PMI

Resumen

Las aplicaciones de software se consideran un elemento indispensable en un sistema de información de gestión de proyectos. Todas las aplicaciones principales proporcionan herramientas de proceso estándar y personalizables que se implementan ampliamente en todo el mundo. En este artículo, presentamos los resultados de un estudio realizado para evaluar la eficacia de las aplicaciones de software en la gestión de proyectos cada vez más complejos.

Durante este estudio, se preguntó a un grupo de 100 directores de proyectos de la región EMEA sobre sus experiencias en el uso de aplicaciones de software para gestionar sus proyectos. Se pidió a los directores de proyecto que calificaran las herramientas y características que consideraran más útiles, así como que enumeraran las deficiencias de los sistemas que habían utilizado. También se les pidió que proporcionaran una lista de características o herramientas de proceso que les encantaría ver agregadas a los sistemas disponibles en el mercado.

Este documento informa de las 10 principales características ampliamente utilizadas, las 10 principales deficiencias y los 10 principales elementos de la lista de deseos.

Introducción

La Guía PMBOK ® – 5a Edición define un Sistema de Información de Gestión de Proyectos (PMI) como:

Si bien cada implementación de PMI difiere de las demás en términos de alcance, diseño y características, las aplicaciones de software se consideran un componente indispensable de cada implementación. La utilización óptima de un PMI depende en gran medida de la manera en que la información crítica se pone a disposición de todas las partes interesadas y del nivel de automatización de los procesos. Muchos gerentes de proyecto están preocupados por la efectividad de sus PMI, en parte debido al software configurado incorrectamente y también por las preocupaciones sobre el ROI. El propósito de este estudio es explorar e informar las percepciones de los gerentes de proyecto sobre las aplicaciones de software que forman parte integral de sus implementaciones de PMI.

Panorama actual de PMI

Las organizaciones de todo el mundo confían cada vez más en las aplicaciones de software para automatizar los procesos de gestión de proyectos. También se hace mucho hincapié en mejorar la exactitud de los datos sobre la base de los cuales se generan los indicadores clave de desempeño y los informes. Las principales responsabilidades de gestión de proyectos, como el mantenimiento de diferentes registros y la documentación de las lecciones aprendidas, son mucho más fáciles de cumplir al implementar una aplicación adecuada. Las siguientes secciones ofrecen una visión general del panorama actual de los PMI específicamente en la región EMEA.

Actores principales

El mercado de software de gestión de proyectos en la región EMEA se caracteriza por una feroz competencia entre Microsoft, Oracle, Meridian, Autodesk, Aconex, RIB Software, Huddle y algunos otros. Si bien algunas organizaciones todavía dependen de aplicaciones de hojas de cálculo y calendarios electrónicos básicos, la mayoría de las organizaciones han invertido en aplicaciones más sólidas para agilizar sus procesos de gestión de proyectos. Un número cada vez mayor de proyectos emblemáticos como el Burj Khalifa, el edificio más alto del mundo hasta la fecha, se muestran en estudios de casos de empresas cuyas soluciones se utilizaron en estos proyectos.

Mientras que algunas empresas de software ofrecen una única aplicación para gestionar diferentes aspectos de los proyectos, otras proporcionan un conjunto de aplicaciones especializadas que se complementan entre sí y también se pueden integrar con otras implementaciones de ERP.

Sistemas específicos de la industria

Mientras que algunas de las aplicaciones de software de gestión de proyectos son adecuadas para cualquier industria, otras contienen plantillas y características apropiadas para tipos específicos de proyectos. Los costes operativos y de fijación de precios también contribuyen a limitar el uso de determinadas aplicaciones a determinadas industrias. Las principales industrias y aplicaciones populares en ellas se muestran en el gráfico 1.

Anexo 1 – Principales industrias y aplicaciones.

Sistemas específicos de metodología

Muchas organizaciones de la región EMEA están desarrollando sus metodologías basadas en estándares PMI. En algunos sectores, PRINCE 2 también es popular, particularmente en partes de Europa. En una tendencia reciente, un número creciente de organizaciones también han comenzado a experimentar con metodologías ágiles como Scrum, Lean y Kanban. Se ha observado que algunas herramientas de software no son adecuadas para prácticas ágiles, mientras que otras no son adecuadas para metodologías más extensas. El gráfico 2 enumera las herramientas comunes utilizadas con metodologías populares.

Anexo 2-Herramientas para metodologías específicas.

Aprensiones sobre Aplicaciones de software

Aunque existe un consenso entre los gerentes de proyecto de que un PMI efectivo es crucial para cumplir con los objetivos de su proyecto, se plantean muchas aprensiones sobre la eficacia de las aplicaciones de software que se implementan para implementar los PMI. En las secciones siguientes se describen las manifestaciones de estas aprensiones, que posteriormente conducen a la insatisfacción.

Percepciones de ROI

La etiqueta de precio y los costos operativos de mantenimiento de software de gestión de proyectos especializados a menudo se citan como una preocupación importante para muchos gerentes de proyectos. La selección de una aplicación en particular a menudo es dictada por los propietarios del proyecto, mientras que las facturas son pagadas por los contratistas. Los directores de proyectos empleados por los contratistas con frecuencia cuestionan el retorno de la inversión para implementar una aplicación de software costosa.

Gastos generales de gestión

La infraestructura y los recursos necesarios para mantener las aplicaciones de software también causan aprensiones. Dependiendo del tamaño y el alcance del proyecto, las aplicaciones auto-alojadas requieren instalaciones y recintos especializados que inflan los gastos generales en términos de finanzas, mano de obra y esfuerzo.

Curva de aprendizaje

El tiempo y el esfuerzo necesarios para aprender las complejidades de las aplicaciones de software especializadas también se incluyen entre las preocupaciones que a menudo plantean los gerentes de proyecto. Un PMI que ponga más énfasis en la automatización, utilizando software, a su vez requerirá que todos los miembros del equipo de gestión de proyectos y muchos miembros del equipo de proyecto estén capacitados en el uso de software.

Estudio propuesto

Este estudio se llevó a cabo para explorar y comunicar las percepciones de los directores de proyectos en la región EMEA. El presente estudio tiene por objeto alcanzar los siguientes objetivos::

• Comprender la satisfacción de los gerentes de proyecto con los sistemas de software actuales.
• Comprender la importancia relativa de las características y herramientas comunes.
  • Esto permitirá a los propietarios de proyectos seleccionar las herramientas adecuadas en función de las aportaciones de los directores de proyecto.
  • Esto también ayudará a las empresas de software a planificar actualizaciones de productos y agregar o eliminar funciones.
  • Esto también ayudará a los gerentes de proyecto a preparar programas de capacitación efectivos para minimizar la curva de aprendizaje.
• Comprender las deficiencias de las aplicaciones de software.
  • Esto ayudará a las empresas de software a planificar actualizaciones destinadas a aumentar la satisfacción del cliente.
• Comprender la lista de deseos de los gerentes de proyecto que esperan mejorar la eficacia de sus implementaciones de PMI.
  • Esto ayudará a las empresas de software a planificar actualizaciones y agregar funciones adecuadas.
• Educar a los gerentes de proyecto sobre las posibilidades y limitaciones de las aplicaciones de software.
  • Esto ayudará a los gerentes de proyecto y a los PMO a optimizar el nivel de automatización.

Metodología

Este estudio se llevó a cabo mediante una encuesta en la que se seleccionaron 100 encuestados de toda la región EMEA, lo que garantizó la representación de todas las regiones e industrias. A los encuestados se les dio una lista de características y herramientas comunes que se encuentran en la mayoría de las aplicaciones de software de gestión de proyectos y se les pidió que ordenaran la lista en función de la importancia relativa de los elementos. Se pidió a cada encuestado que seleccionara las características o herramientas que se utilizaban con más frecuencia, así como las que se utilizaban con menos frecuencia. También se pidió a los encuestados que enumeraran las deficiencias de sus propias aplicaciones de software y que proporcionaran una lista de características o herramientas que probablemente facilitarían la utilización eficaz de sus PMI. También se pidió a los encuestados que indicaran su nivel de satisfacción con la aplicación informática que utilizaban actualmente.

La encuesta se realizó durante los meses de septiembre y octubre de 2012. Las conclusiones se procesaron y compilaron en noviembre de 2012. Los datos demográficos de los encuestados se muestran en el gráfico 3.

Anexo 3-Representación basada en geografía e industrias.

Lista de Características/Herramientas

La lista parcial de características y herramientas comunes que fue calificada por los encuestados se presenta en el anexo 4.

Anexo 4-Lista parcial de características/herramientas.

Hallazgos del estudio

El estudio arrojó algunos hallazgos interesantes que se resumen en las siguientes secciones.

Nivel de satisfacción

El nivel de satisfacción de los gerentes de proyecto se informa en el gráfico 5.

Anexo 5-Puntuaciones de satisfacción.

Características / Herramientas Utilizadas con mayor frecuencia

Las 10 principales características y herramientas utilizadas con mayor frecuencia, basadas en las calificaciones agregadas de todas las geografías e industrias, se muestran en el gráfico 6.

Anexo 6-Características / herramientas usadas con mayor frecuencia.

Características / Herramientas Utilizadas con menos frecuencia

Las características y herramientas utilizadas con menos frecuencia en función de las calificaciones agregadas de todas las geografías e industrias se muestran en el gráfico 7.

Anexo 7-Características / herramientas usadas con menos frecuencia.

Las 10 principales deficiencias

Las 10 principales deficiencias, basadas en las calificaciones agregadas de todas las geografías e industrias, se muestran en el gráfico 8.

Anexo 8-10 deficiencias principales.

Lista de deseos de características

Los encuestados identificaron muy pocas características como elementos de su lista de deseos. Las características solicitadas se enumeran en el cuadro 9.

Anexo 9-Lista de deseos.

Recomendaciones

Los resultados de este estudio proporcionan información interesante sobre las aplicaciones de software utilizadas ampliamente en la región EMEA. Sobre la base de los resultados compartidos en las secciones anteriores, se recomienda que::

• Las empresas de software trabajan en estrecha colaboración con sus clientes para explorar las razones de tener bajas puntuaciones de satisfacción.
• Las empresas de software planifican sus actualizaciones incluyendo las funciones enumeradas en el Anexo 6, si aún no están allí. También deben tratar de superar las deficiencias e incluir artículos en la lista de deseos lo antes posible.
• Los propietarios de proyectos evalúan las aplicaciones de software en función de las características que se usan con más frecuencia y las que se usan con menos frecuencia. No deben invertir en una aplicación que se pierda las funciones que más necesitan los gerentes de proyecto. Al mismo tiempo, no deben pagar un precio más alto porque un sistema incluye características que son de menor importancia para los directores de proyectos.
• Los gerentes de proyecto preparan sus esquemas de capacitación basados en los elementos identificados en el gráfico 6.

Conclusión

Este documento informa de la satisfacción de los gerentes de proyecto con las aplicaciones de software de gestión de proyectos comúnmente implementadas. Proporciona información sobre las características que se usan con más frecuencia y con menos frecuencia. También informa de las principales deficiencias, así como de los elementos de la lista de deseos de los directores de proyectos. Esta información puede ser utilizada por los gerentes de proyecto para planificar eficazmente sus implementaciones de PMI. Los hallazgos también pueden ayudar a las empresas de software a mejorar sus ofertas y mejorar la satisfacción del cliente.