11 errores que cometen los freelancers con los contratos de diseño

Si quieres que te tomen en serio como freelancer, necesitas contratos de hierro que te protejan a ti y a tu trabajo. No solo es un contrato sensato bueno para garantizar que su negocio continúe, sino que envía un mensaje claro a los clientes potenciales:

«Soy un profesional en mi campo y soy proactivo sobre los altibajos de dirigir un negocio de diseño.»

Un contrato no tiene que ser complicado, pero sí tiene que cubrir lo básico. También debe evitar términos incómodos, poco claros o de aficionados que pueden volver a atormentarte en el futuro. Estos son los errores más comunes que se observan en los contratos de freelance de hoy en día. Evítelos y verá mejores resultados en la comunicación con el cliente, los flujos de trabajo y los procedimientos de facturación.

Después de trabajar con miles de freelancers usando contratos de Bonsai, nuestro equipo descubrió los errores más grandes que debe evitar al crear sus contratos.

Error # 1: Solo mencionando entregables

Tu cliente probablemente te contrató en función de lo que pensaban que podías hacer. Si bien un argumento de venta efectivo generalmente implica al menos una promesa, puede ser peligroso incluir demasiadas garantías orientadas a objetivos en su contrato. La pérdida de alcance es una consecuencia común de cobrar a los clientes por «lo que obtienen» en lugar de «lo que haces.»

A medida que alcanzas hitos en un proyecto, es posible que tengas que ajustar los objetivos para mantenerte en el buen camino, mantener tus horas facturables bajo control y mantener tu valor para el cliente. Un buen contrato incorporará los pasos del proceso, las revisiones, los informes y las sesiones de retroalimentación, y fijará el precio de esas cosas en consecuencia. Complete sus promesas con un lenguaje que explique lo que necesitará para hacer su trabajo y permita espacio o ajustes si el cliente no puede proporcionar su parte del trato.

Error #2: No ofrece ninguna opción adicional

Dado que el aumento de alcance es una amenaza muy real para la rentabilidad de los freelance, es mejor emplear una segunda estrategia para detenerlo antes de que comience. Muchos clientes terminan necesitando a sus diseñadores más de lo previsto (en lugar de menos), por lo que debe trabajar un lenguaje en su contrato que lo permita.

Asegúrese de escribir su costo para trabajar más allá del alcance original del proyecto, ya sea un plan de facturación por hora o una tarifa diaria. Reconoce que probablemente te pedirán que trabajes más y evites conversaciones incómodas al incluir todos los escenarios posibles en tu contrato original.

Error # 3: No pedir pago

Si bien las opciones de facturación de freelance de hoy en día simplifican la solicitud de pago, hay mejores formas de cobrar. Una es incluir la opción de pago por adelantado en su contrato. Esto es especialmente inteligente para trabajar con clientes primerizos no probados que no han demostrado un historial de compensación oportuna. (No tener reputación puede ser tan incompleto como ganar una pobre.) Dé a su nuevo cliente la oportunidad de ahorrar un poco—5% o algo así—en el precio total de su proyecto poniendo la mitad del costo del proyecto por adelantado.

Error # 4: No cobrar cargos por retraso

Nos gusta creer que todos nuestros clientes son del más alto calibre. ¿Por qué no pagarían a tiempo?

Bueno, incluso excelentes empresas por defecto. Obligue a que sus proyectos reciban el pago primero con la inclusión de una multa por pagos atrasados o devueltos. Esto no solo le brinda un recurso en el raro caso de falta de pago, sino que los malos clientes generalmente huirán antes de que usted los firme.

Error # 5: Dándoles demasiado tiempo para pagar

Junto con la sabia práctica de incluir cargos por pagos atrasados, la mayoría de los freelancers exitosos han acortado sus ventanas de pago. Muchos productos de software de contabilidad populares tienen términos net 30 por defecto, pero no hay reglas que digan que no puedes pedir dinero antes.

De hecho, la reciente Ley Freelance Isn’t Free, que entró en vigor en Nueva York, establece que 30 días es el tiempo que un cliente puede tardar en pagar a sus freelancers si un contrato no especifica una fecha de vencimiento. Aproveche esta tendencia apuntando a un objetivo de cuentas por cobrar más corto; 7-10 días hábiles es un requisito aceptable para los clientes de pequeñas empresas.

Error # 6: Al no usar hitos

Al dividir tu contrato en trozos mensurables, estás creando lo que la industria denomina «hitos».»Los hitos pueden parecer un paso adicional en su flujo de trabajo, pero en realidad benefician a los freelancers, especialmente cuando se abordan en la fase de contrato de la asociación.

Al hacerle saber al cliente qué trabajo se realizará (y cuándo), le está dando respuestas a sus preguntas incluso antes de que lo hagan. Reduce los correos electrónicos de ida y vuelta, la microgestión y los juegos de adivinanzas. También les muestra que usted es un profesional competente en la gestión de proyectos. Los clientes también son menos propensos a cuestionar el ROI cuando pueden ver lo que obtendrán desde el primer momento.

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Error # 7: Ser demasiado generoso con los derechos

No es raro que los clientes exijan que todo el trabajo en un proyecto de diseño sea «trabajo por contrata».»Esto esencialmente otorga al cliente todos los derechos sobre su proyecto terminado para que pueda usarlo como quiera, para siempre y con o sin crédito para usted. Si bien esto puede ser común, no es una regla. Puede optar por otorgar los derechos que considere apropiados para su trabajo. Sin embargo,

Los precios deben reflejar su elección. Cuantos más derechos conceda a los clientes, más tendrá que cobrar. También debe recordar que su investigación, notas y documentación de apoyo son suyos para guardar y separar de los archivos finales del proyecto entregados como parte del trabajo completado.

(Nota: La infracción de derechos de autor ocurre cuando alguien reclama tu trabajo para sí mismo. Asegúrese de abordar esta queja común en su contrato. Si está cediendo todos los derechos de su obra, comprenda que ya no tendrá los derechos de autor de esa obra.)

Error # 8: Compartir tu proceso

Si estás siendo contratado para un trabajo de diseño, hay algo en ti que el cliente adora. Es esencial completarlos con cosas como hitos y entregables, pero no regales la receta para tu éxito antes de hacer el trabajo.

Hay muchas historias de terror de diseñadores que compartieron exactamente lo que harían, solo para que un prospecto aplique esos métodos propietarios para que los use el talento interno o un freelancer más barato. Incluso cuando estás trabajando activamente para un cliente, no tienes ningún requisito para divulgar cómo haces tu trabajo.

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Error # 9: Comprometerse demasiado con sus procesos de trabajo

Por otro lado, la precaución es la importancia de conocer su lugar como contratista. Dado que no es un empleado, no está recibiendo muchos de los beneficios y tampoco está sujeto a ciertos requisitos de flujo de trabajo. Si un cliente insiste en que trabaje un número determinado de horas, a una hora determinada, y en una supervisión muy estricta de los procesos requeridos, esto tiene la sensación de una estructura de empleados.

Manténgase firme desde el primer borrador del contrato explicando cómo hará su trabajo en sus términos y al mismo tiempo adaptando ciertos procesos que el cliente requiere.

Error #10: Aceptar la exclusividad

Si eres un profesional, es probable que hayas aprendido lo importante que es la privacidad del cliente. No es irrazonable esperar que mantenga todo lo aprendido sobre un cliente en secreto. Al reconocer en un contrato que se puede esperar que mantenga confidencial toda la información propietaria, puede mantener la puerta abierta para trabajar con varias empresas dentro del mismo nicho. Si un prospecto insiste en que trabajes para ellos, y solo para ellos, debería costarles dinero. Mucho.

Error #11: Desestimar impuestos y tarifas

Aunque no debe explicar exactamente cómo valora sus servicios, es importante tener en cuenta el costo de hacer negocios desde el principio. Los trabajadores independientes están sujetos a pagar sus propios impuestos de Seguro Social y Medicare (también conocidos como el «impuesto al trabajo por cuenta propia»), y no prepararse con anticipación puede causar una crisis financiera en el momento de la presentación de impuestos. Obtenga una idea de sus verdaderos gastos y añádalos a los precios de cualquier plan de servicio.

¿Parece que hay muchos errores que cometer con un contrato? Asegúrese. Pero solo se necesita un buen contrato para establecer el tono para el éxito continuo. Una vez que haya creado un documento sin errores, guárdelo. Las plantillas de contrato son una práctica común para los mejores diseñadores, y podrá volver a trabajar esta versión ganadora una y otra vez para garantizar un futuro muy brillante en el diseño.