20 Herramientas de Gestión de Proyectos Para Agencias de Marketing en 2021

Puede esbozar perfectamente las tareas, los hitos principales y el cronograma para cada proyecto, pero al final, suceden cosas: los clientes no envían la información que necesita, un empleado clave sale por la puerta, aparece un problema técnico que requiere que reconsidere el enfoque.

Esto puede salirse de control cuando todo el mundo simplemente se refiere a una hoja de cálculo codificada por colores y responde a un hilo de correo electrónico confuso.

Según el Informe de Crecimiento de Agencias de Marketing 2018, la falta de un sistema de gestión de proyectos ha sido uno de los mayores puntos débiles para las agencias. Las agencias se enfrentan a desafíos de crecimiento diarios por no poder administrar su tiempo y sus proyectos de manera eficiente. Aproximadamente el 20% de ellos nunca han utilizado software de gestión de proyectos hasta la fecha.

Y las consecuencias pueden ser estresantes: el 43% de las agencias no encuentran suficiente tiempo libre para concentrarse en tareas administrativas como personal, incorporación de clientes, nuevas inversiones comerciales, etc. el 29% de las agencias experimentan dificultades para mantener los flujos de efectivo y el 35% de las agencias enfrentan problemas de contratación y gestión de talentos.

Las prácticas ineficientes de gestión del tiempo han impedido que el 55% de las agencias aumenten sus esfuerzos de ventas y marketing, el 24% de ellas enfrentaron desafíos de diferenciación en el mercado y la falta de procesos u organización ha impedido que el 18% de las agencias retengan clientes. Es por eso que muchas agencias invierten en software de gestión de proyectos y las mejores aplicaciones para sus servicios.

Necesitan una interfaz fácil de usar para realizar un seguimiento de los plazos, las tareas, el tiempo y los presupuestos. Necesitan algo que la gente realmente quiera usar a diario. Y cada agencia es diferente, lo que significa que cada agencia necesita un tipo diferente de sistema de gestión de proyectos.

10 Preguntas para Hacer Antes de Invertir en un Sistema de Gestión de Proyectos

Hemos recopilado una lista de algunas de las principales plataformas que se hacen pensando en las agencias. Al revisar esta lista, debe considerar:

1) ¿Es la escalabilidad un problema clave?

¿Su agencia está creciendo rápidamente y desea que crezca aún más rápido? ¿Pueden las herramientas escalar con usted?

2) Es fácil de usar?

¿Le gustaría a su personal usar la interfaz para programar proyectos, hacer un seguimiento de su tiempo y mantenerse al día sobre el estado de un cliente?

3) ¿Es flexible?

¿Cómo se integra la herramienta con otros programas que utiliza su agencia? ¿Desea que el software funcione con sus procesos de facturación, software de seguimiento de tiempo, CRM o herramienta de automatización de marketing?

4) ¿proporciona suficiente personalización?

¿Qué informes y características necesita absolutamente, y el software le permite convertirlos en el foco de su experiencia? ¿Necesita colaborar con los clientes desde la plataforma? ¿Quieres que la marca de tu agencia aparezca en la vista del cliente?

5) ¿Qué características realmente importan?

Hay sistemas de gestión de proyectos que vienen cargados con todo lo que podrías querer usar y hay aquellos que se enfocan en hacer una sola cosa realmente bien. ¿Qué necesita realmente su agencia para facilitar la gestión de los proyectos?

6) ¿Cómo utilizarán sus clientes la herramienta?

¿El sistema de gestión de proyectos será fácil de navegar para los clientes? ¿Qué niveles de permisos se pueden personalizar? ¿Hay opciones para mantener cierta comunicación privada y otra pública? Si sus clientes son usuarios de Microsoft, ¿el producto se verá igual de bien en Internet Explorer?

7) ¿Necesita integración de correo electrónico?

¿Ha probado otros sistemas de gestión de proyectos y las personas siguen eludiendo el sistema? Considere si necesita algo que los empleados puedan usar dentro de su cliente de correo electrónico.

8) ¿Sus empleados necesitan usarlo sobre la marcha?

¿El producto ofrece una aplicación para iPhone o Android? ¿Qué funciones de trabajo remoto lo hacen invaluable para un personal de trabajo remoto o equipos en varias oficinas diferentes?

9) ¿Necesita apoyo y capacitación?

Una herramienta más compleja y personalizable puede requerir configuración, capacitación y soporte continuo. ¿Cuál es la reputación de servicio al cliente de la empresa? ¿Qué días de la semana y horas están disponibles los miembros de su equipo para recibir ayuda y orientación?

10) ¿Cuál es el objetivo de utilizar un sistema de gestión de proyectos?

¿Desea optimizar los procesos? Mejorar la eficiencia y la rentabilidad? ¿Le dará la herramienta una mejor visión de los tipos de clientes y proyectos que desea perseguir? ¿Le ayudará a entregar un producto de mayor calidad? Considere los objetivos y cómo puede rastrear el retorno de su inversión.

20 Sistemas de Gestión de Proyectos de Agencias de Marketing a considerar

Si está buscando un nuevo software de gestión de proyectos o está buscando implementar su primera herramienta, consulte estas opciones:

1) Campamento Base

Basecamp es la opción de referencia para muchas agencias que buscan una gestión de tareas y comunicación simple y fácil de usar que simplemente funcione.

Las características incluyen:

• Asignar tareas pendientes a una o varias personas
• Tableros de mensajes para discutir un proyecto o idea
• Función de chat para comunicarse con los miembros del equipo
• Informes para comprender mejor la capacidad y los proyectos de un equipo
• Pantalla separada para administrar proyectos con un cliente

Precio: $99 / mes con todas las funciones para toda la empresa

2) Workamajig

Workamajig reúne a los departamentos de contabilidad, gestión de clientes, nuevos negocios, creatividad, medios, tráfico y producción y sus tareas en una plataforma de software de colaboración.

Las características incluyen:

• Integración con STRATA y SmartPlus para facturación de medios
• Capacidad de ver todos los prospectos en el canal de una agencia con un widget de oportunidad
• Crea informes de antigüedad de cuentas por cobrar
• Plantillas para una estimación precisa
• Capacidad de ver la disponibilidad general del equipo para la planificación de recursos
• Rastrea proyectos por retenedores

Precio: $50 / mes / usuario para un máximo de 5 usuarios, $38/mes/usuario para un máximo de 10 usuarios, 3 34/mes/usuario para un máximo de 50 usuarios, 3 32/mes/usuario para más de 50 usuarios

3) nTask

nTask ofrece una amplia variedad de funciones y opciones de personalización para adaptarse a la forma en que trabaja su equipo. Por ejemplo, recientemente introdujeron una experiencia de usuario de diagrama de Gantt interactivo donde todo se puede personalizar según los requisitos del usuario.

Además, nTask incluye todas las herramientas típicas de gestión de proyectos, como: seguimiento del tiempo, tareas recurrentes, notificaciones, recordatorios y colaboración

Características clave:

• Gestión de calendario
• Seguimiento de horas y hojas de tiempo
• Crear tareas recurrentes relacionadas con el día de la semana, el mes o cualquier tramo de tiempo específico
• Control de proceso de aprobación del administrador
• Gestión de presupuesto y recursos
• Crear y administrar tareas en varios niveles de equipo
• Gestión de equipos

Precios:

La versión básica se presenta de forma gratuita. El Plan Premium y el Plan de negocios aumentan de $2.99 a 7 7.99 por usuario/ mes.

4) Punto de función

FunctionPoint proporciona herramientas para múltiples departamentos, incluidos nuevos negocios, contabilidad, servicios al cliente, tráfico y creatividad.

Las características incluyen:

• Flujos de trabajo de aprobaciones y uso compartido de archivos
• Programación y asignación de tareas y gestión de cargas de trabajo individuales
• Informes financieros y facturación
• Panel de tareas y proyectos para comprender los plazos y la rentabilidad de los proyectos

Precio: subscribe 34/usuario / mes

5) 10,000 Planes ft

10,000 ft es una herramienta de planificación y gestión de proyectos visualmente agradable con una interfaz interactiva. La compañía también ofrece un programa de software de colaboración en diseño que tiene herramientas integradas de pensamiento de diseño y una forma de recopilar datos y análisis para presentar la justificación del diseño a los clientes.

Las características incluyen:

• Interfaz Drap-and-drop que permite a los gerentes ajustar los plazos y los proyectos en función de las necesidades cambiantes
• El panel permite a los gerentes ver el estado de cada proyecto en función del tiempo, las tarifas y los gastos
• Informes visuales para ver el panorama general de cómo los equipos, los clientes y los proyectos están haciendo frente a los objetivos

Precio: $10 / usuario / mes para Básico, 2 20/usuario/mes para capacidades de integración y requisitos de TI adicionales, $45/usuario / mes para un administrador de cuentas dedicado

6) Proyectos de trabajo en equipo

El trabajo en equipo es una herramienta de gestión de proyectos en equipo que se especializa en reunir a trabajadores remotos. (Divulgación: El trabajo en equipo es un socio de integración de HubSpot.)

Las características incluyen:

• Navegación personalizable para mostrar lo que más importa a los equipos
• Gráfico de Ganntt para visualizar hitos y una interfaz de drap-and-drop para cambiar las líneas de tiempo del proyecto
• Mensajería privada para individuos o un grupo e integración de correo electrónico
• Seleccione ciertos detalles del proyecto para que sean privados
• Actualizaciones de estado de los miembros del equipo para que los equipos remotos y flexibles conozcan los horarios de los demás

Precio: Gratis para 2-5 usuarios, 9 9/mes/usuario para 5-100 usuarios, empresas más grandes póngase en contacto con la empresa

7) iMeet Central

iMeet Central (anteriormente Escritorio Central) es una herramienta de colaboración basada en línea que ayuda a toda la agencia a mantenerse en la tarea e informada del estado de un proyecto.

Las características incluyen:

• Tablero de moodboard en línea para compartir inspiración entre creativos
• Flujos de trabajo personalizables que asignarán automáticamente tareas
• Función de reuniones para programar eventos, cargar notas y compartir documentos
• Capacidad de hacer que ciertos archivos y carpetas solo sean visibles para los empleados de la agencia
• Sistema centralizado de comentarios que organiza los comentarios y muestra quién ha revisado, aprobado o ignorado el aviso

Precio: Projects 45/usuario/mes para Marketers + Agencias, 2 25/usuario/mes para Enterprise

8) Proyectos Zoho

Zoho proporciona herramientas para una variedad de funciones comerciales diferentes, incluidas finanzas, recursos humanos, ventas y marketing, y gestión de proyectos. La herramienta de proyectos de Zoho proporciona a los equipos de agencias una forma sencilla de gestionar la comunicación y hacer un seguimiento del progreso.

Las características incluyen:

• Los empleados registran horas facturables y no facturables
• Capacidad para ver el tiempo real en comparación con el tiempo de proyecto que llevó completar hitos específicos
• Integración con Google Apps para una colaboración más eficiente
• Salas de chat de proyectos que pueden ser públicas o privadas

Precio: Gratis para un proyecto, 2 25/mes para 20 proyectos, 5 50/mes para 50 proyectos, projects 100/mes para proyectos ilimitados

9) WorkflowMax

WorkflowMax es un sistema de gestión de proyectos con todas las funciones que proporciona a las agencias la capacidad de administrar también las finanzas y la facturación, los clientes potenciales y las ventas, y la productividad. (WorkflowMax es un socio de integración de HubSpot.)

Las características incluyen:

• Informes para descubrir la ineficiencia y los proyectos y clientes más rentables de la agencia
• Sistema de costos de trabajo para realizar un seguimiento de todos los gastos por proyecto y los costos reales frente a los previstos para comprender mejor la rentabilidad
• Crear campos personalizados para satisfacer mejor las necesidades individuales de la agencia
• Herramienta para enviar cotizaciones precisas a clientes potenciales rápidamente

Precio: $15 / mes para 1 usuario, 4 49 / mes para 2-5 usuarios, $110/mes para 6-10 usuarios, 1 170/mes para 11-20 usuarios, $250/mes para 21-50 usuarios

10) Brightpod

Brightpod tiene una interfaz de placa tipo Trello que permite a los usuarios rastrear proyectos, ideas y tareas.

Las características incluyen:

• Flujos de trabajo personalizados para diferentes tipos de proyectos
• Un calendario editorial para gerentes que rastrean planes sociales y de contenido
• Paneles individuales para que los miembros del equipo puedan rastrear sus elementos de alta prioridad cada día
• Registrar el tiempo por tarea y crear tareas recurrentes
• Capacidad para agregar tareas, mensajes y archivos por correo electrónico

Precio: Func 29/mes para 10 usuarios, 6 69/mes para 25 usuarios, Func 129/mes para 50 usuarios, Func 199 / mes para usuarios ilimitados

11) FunctionFox

Función Fox proporciona tres niveles diferentes de software de gestión de proyectos, desde un simple seguimiento de proyectos y tiempos hasta informes avanzados y gestión de proyectos.

Las características incluyen:

• Un administrador de cuentas dedicado que ayuda a las agencias a configurar el software y proporciona soporte a medida que la empresa cambia y crece
• Informes basados en clientes y proyectos
• Panel para que el liderazgo pueda ver la rentabilidad y la productividad
• Campos personalizados para agregar información única a su agencia
• Calendarios grupales e individuales

Precio: $35/mes para 1 usuario + $5/mes por usuario adicional para los partes de horas y de seguimiento de proyectos, $50/mes para 1 usuario + $10/mes por usuario adicional para la gestión avanzada de proyectos, $150/mes para 1 usuario + $20/mes por usuario adicional para los equipos creativos

12) DoInbound

DoInbound proporciona un marco para las agencias de vender, de servicio, y entregar inbound marketing de servicios. Divide los proyectos en tareas más pequeñas y repetibles para mejorar la eficiencia y la eficacia del equipo.

las Características incluyen:

• Administrar proyectos por campaña, tarea y entregables
• Compartir archivos, realizar un seguimiento del tiempo y mantener toda la comunicación organizada con la campaña o tarea asociada
• Capacitación para ayudar a las agencias a documentar los procesos y crear plantillas para un trabajo más predecible Producto

Precio: Work 99/mes para 3 usuarios, $199/mes para 20 usuarios, $299/mes para usuarios ilimitados

13) Workfront

Workfront es una herramienta personalizable que permite a las agencias establecer prioridades, asignar tareas, administrar proyectos y mantener al día a las partes interesadas. La compañía adquirió recientemente ProofHQ, lo que permite a los equipos agilizar la revisión y aprobación de contenido y creatividad.

Las características incluyen:

• Rutas de aprobación integradas para hacer el trabajo más rápidamente
• Visibilidad de los recursos de todo el equipo para gestionar mejor las cargas de trabajo
• Función de acumulación de trabajo para organizar y priorizar solicitudes creativas
• Capacidad de marcar a los equipos como ágiles para organizar el trabajo en historias o puntos

Precio: Póngase en contacto con la empresa para obtener información de precios

14) Podio

Podio ayuda a organizar toda la comunicación de un equipo en una sola herramienta que es fácil de personalizar.

Las características incluyen:

• Toneladas de integraciones y extensiones, como SmartGantt, y la opción de crear una integración personalizada
• Aplicaciones que se pueden agregar al producto principal para personalizar el sistema de gestión de proyectos para la forma en que trabaja un equipo
• Flujos de trabajo automatizados activados por la finalización de una tarea
• Capacidad de crear formularios web personalizados para recopilar información que se enviará directamente a la herramienta

Precio: Liqu 9/mes para Basic, Plus 14/mes para Plus, Premium 24/mes para Premium, Precios personalizados para Enterprise

15) LiquidPlanner

LiquidPlanner tiene una metodología diferente para la gestión de proyectos, ya que establece plazos basados en estimaciones. A continuación, le da una fecha de vencimiento realista basada en el mejor y el peor de los casos. También proporciona un planificador basado en prioridades, para que los equipos puedan entender qué proyectos priorizar para completar y enviar todo al cliente a tiempo.

Las características incluyen:

• Las funciones de seguimiento de tiempo se integran con una hoja de tarifas
• Pantalla de administración de recursos para ver quién está a su capacidad y quién puede asumir más proyectos
• Nota características para agregar obstáculos para realizar proyectos
• Tableros de comunicación que son específicos de la tarea

Precio: Traffic 10/usuario/mes para 5 usuarios, Professional 45/usuario/mes para Profesionales, 6 69/usuario/mes para Empresas

16) Tráfico EN VIVO

TrafficLIVE trabaja para proporcionar a los gerentes de cuentas, profesionales de ventas, gerentes financieros y líderes las herramientas que necesitan para atender a los clientes de manera más efectiva y ser más rentables.

Las características incluyen:

• Se integra con MS Project para que los gerentes de cuentas puedan importar y exportar fácilmente planes de proyectos
• El panel visual muestra el desglose del tiempo invertido, el dinero, los sobrecostes, los plazos, las entregas y más para cada proyecto
• CRM nativo para el desarrollo de negocios para rastrear clientes y prospectos
• Tarjetas de tarifas personalizadas que se pueden aplicar a nuevos proyectos de clientes
• puede determinar las necesidades de personal

Precio: Póngase en contacto con la empresa para obtener información sobre precios

17) Ventaja

Advantage asigna a cada cuenta un especialista en implementación, por lo que este software de gestión de proyectos es perfecto para aquellos que necesitan capacitación y soporte más profundos o que buscan consultoría individual.

Las características incluyen:

• Plantillas predefinidas para crear programaciones automáticamente
• Posibilidad de cambiar programaciones y tareas para varios proyectos a la vez
• Gráficos de tasa de quemado y un resumen de análisis de riesgos para descubrir qué proyectos están en riesgo
• Soporte del departamento de medios con diagramas de flujo, plantillas y formularios de autorización
• Panel del propietario de la agencia con vistas de saldo de caja, tarifas y pronósticos

Precio: Póngase en contacto con la empresa para obtener información sobre precios

18) Clientes & Beneficios

Clients & Profits proporciona cuatro niveles de su herramienta para agencias en crecimiento y cambio.

Las características incluyen:

• Herramientas de administración de cuentas, como informes creativos, órdenes de cambio, informes de estado y un portal web CRM
• para el acceso de los clientes al estado del trabajo, el calendario y los informes
• Administrador de activos, informes de producción y listas de verificación de nuevos trabajos
• Hojas de tiempo, flujos de trabajo de aprobación e informe de productividad

Precio: Workbook 49/mes/usuario para Studio, 6 69/mes/usuario para Marcom, 9 99/mes/usuario para Agency

19) Libro de trabajo

Workbook es un software de gestión de proyectos que permite a las agencias personalizar la plataforma en función de lo que la agencia necesita específicamente. Comienza con un plan básico y agrega funciones, como facturación y facturación, órdenes de proveedores y órdenes de compra, finanzas y contabilidad, portal de clientes o CRM y pipeline.

Las características incluyen:

• Agregar todos los costos, incluidos el kilometraje y los gastos personales, a un proyecto
• Amplio sistema de informes financieros con 300 informes incorporados
• Capacidades de transacción entre empresas y función de facturación automática
• Canalización ponderada para revelar el flujo de efectivo potencial de una agencia
• Capacidad de convertir un cliente potencial del CRM en un proyecto

Precio: $19/usuario/mes + opción de precios modular

20) Colmena

Hive es la herramienta de gestión de proyectos detrás de los equipos de rockstar en Uber, Google, Starbucks, Essence y más. Hive se dedica a conectar todos los aspectos de su trabajo y ayudar a los equipos a moverse más rápido. Las características incluyen:

Precio: Hive comienza en $12 por usuario al mes cuando se factura anualmente.

¿Desea más consejos de gestión de proyectos? Consulte estos principios básicos de la gestión ágil de proyectos.

publicado Originalmente Mar 4, 2016 9:04:00 AM, actualizado en febrero 04 2021