Zielgruppenanalyse für technische Dokumente

Lernergebnisse

• Entwickeln Sie professionelle / technische Dokumente mit einem klaren Ethikbewusstsein.
• Erkennen und diskutieren Sie wichtige Elemente, wie Kultur die Kommunikation in kollaborativen Arbeitsplätzen beeinflusst.
• Veranschaulichen und analysieren Sie das Publikum, während Sie verschiedene professionelle / technische Dokumente mit einem ausgeklügelten Bewusstsein für das Publikum als Leser und Autor erstellen.
• Demonstrieren Sie das Publikum und das rhetorische Bewusstsein im visuellen Design, während Sie professionelle / technische Dokumente erstellen, um ein angemessenes Publikum visuell anzusprechen.

Ein entscheidender Teil des Erreichens eines Zwecks beim Schreiben technischer Dokumente besteht darin, die Bedürfnisse und den Kenntnisstand Ihres Publikums zu berücksichtigen. Ungenaue Annahmen über das Publikum führen zu Fehlern beim technischen Schreiben, nicht nur im Design, sondern auch bei ethisch und kulturell bewussten Inhalten. Für einfache, routinemäßige Nachrichten ist es nicht erforderlich, Ihre Zielgruppe eingehend zu analysieren. Bei komplexen oder hochtechnischen Nachrichten erhöht es jedoch die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Übertragung, wenn Sie sich die Zeit nehmen, die Bedürfnisse und die Wissensbasis Ihres Publikums zu analysieren.

Analyse der Bedürfnisse Ihres Publikums

Hier sind einige wichtige Fragen, die Sie stellen sollten, wenn Sie die Bedürfnisse der Leser während Ihrer Vorbereitung ermitteln:

1. Wer ist eigentlich Ihr Leser? Gibt es mehrere Leser?
2. Was wissen Ihre Leser bereits über das Thema?
3. Müssen Sie Ihre Nachricht für internationale Leser ändern? Gibt es kulturelle Probleme, die Sie angehen oder vermeiden müssen?

Als Schriftsteller besteht Ihre wichtigste Verantwortung darin, zu bestimmen, wer Ihr Publikum ausmacht. Sie sollten Ihr Publikum während des gesamten Schreibprozesses analysieren. Sie können eine legitim genaue Darstellung Ihres Publikums erstellen, indem Sie sich vor und während des Schreibens wichtige Fragen stellen. Beispiele für diese Fragen finden Sie in Tabelle 1.

Sobald Sie Ihr Publikum identifiziert haben, entscheiden Sie, wie Sie die besten Ergebnisse aus Ihrer Kommunikation erzielen, indem Sie das Wissen, die Fähigkeiten und die Interessen Ihres Publikums bestimmen. Siehe kursspezifische Vorschläge und Abbildung 1, um zu sehen, wie eine bestimmte Zielgruppe mit einer allgemeineren verglichen wird.

ENC 2210 -Tech Writing for the Health Sciences

Während es für einen Arzt akzeptabel sein könnte, seinen Patienten wegen seines Exanthems an einen Spezialisten zu überweisen, ist es wahrscheinlicher, dass dieser Patient den Begriff „Hautausschlag“ versteht. Als Schriftsteller im medizinischen Bereich kann die Wichtigkeit, angemessen für Ihr Publikum zu schreiben, lebensrettend sein, und es wird für Sie weitaus weniger stressig sein, kein medizinisches Wörterbuch zur Hand zu haben, nur um zu entschlüsseln, was ihnen weh tut.

ENC 3246 – Kommunikation für Ingenieure

Als Ingenieur müssen Sie wahrscheinlich mit mehreren verschiedenen Zielgruppen kommunizieren und möglicherweise alle in einem Dokument. Wenn Sie beispielsweise einen technischen Bericht über Ihr jüngstes Projekt erstellen, interessiert sich der Firmenpräsident mehr für die Zusammenfassung und die Finanzberichterstattung, während andere Experten mehr an den technischen Details des Projekts interessiert sind und Sie leicht mit ihnen kommunizieren können Diagramme, mathematische Ausdrücke und Fachbegriffe. Beide Zielgruppen lesen das gesamte Dokument, aber wenn Sie diese Bereiche auf jede Gruppe konzentrieren, können Sie Ihren Zweck effizienter und effektiver erreichen.

ENC 3250 – Professionelles Schreiben

Irgendwann haben Sie wahrscheinlich Anweisungen erhalten, wie Sie eine Aufgabe erledigen oder etwas zusammenstellen, und sich gefragt, was genau Sie tun sollen. Sie wissen, dass es auf Englisch ist, aber es macht einfach keinen Sinn. Professionelle Autoren konnen Anweisungen von technischen Experten anpassen, um von einem allgemeinen Publikum verstanden zu werden. Viele Produkte, die heute gekauft werden, erfordern eine Art Montage. Sie können leicht erkennen, welche Unternehmen Geld in die Einstellung qualifizierter professioneller Autoren investiert haben, indem Sie die Anweisungen mühelos befolgen.

Kennen sich Ihre Leser mit dem Thema aus oder haben sie den gleichen Hintergrund und die gleiche Vertrautheit mit dem Thema wie Sie, oder sind sie Laien, die mit der Technologie oder dem Prozess, über den Sie schreiben, nicht vertraut sind? Je weniger Ihr Publikum über das Thema weiß, desto weniger technisch sollte Ihr Dokument sein und alle Begriffe sollten klar definiert sein. Wenn es sich bei Ihrem Publikum um eine Gruppe von Personen mit unterschiedlichem Wissen handelt oder Sie Ihr unmittelbares Publikum nicht kennen, müssen Sie möglicherweise eine fundierte Vermutung über Bedürfnisse und Interessen anstellen. In diesem Fall sollten Sie auf der Seite der Vorsicht irren, indem Sie alle Prozesse und Begriffe, die verwirrend sein könnten, klar definieren.

Primäre, sekundäre und versteckte Zielgruppen

Primäre Zielgruppen sind diejenigen, die die Kommunikation direkt erhalten und auch als Zielgruppe bezeichnet werden. Die Person ist in der Regel auch der Entscheidungsträger. Sekundäre Zielgruppen sind diejenigen Leser, die nicht der primäre Adressat sind, aber immer noch als Betrachter enthalten sind. Abbildung 2 zeigt ein Beispiel für eine primäre und sekundäre Zielgruppe. Dieses typische Geschäftsnotiz wird direkt an Stan Jobs gesendet, der das Haupt- oder Primärpublikum ist. Linda Smith, die Absenderin, hat ebenfalls beschlossen, George Jones eine Kopie dieser Nachricht zu senden, wie in der CC-Zeile des Memos gezeigt.

Ein verstecktes Publikum sind alle, die außerhalb der primären und sekundären Zuordnung fallen. Dies kann jemand sein, der ein gemeinsames Interesse entweder mit dem primären oder sekundären teilt oder nur ein indirekter Empfänger Ihres Dokuments ist. Nehmen wir an, es ist gängige Praxis bei The Green Bean Company, alle neuen Richtlinien in einem gemeinsamen Bereich zu veröffentlichen. Alle Mitarbeiter und diejenigen, die das gepostete Memo sehen, werden als verstecktes Publikum betrachtet. Sie werden nicht speziell in der Memo-Überschrift erwähnt, aber wenn Sie wissen, dass das Dokument veröffentlicht wird, würden sie sicher eine Sprache verwenden, die auch von diesem versteckten Publikum verstanden wird.

Verzerrungsfreie Sprache verwenden

Technologie hat nicht nur unser Leben einfacher gemacht, sondern auch unsere Welt näher zusammengebracht und sie für Geschäfte auf globaler Ebene zugänglich gemacht. Achten Sie beim Anpassen einer Nachricht an Ihre Zielgruppe darauf, eine Sprache zu verwenden, die sowohl unvoreingenommen als auch sensibel ist. Seien Sie vorsichtig mit Ausdrücken, die in Bezug auf Geschlecht, Rasse, ethnische Zugehörigkeit, Alter und Behinderung voreingenommen sein können. Vermeiden Sie die Verwendung von Redewendungen und Phrasen, da diese in anderen Kulturen oft verwirrend oder beleidigend sind.