Organizar una conferencia desde cero requiere una gran cantidad de previsión y recopilación de datos. Todo el proceso puede llevar un par de años dependiendo del tamaño del grupo, pero es concebible lanzar una conferencia exitosa en un solo año si puede tomar decisiones rápidas.
La realidad de planificar una conferencia es que, sin ninguna experiencia, puede perder mucho tiempo pensando en cada pequeño detalle mientras pasa por alto temas más importantes. Para simplificar el proceso para los principiantes, hemos descrito los pasos más importantes y le proporcionamos enlaces a nuestros tutoriales más detallados sobre cada tema en particular. El resultado aquí es una guía de planificación de conferencias que lo ayudará a comenzar con una plantilla sólida en su lugar.
Paso 1: Elabora una Visión de tu Conferencia
Cada evento comienza con una visión, pero necesitarás transformar tu visión en palabras y números para medir los costos y tomar decisiones de planificación informadas. Primero, debes comenzar con los conceptos básicos de planificación de eventos, como quién, qué, cuándo, dónde y por qué.
Paso 2: Creación de un Plan de negocios
A menos que su conferencia esté financiada por una subvención u organización, tendrá que planificar de dónde viene su dinero y para qué se está utilizando. La primera parte de esta ecuación, los ingresos, debe calcularse al principio del proceso de planificación.
Ahora, para poner un precio a una conferencia, necesita tener una idea de lo que planea ofrecer a los asistentes. Su itinerario y la alineación de oradores serán el factor de venta para los posibles inscritos.
Paso 3: Comparación de lugares y servicios
Después de tener una idea más específica sobre cuándo se llevará a cabo su conferencia y cuántas personas desea asistir, puede comenzar a comprar un lugar apropiado. Tenga en cuenta que la selección de su lugar también determinará sus costos de catering y audiovisuales. Esto se debe a que la mayoría de los centros de conferencias y hoteles para eventos requieren que utilice sus servicios internos para cualquier evento en el lugar.
La mayoría de las conferencias tendrán que proporcionar algún tipo de alojamiento durante la noche para los huéspedes que viajen desde fuera de la región. Esta necesidad crea otro conjunto de consideraciones para tener en cuenta en su decisión de sede.
Paso 4: Reclutamiento y Gestión de registrantes
Incluso las conferencias más populares deben comercializar efectivamente su evento para llenar todos los asientos de la casa. La asistencia es el factor más importante para el éxito de su evento. Los buenos números de asistencia traen ingresos y oportunidades de patrocinio. Y cuanta más gente se haya registrado, creará más demanda de publicidad y aperturas de participación. En resumen, si puedes atraer a una multitud, todo lo demás caerá en su lugar mucho más fácil.
Gestionar el registro se vuelve más difícil a medida que tu evento crece de tamaño. Aquí es donde un sistema de registro en línea puede ayudarlo a rastrear el número, procesar los pagos y organizar los datos.
Paso 5: Planificación de los detalles in situ
Finalmente, después de organizar e implementar los elementos de negocio de la conferencia, puede comenzar a pensar en los detalles in situ. Esto incluye cómo los asistentes navegarán por la conferencia, el diseño general de cada sala y la distribución de alimentos y bebidas. Esta es la parte de la planificación de una conferencia que la mayoría de las personas asocian con la planificación de eventos. La mejor manera de coordinar todos los detalles es recorrer su itinerario como lo harían sus invitados. Imagínese cómo pensarán y actuarán en cada momento del día para resolver problemas antes de que surjan.
Paso 6: Consejos para la gestión de exposiciones
Las conferencias suelen tener un área de exposición o un piso de convenciones donde los patrocinadores y proveedores alquilan espacio para promocionar sus productos. Esta puede ser una oportunidad muy lucrativa para su conferencia si organiza todo bien. Sin embargo, tenga en cuenta que un área de exposición requerirá un compromiso significativo de tiempo y recursos, así que asegúrese de estar preparado para administrar las necesidades de varios proveedores antes de comprometerse con este formato.
