Als ich vor Ort arbeitete, war eine der größten Beschwerden, die ich von Kunden erhielt, dass die Berichte der Sicherheitsbeamten immer von schlechter Qualität waren. Egal, ob es sich um stündliche Schichtmitarbeiter oder Wachleiter handelt, Vorfallberichte müssen lesbar, leicht verständlich und bei Bedarf als Rechtsdokument vor Gericht verwendbar sein. Die Verwendung einer Berichtssoftware für Sicherheitsbeauftragte kann bei der Berichterstellung hilfreich sein, schriftliche Kommunikationsfähigkeiten sind jedoch weiterhin erforderlich.
Es wäre leicht zu glauben, dass jeder, der in einem solchen kommunikationsorientierten Bereich arbeitet, wissen würde, wie man einen lesbaren und seriösen Bericht schreibt. Leider wissen viele Offiziere nicht einmal, wie man buchstabiert oder eine gute Grammatik verwendet, selbst wenn sie die High School abgeschlossen oder das College besucht haben.
Ich betrachte mich nicht als „Experte“ für das Thema effektives Berichtsschreiben für die Sicherheitsbranche. Ich habe nicht alles, was gut mich mit Grammatik in der High School, und ich habe nur ein wenig mehr in der Zwischenzeit gelernt 36 Jahre. Ich weiß jedoch, wie man Sicherheitsberichte schreibt, um Sie, Ihre Beamten und Ihr Unternehmen vor Problemen zu bewahren.
Sprache
Schreiben Sie nicht in ausführlicher oder blumiger Sprache. Schreiben Sie Ihren Bericht so, als würden Sie einem Freund erzählen, was passiert ist. Seien Sie gesprächig. Verwenden Sie so viele direkte Zitate wie möglich.
Und scheuen Sie sich nicht, Schimpfwörter zu verwenden, wenn jemand anderes sie verwendet und dies für den Bericht erforderlich ist. Verwenden Sie niemals Sternchen anstelle der Schimpfwörter, d. H. S *** oder B******t.
Seien Sie schließlich so präzise wie möglich. Ihre Kunden sind beschäftigt und möchten nicht mehr Zeit damit verbringen, Berichte zu lesen, als sie müssen.
Abkürzungen
Buchstabieren Sie alle abgekürzten Wörter vollständig, wenn Sie sie zum ersten Mal verwenden, mit der Abkürzung direkt dahinter in Klammern. Verwenden Sie von da an einfach die Abkürzung. Zum Beispiel „Security Officer (S / O) Stevens und Police Officer (P / O) Roberts wurden von S / O Junie verbunden.“
Dies spart Zeit und Platz, ohne unnötige Verwirrung für den Kunden zu schaffen.
Zeitstempel
Notieren Sie in allen Fällen die Zeiten, zu denen Sie die Informationen erhalten, und nicht Ihre Vermutungen, wann etwas aufgetreten sein könnte. So schön es auch wäre, wir sind nicht wirklich in der Lage, durch die Zeit zu sehen.
Halten Sie den Bericht in chronologischer Reihenfolge, wie die Details kennen. Mit anderen Worten, schreiben Sie den Bericht mit den Details, wie der Offizier sie lernt. Wenn um 04:00 Uhr ein Kampf stattfindet, der Offizier jedoch erst um 06:00 Uhr davon erfährt, beginnt er die Meldung um 06:00 Uhr.
Verwenden Sie beim Schreiben von Sicherheitsberichten immer militärische Zeit, sofern nicht anders angegeben. Dies hilft, Verwirrung in Bezug auf den Zeitrahmen zu vermeiden und zu beseitigen.
Wenn Sie über die Tools verfügen, um bestimmte Zeitstempel zu verwenden, machen Sie Ihre Zeitleiste so spezifisch wie möglich. Wenn nicht, verwenden Sie das Wort ungefähr, damit Sie vor Fragen zur Genauigkeit der Berichte geschützt sind.
Alle Berichte sollten in einer 3rd-Person-Stimme geschrieben werden. Die Verwendung der 3rd-Person-Sichtweise verringert die Verwirrung darüber, wer was, wo und wann getan hat. Wenn Sie mehrere Offiziere beteiligt haben, wird es definitiv helfen, die Handlung gerade zu halten.
Schreiben Sie Ihren Bericht gemäß den aktuellen Geschäftsrichtlinien. Erkundigen Sie sich beim Kunden, welche Formatierung er bevorzugt. Solange es nicht zu viele Kopfschmerzen verursacht, ist es immer am besten, die Informationen so zu präsentieren, wie es der Kunde am hilfreichsten findet.
Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung sollten genau überwacht werden. Schlechte Grammatik wird Kunden dazu bringen, Ihre Intelligenz in Frage zu stellen. Sie sollten immer ein Wörterbuch zur Hand haben. In der papierlosen Incident Reporting-Software sind häufig Rechtschreib- und Grammatikprüfungen integriert, und es gibt viele Apps und Websites, die Ihnen bei der Verbesserung helfen.
Ausfüllen des Berichts
Füllen Sie das Berichtsformular vollständig aus. Lassen Sie keine Leerzeichen leer. Wenn Sie leere Räume haben, wenn Sie fertig sind, dann platzieren Sie etwas wie N / A oder und X durch sie. Dadurch sieht das Formular formeller und vollständiger aus und verhindert, dass jemand anderes Dinge in diese Felder schreibt.
Es geht nur um den Kunden
Diese obigen Richtlinien sind genau das, Richtlinien. Überall, wo ein Offizier geht, muss das Format ein wenig anders sein. In der Sicherheitsbranche ist die Art und Weise, wie der Kunde seine Berichte wünscht, die Art und Weise, wie Sie sie schreiben. Dazu gehört nicht nur die Formatierung, sondern auch die enthaltenen und hervorgehobenen Informationen.
Dennoch gelten diese Tipps für fast alle Security Guard Report Writing. Erinnern Sie sich an sie, und Sie können einen vollständigen Sicherheitsbericht erstellen, der den Kunden glücklich macht, ihm alle Informationen gibt, die er benötigt, und vor Gericht bestehen kann.
