Autor: Strahinja Stojanovic
Un Manual de Calidad ya no será un documento obligatorio, de acuerdo con la versión disponible de la norma ISO 9001:2015 de DIS (para obtener más información sobre los próximos cambios, lea este artículo: 5 Cambios Principales Previstos en la norma ISO 9001:2015 a partir del Borrador de la Norma Internacional (DIS) de 2014). ¿Cómo pasó eso? El Manual de Calidad fue uno de los primeros documentos que un organismo de certificación solicitó antes de la auditoría de certificación. ¿Cómo ha perdido repentinamente su propósito e importancia?
El lado oscuro del Manual de calidad
La mayoría de los manuales de calidad logran cumplir formalmente los requisitos de la norma ISO 9001 y, sin embargo, pierden el objetivo del documento. El resultado es uno de los documentos más fundamentales de un SGC que nadie lee, excepto algunos auditores de certificación masoquistas.
A menudo me he encontrado con Manuales de calidad con más de 20 (a veces incluso más de 50) páginas, y empecé a preguntarme si debería llamarse un «sistema de gestión de calidad» o un «sistema de gestión de cantidad».»Había demasiada información duplicada o innecesaria, y tantos detalles que terminé sintiendo lástima por el árbol que fue cortado para hacer papel para esta pila de información innecesaria.
Tener un Manual de calidad, en mi opinión, no fue una mala idea. Es un documento donde la organización se presenta a sí misma, su sistema de gestión de la calidad, e incluso su forma de pensar y enfoque de la gestión de la calidad. La práctica común era (además de los requisitos de la cláusula 4.2.2) incluir algunos requisitos de la cláusula 4.1 y algunos otros requisitos que eran más fáciles de documentar a través de un Manual de calidad.
Un Manual de calidad lúcido, corto y claro da la impresión de una organización que sabe lo que está haciendo, una organización que realmente administra su sistema de gestión de calidad. Un Manual de buena calidad facilita el trabajo del auditor y le da la oportunidad de auditar mejor el sistema y, con sus observaciones, contribuir realmente a la mejora del sistema. Y lo que es más importante, este Manual de calidad es útil para el representante de la dirección y los propietarios de procesos, ya que proporciona una visión general del sistema de gestión de calidad.
Las grandes empresas a menudo requieren que sus proveedores tengan un sistema de gestión de calidad, y pueden exigir ver un Manual de calidad durante la selección de proveedores. ¿Qué impresión da su Manual de calidad sobre su empresa? Un Manual de calidad voluminoso dice que preferirías gastar recursos en lugar de aplicar un enfoque creativo.
Escribir un manual de buena calidad no es tan difícil: defina el alcance de su SGC, enumere las exclusiones (para obtener más información sobre las exclusiones en ISO 9001:2008, lea este artículo ¿Qué es una exclusión aceptable en la cláusula 7 de la norma ISO 9001? si hay exclusiones y justificaciones para ellas, describa las interacciones entre sus procesos (preferiblemente a través de un diagrama de flujo de procesos) y enumere todos los procedimientos de SGC que utilice, y eso es todo. Consulte también Escribir un breve Manual de Calidad.
Para ser o no ser
Con o sin un Manual de calidad, las organizaciones seguirán necesitando algún documento general de SGC. Seguirá siendo necesario enviar al organismo de certificación un documento que describa su sistema, así como enviarlo a grandes clientes. Aunque ya no es obligatorio, todos los requisitos del Manual de calidad, excepto 4.2.2 b), permanecen en la nueva versión del estándar. El alcance del SGC y las interacciones entre los procesos aún deben definirse. Estos requisitos son aún más detallados en la nueva versión, y todavía deben estar en alguna forma de información documentada.
La nueva versión del estándar tiene algunos requisitos nuevos que deben cumplirse como información documentada, que se puede incluir fácilmente en un Manual de calidad, por ejemplo, el contexto de la organización.
La misma idea, forma diferente
Este nuevo documento no obligatorio (como lo llamemos) que reemplazará al Manual de calidad contendrá todos los requisitos restantes de la cláusula 4.2.2, y agregaría algunos nuevos.
Este nuevo documento debe proporcionar la siguiente información sobre la organización:
- Somos una empresa XYZ;
- estamos produciendo esto y brindando estos servicios;
- aplicamos un sistema de gestión de calidad a estos procesos;
- no aplicamos estas cláusulas de la norma por estas razones;
- estos son nuestros procesos y sus interacciones;
- y, este es el contexto interno y externo en el que operamos.
Esto puede considerarse una simplificación excesiva y, por supuesto, toda esta información no se puede colocar en un solo párrafo, pero este documento tendría sentido y cumpliría la mayoría de los requisitos de la cláusula 4 de la nueva versión del estándar. Además, se puede agregar la misión y la visión de la organización, y este documento puede convertirse efectivamente en el folleto que presentará su empresa a futuros clientes.
Esta nueva versión del estándar no es esclava de la formalidad (¿Es esto algo bueno? Solo el tiempo lo dirá…) y requerirá un enfoque más creativo para obtener el máximo de cada requisito, adaptándose a las necesidades de la organización en lugar de acumular documentos inútiles.
Haga clic aquí para ver una vista previa de un Manual de calidad adaptado para una empresa más pequeña.
