PMIS

Zusammenfassung

Softwareanwendungen gelten als unverzichtbarer Bestandteil eines Projektmanagement-Informationssystems. Alle wichtigen Anwendungen bieten standardmäßige und anpassbare Prozesswerkzeuge, die weltweit weit verbreitet sind. In diesem Beitrag stellen wir die Ergebnisse einer Studie vor, die durchgeführt wurde, um die Wirksamkeit von Softwareanwendungen bei der Verwaltung immer komplexerer Projekte zu bewerten.

Während dieser Studie wurde eine Gruppe von 100 Projektmanagern aus der EMEA-Region nach ihren Erfahrungen mit Softwareanwendungen zur Verwaltung ihrer Projekte befragt. Projektmanager wurden gebeten, die Tools und Funktionen zu bewerten, die sie am nützlichsten finden, und die Mängel der von ihnen verwendeten Systeme aufzulisten. Sie wurden auch gebeten, eine Wunschliste von Funktionen oder Prozesswerkzeugen bereitzustellen, die sie gerne zu den auf dem Markt verfügbaren Systemen hinzufügen würden.

In diesem Artikel werden die 10 am häufigsten verwendeten Funktionen, die 10 größten Mängel und die 10 wichtigsten Elemente auf der Wunschliste aufgeführt.

Einführung

Der PMBOK® Guide – 5. Auflage definiert ein Projektmanagement-Informationssystem (PMIS) als:

Während sich jede Implementierung von PMIS in Bezug auf Umfang, Design und Funktionen von anderen unterscheidet, werden Softwareanwendungen als unverzichtbarer Bestandteil jeder Implementierung angesehen. Die optimale Nutzung eines PMIS hängt stark von der Art und Weise ab, wie kritische Informationen allen Beteiligten zur Verfügung gestellt werden, und vom Grad der Prozessautomatisierung. Viele Projektmanager sind besorgt über die Effektivität ihrer PMIS, zum Teil wegen falsch konfigurierter Software und auch wegen ROI-Bedenken. Der Zweck dieser Studie ist es, die Wahrnehmung von Projektmanagern über Softwareanwendungen zu untersuchen und zu berichten, die den integralen Bestandteil ihrer PMIS-Implementierungen bilden.

Aktuelle PMIS-Landschaft

Organisationen auf der ganzen Welt verlassen sich zunehmend auf Softwareanwendungen, um Projektmanagementprozesse zu automatisieren. Es wird auch viel Wert darauf gelegt, die Genauigkeit der Daten zu verbessern, auf deren Grundlage wichtige Leistungsindikatoren und Berichte erstellt werden. Wichtige Aufgaben des Projektmanagements, wie die Führung verschiedener Register und die Dokumentation der gewonnenen Erkenntnisse, lassen sich durch den Einsatz einer geeigneten Anwendung viel einfacher erfüllen. Die folgenden Abschnitte geben einen Überblick über die aktuelle PMIS-Landschaft speziell in der EMEA-Region.

Hauptakteure

Der Markt für Projektmanagement-Software in der EMEA-Region ist geprägt von einem harten Wettbewerb zwischen Microsoft, Oracle, Meridian, Autodesk, Aconex, RIB Software, Huddle und einigen anderen. Während einige Unternehmen immer noch auf Tabellenkalkulationsanwendungen und grundlegende elektronische Kalender angewiesen sind, haben die meisten Unternehmen in robustere Anwendungen investiert, um ihre Projektmanagementprozesse zu rationalisieren. Immer mehr ikonische Projekte wie der Burj Khalifa, das bisher höchste Gebäude der Welt, werden in Fallstudien von Unternehmen vorgestellt, deren Lösungen bei diesen Projekten zum Einsatz kamen.

Während einige Softwareunternehmen eine einzige Anwendung zur Verwaltung verschiedener Aspekte von Projekten anbieten, bieten andere eine Reihe spezialisierter Anwendungen an, die sich gegenseitig ergänzen und auch in andere ERP-Implementierungen integriert werden können.

Branchenspezifische Systeme

Während einige der Projektmanagement-Softwareanwendungen für jede Branche geeignet sind, enthalten andere Vorlagen und Funktionen, die für bestimmte Projekttypen geeignet sind. Preisgestaltung und Betriebskosten spielen auch eine Rolle bei der Beschränkung der Verwendung bestimmter Anwendungen auf bestimmte Branchen. Wichtige Branchen und Anwendungen, die in ihnen beliebt sind, werden in Abbildung 1 gezeigt.

Ausstellung 1 – Hauptindustrien und Anwendungen.

Methodenspezifische Systeme

Viele Organisationen in der EMEA-Region entwickeln ihre Methoden auf der Grundlage von PMI-Standards. In einigen Sektoren ist PRINCE 2 auch besonders in Teilen Europas beliebt. In jüngster Zeit experimentieren immer mehr Unternehmen mit agilen Methoden wie Scrum, Lean und Kanban. Es wurde beobachtet, dass einige Softwaretools nicht für agile Praktiken geeignet sind, während andere nicht für umfangreichere Methoden geeignet sind. Abbildung 2 listet die gängigen Tools auf, die mit gängigen Methoden verwendet werden.

Anlage 2 – Werkzeuge für spezifische Methoden.

Bedenken hinsichtlich Softwareanwendungen

Obwohl zwischen Projektmanagern ein Konsens besteht, dass ein effektives PMIS für die Erreichung ihrer Projektziele von entscheidender Bedeutung ist, werden viele Befürchtungen hinsichtlich der Wirksamkeit von Softwareanwendungen geäußert, die zur Implementierung der PMIS bereitgestellt werden. Die folgenden Abschnitte beschreiben die Manifestationen dieser Befürchtungen, die anschließend zu Unzufriedenheit führen.

ROI-Wahrnehmungen

Preisschild und Betriebskosten für die Wartung spezialisierter Projektmanagement-Software werden von vielen Projektmanagern häufig als Hauptanliegen angegeben. Die Auswahl einer bestimmten Anwendung wird häufig von den Projekteigentümern bestimmt, während die Rechnungen von den Auftragnehmern bezahlt werden. Von den Auftragnehmern eingesetzte Projektmanager stellen häufig den Return on Investment für die Bereitstellung einer teuren Softwareanwendung in Frage.

Verwaltungsaufwand

Die Infrastruktur und die Ressourcen, die für die Wartung von Softwareanwendungen erforderlich sind, verursachen ebenfalls Bedenken. Abhängig von der Größe und dem Umfang des Projekts erfordern selbst gehostete Anwendungen spezielle Einrichtungen und Gehäuse, die die Gemeinkosten in Bezug auf Finanzen, Arbeitskräfte und Aufwand erhöhen.

Lernkurve

Die Zeit und der Aufwand, die zum Erlernen der Feinheiten spezialisierter Softwareanwendungen erforderlich sind, gehören ebenfalls zu den häufig von Projektmanagern aufgeworfenen Bedenken. Ein PMIS, das mehr Wert auf Automatisierung mit Software legt, erfordert wiederum, dass alle Teammitglieder des Projektmanagements und viele Projektteammitglieder im Umgang mit Software geschult werden.

Vorgeschlagene Studie

Diese Studie wurde durchgeführt, um die Wahrnehmung von Projektmanagern in der EMEA-Region zu untersuchen und zu berichten. Diese Studie zielt darauf ab, die folgenden Ziele zu erreichen:

• Verstehen Sie die Zufriedenheit der Projektmanager mit aktuellen Softwaresystemen.
• Verstehen Sie die relative Bedeutung gemeinsamer Funktionen und Tools.
  • Auf diese Weise können Projekteigentümer anhand der Eingaben der Projektmanager geeignete Tools auswählen.
  • Dies wird auch Softwareunternehmen helfen, Produkt-Upgrades zu planen und Funktionen hinzuzufügen oder zu entfernen.
  • Dies hilft auch Projektmanagern bei der Vorbereitung effektiver Schulungsprogramme, um die Lernkurve zu minimieren.
• Verstehen Sie die Mängel von Softwareanwendungen.
  • Dies hilft Softwareunternehmen bei der Planung von Upgrades zur Steigerung der Kundenzufriedenheit.
• Verstehen Sie die Wunschliste von Projektmanagern, die die Wirksamkeit ihrer PMIS-Implementierungen verbessern möchten.
  • Dies hilft Softwareunternehmen, Upgrades zu planen und geeignete Funktionen hinzuzufügen.
• Informieren Sie Projektmanager über Möglichkeiten und Grenzen von Softwareanwendungen.
  • Dies hilft Projektmanagern und PMOs, den Automatisierungsgrad zu optimieren.

Methodik

Diese Studie wurde anhand einer Umfrage durchgeführt, in der 100 Befragte aus der gesamten EMEA-Region ausgewählt wurden, um die Vertretung aller Regionen und Branchen zu gewährleisten. Die Befragten erhielten eine Liste allgemeiner Funktionen und Tools, die in den meisten Projektmanagement-Softwareanwendungen zu finden sind, und sie wurden gebeten, die Liste nach der relativen Bedeutung der Elemente zu ordnen. Jeder Befragte wurde gebeten, die am häufigsten verwendeten Funktionen oder Tools sowie die am seltensten verwendeten auszuwählen. Die Befragten wurden auch gebeten, die Mängel ihrer eigenen Softwareanwendungen aufzulisten und eine Wunschliste mit Funktionen oder Tools anzugeben, die eine effektive Nutzung ihrer PMIS erleichtern könnten. Die Befragten wurden auch gebeten, ihre Zufriedenheit mit der derzeit verwendeten Softwareanwendung anzugeben.

Die Umfrage wurde in den Monaten September und Oktober 2012 durchgeführt. Die Ergebnisse wurden im November 2012 aufbereitet und zusammengestellt. Die Demografie der Befragten ist in Abbildung 3 dargestellt.

Exponat 3 – Darstellung nach Geographie und Branchen.

Liste der Funktionen / Tools

Die teilweise Liste der gemeinsamen Funktionen und Tools, die von den Befragten bewertet wurden, ist in Anlage 4 angegeben.

Anlage 4 – Teilliste der Funktionen/Werkzeuge.

Ergebnisse der Studie

Die Studie lieferte einige interessante Ergebnisse, die in den folgenden Abschnitten zusammengefasst werden.

Zufriedenheitsgrad

Der Zufriedenheitsgrad der Projektmanager wird in Abbildung 5 angegeben.

Ausstellung 5 – Zufriedenheitswerte.

Am häufigsten verwendete Funktionen / Tools

Die 10 am häufigsten verwendeten Funktionen und Tools, basierend auf den Gesamtbewertungen aller Regionen und Branchen, sind in Abbildung 6 aufgeführt.

Abbildung 6 – Am häufigsten verwendete Merkmale/Werkzeuge.

Am seltensten verwendete Features/Tools

Die am seltensten verwendeten Features und Tools auf der Grundlage der aggregierten Bewertungen aus allen Regionen und Branchen sind in Abbildung 7 angegeben.

Anlage 7 – Am seltensten verwendete Merkmale/Werkzeuge.

Top 10 Mängel

Die Top 10 Mängel, basierend auf den aggregierten Bewertungen aus allen Regionen und Branchen, sind in Anlage 8 angegeben.

Ausstellung 8 – Top 10 Mängel.

Merkmalswunschliste

Sehr wenige Merkmale wurden von den Befragten als Elemente auf ihrer Wunschliste identifiziert. Die angeforderten Merkmale sind in Anlage 9 aufgeführt.

Ausstellung 9 – Wunschliste.

Die Ergebnisse dieser Studie liefern einige interessante Einblicke in Softwareanwendungen, die in der EMEA-Region weit verbreitet sind. Basierend auf den in den vorhergehenden Abschnitten geteilten Ergebnissen wird empfohlen:

• Softwareunternehmen arbeiten eng mit ihren Kunden zusammen, um Gründe für niedrige Zufriedenheitswerte zu ermitteln.
• Softwareunternehmen planen ihre Upgrades, indem sie die in Anlage 6 aufgeführten Funktionen einbeziehen, sofern diese nicht bereits vorhanden sind. Sie sollten auch versuchen, die Mängel zu überwinden und Elemente so früh wie möglich auf die Wunschliste zu setzen.
• Projekteigentümer bewerten die Softwareanwendungen anhand der am häufigsten verwendeten und der am wenigsten verwendeten Funktionen. Sie sollten nicht in eine Anwendung investieren, die die von Projektmanagern am meisten benötigten Funktionen verpasst. Gleichzeitig sollten sie keinen höheren Preis zahlen, da ein System Funktionen enthält, die für Projektmanager am wenigsten wichtig sind.
• Projektmanager erstellen ihre Schulungsskizzen auf der Grundlage der in Anlage 6 genannten Punkte.

Fazit

Dieser Beitrag berichtet über die Zufriedenheit von Projektmanagern mit häufig eingesetzten Projektmanagement-Softwareanwendungen. Es bietet Einblicke in Funktionen, die am häufigsten und am seltensten verwendet werden. Es werden auch die wichtigsten Mängel sowie Elemente auf der Wunschliste der Projektmanager gemeldet. Diese Informationen können von Projektmanagern verwendet werden, um ihre PMIS-Implementierungen effektiv zu planen. Die Ergebnisse können Softwareunternehmen auch dabei helfen, ihre Angebote zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu steigern.