Las 7 reglas esenciales para escribir un buen informe de consultoría

Como consultor, su reputación se basará en la calidad de sus informes. Porque incluso si ha hecho un gran trabajo en todos los demás aspectos del proyecto, su cliente finalmente no estará satisfecho si no entrega un informe excelente.

Los informes son el único legado tangible del proyecto, por lo que desea que ese legado sea positivo y fortalezca en lugar de disminuir su reputación.

De vez en cuando me encuentro con alguien durante el curso de mi trabajo que dice: «Oh, sí, eres el autor del informe Hackett». No podía estar seguro de cuántos «informes Hackett» hay, pero es un número justo. Y aunque no siempre han mostrado a una organización de la mejor manera posible, estoy seguro de que están bien escritas y han aportado valor al cliente en términos de sus recomendaciones.

Cuando pasa del empleo a la consultoría, escribir informes de proyectos desde cero no es necesariamente algo que haya hecho antes. Y escribir como consultor del sector público es muy diferente de escribir como empleado del sector público, por lo que tendrás que dejar de lado algunos hábitos anteriores.

A lo largo de los años, he escuchado muchas historias de clientes sobre informes producidos por consultores con los que estaban muy insatisfechos. El peor escenario fue un cliente que tuvo que contratar a otro consultor para volver a trabajar un informe por completo. No importaba cuántas veces volvieran al consultor original para realizar ediciones, simplemente no estaba a la altura y no podía lanzarse sin pulirlo. No se necesita mucha imaginación para averiguar qué tan probable sería que el cliente volviera a contratar a ese consultor o lo remitiera a colegas.

Así que corre el riesgo de producir informes deficientes a su propio riesgo: perfeccione sus habilidades con mis mejores consejos para escribir un informe de consultoría.

Las 7 reglas esenciales para escribir un informe de consultoría

Los buenos informes no «solo ocurren». Están hechos con habilidad y cuidado. Estas son las siete reglas esenciales a las que me atengo cuando escribo un informe de consultoría.

Proporciona respuestas a los problemas del cliente

Parece tan obvio, pero el cliente vino a usted con un problema al que se le encargó encontrar soluciones. He visto demasiados informes que olvidan que estos problemas deben ser el foco central. No decepcione, asegúrese de que su informe especifique claramente esos problemas, describa sus hallazgos en relación con estos problemas y proporcione a su cliente algunas respuestas sensatas.

Tiene un flujo lógico

El informe debe contar una historia y, como todas las buenas historias, debe fluir lógicamente y llevar al lector a un viaje. Ese viaje comienza con el contexto, pasa a identificar los problemas, luego proporciona sus hallazgos y, finalmente, sus soluciones recomendadas. .

Se dirige a la audiencia prevista del informe

Cuando está escribiendo su informe, es fácil olvidar que es muy poco probable que el cliente sea el mismo que la audiencia del informe. Necesita encontrar una forma de hablar no solo con su cliente, sino también con un público más amplio que puede incluir partes interesadas internas y externas. El truco es no asumir demasiado o muy poco conocimiento cuando escribes.

incluye recomendaciones concretas

al final del día, todo se reduce a tus recomendaciones. El proyecto ha consistido en resolver un conjunto de problemas para su cliente y un informe sin recomendaciones definitivamente no cumplirá con sus expectativas.

Tiene en cuenta las sensibilidades políticas.

Este es un aspecto crítico de la redacción de informes del sector público. Porque no importa con qué sector de gobierno trabaje, habrá problemas que son muy emotivos para la comunidad, muy polémicos para el gobierno y que plantean riesgos potenciales para las organizaciones que prestan servicios en el terreno. Debe escribir el informe de una manera que tenga en cuenta dichos problemas para minimizar cualquier riesgo potencial para su cliente.

Es sucinto y está escrito en inglés sencillo

Si acaba de pasar del sector público a la consultoría, es posible que traiga algunos hábitos de escritura que no le servirán. El lenguaje de la burocracia y el uso de palabras de comadreja pueden prevalecer en el gobierno, pero como consultor, debes deshacerte de estas tendencias. Usa oraciones cortas y párrafos breves. Escribir las cosas simples, como puede hablar, y no ser tentado a cera de la lírica.

Utiliza un tono neutro e imparcial

Subrayo el término «tono» aquí. Desde luego, no estoy sugiriendo que el contenido de su informe sea neutral e imparcial, al contrario, debe, como dicen, «proporcionar consejos francos e intrépidos». Pero en cuanto al tono general de su informe, debe evitar el uso de lenguaje cargado o emotivo.

Estructura/plantilla de mi informe

Muchos consultores nuevos tienen dificultades para estructurar un informe de consultoría completo. Para ayudar con esto, en orden lógico, aquí están las seis secciones que están en mi plantilla de informe. Replica esta estructura para tu próximo informe y estarás en el camino correcto.

• Resumen ejecutivo
• Introducción y antecedentes
• Información fáctica/contextual
• Hallazgos
• Recomendaciones
• Apéndices

Consejos para dar forma a las recomendaciones

En el desarrollo de recomendaciones, está haciendo una capa final de análisis para averiguar qué es lo siguiente para el cliente. Las recomendaciones deben ser:

• Accionables: deben aconsejar al cliente qué hacer, qué pasos deben tomarse.
• Específico: las recomendaciones vagas o ambiguas no son útiles; cuanto más específico y detallado, mejor.

Por ejemplo, en lugar de recomendar:

Se mejoran los mecanismos de gobierno

Pruebe esto en su lugar:

El gobierno del servicio se fortalece mediante:

• Impartir orientación y capacitación anuales a todos los miembros de la junta
• Revisar la política de adquisiciones de conformidad con los requisitos legislativos vigentes.

El primero es vago y no es útil, el segundo le dice al cliente exactamente qué acciones deben tomarse.

• Alcanzable – factible: al dar forma a las recomendaciones, no alcances el cielo y recomiende tu solución ideal definitiva. Porque es muy probable que los informes que incluyen recomendaciones inalcanzables se queden en el estante acumulando polvo. Ha trabajado en organizaciones, por lo que comprende las complejidades de implementar cambios. Lo que se requiere es un proceso medido y considerado, así que asegúrese de que sus recomendaciones no sean fáciles de hacer, sino que sean alcanzables y factibles para su cliente.
• Probado con el cliente para su aceptabilidad: antes de incluir recomendaciones en su informe, pruebe primero las aguas con el cliente. Discuta las posibles recomendaciones que surjan de esos hallazgos y evalúe qué es probable que funcione para el cliente en función de dónde se encuentra y para qué tiene energía. Recuerde, siempre hay más de una manera de subir la montaña.

Consejos para preparar Resúmenes

Con demasiada frecuencia, los escritores piensan en el Resumen Ejecutivo como una idea de último momento, solo un resumen rápido. Pero como todos sabemos, en muchos casos esta es la única sección de un informe que se leerá en su totalidad. Por lo tanto, es un componente extremadamente importante del informe, y debe dedicar tiempo a darle forma para asegurarse de que pase la prueba de » si esta es la única sección que lee una persona mayor, ¿incluye los mensajes e información clave esenciales?’

Aquí está mi consejo:

• Asegúrese de que el Resumen Ejecutivo indique una versión abreviada de todo
• Preste atención al flujo lógico, lo mismo se aplica aquí que al informe completo, ya que el Resumen Ejecutivo debe tener un flujo lógico desde el contexto hasta el problema, los hallazgos y las soluciones.
• Proporcione solo las conclusiones generales. El cuerpo de su informe debe describir las «pruebas» de sus hallazgos. Pero en el Resumen Ejecutivo, omita los detalles e incluya el panorama general en términos de lo que encontró.
• Incluya las recomendaciones. Si esta es la única sección que alguien lee, definitivamente quieres que sepan qué acciones le has recomendado al cliente.

Si ha cambiado empleo del sector público por consultoría del sector público, no se limite a suponer que ya tiene habilidades de redacción de informes a mano. En su lugar, invierta en el desarrollo de esas habilidades. Debido a que la producción de informes por debajo de los estándares dañará su reputación y potencialmente comprometer su éxito como consultor.