Autor: Strahinja Stojanovic
Ein Qualitätshandbuch wird gemäß der verfügbaren Version der DIS ISO 9001: 2015-Norm kein obligatorisches Dokument mehr sein (um mehr über bevorstehende Änderungen zu erfahren, lesen Sie diesen Artikel: 5 Hauptänderungen, die in ISO 9001: 2015 vom Entwurf der Internationalen Norm 2014 (DIS) erwartet werden). Wie kam es dazu? Das Qualitätshandbuch war eines der ersten Dokumente, nach denen eine Zertifizierungsstelle vor dem Zertifizierungsaudit gefragt hat. Wie hat es plötzlich seinen Zweck und seine Bedeutung verloren?
Die dunkle Seite des Qualitätshandbuchs
Die meisten Qualitätshandbücher erfüllen formal die Anforderungen der ISO 9001-Norm und verfehlen dennoch den Sinn des Dokuments. Das Ergebnis ist eines der grundlegendsten Dokumente eines QMS, das niemand liest – bis auf ein paar masochistische Zertifizierungsauditoren.
Ich bin oft auf Qualitätshandbücher mit mehr als 20 (manchmal sogar mehr als 50) Seiten gestoßen und habe mich gefragt, ob es ein „Qualitätsmanagementsystem“ oder ein „Quantitätsmanagementsystem“ sein sollte.“ Es gab zu viele doppelte oder unnötige Informationen und so viele Details, dass mir der Baum leid tat, der gefällt wurde, um Papier für diesen Stapel unnötiger Informationen herzustellen.
Ein Qualitätshandbuch zu haben, war meiner Meinung nach keine schlechte Idee. Es ist ein Dokument, in dem sich die Organisation, ihr Qualitätsmanagementsystem und sogar ihre Denkweise und Herangehensweise an das Qualitätsmanagement präsentiert. Es war üblich, (neben den Anforderungen aus Abschnitt 4.2.2) einige Anforderungen aus Abschnitt 4.1 und einige andere Anforderungen aufzunehmen, die durch ein Qualitätshandbuch leichter zu dokumentieren waren.
Ein klares, kurzes und klares Qualitätshandbuch vermittelt den Eindruck einer Organisation, die weiß, was sie tut – eine Organisation, die ihr Qualitätsmanagementsystem wirklich verwaltet. Ein qualitativ hochwertiges Handbuch erleichtert dem Auditor die Arbeit und gibt ihm die Möglichkeit, das System besser zu auditieren – und mit seinen Beobachtungen wirklich zur Verbesserung des Systems beizutragen. Und was noch wichtiger ist, ein solches Qualitätshandbuch ist für den Managementvertreter und die Prozessverantwortlichen nützlich, da es einen umfassenden Einblick in das Qualitätsmanagementsystem bietet.
Große Unternehmen verlangen von ihren Lieferanten häufig ein Qualitätsmanagementsystem, und sie können verlangen, dass sie bei der Auswahl der Lieferanten ein Qualitätshandbuch sehen. Welchen Eindruck vermittelt Ihr Qualitätshandbuch über Ihr Unternehmen? Ein sperriges Qualitätshandbuch besagt, dass Sie lieber Ressourcen ausgeben würden, als einen kreativen Ansatz anzuwenden.
Ein qualitativ hochwertiges Handbuch zu schreiben ist nicht so schwer: Definieren Sie den Umfang Ihres QMS, listen Sie die Ausschlüsse auf (um mehr über Ausschlüsse in ISO 9001 zu erfahren:2008, lesen Sie diesen Artikel Was ist ein akzeptabler Ausschluss in Klausel 7 von ISO 9001) Wenn es Ausschlüsse und Begründungen dafür gibt, beschreiben Sie die Wechselwirkungen zwischen Ihren Prozessen (vorzugsweise durch ein Prozessflussdiagramm) und listen Sie alle von Ihnen verwendeten QMS–Verfahren auf – und das ist alles. Siehe auch Schreiben eines kurzen Qualitätshandbuchs.
Sein oder Nichtsein
Mit oder ohne Qualitätshandbuch benötigen Organisationen immer noch ein allgemeines QMS-Dokument. Es ist weiterhin erforderlich, der Zertifizierungsstelle ein Dokument zu senden, in dem Ihr System beschrieben wird, und es an große Kunden zu senden. Obwohl es nicht mehr obligatorisch ist, bleiben alle Anforderungen aus dem Qualitätshandbuch, mit Ausnahme von 4.2.2 b), in der neuen Version des Standards erhalten. Der Umfang des QMS und die Wechselwirkungen zwischen den Prozessen müssen noch definiert werden. Diese Anforderungen sind in der neuen Version noch detaillierter und müssen immer noch in Form von dokumentierten Informationen vorliegen.
Die neue Version des Standards enthält einige neue Anforderungen, die als dokumentierte Informationen erfüllt werden müssen, die leicht in ein Qualitätshandbuch aufgenommen werden können – zum Beispiel den Kontext der Organisation.
Gleiche Idee, andere Form
Dieses neue nicht obligatorische Dokument (wie auch immer wir es nennen), das das Qualitätshandbuch ersetzen wird, enthält alle verbleibenden Anforderungen aus Abschnitt 4.2.2, und ich würde einige neue hinzufügen.
Dieses neue Dokument sollte die folgenden Informationen zur Organisation enthalten:
- Wir sind XYZ company;
- wir produzieren dies und bieten diese Dienstleistungen an;
- Wir wenden ein Qualitätsmanagementsystem für diese Prozesse an;
- Wir wenden diese Klauseln der Norm aus diesen Gründen nicht an;
- dies sind unsere Prozesse und ihre Wechselwirkungen;
- und dies ist der interne und externe Kontext, in dem wir tätig sind.
Dies kann als zu starke Vereinfachung angesehen werden, und natürlich können all diese Informationen nicht in nur einem Absatz zusammengefasst werden, aber dieses Dokument wäre sinnvoll und würde die meisten Anforderungen aus Abschnitt 4 der neuen Version des Standards erfüllen. Darüber hinaus können die Mission und Vision der Organisation hinzugefügt werden, und dieses Dokument kann effektiv zur Broschüre werden, die Ihr Unternehmen zukünftigen Kunden vorstellt.
Diese neue Version des Standards ist kein Sklave der Formalität (Ist das eine gute Sache? Nur die Zeit wird es zeigen …) und erfordert einen kreativeren Ansatz, um das Maximum aus jeder Anforderung herauszuholen und sich an die Bedürfnisse der Organisation anzupassen, anstatt nutzlose Dokumente zu stapeln.
Klicken Sie hier, um eine Vorschau eines Qualitätshandbuchs zu sehen, das für ein kleineres Unternehmen angepasst ist.
