Projektmanagement-Tools können bei der Planung, Organisation und Verwaltung von Ressourcen nützlich sein Tools für langsamer voranschreitende Arbeit, aber speziell entwickelte Workstream Collaboration-Tools verändern die Art und Weise, wie Teams dynamische Workflows im Kontext sowohl für Routineaufgaben als auch für ungeplante Ereignisse handhaben.
Für Unternehmen oder Abteilungen, die betriebliche Probleme haben — wie z. B. den Überblick über Sendungen zu verlieren oder interne Fristen zu verpassen — ist es nur natürlich, dass einer der ersten Schritte darin besteht, nach einem geeigneten Projektmanagement-Tool (PM) zu suchen. Projektmanagement-Tools können äußerst nützlich sein, sind jedoch bei weitem nicht die einzige Option, um betriebliche Probleme zu beheben. In der Tat, abhängig von Ihren Umständen, könnten sie nicht wirklich eine ideale Passform sein.
Workstream Collaboration ist eine aufstrebende Lösung, die die Art und Weise, wie Geschäftsteams kommunizieren und Aufgaben erledigen, verändern wird. Während Projektmanagement- und Workstream-Collaboration-Tools den Teams helfen, ihre Arbeit zu organisieren, bieten die beiden unterschiedliche Funktionen. Da die Zusammenarbeit im Arbeitsstrom an Bedeutung gewinnt, stellen immer mehr Teams fest, dass speziell entwickelte Tools einen kollaborativen, zusammenhängenden Workflow auf eine Weise unterstützen, die Projektmanagement-Tools einfach nicht können.
Was Projektmanagement-Tools fehlen
Projektmanagement-Tools wurden traditionell verwendet, um Zeitpläne und Ergebnisse in Bezug auf die Ausführung von Plänen zu festigen. Im Wesentlichen kann ein Team einen Plan erstellen, wie ein Projekt von Punkt A nach Punkt B gelangt, und dann einfach die beschriebenen Schritte ausführen, um sein Ziel zu erreichen. Dies ist absolut eine hilfreiche Funktion in einigen Geschäftskontexten, insbesondere in solchen, die keine Flexibilität erfordern.
Für bestimmte Arten von Teams greifen Projektmanagement-Tools jedoch schnell zu kurz. Ein großes Problem ist, dass sie in dynamischen Situationen nicht viel Anpassungsfähigkeit bieten. Mit PM-Tools können Teams ihre Workflows nicht einfach an Echtzeitinformationen anpassen, sodass Aktualisierungen in der Regel manuell in Workflows integriert werden müssen. Projektmanagement ist einfach nicht auf die Art von Agilität ausgelegt, die viele Teams benötigen.
PM-Tools verfügen auch nicht über Asset—Tracking-Funktionen, was bedeutet, dass sie nicht auf den Status oder Standort physischer Assets ausgerichtet sind – unabhängig davon, ob es sich um IoT-Geräte, -Geräte oder -Personal handelt. Für operative Teams ist dies ein großer Verlust, da Updates und Warnungen zu diesen Assets (und anderen Änderungen) die Strategie direkt beeinflussen. Im Gegensatz dazu sind Projektmanagementbenachrichtigungen in der Regel auf den Vorgangsstatus selbst beschränkt (z. B. „abgeschlossene“ Aufgaben oder „überfällige“ Aufgaben).
Vielleicht am kritischsten ist, dass nur wenige Teams PM—Tools erfolgreich zur Kommunikation einsetzen – insbesondere nicht in Echtzeit. Diese Plattformen bieten einfach nicht die sofortigen, kollaborativen Funktionen, die Betriebsteams benötigen. Das bedeutet, dass Teams gezwungen sind, auf Ad-hoc-E-Mails, Chats oder persönliche Besprechungen zurückzugreifen, um die Lücken zu schließen. Ohne Kommunikationskanäle, die auf Ereignissen und Aufgaben basieren, finden Gespräche häufig außerhalb der Plattform statt und können sich schnell von der jeweiligen Angelegenheit lösen. In einem ähnlichen Sinne sind PM-Tools nicht auf einen integrierten Informationsaustausch ausgerichtet, was bedeutet, dass Kontextwissen und Daten nicht wirklich zur Verbesserung einzelner Projekte genutzt werden.
Was ist Workstream Collaboration?
Workstream Collaboration, eine neue Art des Umgangs mit dynamischen Workflows, schlägt bereits unternehmensweit Wellen. Die strategische Umstellung auf Workstream Collaboration wird durch neue Technologien ermöglicht und verspricht, die Koordination, Kommunikation und Bereitstellung operativer Teams zu verbessern. Hier ist, wie Schlüsselfunktionen in jedes dieser Ziele spielen:
Kommunikation: Verteilte Teams benötigen ein Tool, mit dem sie kommunizieren können, als wären sie im selben Raum, Ideen diskutieren und Informationen austauschen. Dies erfordert Kommunikationskanäle, die in den Projektworkflow selbst integriert sind. Durch die Organisation der Diskussion um Aufgaben können Workstream-Tools für die Zusammenarbeit Räume für fortlaufende, gemeinsame und dauerhafte Konversationen schaffen. Diese Konversationen werden durch Chat-, Sprach- und Videofunktionen weiter unterstützt.
Koordination: Bei einer effektiven Koordination geht es darum, alle auf dem gleichen Stand zu halten. Hat jeder die gleiche Ansicht von Aufgaben und Karten? Stimmt sich das Team automatisch mit Daten ab, die in anderen Tools gespeichert sind? Darüber hinaus können umsetzbare Warnungen dazu beitragen, relevante Teammitglieder über die nächsten Schritte auf dem Laufenden zu halten. Ein gemeinsames Betriebsbild kann sicherstellen, dass Teammitglieder ihren Standort in Bezug auf andere Teammitglieder und wichtige Vermögenswerte verstehen, um Aufgaben so effizient wie möglich auszuführen. All diese Funktionen tragen dazu bei, Situationsbewusstsein und einen kontextbezogeneren Ansatz für die jeweilige Aufgabe zu schaffen.
Leistung: Erfolgreiche Leistung ist das Ergebnis guter Zusammenarbeit, aber sie wird bei jedem Schritt des Weges aufgebaut. Im Gegensatz zu PM-Tools, die starre Workflows erfordern, um Teams nach festgelegten Plänen am Ziel zu halten, benötigen operative Teams mehr Flexibilität. Es ist wichtig, dass sich Workflow und Verantwortlichkeiten als Reaktion auf eingehende Informationen verschieben. Auf diese Weise können Teams dynamische Entscheidungen treffen und sicherstellen, dass sie auf der Grundlage von Echtzeitdaten genau und effektiv reagieren.
PM-Tools sind zwar eine geeignete Wahl für Routineaufgaben, ihre eingeschränkten Funktionen eignen sich jedoch nicht für Organisationen, die sich in Echtzeit umstellen und anpassen müssen. Viele Unternehmen müssen schnell auf Veränderungen reagieren, die außerhalb ihrer Kontrolle liegen, sei es durch Veränderungen im Kundenverhalten, Verlangsamungen in einer Lieferkette oder durch einen Ausfall von Geräten oder Systemen.
Verwenden von Workstream Collaboration zur Verbesserung oder Ersetzung des Projektmanagements
Stellen Sie sich Folgendes vor: Ihr Team beginnt mit dem Erreichen eines kritischen, zeitkritischen Ziels, auch wenn nicht alle Teile vorhanden sind. Informationen strömen weiterhin ein und werden häufig direkt von integrierten GPS- oder IoT-Technologien in ein Workstream-Collaboration-Tool übertragen. Dringende Aufgaben werden als umsetzbare Warnungen angezeigt, die nur an relevante Parteien gesendet werden. Das Team als Ganzes genießt ein verbessertes Situationsbewusstsein, was bedeutet, dass es fundiertere Entscheidungen trifft — unterstützt durch eine einfache Kommunikation über aufgabenbasierte Kanäle.
Projektmanagement-Tools bieten eine klare Struktur, segmentierte Aufgaben und setzen Erwartungen. Großartige Workstream-Tools für die Zusammenarbeit können jedoch eine Vielzahl von Anwendungsfällen und Zielen unterstützen, die besser für operative oder verteilte Teams geeignet sind. Während Projektmanagement-Tools wertvoll sind, reichen sie nicht aus, um den Erfolg in einer Vielzahl von Situationen zu garantieren.
In dem Szenario, das wir gerade veranschaulicht haben, sind die traditionellen Projektmanagement-Tools nützlich für die Planung und das Abhaken von Aufgaben, aber es ist einfach nicht der Ort, an dem die Prozessausführung stattfindet. Für viele Unternehmen ist es von Vorteil, entweder aktuelle PM-Tools zu integrieren oder sie durch ein speziell entwickeltes Collaboration-Tool zu ersetzen. Es ist das Workstream-Collaboration-Tool, das die Transparenz, Flexibilität und Funktionalität bietet, die das Team wirklich benötigt.
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