Todos los días tenemos que lidiar con una multitud de proyectos de un calibre muy diferente. La realización de estos proyectos puede verse gravemente afectada por diferentes razones. La falta de previsión, la planificación poco realista, la falta de recursos, la mala gestión de riesgos y/o la ignorancia de las técnicas de compresión de horarios pueden crear un verdadero dolor de cabeza. En esta publicación, descubrirás las diferencias entre el Seguimiento rápido y el bloqueo.
Seguimiento rápido vs Bloqueo en la Gestión de Proyectos
Como Gestores de proyectos, debemos tomar decisiones que liberen los problemas anteriores e influyan positivamente en la entrega del proyecto. A pesar de estar cumpliendo con el horario, solo buscamos acortar la duración de nuestro programa, debido a:
- Oportunidades de obtener otro proyecto si terminamos antes de la fecha de finalización esperada
- Nuestro cliente quiere que el proyecto finalice antes de la fecha de finalización del contrato
- Posición competitiva en el mercado, como la licitación de nuevos proyectos que no estaban en nuestro radar
- Compromisos con otras partes interesadas
reducir la duración de nuestros horarios. Se conocen como Técnicas de Compresión de Programación, y son:
- Seguimiento rápido
- Bloqueo
A continuación, explicaremos las técnicas de Bloqueo y Seguimiento Rápido del proyecto en la Gestión de Proyectos para ayudarlo a elegir el más adecuado para su proyecto.
Seguimiento rápido
Si quieres conocer la definición de Seguimiento rápido, tal vez deberías echar un vistazo al PMBook. Para llevar a cabo esta técnica, debemos revisar el Camino Crítico de nuestro proyecto, identificando aquellas actividades que, aunque están en secuencia, es probable que se ejecuten en paralelo para avanzar en la finalización del proyecto. Recuerde que las actividades de Ruta crítica son aquellas cuyo Flotador Total o Flotador Total es igual o inferior a cero. Estas actividades pueden influir en el avance de la fecha de finalización planificada de un proyecto.
Las actividades fuera del Camino Crítico presentan flotación positiva y, por lo tanto, no influyen en la realización de las obras. Sin embargo, es importante que no olvidemos estas últimas actividades de Flotación Total positiva ya que un derivado de la reducción de la duración de nuestro proyecto es que estas actividades se convierten en parte de nuevas Rutas Críticas a medida que se reduce su flotación.
Ventajas de Fast Tracking
El gran beneficio de esta técnica es que no implica un aumento en el coste del proyecto. Sin embargo, presenta la posibilidad de un aumento en el riesgo de nuestro proyecto. Esto se debe a que muchas actividades pasarán de realizarse en secuencia a realizarse en paralelo.
No sirve como regla de planificación, aunque generalmente se cumple, las actividades que se han ejecutado hasta aproximadamente dos tercios de su duración, son susceptibles de ser seguidas Rápidamente en la Gestión de Proyectos sin agregar un riesgo excesivo a nuestro cronograma. En otras palabras, cuando una actividad se ha completado en un 66%, al aplicar el Seguimiento rápido, el riesgo aumentará, pero siempre dentro de límites aceptables. Un ejemplo de una actividad en la que la Técnica de Seguimiento Rápido tiene sentido sería el curado del hormigón. Esto no impide que ciertas actividades se desarrollen en paralelo sin incurrir en un aumento de los costos.
El uso del seguimiento rápido nos ayuda a reducir la duración de nuestro horario a un cierto límite. Debe considerarse como la primera técnica que se utilizará para la compresión de nuestro horario. Sin embargo, debemos tener en cuenta que el uso excesivo de esta técnica puede llevar a un aumento masivo del riesgo y provocar lo que se conoce como retrabajo o rehacer el trabajo ya realizado.
Cuelgue o Cuelgue del proyecto
Pero, ¿qué sucede si el seguimiento rápido no es suficiente para reducir la duración de nuestro proyecto? Es hora de utilizar la técnica de compresión de programación de bloqueos. Esto se basa en agregar nuevos recursos a nuestras actividades. Esto implica que los rendimientos o resultados mejoran y se reducen las duraciones de las actividades. Implica un aumento en los costos del proyecto, por lo que se debe analizar la relación entre los nuevos recursos y el aumento en la compresión de costos y horarios para encontrar el punto más favorable para el proyecto. A diferencia de lo que sucede con la técnica de Seguimiento Rápido, el bloqueo no aumenta significativamente el riesgo de nuestro proyecto. Sin embargo, la entrada de nuevos recursos podría requerir una nueva curva de aprendizaje de estos, con la que tardarían en llegar los rendimientos óptimos.
Será clave que el equipo del proyecto identifique aquellas actividades que puedan ofrecer un mayor valor añadido con un menor incremento de costes. Se revisará el Camino Crítico, como sucedió en el Fast Tracking, identificando aquellas actividades que aceptan un aumento de recursos para reducir su tiempo de ejecución y que, a su vez, presentan el menor aumento de costo para el proyecto.
Es muy importante que no perdamos de vista lo que sucede con las actividades que están originalmente fuera del Camino Crítico. La reducción de la duración del proyecto puede hacer que formen parte de nuevos Caminos Críticos, como hemos explicado en el caso del Fast Tracking. Descubre las ventajas de Estrellarte para ayudarte a elegir: Fast Tracking vs Estrellarse
Ventajas de estrellarse
Las primeras etapas de la técnica de estrellarse traerán una mayor reducción en la duración del proyecto con menos impacto en el aumento de costos. Sin embargo, si continuamos aplicando esta técnica, el costo se verá más afectado por reducciones mínimas en el tiempo.
Como ejemplos de Cuelgues de Gestión de proyectos, de la siguiente manera:
- Horas extras
- Para implementar un mayor número de recursos
- Para motivar al equipo de trabajo con recompensas económicas
Hay algunas actividades que no aceptan esta técnica de compresión de horarios. Algunos de ellos son el curado de hormigón y los períodos de aprobación de licencias impuestos también por organismos oficiales.
Como siempre, en Project 2080 queremos que sus proyectos sean los mejor gestionados. Por lo tanto, ahora estamos a un paso de poder reconocer y elegir la mejor técnica de compresión de programación entre Seguimiento rápido y Bloqueo.
EN EL PROYECTO 2080, NOS GUSTARÍA QUE RECORDARA
El seguimiento rápido frente al bloqueo en la Gestión de proyectos como técnicas de compresión de programación. Ahora usted, como Gerente de proyecto, debe evaluar los pros y los contras de estas técnicas de compresión de programación en un proyecto real. ¿Crees que podrás elegir la más adecuada? El proceso normal para reducir la duración de su horario sería comenzar a evaluar el Seguimiento rápido primero, ya que no implica un aumento de costos. En caso de que esta técnica no sea suficiente, evaluaremos el Choque. Pero si todavía tienes dudas sobre cuándo usar una técnica u otra, te mostramos algunos ejemplos reales a continuación:
- El cliente necesita que el proyecto se termine 2 meses antes de la fecha límite. Por esto, está dispuesto a compensar para pagar una tarifa de compensación. En este caso, estrellarse es la técnica ideal.
- Si el invierno ha sido especialmente lluvioso y su proyecto parece retrasarse. Luego, aplique la técnica de Seguimiento Rápido para no aumentar los costos.
- Imagine un escenario en el que su proyecto debe terminar antes de las próximas elecciones locales. Su reputación como Gerente de proyectos podría desplomarse si no es capaz de completar el trabajo a tiempo. En este caso, el bloqueo podría guardar su imagen y la de su empresa.
- El hecho de que no alcance ciertos Hitos Contractuales dentro de su proyecto puede conllevar una sanción económica por incumplimiento de contrato. En este caso, compare el costo de la penalización con el costo de la colisión y tome una decisión. ¿Es rentable o no para su proyecto seguir adelante con esta técnica?
