organisering af en konference fra bunden kræver en enorm mængde af omtanke og dataindsamling. Hele processen kan tage et par år afhængigt af gruppens størrelse, men det kan tænkes at lancere en vellykket konference om et enkelt år, hvis du kan træffe hurtige beslutninger.
virkeligheden ved at planlægge en konference er, at du uden nogen erfaring kan miste meget tid på at tænke over hver lille detalje, mens du overser vigtigere spørgsmål. For at gøre processen enklere for første timere, vi har skitseret de vigtigste trin, mens vi giver dig links til vores mere detaljerede gennemgange om hvert enkelt emne. Resultatet her er en konferenceplanlægningsguide, der hjælper dig med at begynde med en solid skabelon på plads.
Trin 1: Lav en Vision for din konference
hver begivenhed begynder med en vision, men du bliver nødt til at omdanne din vision til ord og tal for at måle omkostninger og træffe informerede planlægningsbeslutninger. Først skal du starte med det grundlæggende om begivenhedsplanlægning som hvem, hvad, hvornår, hvor og hvorfor.
Trin 2: Oprettelse af en forretningsplan
medmindre din konference finansieres af et tilskud eller en organisation, skal du kortlægge, hvor dine penge kommer fra, og hvad de bruges til. Den første del af denne ligning, indtægterne, skal beregnes tidligt i planlægningsprocessen.
for at sætte en pris på en konference skal du have en ide om, hvad du planlægger at tilbyde deltagere. Din rejseplan og højttaleropstilling vil være salgsfaktoren for potentielle registranter.
Trin 3: sammenligning af spillesteder og tjenester
når du har en mere specifik ide om, hvornår din konference finder sted, og hvor mange mennesker du vil deltage, kan du derefter begynde at shoppe efter et passende sted. Husk, at dit valg af mødested også bestemmer dine catering-og lyd – /visuelle omkostninger. Dette skyldes, at de fleste konferencecentre og begivenhedshoteller kræver, at du bruger deres interne tjenester til eventuelle begivenheder på stedet.
de fleste konferencer skal tilbyde en slags overnatningsmuligheder for gæster, der rejser uden for regionen. Denne nødvendighed skaber et andet sæt overvejelser, der skal indgå i din spillestedsbeslutning.
Trin 4: Rekruttering og administration af registranter
selv de mest populære konferencer skal effektivt markedsføre deres begivenhed for at fylde hvert sæde i huset. Deltagelse er den vigtigste faktor for succes for dit arrangement. Gode fremmøde numre bringe indtægter og sponsorering muligheder. Og jo flere mennesker du har registreret vil skabe mere efterspørgsel efter reklame og deltagelse åbninger. Lang historie kort, hvis du kan tegne en menneskemængde så alt andet vil falde på plads meget lettere.
håndtering af registrering bliver vanskeligere, da din begivenhed vokser i størrelse. Det er her et online registreringssystem kan hjælpe dig med at spore nummer, behandle betalinger og organisere data.
Trin 5: planlægning af detaljer på stedet
endelig, efter at have organiseret og implementeret konferencens forretningselementer, kan du begynde at tænke på detaljerne på stedet. Dette inkluderer, hvordan deltagerne navigerer på konferencen, det generelle layout for hvert rum, og fordelingen af mad og drikke. Dette er den del af planlægningen af en konference, som de fleste mennesker forbinder med begivenhedsplanlægning. Den bedste måde at koordinere alle detaljer er at gå gennem din rejseplan, som dine gæster ville. Forestil dig, hvordan de vil tænke og handle på hvert tidspunkt på dagen for at løse problemer, før de opstår.
Trin 6: Udstillingsstyringstips
konferencer har typisk et udstillingsområde eller kongresgulv, hvor sponsorer og leverandører lejer plads til at promovere deres produkter. Dette kan være en meget lukrativ mulighed for din konference, hvis du organiserer alt godt. Husk dog, at et udstillingsområde kræver et betydeligt engagement af både tid og ressourcer, så sørg for, at du er parat til at styre behovene hos flere leverandører, før du forpligter dig til dette format.
