Unter den vielen neuen Formen von Unternehmenssoftware, die ihren Weg auf den Markt finden, ist das computergestützte Facility Management (CAFM), das über Facility Management Software verwaltet wird, eines der mysteriösesten und komplexesten – aber es muss nicht sein.
Wofür steht CAFM?
Für einige, die sich fragen: „Über welches Akronym sprechen wir wieder?“ – es kann verwirrend sein, herauszufinden, was CAFM ist und was es von den anderen Arten von Wartungs- und Managementsystemen unterscheidet. Dazu trägt nicht gerade bei, dass die CAFM-Technologie auch unter den Begriffen „Facility Management Software“, „Facility Management Systems“ und „FM“ zusammengefasst wird.“
Es wird manchmal auch synonym mit Computerized Maintenance Management Systems (CMMS), Integrated Workplace Management Systems (IWMS) und Enterprise Asset Management Software (EAM) verwendet. Während es einige Funktionen mit diesen anderen Arten von Software gemeinsam hat, ist CAFM-Software zu einer eigenen Nische der Spezialisierung geworden und bietet etwas andere Funktionen als CMMS, EAM oder IWMS.
Lassen Sie uns also einen kurzen Überblick über die Unterschiede zwischen all diesen Softwaretypen geben, bevor wir uns mit all den großartigen Dingen befassen, die CAFM für Ihr Unternehmen tun kann. CMMS ist die Kernfunktionalität dieser Softwaregruppe. Es konzentriert sich auf die Planung und Verfolgung der Wartung von Assets. EAM ist ein langfristiges Planungssystem, das den Zustand und die Rentabilität von Anlagen während ihres gesamten Lebenszyklus verfolgt und überwacht. IWMS Hauptanliegen sind die Menschen, die in der Einrichtung arbeiten. Computer Aided Facility Management ist vor allem besorgt über die Anlage selbst.
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Was ist CAFM?
Also, was ist CAFM überhaupt und was macht es für Unternehmen? Auf seiner grundlegendsten Ebene, computergestützte Facility-Management-Software wurde entwickelt, um alles für ein Gebäude oder eine Einrichtung zu planen, einschließlich fast aller Aspekte des täglichen Betriebs. Die International Facility Management Association (IFMA) definiert es als die Praxis der Koordination von physischen Arbeitsplätzen und Einrichtungen mit den Menschen und den Operationen dieser Organisation.
Grundsätzlich kombiniert die CAFM-Technologie betriebswirtschaftliche, verhaltenswissenschaftliche, Architektur- und Ingenieurkonzepte, um die Funktionsweise Ihrer Organisation zu optimieren. Es kann hilfreich sein, sich das computergestützte Facility Management als umfassendes Werkzeug für die gewerbliche Einrichtung oder Gebäudewartung mit vielen verschiedenen Facetten und Funktionen vorzustellen.
Informationstechnologie
Information ist der Kern von CAFM. Die Hauptfunktion, die es von früheren Versionen des Facility Managements unterscheidet, besteht darin, dass es CAD-Elemente (Computer Aided Design) und Grafiken in Kombination mit alphanumerischer Datenverarbeitung verwendet.
Wie in vielen anderen Softwarezweigen werden Business Intelligence-Tools und -Funktionen, die die Datenerfassung und -analyse nutzen, im CAFM immer beliebter. Dieser datenzentrierte Geschäftsansatz unterstützt Manager bei der datengesteuerten Entscheidungsfindung, um jedes Element ihres Geschäfts zu verbessern.
CAFM nutzt CAD-Technologie für eine Vielzahl von Funktionen. Zum Beispiel ermöglichen interaktive Grundrisse für Immobilienunternehmen potenziellen Käufern, durch Häuser zu gehen, die noch nicht einmal gebaut sind.
Wartungsmanagement
Ähnlich wie CMMS bietet CAFM Wartungsmanagementfunktionen. Routinemäßige Reparaturen sorgen dafür, dass Anlagen mit maximaler Effizienz arbeiten, und vorbeugende Wartung hält die Kosten viel niedriger als Notfallreparaturen oder sogar Ersatz. Neben der Wartungsplanung und dem Support bieten CAFM-Systeme Asset-Monitoring-Module, mit denen Benutzer den Zustand der Anlagen genau im Auge behalten können.
ManagerPlus bietet Work Order Requests und Wartungsmanagementfunktionen
Andere spezifische Segmente von CAFM—Tools verwenden Daten – insbesondere Echtzeitdaten —, um verschiedene Arten der Wartung zu unterstützen. Zum Beispiel kann es eine umfassende Wartung fördern, z. B. vorbeugende Wartung, Arbeitsaufträge und routinemäßige Wartungsziele, um das Asset Management zu optimieren. Hier wird computergestütztes Facility Management in Verbindung mit CMMS eingesetzt, da CMMS-Systeme im Allgemeinen zur Bewertung verschiedener Wartungsbedürfnisse aufgebaut sind.
Physikalische Gebäudeverwaltung
Eine der beliebtesten und beeindruckendsten Kernfunktionen eines computergestützten Facility-Management-Systems ist seine Ressource für den Umgang mit der tatsächlichen Infrastruktur innerhalb der Einrichtung. Zum Beispiel können viele CAFM-Systeme mit HLK-Geräten, Leuchten und anderer Infrastruktur innerhalb des Gebäudes verbunden werden.
Einige dieser Funktionen ermöglichen die Fernverwaltung, bei der Facility Manager Thermostate einstellen oder Fenster- und Türschlösser aus der Ferne ein- und ausschalten können. Andere bieten automatisierte Zählerablesung und Energieüberwachung, so dass Sie sofort wissen, wenn sich etwas in Ihrer Ressourcennutzung ändert. Dies verbessert die Sicherheit, spart Geld und schont die Umwelt, indem unnötiger Energieverbrauch eingespart wird.
Obwohl die meisten CAFM-Systeme diese beliebten Funktionen bieten, weisen viele Beschreibungen der Anbieter selbst nicht ausdrücklich darauf hin, wie diese Art von Funktionalität einem Unternehmen helfen kann. Zu oft verstecken sie diese wesentlichen Merkmale im Jargon wie „Property Management Services und Energieverbrauch“.“ Sie geben sich nicht immer die Mühe zu erklären, dass CAFM-Lösungen tatsächlich bei der täglichen Planung auf reale und praktische Weise helfen.
Wenn Kunden herausfinden, dass CAFM-Systeme mit dieser Art von Funktionalität ausgestattet werden können, wird es oft mit Begeisterung für sein arbeits- und zeitsparendes Potenzial angenommen. Um einen detaillierten Vergleich der einzelnen Funktionen zu erhalten, lesen Sie unseren Vergleichsbericht, um sie aufzuschlüsseln.
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Floor Plans and Space Management
Eine Definition der Funktion von CAFM aus dem Designing Buildings Wiki ist die „Unterstützung der operativen und strategischen Teile des Facility Managements einschließlich technischer, administrativer und infrastruktureller Aufgaben sowie der strategischen Prozesse, die für Planung und Management erforderlich sind.“ Das mag wie ein breiter Schirm erscheinen, aber das ist beabsichtigt — CAFM kann von einer Reihe von Branchen und Organisationen genutzt werden, weil es so vielseitig ist.
Hippo CMMS bietet Benutzern erweiterte Platzverwaltungsfunktionen zum Verfolgen von Geräten und Maschinenstandorten
Ihr CAFM fungiert als Organisationsdatenbank zum Speichern von Informationen zu Ihren Einrichtungen. Diese Informationen umfassen alles von Energieverbrauch, Konstruktionsdaten, einer Liste von Grundrissen, relevanten Kontaktdaten, Geräten in einer bestimmten Einrichtung, Brand- und Sicherheitsinformationen usw. Anstatt sich auf Papierdateien oder Excel-Tabellen zu verlassen, können Benutzer diese Informationen übersichtlich im CAFM organisieren, wo sie sowohl verwendet als auch gespeichert werden können.
Viele Funktionen von CAFM-Tools sind so konzipiert, dass sie beim Flächenmanagement und bei der Ressourcenzuweisung helfen. Einige davon betreffen, wo verschiedene Vermögenswerte in einer Anlage platziert werden. Andere Aspekte betrachten, wie man den Raum innerhalb jedes Raumes verwendet oder wie man Handels- oder industrielle Prozesse innerhalb einer Anlage auslegt. Einige davon betreffen das Workforce Management. Im Allgemeinen kennzeichnen Facility Manager einen Raum für eine bestimmte Verwendung und verwenden das CAFM, um diese Verwendung im Detail zu orchestrieren.
Leasing und Immobilienmanagement
Weitere Aspekte des computergestützten Facility Managements befassen sich mit der Immobilienverwaltung, einschließlich Leasing, um die geschäftliche Nutzung von Gewerbeimmobilien zu optimieren. Von täglichen Aktivitäten wie Raumplanung oder Konferenzbuchung bis hin zum langfristigen Mietmanagement kann die richtige CAFM-Software branchenspezifische Tools für die Immobilienverwaltung bieten.
Administrative Unterstützung
CAFM konzentriert sich auch nicht ausschließlich auf die heruntergekommenen physischen Einrichtungen und Vermögenswerte. Die Facility-Management-Software bietet eine Reihe von administrativen Supportfunktionen, mit denen auch das Büropersonal rationalisiert werden kann.
Benutzer können auch Paket- und Materialverfolgungsfunktionen verwenden, um ein wachsames Auge auf alles zu haben, was in oder aus Ihrer Einrichtung herausgeht. Ob Einkauf und Beschaffung, Prüfpfade, Gefahrguttransporte oder Sendungen und Lieferungen – mit dem computergestützten Facility Management können Sie es sicher und nahtlos verwalten.
Sie können CAFM sogar zur Verwaltung Ihrer Humanressourcen verwenden. Viele CAFM-Systeme bieten eine Verkehrsverfolgungsfunktion, um Besucher zu protokollieren und Formularvorlagen für Auftragnehmer zu erstellen, um sicherzustellen, dass jeder, der sich in Ihrer Einrichtung befindet, dort sein soll! Dies hat den zusätzlichen Vorteil, dass die Sicherheit für Ihr Unternehmen ohne zusätzliche Kosten erhöht wird.
Lifecycle Management
Ein Hauptziel von CAFM ist es, Managern dabei zu helfen, sicherzustellen, dass die Assets ihres Unternehmens während des gesamten Asset-Lebenszyklus auf die kostengünstigste Weise vollständig genutzt werden.
Einige Funktionen von CAFM-Systemen helfen Entscheidungsträgern, langfristige Bedürfnisse zu berücksichtigen, z. B. die Planung von Kapitalverbesserungen. Da die CAFM-Plattform nicht nur das Gebäude, sondern alles darin abdeckt, können Administratoren sie als Roadmap für alle Arten von Asset Management und prädiktiver Planung verwenden. Dies kann helfen, Geld zu sparen und den Anlagenbetrieb effizienter zu gestalten.
iMaint bietet umfassende asset tracking funktionen
Computer-aided facility management software ist verwendet in eine breite palette von branchen für viele verschiedene zwecke. Einige der spezifischen Tools und Funktionen hängen von der Branche des Kunden ab und davon, welche Arten von Assets in der Einrichtung arbeiten. Unternehmen in vielen verschiedenen Bereichen verwenden computergestützte Facility-Management-Systeme, um die Gesamtnutzung einer Geschäftseinrichtung effektiv zu steuern und ihr Asset-Management ernsthaft zu verbessern.
Weitere Überlegungen
Bevor Sie mit dem Shortlisting-Prozess beginnen, sollten Sie einige andere wichtige Elemente von CAFM verstehen:
Bereitstellung
Die Bereitstellung einer Software hat erhebliche Auswirkungen auf die Organisation, die sie implementiert, wenn nicht unbedingt auf den Endbenutzer. Software kann auf drei Arten bereitgestellt werden: on-Premise, über das Web oder die Cloud oder als Hybrid aus diesen.
On-Premise-Software wird von Hardware vor Ort gehostet. Diese Hardware erfordert normalerweise ein umfangreiches IT-Team zur Wartung und Fehlerbehebung sowie den physischen Speicherplatz für sie. On-Premise-Software-Anbieter berechnen in der Regel eine einmalige Gebühr pro Benutzerlizenz, die steil sein kann – aber sobald es bezahlt ist, sind Sie gut zu gehen und können Benutzer wechseln, wenn Sie dies wünschen.
On-Premise bietet auch mehr Optionen für die Anpassung, da Sie fast die vollständige Kontrolle über das Programm haben. Diese fast vollständige Kontrolle bedeutet, dass Ihre Daten nicht zu einem externen Server hin und her wandern, wo sie anfällig für Hacking sind — aber Sie sind auch für Ihre eigene Cybersicherheit verantwortlich.
Cloud-basierte Bereitstellung ist in der Regel billiger als vor Ort, da eine monatliche Gebühr pro Benutzer erhoben wird, die Kosten können sich jedoch schnell erhöhen. Die Anpassung eines webbasierten Systems kann kostspielig werden. Webbasiert ist jedoch agil und von jedem Benutzerportal mit Internetverbindung aus zugänglich, was es für viele Unternehmen zu einer leichten und praktischen Lösung macht.
Da die Verantwortung für die Datensicherheit bei dieser Bereitstellungsmethode beim Anbieter liegt, bieten die meisten einige der umfassendsten Sicherheitsoptionen auf dem Markt für die Daten ihrer Kunden. Davon abgesehen sagen 62 Prozent der IT-Experten immer noch, dass die On-Premise-Sicherheit stärker ist als die Cloud-Sicherheit.
Hybrid ist, wie der Name schon sagt, eine Kombination der beiden Formate. Dies kann viele verschiedene Formen annehmen und ist einzigartig für verschiedene Branchen. Es beinhaltet in der Regel die Möglichkeit, von On-Premise zu Cloud-basiert zu wechseln, wenn sich die Bedürfnisse der Benutzer ändern — zum Beispiel ein On-Premise-Netzwerk, das durch mobile Apps für mobile Techniker ergänzt wird.
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Fazit
Computergestütztes Facility Management bietet den zukunftsorientierten Organisationen, die es nutzen, alle Arten von Vorteilen. Hoffentlich haben Sie jetzt ein umfassenderes Verständnis der Vorteile und Funktionen der CAFM-Software. Wenn Sie einige Anbieter vergleichen möchten, vergessen Sie nicht, unseren CAFM-Systemvergleich zu lesen, um auf dem richtigen Weg zu sein.
