Die Organisation einer Konferenz von Grund auf erfordert eine enorme Menge an Voraussicht und Datenerfassung. Der gesamte Prozess kann je nach Größe der Gruppe einige Jahre dauern, aber es ist denkbar, eine erfolgreiche Konferenz in einem Jahr zu starten, wenn Sie schnelle Entscheidungen treffen können.
Die Realität bei der Planung einer Konferenz ist, dass Sie ohne Erfahrung viel Zeit damit verlieren können, jedes kleine Detail zu überdenken, während Sie wichtigere Themen übersehen. Um den Prozess für Anfänger zu vereinfachen, haben wir die wichtigsten Schritte beschrieben und Ihnen Links zu unseren detaillierteren Komplettlösungen zu jedem einzelnen Thema bereitgestellt. Das Ergebnis hier ist ein Konferenzplanungsleitfaden, der Ihnen hilft, mit einer soliden Vorlage zu beginnen.
Schritt 1: Erstellen Sie eine Vision Ihrer Konferenz
Jede Veranstaltung beginnt mit einer Vision, aber Sie müssen Ihre Vision in Worte und Zahlen umwandeln, um Kosten zu messen und fundierte Planungsentscheidungen zu treffen. Zuerst müssen Sie mit den Grundlagen der Veranstaltungsplanung beginnen, z. B. wer, was, wann, wo und warum.
Schritt 2: Erstellen eines Geschäftsplans
Sofern Ihre Konferenz nicht durch ein Stipendium oder eine Organisation finanziert wird, müssen Sie herausfinden, woher Ihr Geld kommt und wofür es verwendet wird. Der erste Teil dieser Gleichung, der Umsatz, sollte früh im Planungsprozess berechnet werden.
Um einen Preis für eine Konferenz festzulegen, müssen Sie eine Vorstellung davon haben, was Sie den Teilnehmern anbieten möchten. Ihre Reiseroute und Ihre Redneraufstellung sind der Verkaufsfaktor für potenzielle Registranten.
Schritt 3: Vergleich von Veranstaltungsorten und Dienstleistungen
Nachdem Sie eine genauere Vorstellung davon haben, wann Ihre Konferenz stattfinden wird und wie viele Personen Sie teilnehmen möchten, können Sie nach einem geeigneten Veranstaltungsort suchen. Denken Sie daran, dass Ihre Veranstaltungsortauswahl auch Ihre Catering- und audiovisuellen Kosten bestimmt. Dies liegt daran, dass die meisten Konferenzzentren und Veranstaltungshotels verlangen, dass Sie ihre Inhouse-Services für Veranstaltungen vor Ort nutzen.
Die meisten Konferenzen müssen Übernachtungsmöglichkeiten für Gäste anbieten, die von außerhalb der Region anreisen. Diese Notwendigkeit schafft eine weitere Reihe von Überlegungen, die Sie bei Ihrer Entscheidung für den Veranstaltungsort berücksichtigen sollten.
Schritt 4: Rekrutierung und Verwaltung von Registranten
Selbst die beliebtesten Konferenzen müssen ihre Veranstaltung effektiv vermarkten, um jeden Platz im Haus zu füllen. Die Teilnahme ist der wichtigste Faktor für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Gute Besucherzahlen bringen Einnahmen und Sponsoring-Möglichkeiten. Und je mehr Menschen, die Sie registriert haben, wird mehr Nachfrage nach Werbung und Teilnahme Öffnungen erstellen. Um es kurz zu machen, wenn Sie eine Menschenmenge anziehen können, wird alles andere viel einfacher zusammenpassen.
Die Verwaltung der Registrierung wird mit zunehmender Größe Ihrer Veranstaltung schwieriger. Hier kann Ihnen ein Online-Registrierungssystem helfen, die Nummer zu verfolgen, Zahlungen zu verarbeiten und Daten zu organisieren.
Schritt 5: Details vor Ort planen
Nachdem Sie die Geschäftselemente der Konferenz organisiert und implementiert haben, können Sie sich mit den Details vor Ort befassen. Dies beinhaltet, wie die Teilnehmer durch die Konferenz navigieren, das allgemeine Layout jedes Raumes und die Verteilung von Speisen und Getränken. Dies ist der Teil der Planung einer Konferenz, den die meisten Menschen mit der Veranstaltungsplanung verbinden. Der beste Weg, um alle Details zu koordinieren, besteht darin, wie Ihre Gäste durch Ihre Reiseroute zu gehen. Stellen Sie sich vor, wie sie an jedem Punkt des Tages denken und handeln, um Probleme zu lösen, bevor sie auftreten.
Schritt 6: Tipps zum Ausstellungsmanagement
Konferenzen verfügen in der Regel über einen Ausstellungsbereich oder eine Kongresshalle, in der Sponsoren und Anbieter Räume mieten, um für ihre Produkte zu werben. Dies kann eine sehr lukrative Gelegenheit für Ihre Konferenz sein, wenn Sie alles gut organisieren. Denken Sie jedoch daran, dass ein Ausstellungsbereich einen erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand erfordert, Stellen Sie also sicher, dass Sie bereit sind, die Anforderungen mehrerer Anbieter zu erfüllen, bevor Sie sich für dieses Format entscheiden.
