Small Business Travel: The Complete Guide

Reisen ist eine effektive Möglichkeit für Unternehmen, neue Kunden und Investoren zu gewinnen – nichts ist wirkungsvoller als ein persönliches Treffen mit einem potenziellen Kunden. Große Unternehmen sind oft gut für Reisen ausgestattet, sie haben ein einheitliches Verfahren und genug Geld, um ihre Mitarbeiter zu unterstützen. Für kleine Unternehmen kann das Reisen jedoch überwältigend und unorganisiert werden. Die Kombination aus einer begrenzten Anzahl von Mitarbeitern und einem überambitionierten oder unrealistischen Reiseplan kann kleine Unternehmen finanziell belasten.

Laut Concur Technologies, einem Reise- und Spesenverwaltungsunternehmen, geben kleine Unternehmen durchschnittlich 19,7% mehr für Reisen aus! Um diese Kosten zu minimieren, ist es für kleine Unternehmen von entscheidender Bedeutung, effiziente Ausgabenpläne und detaillierte Richtlinien für Geschäftsreisen zu erstellen. Ein umfassender Reiseplan, der sich auf Konsolidierung, Compliance, Flexibilität und Transparenz konzentriert, kann Ihren kleinen Geschäftsreisen dabei helfen, organisierter, produktiver und kostengünstiger zu reisen.

Die vier Säulen effizienter Geschäftsreisen

Mitglieder kleiner Unternehmen können nur dann effizient reisen, wenn sie über einen zugänglichen und leicht verdaulichen Reiseplan verfügen. Dadurch wird den Verantwortlichen bewusster, wie viel Geld realistisch für Reisen ausgegeben werden kann. Ein barrierefreier Plan hilft den Mitarbeitern auch zu verstehen, was von ihnen auf Geschäftsreisen erwartet wird. Dies erfordert in erster Linie, dass kleine Unternehmen ihre Finanzen durch Konsolidierung verwalten.

1) Organisation: Verwaltung der Finanzen durch Konsolidierung

Es ist unmöglich, die Finanzen Ihres kleinen Unternehmens zu verwalten, ohne ein organisiertes System zu erstellen. Manchmal gelingt es Unternehmen nicht, ihre finanziellen Ausgaben zu konsolidieren. Ohne ein Verständnis der Ausgaben Ihres Unternehmens wird es schwierig sein, Ihre Ausgaben abteilungsübergreifend richtig zuzuordnen. Dies kann zu unorganisierten und finanziell belasteten Unternehmensreisen führen. Organisationen wie World Travel Service können Ihnen helfen, alle Ihre Informationen in Online-Finanzberichten zusammenzuführen. Indem Sie die Organisation der Finanzen Ihres Unternehmens verbessern, können Sie sich ein besseres Bild vom Nettogewinn Ihres Unternehmens machen.

Eine Studie der Association of Corporate Travel Executives (ACTE) und der Global Business Travel Association (GBTA) ergab, dass 51% der befragten Mitarbeiter (PDF) hoffen, innerhalb der nächsten zwei Jahre eine „Total Cost of Travel“ -Richtlinie einzuführen. Diese Art von Richtlinie, die detailliert beschreibt, welche Reisebereiche am meisten kosten und wie diese Ausgaben effizient verwaltet werden können, kann besonders für kleine Unternehmen nützlich sein, die finanziell zu kämpfen haben. Durch die Schaffung eines organisierten und konsolidierten Finanzsystems wird Ihr Unternehmen sich der Reiseerwartungen und Kostenbeschränkungen bewusster. Mit dieser Klarheit wird Ihr Unternehmen effizienter und Ihre Mitarbeiter arbeiten besser miteinander, wie eine gut geölte Maschine.

2) Compliance: Schulung Ihrer Reisenden

Die ACTE-Umfrage berichtet, dass 84% der Corporate Travel Manager glauben, dass es beim Sparen mehr darum geht, Compliance zu erreichen; es wird eine „Verschiebung in der Art und Weise geben, wie Corporate Travel Manager die Politik angehen, weg von der Kontrolle der Lieferantenkosten und hin zum Management des Reiseverhaltens.“ Je mehr Ihre Mitarbeiter die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens kennen und verstehen, desto mehr Geld wird gespart.

Leider weichen Mitarbeiter in der Hoffnung, günstigere Preise zu finden, manchmal von der Reiserichtlinie ihres Unternehmens ab. Theoretisch mag dies nicht problematisch erscheinen; Mitarbeiter denken vielleicht sogar, dass sie hilfreich sind. Laut einer 2013 von Amadeus, einem globalen Reise- und Tourismusunternehmen, durchgeführten Umfrage hatten 52% der Geschäftsreisenden unbezahlte Reisekosten, weil sie die Reiserichtlinien ihres Unternehmens nicht einhielten. In der Realität zeigt ein Mangel an Compliance oft einen Mangel an Verständnis. Wenn ein Mitarbeiter Ihren Anweisungen nicht folgt, besteht die Gefahr, dass er den Sparplan Ihres Unternehmens verzerrt oder beschädigt. Durch die Einhaltung der Teammitglieder können kleine Unternehmen ihre Reisepläne wirtschaftlich und effizient durchführen. Anstatt zu versuchen, die Kosten der Lieferanten zu kontrollieren, verlagern Unternehmen ihren Fokus auf die Verwaltung der Art und Weise, wie ihre Mitarbeiter ihre Reiserichtlinien befolgen. Der Fokus sollte nicht auf „erheblichen Einsparungen“ liegen; Stattdessen, Unternehmen sollten sich auf „Kostenvermeidung“ konzentrieren.“ Compliance ist jedoch unmöglich, wenn Sie keine flexible Reiserichtlinie erstellen.

3) Flexibilität: Einrichten eines erreichbaren Reiseplans

Während die Einhaltung der Vorschriften durch die Mitarbeiter wichtig ist, müssen kleine Unternehmen dennoch eine offene Kommunikation zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber fördern. Wenn Ihre Mitarbeiter Bedenken äußern oder auf Probleme mit Ihrem Reiseplan hinweisen, ist es Ihre Aufgabe, auf diese Beschwerden zu hören und zu erkennen, wann es vorteilhaft ist, flexibel zu sein. Erfolg erfordert eine offene Kommunikation zwischen Mitarbeitern und dem Arbeitgeber; Sie müssen anpassungsfähig sein und Ihre Vielreisenden unterstützen, wenn Sie ein effizientes und wirtschaftliches System schaffen möchten.

Reisen und Flexibilität gehen Hand in Hand; Für kleine Unternehmen ist es notwendig, bei jedem Schritt des Reiseprozesses eine offene Denkweise zu haben. Laut der Amadeus-Umfrage mussten 51% der Geschäftsreisenden vor Abflug Änderungen (PDF) an ihren Reiseplänen vornehmen, und 22% mussten drei oder mehr Änderungen an ihrer Reiseroute vornehmen. Bei so vielen Änderungen in letzter Minute ist es wichtig, dass kleine Unternehmen mit Änderungen vertraut sind und bereit sind, Änderungen in letzter Minute vorzunehmen. Obwohl beispielsweise vorgeschriebene Richtlinien den Mitarbeitern klare Richtlinien geben und wahrscheinlich die Produktivität verbessern, ist es manchmal nicht realistisch, dass jeder Mitarbeiter identische Richtlinien befolgt – ein Mitglied des oberen Managements hat möglicherweise mehr Flexibilität auf einer Reise als die anderen Mitarbeiter. Manchmal ist es wichtig, flexibel mit Ihren Mitarbeitern umzugehen; Lassen Sie Mandate zu Richtlinien werden, wenn es notwendig ist.

Wenn das Reisesystem Ihres Unternehmens nicht funktioniert, haben Sie keine Angst, es zu ändern! Ein gescheitertes System wird nur zu mehr finanziellen Problemen führen. In kleinen Unternehmen können Sie möglicherweise Feedback von allen Reisenden zu Reiserichtlinien erhalten. Es ist wichtig, dies zu nutzen, damit Sie herausfinden können, was funktioniert und was nicht. Sobald Sie ein funktionierendes System haben, investieren Sie in es – bleiben Sie engagiert und stellen Sie sicher, dass alles wie geplant verläuft.

4) Transparenz: Die Bedeutung der Kommunikation

Arbeitgeber in kleinen Unternehmen müssen nicht nur offen für Verbesserungen der Reiserichtlinien sein, sondern auch offen mit ihren Mitarbeitern über die Zwecke ihrer Geschäftsreiseentscheidungen sprechen. Anfangs scheint Ihr kleines Unternehmen ohne einen klaren und detaillierten Reiseplan gut zu funktionieren. Viele Kleinunternehmer machen den Fehler anzunehmen, dass ihre Mitarbeiter aufgrund ihrer geringen Größe Zugang zu den Reiserichtlinien des Unternehmens haben und diese vollständig verstehen. Wenn Ihr Unternehmen jedoch wächst, kann ein Mangel an Struktur – oder das Fehlen eines Reiseplans insgesamt – zu Verwirrung führen. Wenn Sie keinen Reiseplan haben, den Ihre Mitarbeiter vollständig verstehen, können sich die Dinge schnell auflösen.

Struktur, Klarheit und Transparenz sind notwendig, um vertrauensvolle Beziehungen zu pflegen. Leider
Laut ACTE verfügen 44% der befragten Unternehmen über kein formales System zum Sammeln von Reisefeedback. 42% der Corporate Travel Manager möchten jedoch eine Reisegruppe einrichten, um die Kommunikation zu verbessern. Unterschätzen Sie nicht den Wert der Schaffung einer Beziehung zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern! Wenn alle Mitglieder des Teams die Reiserichtlinien verstehen, ist es einfacher, ein System zu erstellen, das reibungslos funktioniert. Wenn Sie nicht gut mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren, können sie müde, gestresst oder verwirrt werden. Dies kann dazu führen, dass Mitarbeiter während Geschäftsreisen unkonzentriert handeln, was sich auf ihre Interaktionen mit potenziellen Kunden auswirkt.

Verbesserung des Kundenservice

Es ist ein weit verbreitetes Missverständnis, dass es für kleine Unternehmen einfach ist, offene und klare Kommunikationswege zu haben. In Wahrheit ist es für kleine Unternehmen oft schwieriger, ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten – Reiserichtlinien sind in der Regel zu allgemein oder unbefristet. Während größere Unternehmen in der Regel eine formelle Reiserichtlinie haben, die erfahrene Mitarbeiter stärken können, haben Mitarbeiter in kleinen Unternehmen oft kein klares Verständnis der Reiserichtlinie und haben auch nicht die Unterstützung eines großen Netzwerks von Mitarbeitern. Daher ist es für Mitarbeiter in kleinen Unternehmen einfach, die Reiserichtlinien ihres Unternehmens zu ignorieren und unterwegs ihre eigenen Entscheidungen zu treffen.

Kommunikation ist während des Reiseprozesses selbst besonders wichtig. Nachrichten vor, während und nach der Reise sind gute Möglichkeiten, Reisende auf dem Laufenden zu halten. Die Concur Messaging-Kommunikationsplattform bietet Pre-Trip-Messaging, interaktive Karten, Mitarbeiterrouten, Zieldetails und vieles mehr. Diese Tools können Reisenden Informationen und Ratschläge geben, wie sie ihre Reisen effizient und produktiv verwalten können. Ständige Kommunikation hilft dabei, Geschäftsreisen zu organisieren und die Mitarbeiter daran zu erinnern, sich angemessen zu verhalten und konzentriert zu bleiben. Das Commerce-as-a-Service-Unternehmen Deem verfügt außerdem über eine Geschäftsreise-App, mit der Flüge gebucht, Reiserichtlinien angepasst und sogar das Inventar der Fluggesellschaften angezeigt werden können.

Reisebuchung für kleine Unternehmen: Erschwingliche Reisebüros und digitale Lösungen

Kleine Unternehmen haben einige Möglichkeiten, ihre Reisen zu buchen und zu planen.

Viele Unternehmen werden jedoch bei der Buchung strenger; Sie haben bestimmte Buchungstools ausgewählt, die sie als am hilfreichsten empfunden haben.

Restriktive Reiserichtlinien minimieren den Planungsaufwand. Es ist üblich, dass sich Unternehmen nur auf wenige Buchungstools verlassen – selbst Cognizant empfiehlt, dass Sie, wenn Ihr Unternehmen kein Problem hat, nicht „reparieren, was nicht kaputt ist.“ Obwohl es wahr ist, dass Sie eine Reiserichtlinie, die zu funktionieren scheint, nicht demontieren sollten, ist es immer wichtig, billigere Optionen zu erkunden. Dies bedeutet nicht, dass Sie Ihren Reiseplan komplett neu aufteilen sollten – es bedeutet, dass Sie andere Reiselösungen ausprobieren sollten, anstatt sich einfach auf das zu verlassen, was bequem ist. Selbst wenn Ihre Reiserichtlinie zu funktionieren scheint, könnte es vielleicht noch besser funktionieren. Wenn Sie billigere Reisemöglichkeiten ausprobieren, können Sie Ihre Reiserichtlinien an diese Ergebnisse anpassen.

1) Reisebüros

Viele kleine Unternehmen glauben, dass Reisebüros zu teuer sind. Laut der New York Times haben die Agenten jedoch die Nase vorn, wenn Preis und Service von Agenten in einer Studie mit denen von Online-Suchmaschinen verglichen werden. Der Journalist Seth Kugel erklärt, wie die getesteten Agenten „alternative Routen“ vorschlagen konnten, Beratung zu Visa und im Allgemeinen , Gut, menschlicher als ihre Computerkollegen.“ Agenten können Ihrem kleinen Unternehmen helfen, nicht beworbene Preise und Rabatte zu finden, die Suchmaschinen nicht können. Es ist wichtig zu wissen, wie Sie bei der Buchung von Flügen, Hotels, Transportmitteln und mehr Kostenbeschränkungen umgehen können. Reisebüros können Ihrem Unternehmen die zusätzliche Hilfe geben, die es benötigt, um loszulegen.

Ethan Laub, Gründer und CEO von TripScanner, schlägt vor, dass es drei Anzeichen dafür gibt, dass Ihr Unternehmen ein Reisebüro finden sollte. Wenn Ihr Unternehmen …
1) ein komplexes Reisesystem hat
2) häufige Last-Minute-Änderungen an Buchungen vornimmt
3) genug reist, um Lieferantenrabatte auszuhandeln
… dann können Sie von der Hilfe eines Agenten profitieren.

2) Buchung öffnen

Obwohl ein Reisebüro hilfreich ist, wählen viele kleine Unternehmen einen anderen Weg. Dave Johnson, ein Schriftsteller für startupnation.com , glaubt, dass es wichtig ist, alle Ihre Optionen abwägen, anstatt automatisch ein Reisebüro wählen. Open Booking wird zur bevorzugten Reiselösung, da Mitarbeiter ihre eigenen Reisen über ihre bevorzugten Plattformen buchen können – oft direkt von ihrem Smartphone aus. Während Reisebüros möglicherweise „Zugang zu bestimmten Arten von Rabatten und Paketen haben, die … auf eigene Faust schwerer zu finden sind“, schlägt Johnson vor, dass Sie, wenn Sie ein wenig mehr Zeit und Energie aufwenden können, möglicherweise bessere Preise im eigenen Haus finden. Open Booking ist eine komfortable Reiselösung, die das Potenzial hat, die Sichtbarkeit zu verbessern und gleichzeitig die Flexibilität und Freiheit der Mitarbeiter zu erhöhen. Es geht einfach darum, die Vor- und Nachteile abzuwägen und zu entscheiden, ob Ihr Unternehmen die Zeit hat, selbst Geschäfte zu machen, oder ob Hilfe von außen erforderlich ist.

Offene Buchung für kleine Unternehmen: Die Profis

Während es für große Unternehmen oft schwierig ist, verschiedene Reiseansätze auszuprobieren, haben kleine Unternehmen dieses Problem normalerweise nicht; Für kleine Unternehmen ist es einfacher, mit verschiedenen Ansätzen zu experimentieren. Indem Sie alle verfügbaren Reiseoptionen erkunden, kann Ihr kleines Unternehmen herausfinden, welches System am besten funktioniert. Open Booking gibt Ihren Mitarbeitern die Freiheit zu wählen, wie sie ihre Reisen buchen. Dies erhöht nicht nur den Reisekomfort, sondern hilft Ihrem Unternehmen auch dabei, neue Reisetools zu entdecken, von denen Ihr Unternehmen profitieren kann. Diese Methode kann auch dazu beitragen, eine bessere Teamumgebung zu fördern, indem die Mitarbeiter die Kontrolle darüber haben, wie sie reisen. Rita Visser von GBTA kommentiert, dass „Open Booking Reisenden die Möglichkeit gibt, andere Entscheidungen zu treffen“ (PDF). Visser glaubt, dass Open Booking perfekt für Millennials ist, die normalerweise „nicht wissen wollen, wo und was sie buchen sollen.“ Durch die Kontrolle der Mitarbeiter über ihre eigenen Reisen wird das Buchungssystem des Unternehmens flexibler und das kleine Unternehmen hat Raum für Wachstum.

Einige argumentieren auch, dass die offene Buchung die Verwaltung der Reisekosten erleichtert. Kathy Kaden, Associate Director bei Cognizant, kommentiert, dass Open Booking es Reisenden ermöglicht, „Reiserouten an das Managed Travel Program weiterzuleiten, um ein vollständigeres Bild der Reiseausgaben zu erhalten“ (PDF). Reisebestätigungen können automatisch an den Arbeitgeber gesendet werden und somit können Spesenabrechnungen ohne großen Aufwand erstellt werden. Auf diese Weise kann Open Booking Ihrem Unternehmen helfen, Informationen zu konsolidieren, unabhängig davon, wie oder wo Mitarbeiter ihre Reisen buchen. Diese Erhöhung der Reisetransparenz ermöglicht es Ihnen, zu sehen, was Ihre Mitarbeiter ausgeben und wo sie es ausgeben.

Offene Buchung für kleine Unternehmen: Die Nachteile

Als Mitarbeiter gefragt wurden, was sie am meisten an offenen Buchungen interessiert, ergab eine Umfrage von Travel and Transport (PDF), dass Mitarbeiter häufig „Traveler Tracking“ und andere Sicherheitsbedenken erwähnten.“ Dennoch stuften die Befragten diese Bedenken niedriger ein als die Vorteile der offenen Buchung, wie das Einsparpotenzial. Andere Quellen haben herausgefunden, dass offene Buchungen zu einem Preisanstieg von 15 bis 20 Prozent führten (PDF), verglichen mit Mitarbeitern, die innerhalb der Reiserichtlinien ihres Unternehmens buchen. Dieser Preisanstieg wurde hauptsächlich durch „internationale Unternehmensrabatte“ verursacht.“ Diese Sonderrabatte sind nur verfügbar, wenn Sie über Reiseverwaltungsunternehmen buchen, die in Ihrem Namen verhandeln können.

Michael Kubasik von Travel and Transport kommt zu dem Schluss, dass „es wirklich zu früh ist, um zu entscheiden (PDF), ob es Materialeinsparungen gibt““ von Open Booking. Wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, ob Open Booking für Ihr kleines Unternehmen geeignet ist, finden Sie hier weitere wertvolle Informationen.

3) Digitale Lösungen

Es ist nicht notwendig, sich vollständig auf ein Reisebüro oder auf interne Entscheidungsprozesse zu verlassen. Salesforce.com Senior Manager Dorian Stonie kommentiert, dass sie Open Booking „nur dann nutzen, wenn es Sinn macht“ (PDF); Es ist wichtig, flexibel zu sein und andere digitale Lösungen zu erkunden. Als Alternative zu Reisebüros und offenen Buchungen könnte Ihr kleines Unternehmen erwägen, alle oder einen Teil seiner Prozesse auszulagern und digitale Reisemanagementlösungen für erschwingliche Hilfe zu verwenden. Nicht alle digitalen Reisetools sind gleich; einige von ihnen sind einfach mobile Apps oder Websites, die Reiseangebote anbieten können, während andere vollwertige Reise- und Kostenmanagementlösungen sind – angetrieben von KI oder kombiniert KI und Reisebüros. Die folgende Liste mobiler Lösungen kann Ihrem Unternehmen helfen. Welche Reise-Tools Sie wählen, hängt davon ab, was Sie buchen möchten und wie viel Unterstützung Sie benötigen.

Tipps für kleine Geschäftsreisen und häufige Vorurteile: Was Sie möglicherweise verpasst haben

Von der Buchung von Anschlussflügen bis zur Suche nach der günstigsten Reisemethode gibt es viele Möglichkeiten, wie Unternehmen Geld verschwenden, ohne es zu merken. Im Folgenden haben wir eine Liste mit Tipps zusammengestellt, mit denen Ihr Unternehmen einige häufige Reisefehler vermeiden kann.

Häufige Reisefehler

Um solche Reisefehler zu vermeiden, empfehlen wir unsere Vorlage für Reiserichtlinien, mit der Sie eine fokussierte und organisierte Reiserichtlinie erstellen können. Egal, ob Sie ein Reisebüro nutzen oder sich für eine andere Methode entscheiden, diese Tipps helfen Ihnen dabei, Ihr Unternehmen zu einer wirtschaftlichen und effizienten Reisemaschine zu machen.

Jetzt ist es an der Zeit zu entscheiden, welche Ansätze für Sie und Ihr Unternehmen am besten geeignet sind. Wenn Sie wissen möchten, ob eine digitale Lösung für Sie geeignet ist, können Sie hier eine Demo unseres A.I. Travel Assistant, Claire, mit einem unserer Gründer buchen.