Plan de implementación de ERP: la metodología definitiva de 7 pasos

Está planeando su implementación de ERP.

Usted sabe que la implementación de un ERP puede ser un proceso arduo.

Usted sabe, gracias a numerosos recordatorios, que el fracaso de la implementación de ERP es común y que para que este proyecto funcione, necesitará hacer mucha planificación.

Lo primero es lo primero…

¿Qué es el proceso de implementación de ERP?

El proceso de implementación de ERP incluye la instalación de su software, la transferencia de todos sus datos, tanto financieros como transaccionales, la asignación de sus procesos y la capacitación de sus usuarios para usar realmente el software. Este proceso determinará si su implementación de ERP es un éxito o un fracaso.

Entonces, ¿por dónde empezamos?

Hemos creado esta guía para ayudarte a resolverlo todo. Repleto de consejos del mundo real, consejos de expertos y desgloses rápidos paso a paso, cubriremos:

• Crear un plan de gestión de cambios efectivo (y quién debería ayudarlo a implementarlo)
• Costos ocultos de implementación de ERP, y cómo pronosticarlos
• Puesta en marcha, y cómo evaluar el éxito de su proyecto

Desafortunadamente, no implementará su ERP por usted. Sin embargo, le proporcionará la información, los recursos y las plantillas para obtener una comprensión profunda del proceso de implementación y aumentar sus posibilidades de un proyecto exitoso.

¿Y no es casi tan bueno?

Las etapas de nuestra metodología de implementación de ERP

1. Reúna a su equipo de proyecto ERP

2. Cómo crear un plan de gestión de cambios de ERP

3. Estimación de su presupuesto de implementación de ERP

4. Iniciar la migración de datos

5. Capacitar a sus usuarios para usar su ERP

6. Qué hacer durante la puesta en marcha de su ERP

7. Evaluar si su proyecto ERP fue un éxito

1. Reúne a un equipo de proyecto

Lo primero es lo primero: va a ser bastante miserable planificar esto por tu cuenta. Crear un equipo de implementación de ERP eficiente y dedicado hará que su trabajo sea mucho, mucho más fácil.

Para empezar, necesitarás los siguientes miembros «principales».

• Gerente de proyecto: el líder. Tú, probablemente.
• Analista de aplicaciones: responsable de la migración y limpieza de datos
• Desarrollador de aplicaciones: a cargo de la personalización del sistema
• Ingeniero de pruebas de control de calidad: encabeza las pruebas del sistema y los esfuerzos de rendimiento

Sin embargo, para garantizar que su implementación se lleve a cabo de la manera más fluida posible en todos los departamentos (y para evitar que toda la fuerza de trabajo escriba sus planes cuidadosamente diseñados como «IT nos dice qué hacer»), necesitará algunas personas más.

Estos dependerán en gran medida de quiénes son sus principales partes interesadas, y dada la naturaleza del ERP, variarán de una empresa a otra dependiendo de la funcionalidad que esté implementando.

Aquí hay algunos ejemplos de partes interesadas que debe incluir al implementar varias funciones:

¿Debería contratar a un consultor de implementación de ERP?

Respuesta corta: sí, si no tiene la experiencia interna y puede permitírselo. Un consultor de implementación experimentado lo habrá visto todo antes y puede sortear los problemas antes de que surjan.

Sin embargo, es posible implementarlo con éxito sin uno, no se desespere si su presupuesto no se puede estirar, o si su departamento de cuentas es notoriamente apretado.

2. Crear un plan de gestión de cambios de implementación

Esto tiene dos lados, en realidad.

En primer lugar, querrá planificar su implementación de ERP en pasos y delegarla en su equipo de implementación en función de la experiencia.

Aquí tenemos un calendario de implementación de plantillas de ERP en profundidad, aunque puede usar la lista de verificación a continuación para hacerse una idea de lo que necesita hacer rápidamente. Antes de su aplicación, debe tener planes para:

• Previsión de costes de implementación y elaboración de un presupuesto
• Creación de un programa de implementación de ERP
• Migración de datos al nuevo sistema
• Formación de su base de usuarios de ERP
• Prueba de su ERP y puesta en marcha
• Actividades de puesta en marcha del día
• Evaluar el éxito de su proyecto

Herramientas como Trello, Hojas de cálculo de Google y Wrike son excelentes para colaborar en proyectos como implementaciones de ERP: explore y elija la que mejor se adapte al estilo de gestión de proyectos de su empresa.

Esta guía paso a paso analiza cada etapa del proceso de implementación de ERP en gran profundidad

En segundo lugar, deberá planificar formas de mantener a la empresa al lado durante la implementación. El cambio siempre trae un grado de interrupción, pero esto se puede minimizar al:

• Comunicación clara de cualquier interrupción anticipada
• Que permita tiempo suficiente para la capacitación del usuario
• Teniendo en cuenta las necesidades clave de las partes interesadas (ya está a mitad de camino con esto, habiendo incluido representantes en su equipo de proyecto)

3. Pronostique sus costos de implementación de ERP y elabore un presupuesto

¿Cuánto cuesta la implementación de ERP?

Esa es una pregunta de oro. Si fuera fácil de responder, habría muchas menos implementaciones de ERP sobrepresupuestarias y muchas más personas que se ofrecerían como voluntarias para gestionarlas.

Según un análisis reciente de Softwarethinktank:

• 35% de las implementaciones de planificación de los recursos institucionales superaron el presupuesto 0%-25%
• 15% estaban por encima del presupuesto 26%-50%
• 6% estaban por encima del presupuesto en más de 50%

Esto sugiere que, en general, más de la mitad de las implementaciones de planificación de los recursos institucionales superan el presupuesto. No hace falta decir que el presupuesto es un campo de minas y tendrá que tener mucho cuidado.

Aún así, hay algunos costos que es posible definir. Un buen punto de partida es asumir que el costo de una implementación de ERP requerirá al menos el 1% de los ingresos brutos anuales de una empresa como mínimo.

Debe incluir todos estos factores en su presupuesto de implementación para evitar verse afectado por costos ocultos:

• Actualizaciones de hardware / red: estas serán mucho más altas si está implementando un sistema local
• Pago de horas extras del personal: una importante para recordar: «No presupuestamos el pago de horas extras, lo siento» no es una línea que vaya bien con su equipo
• Capacitación de proveedores, personalización y honorarios de consultoría: si tiene suerte, su proveedor puede haber incluido estos en el precio inicial del software, pero esto definitivamente no es un hecho. Siempre verifique
• Copias de seguridad y almacenamiento de datos: a menudo se incluyen con costos de ERP en la nube , pero nuevamente, siempre verifique.

Lo que puede esperar pagar por un ERP variará dependiendo de una serie de factores que van desde el tamaño de la empresa, los requisitos y el número de usuarios, pero un informe de Ruta de software de 2019 encontró recientemente que, en promedio, las empresas gastan alrededor de 7 7,200 en promedio, por cada usuario de un sistema.

Tip: Para obtener los resultados más precisos, también debe presupuestar para la pérdida de productividad, porque no importa cuánto se esfuerce, no va a operar con la máxima eficiencia durante la implementación.

4. Comience a migrar sus datos

Para que comience.

Has planeado todo lo que has podido. Ahora es el momento de pasar al proceso real de cambiar su empresa al nuevo ERP.

La migración de datos es el primer paso : si lo hace bien, habrá construido una base sólida sobre la que continuar sus esfuerzos de implementación. Si se equivoca, las cosas pueden empezar a desmoronarse.

Su analista de aplicaciones debe encabezar este esfuerzo, ya que es su especialidad. Esté listo para asistirlos en:

• Limpieza y verificación de datos
• Configuración de la base de datos
• Asignación de datos heredados a nuevos campos de la base de datos
• Transferencia de datos al nuevo sistema
• Pruebas y verificación de datos heredados
• Pruebas y verificación de nuevas entradas de datos

5. Comience a capacitar a su base de usuarios de ERP

La adopción de usuarios es clave para el éxito de su proyecto de implementación de ERP, y un plan de capacitación de usuarios adecuado es esencial para lograrlo.

Hay varias formas de capacitar a su fuerza de trabajo; pero la mayoría de los métodos de capacitación se pueden dividir en métodos «en persona» y «aprendizaje electrónico»:

Un resumen de los pros y los contras de las metodologías de capacitación presenciales y de aprendizaje electrónico

Independientemente del método de capacitación que mejor se adapte a su fuerza de trabajo, cuatro características de todos los programas de capacitación exitosos incluyen:

• Capacitación basada en roles para agilizar el proceso y mantener a los empleados con poco tiempo a su lado.
• Oportunidades para que los aprendices ofrezcan comentarios (y para que el equipo de implementación actúe en consecuencia
• Canales de comunicación claros con los equipos de soporte de proveedores

Consejo: identifique a miembros del personal prometedores y conocedores de la tecnología para capacitarse como superusuarios de ERP. Luego, pueden lidiar con problemas de usuario de bajo nivel, lo que le permite concentrarse en la tarea en cuestión.

Para obtener los mejores resultados, ¿por qué no intentar gamificar partes de tu plan de entrenamiento? En un estudio realizado por TalentLMS, el 89% de los encuestados afirmó que un sistema basado en puntos aumentaría su compromiso, mientras que el 62% dijo que las tablas de clasificación y la oportunidad de competir con colegas los motivarían a aprender. Usa esto a tu favor.

Los beneficios pequeños para todos los que completen las tareas de capacitación a tiempo (comida gratis, hora extra para el almuerzo) y los más grandes (bono en efectivo, toma de fuerza de un día adicional) para sus mejores empleados harán que la participación en la capacitación sea un poco más atractiva para los empleados ocupados.

6. Planifique e inicie sus actividades de lanzamiento

Esto es todo. Tu Gran Día.

Si pensó que casarse requería una gran cantidad de ardua planificación avanzada, se sorprenderá desagradablemente por la etapa de’ puesta en marcha ‘ de su implementación de ERP.

Las cosas que debes planificar incluyen:

• Pruebas del sistema (antes y después de la puesta en marcha)
• Programación del personal, incluido el personal temporal o de horas extraordinarias requeridas
• Identificación de métricas para la evaluación de proyectos
• Creación de una estrategia de comunicación para el tiempo de inactividad del sistema
• Comprobaciones de velocidad y fiabilidad de la red
• Procesos de copia de seguridad de datos

La comunicación es clave aquí, tanto con su equipo como con el resto de la fuerza laboral. Deberá tener claro quién está haciendo qué, cuándo espera que se haga y qué tipo de horas de inactividad

Para obtener más información sobre la etapa de puesta en marcha de su implementación de ERP, consulte:

• Cinco aspectos para planificar una puesta en marcha exitosa de ERP

7. Evalúe el éxito de su proyecto de implementación de ERP

Comience con estas simples preguntas:

• ¿Tu empresa ha quebrado?
• ¿Están demandando a su proveedor de ERP por incumplimiento de contrato?
• ¿Logró mantener el proyecto cerca del presupuesto?

Si es así, probablemente no lo hayas hecho terriblemente. Choca esos cinco.

Para obtener un poco más de profundidad sobre las cosas, debe usar una combinación de las siguientes métricas:

• ROI. ¿Ha visto un retorno del dinero que gastó en su ERP?
• Disminución de errores humanos: un ERP bien implementado debería reducir los errores de datos debido a la automatización de procesos. Si su plan de capacitación funcionó, los empleados deberían aprovechar al máximo estas características
• Aumento de los niveles de productividad: esto habla por sí solo. ¿Ha logrado el ERP exactamente lo que se propuso hacer?
• Aumento de la satisfacción del cliente: ¿han aumentado los tiempos de respuesta? ¿Está procesando pedidos más rápido?

Esta guía para calcular el ROI de ERP le ayudará a evaluar el éxito de su proyecto de implementación