. Disse værktøjer kan give rejsende information og rådgivning om, hvordan de effektivt og produktivt styrer deres rejser. Konstant kommunikation hjælper med at holde forretningsrejser organiseret, samtidig med at man minder medarbejderne om at opføre sig korrekt og holde fokus. Commerce-as-a-service-firmaet, Deem, har også en virksomhedsrejseapp, der hjælper med at booke flyrejser, skræddersy rejsepolitikker og endda se flyselskabets beholdning.

Sådan foretager du rejsebestilling for en lille virksomhed: overkommelige Rejsestyringsagenter og digitale løsninger

små virksomheder har et par muligheder for at booke og planlægge deres rejser.

mange virksomheder bliver dog strengere med booking; de har valgt specifikke bookingværktøjer, som de har fundet mest nyttige.

restriktive rejsepolitikker minimerer de penge, der bruges på planlægning. Det er almindeligt, at virksomheder kun stoler på et par bookingværktøjer– selv opmærksom anbefaler, at hvis din virksomhed ikke har et problem, skal du ikke “rette det, der ikke er brudt.”Selvom det er rigtigt, at du ikke bør afvikle en rejsepolitik, der ser ud til at fungere, er det altid vigtigt at undersøge billigere muligheder. Dette betyder ikke, at du helt skal revidere din rejseplan– det betyder, at du skal prøve andre rejseløsninger i stedet for blot at stole på, hvad der er behageligt. Selvom din rejsepolitik ser ud til at fungere, kan den måske fungere endnu bedre. Hvis du prøver billigere rejsemuligheder, kan du derefter tilpasse din rejsepolitik for at imødekomme disse fund.

1) rejsebureauer

mange små virksomheder mener, at rejsebureauer er for dyre. Men når prisen og service af agenter sammenlignes i en undersøgelse med dem af online søgemaskiner, kommer agenterne ud på toppen. Journalisten Seth Kugel forklarer, hvordan de testede agenter var i stand til at foreslå “alternative ruter , råd om visa og bare generelt, godt, mere menneskelig end deres computermodeller.”Agenter kan hjælpe din lille virksomhed med at finde ikke-annoncerede priser og rabatter, som søgemaskiner ikke kan. Det er vigtigt at vide, hvordan man kan omgå omkostningsbegrænsninger, når man booker fly, hoteller, transport og meget mere. Rejsebureauer kan give din virksomhed den ekstra hjælp, den har brug for for at komme i gang.

Ethan Laub, grundlægger og Administrerende Direktør for TripScanner, foreslår, at der er tre tegn på, at din virksomhed skal finde et rejsebureau. Hvis din virksomhed…
1) har et komplekst rejsesystem
2) foretager hyppige ændringer i sidste øjeblik i bookinger
3) rejser nok til at forhandle leverandørrabatter
…så kan du drage fordel af hjælp fra en agent.

2) Åben reservation

selvom et rejsebureau er nyttigt, vælger mange små virksomheder at gå en anden rute. Dave Johnson, forfatter til startupnation.com, mener, at det er vigtigt vejer alle dine muligheder, snarere end automatisk at vælge et rejsebureau. Open booking er ved at blive den foretrukne rejseløsning, fordi det giver medarbejderne mulighed for at booke deres egne rejser gennem deres foretrukne platforme– ofte direkte fra deres smartphones. Mens rejsebureauer kan “have adgang til visse typer rabatter og pakker, der… kan være sværere at finde på egen hånd”, foreslår Johnson, at hvis du kan bruge lidt ekstra tid og energi, kan du finde bedre priser internt. Open booking er en praktisk rejseløsning, der har potentialet til at forbedre synligheden og samtidig øge fleksibiliteten og medarbejdernes frihed. Det er simpelthen et spørgsmål om at afveje fordele og ulemper og beslutte, om din virksomhed har tid til at finde tilbud selv, eller om hjælp udefra er nødvendig.

åben Booking for små virksomheder: profferne

selvom det ofte er vanskeligt for store virksomheder at prøve forskellige rejseformer, har små virksomheder normalt ikke dette problem; det er lettere for små virksomheder at eksperimentere med forskellige tilgange. Ved at udforske alle de tilgængelige rejsemuligheder kan din lille virksomhed finde ud af, hvilket system der fungerer bedst. Open booking giver dine medarbejdere frihed til at vælge, hvordan de booker deres rejser. Dette vil ikke blot øge rejse bekvemmelighed, men det vil også hjælpe din virksomhed opdage nye rejse værktøjer, der kan gavne din virksomhed. Denne metode kan også hjælpe med at skabe et bedre teammiljø ved at lade medarbejderne have en vis kontrol over, hvordan de rejser. Rita Visser fra GBTA kommenterer, at “Åben reservation giver rejsende mulighed for at træffe andre valg” (PDF). Visser mener, at open booking er perfekt til årtusinder, der normalt “ikke ønsker at få at vide, hvor og hvad de skal booke.”Ved at give medarbejderne en vis kontrol over deres egne rejser bliver virksomhedens bookingsystem mere fleksibelt, og den lille virksomhed får plads til at vokse.

nogle hævder også, at Åben booking gør det lettere at styre rejseudgifter. Kathy Kaden, associate director hos , kommenterer, at open booking giver rejsende mulighed for at” videresende rejseplaner til det administrerede rejseprogram for at få et mere komplet billede af rejseudgifter ” (PDF). Rejse kvitteringer kan automatisk sendes til arbejdsgiveren og dermed udgiftsrapporter kan oprettes uden så meget besvær. På denne måde kan open booking hjælpe din virksomhed med at konsolidere oplysninger, uanset hvordan eller hvor medarbejderne booker deres rejser. Denne stigning i rejsendes synlighed giver dig mulighed for at se, hvad dine medarbejdere bruger, og hvor de bruger det.

åben Booking for små virksomheder: Ulemperne

da medarbejderne blev spurgt, hvad der bekymrer dem mest om åben booking, viste en undersøgelse foretaget af Travel and Transport (PDF), at medarbejderne ofte nævnte “rejsendes sporing og andre sikkerhedsmæssige bekymringer.”Alligevel rangerede de adspurgte disse bekymringer lavere end fordelene ved åben reservation, såsom de potentielle besparelser. Andre kilder har fundet ud af, at Åben booking førte til en stigning i priserne på 15 procent til 20 procent (PDF) sammenlignet med medarbejdernes reservation inden for deres virksomheds rejsepolitik. Denne prisstigning viste sig primært at skyldes ” internationale virksomhedsrabatter.”Disse særlige rabatter er kun tilgængelige, hvis du bestiller gennem rejseadministrationsselskaber, der kan forhandle på dine vegne.

Travel and transports Michael Kubasik konkluderer, at “‘det er virkelig for tidligt at beslutte (PDF), om der er væsentlige besparelser'” fra open booking. Hvis du stadig ikke er sikker på, om open booking passer til din lille virksomhed, kan du finde mere værdifuld information her.

3) digitale løsninger

det er ikke nødvendigt at stole helt på et rejsebureau eller på interne beslutningsprocesser. Salesforce.com senior manager, Dorian Stonie, kommenterer, at de bruger open booking “just når det giver mening” (PDF); det er vigtigt at være fleksibel og udforske andre digitale løsninger. Som et alternativ til rejsebureauer og åben booking kan din lille virksomhed overveje at outsource hele eller en del af sine processer ved hjælp af digitale rejsestyringsløsninger til overkommelig hjælp. Ikke alle digitale rejseværktøjer er skabt ens; nogle af dem er simpelthen mobile apps eller hjemmesider, der kan levere rejsetilbud, mens andre er fuldgyldige rejse-og udgiftsstyringsløsninger– drevet af AI eller kombinerer AI og rejsebureauer. Følgende liste over mobile løsninger kan hjælpe din virksomhed. De rejseværktøjer, du vælger, afhænger af, hvad du vil booke, og hvor meget hjælp du har brug for.

Small Business Travel Tips og fælles fordomme: hvad du måske har savnet

fra booking forbindelsesfly til at finde den billigste måde at rejse, der er mange måder virksomheder spilde penge uden selv at vide det. Vi har samlet en liste med tip nedenfor for at hjælpe din virksomhed med at undgå nogle almindelige rejsefejl.

almindelige rejsefejl

for at undgå rejsefejl som disse anbefaler vi vores rejsepolitikskabelon, som kan hjælpe dig med at oprette en fokuseret og organiseret rejsepolitik. Uanset om du bruger et rejsebureau eller beslutter at prøve en anden metode, hjælper disse tip med at gøre din virksomhed til en økonomisk og effektiv rejsemaskine.

nu er det tid til at beslutte, hvilke tilgange der fungerer bedst for dig og din virksomhed. Hvis du er interesseret i at se, om en digital løsning er den rigtige for dig, kan du bestille en demo af vores A. I. rejseassistent, Claire, med en af vores grundlæggere lige her.