ERP-Implementierungsplan: Die endgültige 7-Stufen-Methodik

Sie planen Ihre ERP-Implementierung.

Sie wissen, dass die Implementierung eines ERP ein mühsamer Prozess sein kann.

Sie wissen – dank zahlreicher Erinnerungen -, dass ERP-Implementierungsfehler häufig vorkommen und dass Sie, damit dieses Projekt funktioniert, viel planen müssen.

Das Wichtigste zuerst…

Was ist der ERP-Implementierungsprozess?

Der ERP-Implementierungsprozess umfasst die Installation Ihrer Software, die Übertragung aller Ihrer Daten, sowohl Finanz- als auch Transaktionsdaten, die Abbildung Ihrer Prozesse und die Schulung Ihrer Benutzer für die tatsächliche Verwendung der Software. Dieser Prozess bestimmt, ob Ihre ERP-Implementierung ein Erfolg oder ein Misserfolg ist.

Also, wo fangen wir an?

Wir haben diesen Leitfaden erstellt, um Ihnen dabei zu helfen, alles herauszufinden. Vollgepackt mit realen Ratschlägen, Expertentipps und schnellen Schritt-für-Schritt-Aufschlüsselungen decken wir ab:

• Erstellen eines effektiven Change-Management-Plans (und wer sollte Ihnen bei der Implementierung helfen)
• Versteckte ERP-Implementierungskosten und wie man sie prognostiziert
• Live gehen und wie man den Erfolg Ihres Projekts bewertet

Es wird (leider) Ihr ERP nicht für Sie implementieren. Es wird Ihnen jedoch die Informationen, Ressourcen und Vorlagen zur Verfügung stellen, um ein tiefes Verständnis des Implementierungsprozesses zu erlangen und Ihre Chance auf ein erfolgreiches Projekt zu erhöhen.

Und ist das nicht fast so gut?

Die Stufen unserer ERP-Implementierungsmethodik

1. Stellen Sie Ihr ERP-Projektteam zusammen

2. So erstellen Sie einen ERP-Änderungsmanagementplan

3. Schätzung Ihres ERP-Implementierungsbudgets

4. Starten der Datenmigration

5. Schulung Ihrer Benutzer zur Verwendung Ihres ERP

6. Was Sie während Ihres ERP-Go-Live tun müssen

7. Bewertung, ob Ihr ERP-Projekt erfolgreich war

1. Bringen Sie ein Projektteam zusammen

Das Wichtigste zuerst: Es wird ziemlich miserabel sein, dies alleine zu planen. Die Schaffung eines effizienten und engagierten ERP-Implementierungsteams wird Ihre Arbeit viel, viel einfacher machen.

Zu Beginn benötigen Sie die folgenden ‚Core‘ -Mitglieder.

• Projektmanager: der Leiter. Sie wahrscheinlich.
• Application Analyst: verantwortlich für Datenmigration und Bereinigung
• Application Developer: verantwortlich für Systemanpassung
• QA Test Engineer: heads up system testing and performance efforts

Doch um sicherzustellen, dass Ihre Implementierung in allen Abteilungen so reibungslos wie möglich verläuft (und um zu vermeiden, dass die gesamte Belegschaft Ihre sorgfältig festgelegten Pläne als ‚Es sagt uns, was zu tun ist‘), benötigen Sie ein paar mehr Leute.

Diese hängen weitgehend davon ab, wer Ihre wichtigsten Stakeholder sind – und angesichts der Art des ERP variieren diese von Unternehmen zu Unternehmen, je nachdem, welche Funktionalität Sie implementieren.

Hier sind einige Beispiel-Stakeholder, die Sie bei der Implementierung verschiedener Funktionen berücksichtigen sollten:

Sollte ich einen ERP Implementation Consultant beauftragen?

Kurze Antwort: Ja, wenn Sie das Know-how nicht im eigenen Haus haben und es sich leisten können. Ein erfahrener Implementierungsberater hat alles schon einmal gesehen und kann Probleme umgehen, bevor sie auftreten.

Es ist jedoch möglich, ohne eine erfolgreich zu implementieren – verzweifeln Sie nicht, wenn Ihr Budget nicht ausreicht oder Ihre Buchhaltung notorisch eng ist.

2. Erstellen Sie einen Implementierungsänderungsmanagementplan

Das hat wirklich zwei Seiten.

Zunächst sollten Sie Ihre ERP-Implementierung in Schritten planen und diese je nach Fachwissen an Ihr Implementierungsteam delegieren.

Wir haben hier einen ausführlichen Zeitplan für die Implementierung von Vorlagen-ERP – obwohl Sie die folgende Checkliste verwenden können, um einen Überblick darüber zu erhalten, was schnell erledigt werden muss. Bevor Sie mit der Implementierung beginnen, sollten Sie Pläne für:

• Prognose der Implementierungskosten und Erstellung eines Budgets
• Erstellen eines ERP-Implementierungsplans
• Migration von Daten auf das neue System
• Schulung Ihrer ERP-Benutzerbasis
• Testen Ihres ERP und Go-Live
• Tägliche Go-Live-Aktivitäten
• Evaluierung des Erfolgs Ihres Projekts

Tools wie Trello, Google Sheets und Wrike eignen sich hervorragend für die Zusammenarbeit bei Projekten wie ERP-Implementierungen.

Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung geht ausführlich auf jede Phase des ERP-Implementierungsprozesses ein

Zweitens müssen Sie Wege planen, um das Unternehmen während der Implementierung auf der Seite zu halten. Veränderung bringt immer ein gewisses Maß an Störung mit sich, aber dies kann minimiert werden durch:

• Klare Kommunikation aller erwarteten Störungen
• Angemessene Zeit für Benutzerschulungen
• Berücksichtigung der wichtigsten Stakeholder-Bedürfnisse (Sie sind bereits auf halbem Weg, da Sie Vertreter in Ihr Projektteam aufgenommen haben)

3. Prognostizieren Sie Ihre ERP-Implementierungskosten und erstellen Sie ein Budget

Wie viel kostet die ERP-Implementierung?

Das ist eine goldene Frage. Wenn es einfach zu beantworten wäre, gäbe es weitaus weniger ERP-Implementierungen mit Überbudget und weitaus mehr Menschen, die sich freiwillig für das Projektmanagement zur Verfügung stellen.

Laut einer aktuellen Softwarethinktank-Analyse:

• 35% ERP-Implementierungen lagen über dem Budget 0%-25%
• 15% über dem Budget von 26%-50%
• 6% über dem Budget von mehr als 50%

Dies deutet darauf hin, dass insgesamt mehr als die Hälfte der ERP-Implementierungen das Budget überschreiten. Unnötig zu erwähnen, dass Budgetierung ein Minenfeld ist und Sie sehr vorsichtig sein müssen.

Dennoch gibt es einige Kosten, die definiert werden können. Ein guter Ausgangspunkt ist die Annahme, dass die Kosten einer ERP-Implementierung mindestens 1% des jährlichen Bruttoumsatzes eines Unternehmens erfordern.

Sie sollten dann alle diese Faktoren in Ihr Implementierungsbudget einbeziehen, um versteckte Kosten zu vermeiden:

• Hardware- / Netzwerk-Upgrades: Diese sind weitaus höher, wenn Sie ein On-Premise-System implementieren
• Überstundenvergütung für Mitarbeiter: Ein wichtiger Punkt, an den Sie sich erinnern sollten – „Wir haben kein Budget für Überstundenvergütung eingeplant, sorry“ ist keine Zeile, die bei Ihrem Team gut ankommt
• Gebühren für Schulung, Anpassung und Beratung von Anbietern: Wenn Sie Glück haben, hat Ihr Anbieter diese möglicherweise in den ursprünglichen Softwarepreis aufgenommen, dies ist jedoch definitiv keine Selbstverständlichkeit. Überprüfen Sie immer
• Datensicherungen und -speicherung: Diese sind oft mit Cloud-ERP-Kosten gebündelt – aber wieder – überprüfen Sie immer.

Was Sie für ein ERP erwarten können, hängt von einer Reihe von Faktoren ab, die von der Unternehmensgröße, den Anforderungen und der Anzahl der Benutzer reichen, aber ein Software Path-Bericht aus dem Jahr 2019 ergab kürzlich, dass Unternehmen durchschnittlich etwa 7.200 US-Dollar pro Benutzer eines Systems ausgeben.

Tipp: Für die genauesten Ergebnisse sollten Sie auch für Produktivitätsverluste budgetieren – denn egal wie sehr Sie es versuchen, Sie werden für die Dauer der Implementierung nicht mit maximaler Effizienz arbeiten.

4. Beginnen Sie mit der Migration Ihrer Daten

Damit es beginnt.

Sie haben so viel wie möglich geplant. Jetzt ist es an der Zeit, sich mit dem eigentlichen Prozess der Umstellung Ihres Unternehmens auf das neue ERP zu befassen.

Die Datenmigration ist der erste Schritt – wenn Sie es richtig machen, haben Sie eine solide Grundlage geschaffen, auf der Sie Ihre Implementierungsbemühungen fortsetzen können. Wenn Sie es falsch machen, können die Dinge anfangen zu bröckeln.

Ihr Anwendungsanalyst sollte diese Bemühungen leiten, da dies seine Spezialität ist. Seien Sie bereit, ihnen zu helfen in:

• Datenbereinigung und -verifizierung
• Datenbankeinrichtung
• Zuordnung von Legacy-Daten zu neuen Datenbankfeldern
• Datenübertragung zum neuen System
• Testen und Verifizieren von Legacy-Daten
• Testen und Verifizieren neuer Dateneingaben

5. Beginnen Sie mit der Schulung Ihrer ERP-Benutzerbasis

Die Benutzerakzeptanz ist der Schlüssel zum Erfolg Ihres ERP-Implementierungsprojekts.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Mitarbeiter zu schulen; Die meisten Schulungsmethoden lassen sich jedoch in persönliche und E-Learning-Methoden unterteilen:

Eine Zusammenfassung der Vor- und Nachteile von persönlichen und E-Learning-Trainingsmethoden

Unabhängig davon, welche Trainingsmethode am besten zu Ihrer Belegschaft passt, sind vier Merkmale aller erfolgreichen Trainingsprogramme:

• Rollenbasiertes Training, um den Prozess zu rationalisieren und zeitarme Mitarbeiter auf der Seite zu halten.
• Möglichkeiten für Auszubildende, Feedback zu geben (und für das Implementierungsteam, darauf zu reagieren)
• Klare Kommunikationskanäle mit den Support-Teams der Anbieter

Tipp: Identifizieren Sie vielversprechende, technisch versierte Mitarbeiter, die als ERP-Superuser geschult werden sollen. Sie können sich dann mit Benutzerproblemen auf niedriger Ebene befassen, sodass Sie sich auf die jeweilige Aufgabe konzentrieren können.

Warum versuchen Sie nicht, Teile Ihres Trainingsplans zu gamifizieren, um die besten Ergebnisse zu erzielen? In einer Studie von TalentLMS gaben 89% der Befragten an, dass ein punktbasiertes System ihr Engagement steigern würde, während 62% sagten, dass Bestenlisten und die Möglichkeit, mit Kollegen zu konkurrieren, sie zum Lernen motivieren würden. Nutzen Sie dies zu Ihrem Vorteil.

Kleine Vergünstigungen für alle, die die Schulungsaufgaben pünktlich erledigen (kostenloses Essen, zusätzliche Stunde für das Mittagessen), und größere Vergünstigungen (Bargeldbonus, Zapfwelle für einen zusätzlichen Tag) für Ihre Top-Performer machen die Teilnahme an Schulungen für vielbeschäftigte Mitarbeiter etwas attraktiver.

6. Planen und initiieren Sie Ihre Go-Live-Aktivitäten

Das ist es. Dein großer Tag.

Wenn Sie dachten, Heiraten erfordere eine Menge mühsamer Vorausplanung, werden Sie von der Go-Live-Phase Ihrer ERP-Implementierung unangenehm überrascht sein.

Dinge zu planen sind:

• Systemtests (vor und nach dem Go-Live)
• Personaleinsatzplanung einschließlich erforderlicher Überstunden oder Zeitarbeitskräfte
• Ermittlung von Metriken für die Projektbewertung
• Erstellen einer Kommunikationsstrategie für Systemausfallzeiten
• Überprüfung der Netzwerkgeschwindigkeit und -zuverlässigkeit
• Datensicherungsprozesse

Kommunikation ist hier der Schlüssel, sowohl mit Ihrem Team als auch mit der breiteren Belegschaft. Sie müssen sich darüber im Klaren sein, wer was tut, wann Sie es erwarten und welche Ausfallzeiten es gibt.

Weitere Informationen zur Go-Live-Phase Ihrer ERP-Implementierung finden Sie unter:

• Fünf Aspekte für die Planung eines erfolgreichen ERP-Go-Live

7. Bewerten Sie den Erfolg Ihres ERP-Implementierungsprojekts

Beginnen Sie mit diesen einfachen Fragen:

• Ist Ihre Firma pleite gegangen?
• Verklagen sie Ihren ERP-Anbieter wegen Vertragsbruch?
• Haben Sie es geschafft, das Projekt in der Nähe des Budgets zu halten?

Wenn ja, haben Sie wahrscheinlich nicht schrecklich getan. Gönnen Sie sich ein High Five.

Um mehr über die Dinge zu erfahren, sollten Sie eine Kombination der folgenden Metriken verwenden:

• ROI. Haben Sie eine Rendite für das Geld gesehen, das Sie für Ihr ERP ausgegeben haben?
• Verringerung menschlicher Fehler: Ein gut implementiertes ERP sollte Datenfehler aufgrund von Prozessautomatisierung reduzieren. Wenn Ihr Trainingsplan funktioniert hat, sollten die Mitarbeiter diese Funktionen optimal nutzen
• Steigerung der Produktivität: Dies spricht für sich. Hat das ERP genau das erreicht, was es sich vorgenommen hat?
• Steigerung der Kundenzufriedenheit: Haben sich die Durchlaufzeiten erhöht? Bearbeiten Sie Bestellungen schneller?

Dieser Leitfaden zur Berechnung des ERP-ROI hilft Ihnen zu beurteilen, wie erfolgreich Ihr Implementierungsprojekt war