Die 7 wesentlichen Regeln für das Schreiben eines guten Beratungsberichts

Als Berater ruht Ihr Ruf auf der Qualität Ihrer Berichte. Denn selbst wenn Sie in jedem anderen Aspekt des Projekts großartige Arbeit geleistet haben, wird Ihr Kunde letztendlich unglücklich sein, wenn Sie keinen hervorragenden Bericht liefern.

Berichte sind das einzige greifbare Vermächtnis des Projekts, daher möchten Sie, dass dieses Vermächtnis positiv ist und Ihren Ruf stärkt, anstatt ihn zu beeinträchtigen.

Hin und wieder treffe ich im Laufe meiner Arbeit jemanden, der sagt: „Oh ja, du bist der Autor des Hackett-Berichts“. Ich konnte mir nicht sicher sein, wie viele „Hackett-Berichte“ es gibt, aber es ist eine faire Zahl. Und obwohl sie eine Organisation nicht immer in ihrem besten Licht gezeigt haben, bin ich zuversichtlich, dass sie alle gut geschrieben sind und dem Kunden in Bezug auf ihre Empfehlungen einen Mehrwert gebracht haben.

Wenn Sie von der Beschäftigung zur Beratung wechseln, müssen Sie Projektberichte nicht unbedingt von Grund auf neu schreiben. Und das Schreiben als Berater des öffentlichen Sektors unterscheidet sich stark vom Schreiben als Angestellter des öffentlichen Sektors, sodass Sie einige frühere Gewohnheiten loslassen müssen.

Im Laufe der Jahre habe ich viele Geschichten von Kunden über Berichte von Beratern gehört, mit denen sie sehr unzufrieden waren. Das schlimmste Szenario war ein Kunde, der einen anderen Berater beauftragen musste, um einen Bericht vollständig zu überarbeiten. Egal, wie oft sie zur Bearbeitung zum ursprünglichen Berater zurückkehrten, es war einfach nicht auf dem neuesten Stand und konnte nicht ohne Aufpolieren veröffentlicht werden. Es braucht nicht viel Fantasie, um herauszufinden, wie wahrscheinlich es wäre, dass der Kunde diesen Berater erneut engagiert oder an Kollegen überweist.

Riskieren Sie also, auf eigene Gefahr schlechte Berichte zu erstellen – verbessern Sie Ihre Fähigkeiten mit meinen Top-Tipps zum Schreiben eines Beratungsberichts.

Die 7 wesentlichen Regeln für das Schreiben eines Beratungsberichts

Gute Berichte passieren nicht einfach. Sie werden mit Geschick und Sorgfalt gefertigt. Hier sind die sieben wesentlichen Regeln, an die ich mich beim Schreiben eines Beratungsberichts halte.

Es gibt Antworten auf die Probleme des Kunden

Scheint so offensichtlich, aber der Kunde kam mit einem Problem zu Ihnen, für das Sie Lösungen finden sollten. Ich habe zu viele Berichte gesehen, die vergessen, dass diese Probleme im Mittelpunkt stehen sollten. Enttäuschen Sie nicht – stellen Sie sicher, dass Ihr Bericht diese Probleme klar angibt, Ihre Ergebnisse in Bezug auf diese Probleme umreißt und Ihrem Kunden einige vernünftige Antworten gibt.

Es hat einen logischen Fluss

Der Bericht sollte eine Geschichte erzählen und wie alle guten Geschichten logisch fließen und den Leser auf eine Reise mitnehmen. Diese Reise beginnt mit dem Kontext, geht weiter, um die Probleme zu identifizieren, liefert dann Ihre Ergebnisse und schließlich Ihre empfohlenen Lösungen. .

Es spricht die Zielgruppe des Berichts an

Wenn Sie Ihren Bericht schreiben, können Sie leicht vergessen, dass es sehr unwahrscheinlich ist, dass der Kunde mit der Zielgruppe des Berichts identisch ist. Sie müssen einen Weg finden, nicht nur mit Ihrem Kunden zu sprechen, sondern auch mit einem breiteren Publikum, das interne und externe Stakeholder umfassen kann. Der Trick besteht darin, beim Schreiben nicht zu viel oder zu wenig Wissen anzunehmen.

Es enthält konkrete Empfehlungen

Am Ende des Tages kommt es auf Ihre Empfehlungen an. Bei dem Projekt ging es darum, eine Reihe von Problemen für Ihren Kunden zu lösen, und ein Bericht ohne Empfehlungen wird definitiv hinter seinen Erwartungen zurückbleiben.

Es berücksichtigt politische Befindlichkeiten.

Dies ist ein kritischer Aspekt des Schreibens von Berichten des öffentlichen Sektors. Denn egal, mit welchem Regierungssektor Sie zusammenarbeiten, es wird Themen geben, die für die Gemeinschaft sehr emotional sind, für die Regierung sehr umstritten sind und potenzielle Risiken für Organisationen darstellen, die Dienstleistungen vor Ort erbringen. Sie müssen den Bericht so schreiben, dass solche Probleme berücksichtigt werden, um potenzielle Risiken für Ihren Kunden zu minimieren.

Es ist prägnant und in einfachem Englisch geschrieben

Wenn Sie gerade aus dem öffentlichen Sektor in die Beratung gekommen sind, können Sie einige Schreibgewohnheiten mitbringen, die Ihnen nicht dienen. Die Sprache der Bürokratie und der Gebrauch von Wieselwörtern mögen in der Regierung vorherrschen, aber als Berater sollten Sie sich von diesen Tendenzen befreien. Verwenden Sie kurze Sätze und kurze Absätze. Schreiben Sie die Dinge einfach, wie Sie es vielleicht sagen, und seien Sie nicht versucht, lyrisch zu werden.

Es wird ein neutraler und unvoreingenommener Ton verwendet

Ich betone hier den Begriff ‚Ton‘. Ich schlage sicherlich nicht vor, dass der Inhalt Ihres Berichts neutral und unvoreingenommen sein sollte – im Gegenteil; Sie sollten, wie sie sagen, ‚offene und furchtlose Ratschläge geben‘. Aber in Bezug auf den Gesamtton Ihres Berichts muss es vermieden werden, beladene oder emotionale Sprache zu verwenden.

Meine Berichtsstruktur/ Vorlage

Viele neue Berater haben Schwierigkeiten, einen vollständigen Beratungsbericht zu strukturieren. Um Ihnen dabei zu helfen, finden Sie in logischer Reihenfolge die sechs Abschnitte in meiner Berichtsvorlage. Replizieren Sie diese Struktur für Ihren nächsten Bericht, und Sie sind auf dem richtigen Weg.

• Zusammenfassung
• Einleitung und Hintergrund
• Fakten-/Kontextinformationen
• Ergebnisse
• Empfehlungen
• Anhänge

Top-Tipps zur Gestaltung von Empfehlungen

Bei der Entwicklung von Empfehlungen führen Sie eine letzte Analyseebene durch, um herauszufinden, was als nächstes für den Kunden gilt. Empfehlungen müssen sein:

• Umsetzbar – sie müssen den Kunden beraten, was zu tun ist – welche Schritte unternommen werden müssen.
• Spezifisch – vage oder mehrdeutige Empfehlungen sind nicht hilfreich; je spezifischer und detaillierter, desto besser.

Anstatt beispielsweise zu empfehlen:

Governance-Mechanismen werden verbessert

Versuchen Sie stattdessen Folgendes:

Die Governance des Dienstes wird gestärkt durch:

• Jährliche Einarbeitung und Schulung aller Vorstandsmitglieder
• Überarbeitung der Beschaffungspolitik in Übereinstimmung mit den aktuellen gesetzlichen Anforderungen.

Der erste ist nur vage und nicht hilfreich – der zweite sagt dem Kunden genau, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen.

• Erreichbar / machbar – Greifen Sie bei der Gestaltung von Empfehlungen nicht nach dem Himmel und empfehlen Sie Ihre ultimative Ideallösung. Weil Berichte, die unerreichbare Empfehlungen enthalten, sehr wahrscheinlich im Regal sitzen und Staub sammeln. Sie haben in Organisationen gearbeitet und verstehen daher die Komplexität der Implementierung von Änderungen. Was erforderlich ist, ist ein gemessener und überlegter Prozess, Stellen Sie also sicher, dass Ihre Empfehlungen kein Kuchen am Himmel sind, sondern für Ihren Kunden erreichbar und machbar sind.
• Mit dem Kunden auf Akzeptanz getestet – Bevor Sie Empfehlungen in Ihren Bericht aufnehmen, testen Sie zuerst das Wasser mit dem Kunden. Besprechen Sie mögliche Empfehlungen, die sich aus diesen Ergebnissen ergeben, und beurteilen Sie, was für den Kunden wahrscheinlich funktioniert, je nachdem, wo er sich befindet und wofür er Energie hat. Denken Sie daran, es gibt immer mehr als einen Weg den Berg hinauf.

Ratschläge zur Erstellung von Zusammenfassungen

Zu oft betrachten Autoren die Zusammenfassung als nachträglichen Einfall – nur eine kurze Zusammenfassung. Aber wie wir alle wissen, ist dies in vielen Fällen der einzige Abschnitt eines Berichts, der vollständig gelesen wird. Es ist also ein äußerst wichtiger Bestandteil des Berichts, und Sie müssen Zeit damit verbringen, ihn zu gestalten, um sicherzustellen, dass er den Test von ‚Wenn dies der einzige Abschnitt ist, den eine leitende Person liest, Enthält er die wesentlichen Schlüsselbotschaften und Informationen?‘

Hier ist mein Rat:

• Stellen Sie sicher, dass die Zusammenfassung eine verkürzte Version des gesamten
• Achten Sie auf den logischen Fluss – das Gleiche gilt hier für den vollständigen Bericht, da die Zusammenfassung einen logischen Fluss vom Kontext zum Problem zu den Ergebnissen zu den Lösungen haben muss.
• Liefern nur die übergreifenden Ergebnisse. Der Hauptteil Ihres Berichts sollte die Beweise für Ihre Ergebnisse enthalten. Aber in der Zusammenfassung, lassen Sie das Detail aus und fügen Sie einfach das große Bild in Bezug auf das, was Sie gefunden haben.
• Fügen Sie die Empfehlungen hinzu. Wenn dies der einzige Abschnitt ist, den jemand liest, möchten Sie auf jeden Fall, dass er weiß, welche Aktionen Sie dem Kunden empfohlen haben.

Wenn Sie die Beschäftigung im öffentlichen Sektor gegen Beratung im öffentlichen Sektor getauscht haben, gehen Sie nicht nur davon aus, dass Sie bereits über Fähigkeiten zum Verfassen von Berichten verfügen. Investieren Sie stattdessen in die Entwicklung dieser Fähigkeiten. Weil das Erstellen von Berichten, die nicht dem Standard entsprechen, Ihrem Ruf schadet und möglicherweise Ihren Erfolg als Berater beeinträchtigt.