Las herramientas de gestión de proyectos pueden ser útiles para planificar, organizar y administrar herramientas de recursos para el trabajo en movimiento más lento, pero las herramientas de colaboración entre flujos de trabajo especialmente diseñadas están transformando la forma en que los equipos manejan flujos de trabajo dinámicos en contexto, tanto para tareas rutinarias como para eventos no planificados.
Para las empresas o departamentos que trabajan a través de dificultades operativas, como perder constantemente el rastro de los envíos o no cumplir con los plazos internos, es natural que uno de los primeros pasos sea buscar una herramienta de gestión de proyectos (PM) adecuada. Las herramientas de gestión de proyectos pueden ser extremadamente útiles, pero están lejos de ser la única opción para solucionar problemas operativos. De hecho, dependiendo de sus circunstancias, es posible que en realidad no sean ideales.
Workstream collaboration es una solución emergente que está preparada para revolucionar la forma en que los equipos empresariales se comunican y completan las tareas. Si bien las herramientas de gestión de proyectos y colaboración de flujo de trabajo ayudan a los equipos a organizarse en torno a su trabajo, las dos ofrecen capacidades diferentes. A medida que la colaboración en el flujo de trabajo gana fuerza, cada vez más equipos descubren que las herramientas diseñadas específicamente admiten un flujo de trabajo colaborativo y cohesivo de maneras que las herramientas de gestión de proyectos simplemente no pueden.
Qué carecen las herramientas de gestión de proyectos
Las herramientas de gestión de proyectos se han utilizado tradicionalmente para solidificar plazos y entregables en torno a cómo se deben ejecutar los planes. Esencialmente, un equipo puede crear un plan de cómo un proyecto pasa del punto A al punto B, luego simplemente siga los pasos descritos para lograr su objetivo. Esta es una función absolutamente útil en algunos contextos empresariales, especialmente en aquellos que no requieren flexibilidad.
Sin embargo, las herramientas de gestión de proyectos se quedan cortas rápidamente para ciertos tipos de equipos. Un problema importante es que no ofrecen mucha adaptabilidad en situaciones dinámicas. Con las herramientas de PM, los equipos no pueden ajustar fácilmente sus flujos de trabajo para reflejar información en tiempo real, lo que significa que, por lo general, las actualizaciones deben incorporarse manualmente a los flujos de trabajo. La gestión de proyectos simplemente no está diseñada para el tipo de agilidad que muchos equipos necesitan.
Las herramientas de PM también carecen de capacidades de seguimiento de activos, lo que significa que no están alineadas con el estado o la ubicación de los activos físicos, ya sea que se trate de dispositivos, equipos o personal de IoT. Para los equipos operativos, esto es una gran pérdida, ya que las actualizaciones y alertas sobre estos activos (y otros cambios circunstanciales) informan directamente la estrategia. Por el contrario, las notificaciones de gestión de proyectos suelen limitarse a los estados de las tareas en sí (como las tareas «completadas» o las tareas «atrasadas»).
Quizás lo más importante es que pocos equipos utilizan con éxito las herramientas de PM para comunicarse, especialmente no en tiempo real. Estas plataformas simplemente no ofrecen las funciones instantáneas y colaborativas que los equipos operativos necesitan. Esto significa que los equipos se ven obligados a volver a correos electrónicos ad hoc, chats o reuniones en persona para llenar los vacíos. Sin canales de comunicación construidos en torno a eventos y tareas, las conversaciones a menudo ocurren fuera de la plataforma y pueden separarse rápidamente del asunto en cuestión. En un sentido similar, las herramientas de PM no están orientadas al intercambio de información integrado, lo que significa que el conocimiento y los datos contextuales no se aprovechan realmente para mejorar los proyectos individuales.
¿Qué es la Colaboración entre Flujos de Trabajo?
La colaboración entre flujos de trabajo, es una nueva forma de manejar flujos de trabajo dinámicos, ya está haciendo olas en todas las organizaciones. Gracias a las tecnologías emergentes, el cambio estratégico a la colaboración entre flujos de trabajo promete mejorar la forma en que los equipos operativos se coordinan, comunican y entregan. Así es como las capacidades clave juegan en cada uno de esos objetivos:
Comunicación: Los equipos distribuidos requieren una herramienta que los ayude a comunicarse como si estuvieran en la misma sala, discutiendo ideas y compartiendo información. Esto requiere canales de comunicación integrados en el flujo de trabajo del proyecto. Al organizar la discusión en torno a las tareas, las herramientas de colaboración del flujo de trabajo pueden crear espacios para conversaciones continuas, compartidas y persistentes. Estas conversaciones se refuerzan aún más con las capacidades de chat, voz y video.
Coordinación: La coordinación efectiva consiste en mantener a todos en la misma página. ¿Todos tienen la misma vista de tareas y mapas? ¿El equipo se coordina automáticamente con los datos alojados en otras herramientas? Además, las alertas procesables pueden ayudar a mantener informados a los miembros relevantes del equipo sobre los próximos pasos. Una imagen operativa común puede garantizar que los miembros del equipo entiendan su ubicación en relación con otros miembros del equipo y activos clave para ejecutar las tareas de la manera más eficiente posible. Todas estas capacidades ayudan a generar conciencia situacional y un enfoque más contextual para la tarea en cuestión.
Rendimiento: El rendimiento exitoso es el resultado de una buena colaboración, pero se construye en cada paso del camino. A diferencia de las herramientas de PM que requieren flujos de trabajo rígidos para mantener a los equipos en el objetivo de acuerdo con los planes establecidos, los equipos operativos necesitan más flexibilidad. Es fundamental que el flujo de trabajo y las responsabilidades cambien en respuesta a la información entrante. Esto permite a los equipos tomar decisiones dinámicas y garantiza que respondan de forma precisa y eficaz en función de datos en tiempo real.
Aunque las herramientas de PM pueden ser una opción adecuada para las tareas rutinarias, sus características limitadas simplemente no son adecuadas para las organizaciones que necesitan pivotar y adaptarse en tiempo real. Muchas empresas necesitan responder rápidamente a los cambios que están fuera de su control, ya sea que esto signifique cambios en el comportamiento de los clientes, ralentizaciones en una cadena de suministro o algún tipo de fallo del equipo o del sistema.
Uso de la Colaboración entre Flujos de trabajo para Mejorar o Reemplazar la Gestión de Proyectos
Imagine esto: Su equipo comienza a lograr un objetivo crítico y sensible al tiempo, aunque no todas las piezas estén en su lugar. La información continúa transmitiéndose, a menudo enviada directamente a una herramienta de colaboración de flujo de trabajo desde tecnologías integradas de GPS o IoT. Las tareas urgentes aparecen como alertas procesables que se entregan solo a las partes relevantes. El equipo en su conjunto disfruta de un mejor conocimiento de la situación, lo que significa que toman decisiones más informadas, ayudadas por una fácil comunicación a través de canales basados en tareas.
Las herramientas de gestión de proyectos proporcionan una estructura clara, tareas segmentadas y establecen expectativas. Sin embargo, las excelentes herramientas de colaboración de flujo de trabajo pueden admitir una amplia gama de casos de uso y objetivos que son más adecuados para equipos operativos o distribuidos. Si bien las herramientas de gestión de proyectos son valiosas, no son suficientes para garantizar el éxito en una amplia variedad de situaciones.
En el escenario que acabamos de ilustrar, la herramienta de gestión de proyectos tradicional es útil para planificar, marcar las tareas a medida que se realizan, pero simplemente no es donde ocurre la ejecución del proceso. Para muchas organizaciones, es ventajoso integrar las herramientas de PM actuales o reemplazarlas por una herramienta de colaboración especialmente diseñada. Es la herramienta de colaboración de flujo de trabajo que proporciona la visibilidad, flexibilidad y funcionalidad que el equipo realmente necesita.
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