5 Vorteile einer Clean Desk-Richtlinie

Eine der einfachsten Möglichkeiten, die grundlegenden Datenschutz- und Sicherheitsprinzipien einzuhalten, die Produktivität zu steigern und ein gut aussehendes Büro zu haben, besteht darin, eine Clean Desk-Richtlinie zu implementieren.

Eine Clean Desk-Richtlinie und eine Clear Screen-Richtlinie arbeiten Hand in Hand, um die vertraulichen Informationen Ihres Unternehmens zu schützen.

Was ist eine Clean Desk Policy?

Eine Clean Desk Policy schreibt vor, dass alle Mitarbeiter ihre Schreibtische am Ende eines jeden Arbeitstages räumen müssen. Dazu gehören nicht nur Dokumente und Notizen, sondern auch Post-It-Notizen, Visitenkarten und Wechselmedien (z. B. USB-Speichersticks).

Das Befolgen einer Clean Desk-Richtlinie hilft Ihrem Unternehmen, das Risiko von Informationsdiebstahl, Betrug oder Sicherheitsverletzungen zu verringern, die dadurch verursacht werden, dass vertrauliche Informationen unbeaufsichtigt und sichtbar bleiben.

Die Vorteile einer Clean Desk-Richtlinie

Eine Clean Desk-Richtlinie sollte aufgrund der zahlreichen Vorteile, die sie Ihrer Organisation bieten kann, angenommen werden.

Sparen Sie Zeit und Geld

Laut einem IDC-Bericht verbringt ein typischer Mitarbeiter in Ihrer Organisation 2,5 Stunden am Tag mit der Suche nach Informationen. Unter der Annahme, dass die Wissensarbeiter in Ihrer Organisation 80.000 US-Dollar pro Jahr verdienen, verliert eine 1000-Personen-Organisation etwa 2,5 Millionen US-Dollar pro Jahr, weil sie nicht in der Lage sind, Informationen zu finden und abzurufen.

Eine Clean Desk-Richtlinie ermutigt Mitarbeiter, digitale Versionen von Dokumenten zu verwenden, wodurch die Kosten für Papier, Tintentoner und Druckerwartung in Ihrem Unternehmen erheblich gesenkt werden.

Machen Sie gute Eindrücke

Wer weiß, wer und wann jemand Ihr Büro besuchen wird? Ein sauberer und aufgeräumter Arbeitsbereich lässt Ihre Organisation für jeden, der sich für einen Besuch entscheidet, einschließlich der Auditoren, effizient und präsentabel aussehen!

Einfache ISO-Konformität

Eine Clean Desk-Richtlinie ist nicht nur ISO 27001/17799-konform, sondern entspricht auch den grundlegenden Datenschutzgrundsätzen.

Kanadas Bundesdatenschutzgesetz PIPEDA verlangt, dass kanadische Organisationen personenbezogene Daten schützen. Das britische Datenschutzgesetz schreibt vor, dass Organisationen in Großbritannien sicherstellen müssen, dass personenbezogene Daten sicher aufbewahrt werden.

Entmutigt neugierige Blicke

Mitarbeiter hinterlassen in der Regel sensible Informationen auf ihrem Schreibtisch.

Post-It-Notizen sind normalerweise der schlimmste Schuldige und enthalten Namen, Telefonnummern und sogar Benutzernamen und Kennwörter, die im Klartext sichtbar sind. Diese Gewohnheiten ermutigen unehrliche Mitarbeiter, Reinigungsteams und Wartungspersonal, Informationen anzuzeigen, auf die sie keinen Zugriff haben sollten.

Stress reduzieren

Ein Ort für alles und alles an seinem Platz. Wenn Ihre Mitarbeiter organisiert sind, können sie mehr Zeit damit verbringen, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, anstatt sich gestresst zu fühlen, weil sie in den nächsten 10 Minuten keinen Bericht finden können.

Implementierung einer Clean Desk Policy

Sie sind überzeugt, dass Ihre Organisation eine Clean Desk Policy benötigt. Großartig! Hier sind einige Schritte, die Ihnen bei der Implementierung einer Richtlinie helfen.

Schreiben Sie es

Eine Clean Desk-Richtlinie sollte schriftlich festgelegt und allen Mitarbeitern mitgeteilt werden, insbesondere während der Einführungs- und Auffrischungsschulung. Die Folgen einer Nichteinhaltung sollten schwerwiegend und dennoch praktisch sein, insbesondere wenn Ihre Organisation mit vielen sensiblen Informationen arbeitet. Lassen Sie alle Mitarbeiter das Dokument zur Genehmigung unterschreiben.

Nicht sicher, wo ich anfangen soll? Wir haben eine kostenlose Clean Desk-Richtlinienvorlage erstellt, die Sie ändern und in Ihrem Unternehmen verwenden können. Sie können das Wort auch mit unserem kostenlosen Poster verbreiten.

Fügen Sie eine Erinnerung zu E-Mail-Signaturen hinzu

Sie haben es wahrscheinlich unter vielen E-Mail-Signaturen gesehen: Bitte berücksichtigen Sie die Umgebung, bevor Sie diese E-Mail drucken. Wenn Ihre Organisation standardisierte E-Mail-Signaturen verwendet, sollten Sie diese Erinnerung unten hinzufügen.

Abschließbarer Speicher

Sie können keine Clean Desk-Richtlinie implementieren, wenn Sie keinen Ort haben, an dem Mitarbeiter ihre Dokumente ablegen können. Erwägen Sie den Kauf kleiner, abschließbarer Aufbewahrungsboxen für Mitarbeiter, die unter ihren Schreibtisch passen.

Förderung elektronischer Dokumente

Lassen Sie die Mitarbeiter nach Möglichkeit mit elektronischen Dokumenten arbeiten. Ohne die Notwendigkeit, mit physischen Papieren zu drucken und zu arbeiten, haben Ihre Mitarbeiter immer einen übersichtlichen Schreibtisch, wenn sie sich von ihren Computern abmelden.

Dokumente sicher loswerden

Ihre Mitarbeiter sollten niemals arbeitsbezogene Dokumente in den Papierkorb werfen. Sobald Müll die Türen Ihres Unternehmens verlässt, wird er zu öffentlichem Eigentum. Nichts kann Ihr Unternehmen schneller ruinieren als unvorsichtige Mitarbeiter, die vertrauliche Informationen in einen Papierkorb werfen. Ihre Organisation möchte nicht auf der Titelseite der Zeitung stehen, um vertrauliche Informationen preiszugeben.

Implementieren Sie eine Richtlinie zur Dokumentenvernichtung, um sicherzustellen, dass alle Dokumente sicher entsorgt werden.

Routinemäßige Sicherungen durchführen

Wenn Sie Mitarbeiter davon abhalten, physische Dokumente zu verwenden, stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation über eine zuverlässige Sicherungsroutine verfügt. Mitarbeiter müssen wissen, dass ihre Dokumente im Falle eines Stromausfalls oder Festplattenabsturzes sicher sind.

Durchsetzung einer Clean-Desk-Richtlinie

Die Implementierung einer Clean-Desk-Richtlinie und eine nonchalante Haltung gegenüber der Durchsetzung machen Ihre Richtlinie unbrauchbar.

Stichprobenartige Kontrollen

Lassen Sie jemanden wöchentliche stichprobenartige Kontrollen durchführen, möglicherweise am Ende eines Arbeitstages. Alle Papiere, Notizen, Post-Its oder andere Dokumente, die vertrauliche Informationen enthalten, sollten sofort geschreddert werden. Wechselmedien wie CDs, Disketten oder Speichersticks können vorübergehend beschlagnahmt werden.

Sie suchen eine Audit-Checkliste? Sehen Sie sich unsere kostenlose Checkliste für Clean Desk Policy Audits an.

Unterstützung des oberen Managements

Eine Clean Desk-Richtlinie muss ernst genommen werden – insbesondere auf allen Managementebenen. Wenn Ihre Mitarbeiter sehen, dass das obere Management sich nicht an die Richtlinie halten muss, werden sie bald den Glauben verlieren.

Die Tatsache, dass das obere Management normalerweise mit sensibleren Dokumenten umgeht, sollte die Notwendigkeit einer Clean-Desk-Richtlinie für alle Mitarbeiter unabhängig von ihrem Status innerhalb der Organisation verstärken.