¿ Qué es CAFM? Todo sobre Administración de instalaciones asistida por ordenador

Entre las muchas nuevas formas de software empresarial que se abren camino en el mercado, la administración de instalaciones asistida por ordenador (CAFM), administrada a través de software de administración de instalaciones, es una de las más misteriosas y complejas, pero no tiene por qué serlo.

¿Qué Significa CAFM?

Para algunos que se preguntan, » ¿De qué acrónimo estamos hablando de nuevo?»- puede ser confuso tratar de averiguar qué es CAFM y qué lo separa de los otros tipos de sistemas de mantenimiento y gestión. A esto no le ayuda precisamente el hecho de que la tecnología CAFM también se hace referencia a los términos generales «software de gestión de instalaciones», «sistemas de gestión de instalaciones» y «FM».»

A veces también se utiliza indistintamente con los sistemas computarizados de gestión de mantenimiento (CMMS), los sistemas integrados de gestión del lugar de trabajo (IWMS) y el software de gestión de activos empresariales (EAM). Si bien tiene algunas funciones en común con estos otros tipos de software, el software CAFM ha llegado a ser su propio nicho de especialización y ofrecerá características ligeramente diferentes de CMMS, EAM o IWMS.

Así que hagamos un breve resumen de esas diferencias entre todos estos tipos de software antes de adentrarnos en todas las grandes cosas que CAFM puede hacer por su organización. CMMS es la funcionalidad principal de este grupo de software. Se centra en la programación y el seguimiento del mantenimiento de los activos. EAM es un sistema de planificación a largo plazo que rastrea y supervisa el estado y la rentabilidad de los activos a lo largo de su ciclo de vida. La principal preocupación del IWMS son las personas que trabajan dentro de las instalaciones. La administración de instalaciones asistida por computadora está principalmente preocupada por la instalación en sí.

Comparar los principales Líderes de Software CAFM / CMMS

¿Qué es CAFM?

Entonces, ¿qué es CAFM de todos modos, y qué hace para las empresas? En su nivel más básico, el software de administración de instalaciones asistido por computadora está diseñado para ayudar a planificar todo para un edificio o instalación, incluidos casi todos los aspectos de las operaciones diarias. La Asociación Internacional de Administración de Instalaciones (IFMA) la define como la práctica de coordinar el lugar de trabajo físico y las instalaciones con las personas y las operaciones de esa organización.

Básicamente, la tecnología CAFM combina conceptos de administración de empresas, ciencias del comportamiento, arquitectura e ingeniería para optimizar el funcionamiento de su organización. Puede ser útil pensar en la administración de instalaciones asistida por computadora como una herramienta integral de mantenimiento de instalaciones comerciales o edificios con muchas facetas y funciones diferentes.

Tecnología de la información

La información es el núcleo de CAFM. La función principal que lo separa de las versiones anteriores de gestión de instalaciones es que utiliza elementos y elementos visuales CAD (diseño asistido por computadora) en combinación con procesamiento de datos alfanuméricos.

Al igual que en muchas otras ramas de software, las herramientas y funciones de inteligencia empresarial que utilizan la recopilación y el análisis de datos se están volviendo muy populares en CAFM. Este enfoque de negocio centrado en los datos ayuda a los gerentes a tomar decisiones basadas en datos para mejorar cada elemento de su negocio.

CAFM utiliza tecnología CAD para una variedad de capacidades. Por ejemplo, los planos de planta interactivos para organizaciones de bienes raíces permiten a los compradores potenciales recorrer casas que ni siquiera están construidas todavía.

Gestión de mantenimiento

Al igual que las MMC, CAFM ofrece capacidades de gestión de mantenimiento. Las reparaciones de rutina mantienen los activos funcionando con la máxima eficiencia, y el mantenimiento preventivo mantiene los costos mucho más bajos que las reparaciones de emergencia o incluso los reemplazos. Además de la programación y el soporte de mantenimiento, los sistemas CAFM proporcionan módulos de monitoreo de activos para ayudar a los usuarios a vigilar de cerca el estado de los activos.

ManagerPlus ofrece solicitudes de orden de trabajo y capacidades de gestión de mantenimiento

Otros segmentos específicos de herramientas CAFM utilizan datos, específicamente datos en tiempo real, para ayudar en varios tipos de mantenimiento. Por ejemplo, puede promover el mantenimiento integral, como el mantenimiento preventivo, las órdenes de trabajo y los objetivos de mantenimiento operativo rutinario para optimizar la gestión de activos. Aquí es donde se utiliza la gestión de instalaciones asistida por computadora junto con los MMC, ya que los sistemas de MMC generalmente se construyen para la evaluación de diversas necesidades de mantenimiento.

Administración física de edificios

Una de las características principales más populares e impresionantes de un sistema de administración de instalaciones asistido por computadora es su recurso para manejar la infraestructura real dentro de la instalación. Por ejemplo, muchos sistemas CAFM se pueden conectar a equipos de climatización, luces y otras infraestructuras dentro del edificio.

Algunas de estas características permiten la administración remota, donde los gerentes de las instalaciones pueden configurar termostatos o encender y apagar cerraduras de puertas y ventanas de forma remota. Otros ofrecen lectura de contadores automatizada y monitoreo de energía, para que sepa de inmediato si cambia algo en el uso de sus recursos. Esto mejora la seguridad, ahorra dinero y ayuda al medio ambiente al ahorrar un uso de energía innecesario.

Aunque la mayoría de los sistemas CAFM ofrecen estas características populares, muchas descripciones de los propios proveedores no indican específicamente cómo estos tipos de funcionalidad pueden ayudar a una empresa. Con demasiada frecuencia, ocultan estas características esenciales en jerga como «servicios de administración de propiedades y funciones de consumo de energía».»No siempre hacen el esfuerzo adicional de explicar que las soluciones de CAFM realmente ayudan con la planificación diaria de maneras reales y prácticas.

Cuando los clientes descubren que los sistemas CAFM pueden incluir este tipo de funcionalidad, a menudo se adoptan con entusiasmo por su potencial de ahorro de tiempo y mano de obra. Para obtener una comparación en profundidad de cada característica, consulte nuestro informe de comparación para desglosarlas.

Comparar los Principales Líderes de Software de CAFM / CMMS

Planos de planta y Gestión de espacios

Una definición de la función de CAFM de la Wiki Designing Buildings es » apoyar las partes operativas y estratégicas de la gestión de instalaciones, incluidas las tareas técnicas, administrativas y de infraestructura, así como los procesos estratégicos necesarios para la planificación y la gestión.»Eso puede parecer un paraguas amplio, pero es intencional: CAFM puede ser utilizado por una variedad de industrias y organizaciones porque es muy versátil.

Hippo CMMS ofrece a los usuarios funciones avanzadas de administración de espacio para rastrear la ubicación de equipos y máquinas

Su CAFM funciona como una base de datos organizativa para almacenar información en sus instalaciones. Esta información incluye todo, desde el consumo de energía, datos de construcción, una lista de planos de planta, detalles de contacto pertinentes, equipos ubicados dentro de una instalación específica, información sobre incendios y seguridad, etc. En lugar de depender de archivos en papel u hojas de cálculo de Excel, los usuarios pueden organizar esta información de forma ordenada dentro de CAFM, donde se puede utilizar y almacenar.

Muchas funciones de las herramientas CAFM están diseñadas para ayudar con la administración del espacio y la asignación de recursos. Algunas de ellas afectan a la ubicación de varios activos en una instalación. Otros aspectos se refieren a cómo utilizar el espacio dentro de cada habitación, o cómo diseñar procesos comerciales o industriales dentro de una instalación. Algunos de ellos implican la gestión de la fuerza de trabajo. En términos generales, los administradores de instalaciones etiquetan un espacio para un uso en particular y utilizan CAFM para organizar ese uso en detalle.

Arrendamiento y Gestión de Bienes Raíces

Otros aspectos de la gestión de instalaciones asistida por computadora analizan la gestión de propiedades, incluido el arrendamiento, para optimizar el uso comercial de los bienes raíces comerciales. Desde actividades diarias como la programación de salas o la reserva de conferencias hasta la gestión de alquileres a largo plazo, el software CAFM adecuado puede ofrecer herramientas de gestión de propiedades especializadas en la industria.

El soporte administrativo

CAFM tampoco se centra completamente en las instalaciones y activos físicos deteriorados y sucios. El software de administración de instalaciones ofrece una gama de capacidades de soporte administrativo que también pueden ayudar a optimizar el personal de la oficina.

Los usuarios también pueden utilizar funciones de seguimiento de paquetes y materiales para vigilar de cerca cualquier cosa que entre o salga de sus instalaciones. Ya sea que eso signifique compras y adquisiciones, registros de auditoría, transporte de materiales peligrosos o envíos y entregas, la administración de instalaciones asistida por computadora puede ayudarlo a administrarlo de manera segura y sin problemas.

Incluso puede usar CAFM para administrar sus recursos humanos. Muchos sistemas CAFM ofrecen una función de seguimiento de tráfico para registrar a los visitantes y crear plantillas de formularios para contratistas para garantizar que todos los que están dentro de sus instalaciones estén allí. Esto tiene la ventaja adicional de aumentar la seguridad para su organización sin costo adicional.

Gestión del ciclo de vida

Un objetivo principal de CAFM es ayudar a los gerentes a garantizar que los activos de su organización se utilicen plenamente de la manera más rentable a lo largo del ciclo de vida de los activos.

Algunas características de los sistemas CAFM ayudan a los responsables de la toma de decisiones a considerar las necesidades a largo plazo, por ejemplo, la planificación de mejoras de capital. La idea es que, dado que la plataforma CAFM cubre no solo el edificio, sino todo lo que contiene, los administradores puedan usarla como hoja de ruta para todo tipo de gestión de activos y planificación predictiva. Esto puede ayudar a ahorrar dinero, haciendo que las operaciones de las instalaciones se realicen de manera más eficiente.

iMaint ofrece funciones completas de seguimiento de activos

El software de administración de instalaciones asistido por computadora se utiliza en una amplia gama de industrias para muchos fines diferentes. Algunas de las herramientas y funcionalidades específicas dependen de la industria del cliente y de los tipos de activos que funcionan en la instalación. Las empresas de muchos campos diferentes utilizan sistemas de gestión de instalaciones asistidos por computadora para controlar de manera efectiva el uso general de una instalación comercial y tomar en serio la mejora de su gestión de activos.

Otras consideraciones

Hay otros elementos importantes de CAFM que debe comprender antes de comenzar el proceso de preselección:

Implementación

La forma en que se implementa un software tiene un impacto significativo en la organización que lo implementa, si no necesariamente en el usuario final final. El software se puede implementar de tres maneras: on-premise, a través de la web o la nube, o como un híbrido de estos.

El software local está alojado por hardware en sus instalaciones. Este hardware generalmente requiere un amplio equipo de TI para el mantenimiento y la resolución de problemas, así como el espacio físico para almacenarlo. Los proveedores de software en las instalaciones suelen cobrar una tarifa única por licencia de usuario, que puede ser elevada, pero una vez que se paga, está listo para comenzar y puede cambiar de usuario si así lo desea.

On-premise también ofrece más opciones de personalización, ya que tiene un control casi completo sobre el programa. Este control casi completo significa que sus datos no viajan de ida y vuelta a un servidor externo, donde son vulnerables a la piratería, pero también significa que usted será responsable de su propia ciberseguridad.

La implementación basada en la nube suele ser más barata que en las instalaciones, ya que cobra una tarifa por usuario y mes, pero los costos pueden acumularse rápidamente. La personalización de un sistema basado en la web puede resultar costosa. Pero basado en la web es ágil y accesible desde cualquier portal de usuario con conexión a Internet, lo que lo convierte en una solución ligera y práctica para muchas empresas.

Debido a que la responsabilidad de la seguridad de los datos recae en el proveedor para este método de implementación, la mayoría ofrece algunas de las opciones de seguridad más completas del mercado para los datos de sus clientes. Dicho esto, el 62 por ciento de los profesionales de TI siguen diciendo que la seguridad local es más fuerte que la seguridad en la nube, por lo que el argumento es válido por ahora.

Hybrid es, como su nombre indica, una combinación de los dos formatos. Esto puede tomar muchas formas diferentes y es único para diferentes industrias. Por lo general, incluye la capacidad de cambiar de local a basado en la nube a medida que cambian las necesidades de los usuarios, por ejemplo, una red local complementada con aplicaciones móviles para técnicos móviles.

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Conclusión

La administración de instalaciones asistida por computadora ofrece todo tipo de beneficios para las organizaciones con visión de futuro que los utilizan. Con suerte, ahora tiene una comprensión más completa de los beneficios y las características del software CAFM. Si desea comparar algunos proveedores, no olvide consultar nuestra comparación de sistemas CAFM para comenzar por el camino correcto.