Oktober 11, 2018
MEMORANDUM FÜR: REGIONALE ADMINISTRATOREN
STAATLICHE BEAUFTRAGTE DURCH:
AMANDA EDENS
Direktor
Technischer Support und Notfallmanagement
FRANCIS YEBESI
Acting Director
Whistleblower-Schutzprogramme
VON: KIM STILLE
Acting Director
Enforcement Programs BETREFF: Klärung der Position der OSHA zu Anreizprogrammen für die Sicherheit am Arbeitsplatz und Drogentests nach Zwischenfällen gemäß 29 C.F.R. § 1904.35 (b) (1) (iv)
Am 12. Mai 2016 veröffentlichte die OSHA eine endgültige Regel, die unter anderem 29 C.F.R. § 1904.35 änderte, um eine Bestimmung hinzuzufügen, die es Arbeitgebern verbietet, sich gegen Arbeitnehmer zu rächen, wenn sie arbeitsbedingte Verletzungen oder Krankheiten melden. Siehe 29 CFR § 1904.35 (b) (1)(iv). In der Präambel der endgültigen Regel und der Auslegungsdokumente nach der Verkündung erörterte die OSHA, wie die endgültige Regel für Maßnahmen gelten könnte, die im Rahmen von Anreizprogrammen für die Sicherheit am Arbeitsplatz und Richtlinien für Drogentests nach Vorfällen ergriffen werden.
Der Zweck dieses Memorandums ist es, die Position der Abteilung zu klären, dass 29 C.F.R. § 1904.35 (b) (1) (iv) verbietet keine Anreizprogramme für die Sicherheit am Arbeitsplatz oder Drogentests nach Vorfällen. Die Abteilung ist der Ansicht, dass viele Arbeitgeber, die Sicherheitsanreizprogramme implementieren und / oder Drogentests nach Zwischenfällen durchführen, dies tun, um die Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz zu fördern. Darüber hinaus würde der Nachweis, dass der Arbeitgeber konsequent legitime Arbeitsregeln durchsetzt (unabhängig davon, ob eine Verletzung oder Krankheit gemeldet wird oder nicht), zeigen, dass der Arbeitgeber es ernst meint, eine Kultur der Sicherheit zu schaffen, nicht nur den Anschein von Zinssenkungen. Maßnahmen, die im Rahmen eines Sicherheitsanreizprogramms oder einer Richtlinie für Drogentests nach einem Vorfall ergriffen werden, würden nur gegen 29 CFR § 1904 verstoßen.35(b)(1)(iv) wenn der Arbeitgeber die Maßnahme ergriffen hat, um einen Arbeitnehmer für die Meldung einer arbeitsbedingten Verletzung oder Krankheit zu bestrafen, anstatt für den legitimen Zweck der Förderung der Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz.
Incentive-Programme können ein wichtiges Instrument zur Förderung von Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz sein. Eine Art von Anreizprogramm belohnt Arbeitnehmer für die Meldung von Beinaheunfällen oder Gefahren und fördert die Beteiligung an einem Sicherheits- und Gesundheitsmanagementsystem. Positive Maßnahmen im Rahmen dieser Art von Programm sind nach § 1904.35 (b) (1) (iv) immer zulässig. Eine andere Art von Incentive-Programm ist ratenbasiert und konzentriert sich auf die Verringerung der Anzahl der gemeldeten Verletzungen und Krankheiten. Diese Art von Programm belohnt Mitarbeiter in der Regel mit einem Preis oder Bonus am Ende eines verletzungsfreien Monats oder bewertet Manager auf der Grundlage des Mangels an Verletzungen ihrer Arbeitseinheit. Zinsbasierte Anreizprogramme sind auch nach § 1904.35 (b) (1) (iv) zulässig, solange sie nicht in einer Weise umgesetzt werden, die die Berichterstattung abschreckt. Wenn ein Arbeitgeber im Rahmen eines tarifbasierten Anreizprogramms negative Maßnahmen gegen einen Arbeitnehmer ergreift, z. B. die Einbehaltung eines Preises oder Bonus aufgrund einer gemeldeten Verletzung, würde die OSHA den Arbeitgeber nicht gemäß § 1904.35 (b) (1) (iv) zitieren, solange der Arbeitgeber angemessene Vorkehrungen getroffen hat, um sicherzustellen, dass die Arbeitnehmer eine Verletzung oder Krankheit melden können.
Eine Erklärung, dass Mitarbeiter ermutigt werden, sich zu melden und keine Vergeltungsmaßnahmen für die Berichterstattung erhalten, ist möglicherweise nicht ausreichend, um sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiter tatsächlich frei fühlen, sich zu melden, insbesondere wenn die Folge für die Berichterstattung eine verpasste Gelegenheit ist, eine erhebliche Belohnung zu erhalten. Ein Arbeitgeber könnte unbeabsichtigte abschreckende Auswirkungen eines tarifbasierten Anreizprogramms vermeiden, indem er positive Schritte unternimmt, um eine Arbeitsplatzkultur zu schaffen, die die Sicherheit und nicht nur die Tarife betont. Beispielsweise würde eine unbeabsichtigte abschreckende Wirkung eines zinsbasierten Anreizprogramms auf die Mitarbeiterberichterstattung wahrscheinlich ausgeglichen, wenn der Arbeitgeber auch Elemente wie:
- ein Anreizprogramm, das Mitarbeiter für die Identifizierung unsicherer Bedingungen am Arbeitsplatz belohnt;
- ein Schulungsprogramm für alle Mitarbeiter zur Stärkung der Melderechte und -pflichten und zur Betonung der Nichtvergeltungspolitik des Arbeitgebers;
- ein Mechanismus zur genauen Bewertung der Bereitschaft der Mitarbeiter, Verletzungen und Krankheiten zu melden.
Darüber hinaus sind die meisten Fälle von Drogentests am Arbeitsplatz nach § 1904.35 (b) (1) (iv) zulässig. Beispiele für zulässige Drogentests sind:
- Zufällige Drogentests.
- Drogentests, die nichts mit der Meldung einer arbeitsbedingten Verletzung oder Krankheit zu tun haben.
- Drogentests unter einem staatlichen Arbeitnehmerentschädigungsgesetz.
- Drogentests nach anderen Bundesgesetzen, wie z. B. einer Regel des US-Verkehrsministeriums.
- Drogentests zur Beurteilung der Ursache eines Vorfalls am Arbeitsplatz, der den Mitarbeitern Schaden zugefügt hat oder hätte zufügen können. Wenn der Arbeitgeber Drogentests verwendet, um den Vorfall zu untersuchen, sollte der Arbeitgeber alle Mitarbeiter testen, deren Verhalten zu dem Vorfall beigetragen haben könnte, nicht nur Mitarbeiter, die Verletzungen gemeldet haben.
Soweit andere OSHA-Auslegungsdokumente als unvereinbar mit der hier artikulierten Auslegungsposition ausgelegt werden könnten, ersetzt dieses Memorandum sie. Dies beinhaltet:
- Ein Memorandum von Dorothy Dougherty an die OSHA-Regionalverwalter mit dem Titel „Interpretation von 1904.35 (b) (1) (i) und (iv)“ (Oktober 19, 2016) (Anhang A);
- Anleitung auf der OSHA-Website, verfügbar unter https://www.osha.gov/recordkeeping/modernization_guidance.html (ausgestellt am 19.Oktober 2016) (Anhang B);
- Ein Memorandum von Dorothy Dougherty an die regionalen Administratoren und staatlichen Beauftragten der OSHA mit dem Titel „Interim Enforcement Procedures for New Recordkeeping Requirements Under 29 CFR 1904.35“ (November 10, 2016) (Anhang C); und
- Ein Memorandum Dorothy Dougherty an die OSHA Regional Administrators und State Designees mit dem Titel „Interim Investigation Procedures for Section 29 C.F.R. 1904.35(b)(1)(iv)“ (November 10, 2016) (Anhang D).
Mitarbeiter der Direktion für Durchsetzungsprogramme (DEP), der Direktion für Whistleblower-Schutzprogramme und der Direktion für technische Unterstützung und Notfallmanagement ergreifen geeignete Maßnahmen in Bezug auf die oben aufgeführten Dokumente, um sicherzustellen, dass sie mit diesem Memorandum übereinstimmen.
Regionale Administratoren müssen 29 C.F.R. § 1904.35 (b) (1) (iv) in Übereinstimmung mit diesem Memorandum durchsetzen und die DEP konsultieren, bevor sie Zitate im Rahmen dieser Bestimmung in Bezug auf Anreizprogramme für die Sicherheit am Arbeitsplatz oder Drogentests nach Zwischenfällen herausgeben.
