Freiwilligenarbeit im Vorstand Ihrer HOA ist eine wichtige Position, die mit viel Verantwortung verbunden ist. Der Vorstand hat die Aufgabe, sicherzustellen, dass die Gemeinschaft gut läuft und den Anforderungen der Regierungsdokumente entspricht. Sie lösen Probleme und Konflikte, verwalten das Gemeindebudget, überwachen Wartungen und Reparaturen und vieles mehr.
Es mag überwältigend erscheinen, ein neues Vorstandsmitglied zu sein, aber jeder nimmt verschiedene Elemente auf und arbeitet zusammen. Um Ihnen einen Hintergrund zu geben, werden wir die allgemeinen Pflichten aller Vorstandsmitglieder durchgehen und aufschlüsseln, was die Beamten der HOA-Boards normalerweise tun.
Allgemeine Verantwortlichkeiten für alle Vorstandsmitglieder
Die wichtigste Verantwortung für die Vorstandsmitglieder ist ihre treuhänderische Verpflichtung. Es ist so wichtig, dass jeder Staat hatgesetze, die ihren HOA-Boards eine treuhänderische Pflicht auferlegen. Bei der Ausübung der Treuhandpflicht geht es nicht um Fähigkeiten, sondern um die Verpflichtung, die Sorge um die Gemeinschaft über Vorurteile, Eigeninteressen oder andere Anforderungen zu stellen. Es bedeutet, dass die Grundlage für alle Entscheidungen informiert werden muss und – was für die Gemeinschaft am besten ist. Es ist weiter in die Sorgfaltspflicht, die Loyalitätspflicht und die Pflicht, im Rahmen der Autorität zu handeln, eingebrochen.
Die Sorgfaltspflicht verlangt von den Entscheidungsträgern, dass sie ihr Bestes geben, wenn sie Entscheidungen für die Gemeinschaft treffen. Es bedeutet, die Due-Diligence zu tun, um eine gut informierte Entscheidung zu treffen. Loyalitätspflicht bedeutet, dass das Mitglied persönliche Interessen beiseite legt (insbesondere Interessenkonflikte vermeidet) und bei Entscheidungen das Wohl der Gemeinschaft an erster Stelle stellt. Schließlich ist eine Pflicht, im Rahmen der Autorität zu handeln, genau das, wonach es klingt – sie müssen die Aufgaben erfüllen, zu denen sie verpflichtet sind, können aber keine Entscheidungen treffen oder Dinge außerhalb ihrer Autorität regulieren.
Die wichtigste Aufgabe eines Vorstandsmitglieds
Um ein gutes Vorstandsmitglied zu sein, muss jeder über die leitenden Dokumente seines Vereins Bescheid wissen (die Erklärung von CC& R’s, die Satzung usw.), und alle staatlichen Gesetze, die gelten. Eine der wichtigsten Aufgaben des Ausschusses wird die Erstellung des Jahreshaushalts sein. Während der Schatzmeister normalerweise die verantwortliche Person ist und den Prozess überwacht, werden wahrscheinlich alle Vorstandsmitglieder an seiner Schaffung und Fertigstellung teilnehmen. Es könnte auch breite Projekte geben, wie ein Hausbesitzer-Handbuch, an dessen Erstellung das gesamte Board zusammenarbeitet.
Nun, da die Grundlagen abgedeckt sind, lassen Sie uns tiefer in die Verantwortlichkeiten der Offiziere eintauchen. Genau, wie manyofficers auf einem Brett sind, schwankt durch Zustandgesetz und HOA-Dokumente, aber die meisten haben apresident, Vizepräsidenten, Schatzmeister und Sekretär.
Präsident
Der Präsident leitet den Vorstand und beaufsichtigt viele seiner Verfahrensaufgaben. Sie leiten die Sitzungen und stellen sicher, dass jeder die Möglichkeit hat, seine Meinung zu äußern, und dass alle erforderlichen Themen behandelt werden. Natürlich sind sie mit den Regierungsdokumenten der HOA sehr versiert und benötigen in der Regel außergewöhnliche Führungs- und Managementfähigkeiten. Darüber hinaus ist der Präsident auch der „CEO“ des Vereins—sieunterschreiben Sie Verträge und andere rechtliche Dokumente sowie die Schecks.
Vizepräsident
Nicht alle Boards haben einen Vizepräsidenten. Wenn Sie einen haben, ist der Vizepräsident in erster Linie dafür verantwortlich, für den Präsidenten einzutreten, wenn der Präsident nicht verfügbar ist. Daher muss der Vizepräsident auch mit allen maßgeblichen Dokumenten sehr vertraut sein, in der Lage sein, Sitzungen durchzuführen und andere Verantwortlichkeiten zu übernehmen. Wenn der Präsident anwesend ist, kann der Vizepräsident eher ein Berater sein, einen der Ausschüsse leiten und andere Aufgaben übernehmen.
Schatzmeister
Der Schatzmeister überwacht die Finanzen der ETA. Sie behandeln und dokumentieren alle eingehenden und ausgehenden Geld—sammeln Gebühren, zahlen Anbieter, Überwachung Investitionen. Der Schatzmeister stellt nicht nur sicher, dass die Organisation finanziell solide ist, sondern dass alle Ausgaben und Einnahmen folgen, was nach den Regierungsdokumenten erlaubt ist. Sie werden in der Regel für die Leitung der jährlichen Budgetplanung verantwortlich sein, obwohl alle Vorstandsmitglieder wahrscheinlich teilnehmen werden. Und wenn eine Prüfung durchgeführt wird, arbeitet der Schatzmeister eng mitder Prüfer. Andere Finanzberichte, wie monatliche oder vierteljährliche Ausgaben, können vom Vorstand angefordert werden, für deren Erstellung der Schatzmeister verantwortlich wäre.
Sekretär
Der Sekretär eines HOA-Vorstands ist der Dokumenten- und Aufzeichnungshalter. Sie sind für das Sitzungsprotokoll und alle Belege verantwortlich, versenden in der Regel Sitzungsmitteilungen und arbeiten mit dem Präsidenten an der Ausarbeitung der Sitzungsagenden. Sie behandeln alle Verband Aufzeichnungen, wie Hausbesitzer Informationen und Wartungsunterlagen. Alle Dokumente müssen für jedes HOA-Mitglied, das dies wünscht, leicht zugänglich sein (innerhalb einiger Grenzen), und die Sekretärin muss sicherstellen, dass die Dateien gut organisiert sind. Der Sekretär ist normalerweise auch dafür verantwortlich, dass die HOA die Anmeldefristen und andere gesetzliche Anforderungen einhält.
Probleme vermeiden
Das häufigste Problem, mit dem ein Boardmitglied konfrontiert ist, ist ein Interessenkonflikt. Es kann schwierig sein, nicht in einige Fallen zu tappen, die tatsächlich Ihre treuhänderische Verantwortung verletzen.
In irgendeiner Weise mit einem Unternehmen oder einer Person verbunden zu sein, die die HOA einstellen kann, ist ein häufiger Interessenkonflikt.Alternativ kann ein Anbieter einen kostenlosen Service anbieten, der für einen neuen Vertrag in Betracht gezogen wird. Einige andere sind Dinge wie ein Lärmproblem, bei dem das Vorstandsmitglied die einzige Person ist, die sich beschwert, oder der Vorstand erwägt, die Vorschriften zum Parken eines Bootes zu ändern, wenn der Vizepräsident einer der Personen ist, die Bootsspeicher betreiben.
Jedes Mal, wenn es einen Konflikt gibt, sollte das Mitglied ihn offenlegen und sich von jeder damit verbundenen Entscheidungsfindung zurückziehen.
Fazit
Es ist zwar viel Arbeit und Verantwortung, in einem HOA-Board zu sein, aber es ist auch die Befriedigung, Ihrer Community wirklich zu helfen, für alle gut zu laufen. Auch wenn Offiziere spezifische Aufgaben haben, werden viele Elemente des Seins ein Vorstandsmitglied durch Teamarbeit getan. Ihr Bestes zu tun, um zu handeln und die besten Entscheidungen nur zum Wohle der Gemeinschaft zu treffen, unter der Anleitung des staatlichen Rechts und der Regierungsdokumente ist das Wichtigste, was Sie tun können, um ein gutes Vorstandsmitglied zu sein.
