5 Beneficios de tener una Política de Escritorio Limpio

Una de las formas más simples de cumplir con los principios básicos de privacidad y seguridad, aumentar la productividad y tener una oficina de gran apariencia es implementar una Política de escritorio Limpio.

Una política de escritorio limpio y una política de pantalla clara funcionan de la mano para proteger la información confidencial de su organización.

¿Qué es una Política de Escritorio Limpio?

Una política de limpieza de escritorios indica que todos los empleados deben limpiar sus escritorios al final de cada día de trabajo. Esto no solo incluye documentos y notas, sino también cualquier nota post-it, tarjetas de negocios y medios extraíbles (por ejemplo, tarjetas de memoria USB).

Seguir una política de escritorio limpio ayudará a su organización a reducir el riesgo de robo de información, fraude o violación de seguridad causada por la información confidencial que se deja desatendida y visible a simple vista.

Los beneficios de una Política de escritorio limpio

Se debe adoptar una política de escritorio limpio debido a los numerosos beneficios que puede proporcionar a su organización.

Ahorre tiempo y dinero

Según un informe de IDC, un empleado típico de su organización pasa 2,5 horas al día buscando información. Suponiendo que los trabajadores del conocimiento en su organización ganan 8 80,000 al año, una organización de 1000 personas pierde aproximadamente 2 2.5 millones de dólares al año por la incapacidad de localizar y recuperar información.

Una política de escritorio limpio alentará a los empleados a usar versiones digitales de documentos, lo que reducirá significativamente los costos de papel, tóner de tinta y mantenimiento de la impresora de su organización.

Haga buenas impresiones

¿Quién sabe quién y cuándo alguien visitará su oficina? Un espacio de trabajo limpio y ordenado hace que su organización se vea eficiente y presentable para cualquier persona que decida visitarla, ¡incluidos los auditores!

Fácil cumplimiento de ISO

Una política de escritorio limpio no solo cumple con la norma ISO 27001/17799, sino que también cumple con los principios básicos de privacidad.

La legislación federal de privacidad de Canadá PIPEDA requiere que las organizaciones canadienses salvaguarden la información personal. La Ley de Protección de datos del Reino Unido requiere que las organizaciones en el Reino Unido se aseguren de que la información personal se mantenga segura.

Desalienta las Miradas Indiscretas

Los empleados suelen dejar información confidencial en su escritorio.

Las notas post-it suelen ser el peor culpable, ya que contienen nombres, números de teléfono e incluso nombres de usuario y contraseñas visibles a simple vista. Estos hábitos alientan a los empleados deshonestos, los equipos de limpieza y el personal de mantenimiento a ver información a la que no deberían tener acceso.

Reducir el Estrés

Un lugar para todo y todo en su lugar. Cuando sus empleados están organizados, pueden dedicar más tiempo a concentrarse en el trabajo en lugar de sentirse estresados porque no pueden encontrar un informe que deba presentarse en los próximos 10 minutos.

Implementar una Política de escritorio limpio

Está convencido de que su organización necesita una política de escritorio limpio. ¡Órale! Estos son algunos pasos para ayudarlo a implementar una política.

Póngalo por escrito

Una política de escritorio limpio debe estar por escrito y comunicarse a todos los empleados, especialmente durante la capacitación introductoria y de actualización. Las consecuencias del incumplimiento deben ser graves pero prácticas, especialmente si su organización trabaja con mucha información confidencial. Pida a todos los empleados que firmen el documento para su aprobación.

¿No está seguro de por dónde empezar? Hemos creado una plantilla de política de escritorio limpio gratuita para que la modifique y la use en su negocio. También puedes correr la voz usando nuestro póster gratuito.

Agregue un Recordatorio a las firmas de correo electrónico

Probablemente lo haya visto debajo de muchas firmas de correo electrónico: Tenga en cuenta el entorno antes de imprimir este correo electrónico. Si su organización utiliza firmas de correo electrónico estandarizadas, considere agregar este recordatorio al final.

Almacenamiento con cerradura

No puede implementar una política de escritorio limpio si no tiene dónde colocar los documentos para los empleados. Considere la posibilidad de comprar cajas de almacenamiento pequeñas con cerradura para los empleados que quepan debajo de su escritorio.

Fomentar los documentos electrónicos

Que los empleados trabajen con documentos electrónicos siempre que sea posible. Sin la necesidad de imprimir y trabajar con papeles físicos, sus empleados siempre tendrán un escritorio limpio cada vez que cierren sesión en sus computadoras.

Deshágase de los documentos de forma segura

Sus empleados nunca deben tirar ningún documento relacionado con el trabajo a la papelera. Una vez que la basura sale de las puertas de su empresa, se convierte en propiedad pública. Nada puede arruinar su organización más rápido que los empleados descuidados que arrojan información confidencial a una papelera. Su organización no quiere estar en la primera plana del periódico por exponer información confidencial.

Implementar una política de destrucción de documentos para garantizar que todos los documentos se eliminen de forma segura.

Realizar copias de seguridad de rutina

Si desaconseja que los empleados utilicen documentos físicos, asegúrese de que su organización tenga una rutina de copia de seguridad fiable. Los empleados deben saber que sus documentos estarán seguros en caso de pérdida de energía o fallo del disco duro.

Aplicar una política de Escritorio Limpio

Implementar una política de escritorio limpio y tener una actitud despreocupada hacia la aplicación hará que su política sea inútil.

Controles aleatorios

Pídale a alguien que realice controles semanales aleatorios, posiblemente al final de un día de trabajo. Todos los papeles, notas, post-its o cualquier otro documento que contenga información confidencial deben triturarse inmediatamente. Los medios extraíbles, como CD, disquetes o tarjetas de memoria, se pueden confiscar temporalmente.

¿Busca una lista de comprobación de auditoría? Consulte nuestra lista de verificación de auditoría de políticas de escritorio limpio gratuita.

Soporte de alta dirección

Una política de escritorio limpio debe tomarse en serio, especialmente con todos los niveles de administración. Si sus empleados ven que la alta dirección no tiene que cumplir con la política, pronto perderán la fe.

El hecho de que la alta dirección generalmente maneje documentos más confidenciales debería reforzar la necesidad de una política de escritorio limpio para todos los empleados, independientemente de su estado dentro de la organización.