Cuando trabajé en el campo, una de las mayores quejas que recibí de los clientes fue que los informes de los oficiales de seguridad siempre eran de mala calidad. Ya sea para empleados de turno por hora o supervisores de guardia, los informes de incidentes deben ser legibles, fácilmente comprensibles y utilizables, si es necesario, como documento legal en el tribunal. El uso de un software de informes de oficiales de seguridad puede ayudar con la presentación de informes, sin embargo, todavía se necesitan habilidades de comunicación escrita.
Sería fácil pensar que cualquier persona que trabaje en un campo tan orientado a la comunicación sabría escribir un informe legible y respetable. Lamentablemente, incluso con la presión constante de los clientes, muchos no lo hacen, algunos oficiales ni siquiera saben cómo deletrear o usar una buena gramática, incluso si se graduaron de la escuela secundaria o asistieron a la universidad.
No me considero un «experto» en el tema de la redacción efectiva de informes para la industria de la seguridad. No me fue muy bien con la gramática en la escuela secundaria, y solo he aprendido un poco más en los 36 años intermedios. Sin embargo, sí sé cómo escribir informes de seguridad para ayudar a mantenerte a ti, a tus oficiales y a tu compañía fuera de problemas.
Idioma
No escriba usando un lenguaje prolijo o florido; esta no es una clase de idiomas de nivel universitario. Escribe tu informe como si le estuvieras contando a un amigo lo que pasó. Sé conversador. Usa tantas citas directas como puedas.
Y no rehuya usar lenguaje grosero si alguien más lo está usando y es necesario para el informe. Nunca use asterisco en lugar de las palabras malditas, es decir, S*** o B******t.
Finalmente, sea lo más conciso posible. Sus clientes están ocupados, que no quieren pasar más tiempo leyendo informes del necesario.
Abreviaturas
Escriba todas las palabras abreviadas en su totalidad la primera vez que las use, con la abreviatura justo detrás entre paréntesis. A partir de entonces, simplemente use la abreviatura. Por ejemplo, «El Oficial de Seguridad (S/O) Stevens y el Oficial de Policía (P/O) Roberts se unieron a S/O Junie.»
Esto ahorra tiempo y espacio sin crear confusión innecesaria para el cliente.
Marcas de tiempo
En todos los casos, registre las horas en las que aprende la información, no sus conjeturas sobre cuándo podría haber ocurrido algo. Por agradable que sea, no somos capaces de ver a través del tiempo.
Mantenga el informe en orden cronológico según conozca los detalles. En otras palabras, escriba el informe con los detalles a medida que el oficial los aprenda. Si se produce una pelea a las 0400 pero el oficial no se entera hasta las 0600, entonces comienza el informe a las 0600.
Siempre, a menos que se indique lo contrario, utilice el tiempo militar para redactar informes de seguridad. Esto ayuda a evitar y eliminar la confusión cuando se trata de plazos.
Si tiene las herramientas para usar marcas de tiempo específicas, haga que su línea de tiempo sea lo más específica posible. Si no es así, use la palabra aproximadamente, para que esté protegido de preguntas sobre la precisión de los informes.
Estilo
Todos los informes deben escribirse en voz de 3a persona. Usar el punto de vista de la tercera persona reducirá la confusión sobre quién hizo qué, dónde y cuándo. Si tiene varios oficiales involucrados, definitivamente ayudará a mantener la línea de la historia recta.
Escriba su informe según las directrices comerciales actuales. Consulte con el cliente para ver qué formato prefiere. Siempre y cuando no cause demasiados dolores de cabeza, siempre es mejor presentar la información de la manera que el cliente encuentre más útil.
La gramática, la ortografía y la puntuación deben monitorizarse de cerca. La mala gramática hará que los clientes cuestionen tu inteligencia. Siempre debes tener un diccionario a mano. El software de informes de incidentes sin papel a menudo tiene correctores ortográficos y gramaticales incorporados, y hay muchas aplicaciones y sitios web para ayudarlo a mejorar.
Completar el Informe
Complete el formulario de informe por completo. No deje espacios sin llenar. Si tiene espacios vacíos cuando haya terminado, coloque algo como N / A o y X a través de ellos. Esto hace que el formulario se vea más formal y completo, y evita que otra persona escriba cosas en esos espacios.
Todo se trata del Cliente
Estas pautas anteriores son solo eso, pautas. Dondequiera que vaya un oficial, el formato es un poco diferente. En la industria de la seguridad, cómo quiere el cliente sus informes es la forma en que los escribirá. Eso incluye no solo el formato, sino también la información que se incluye y resalta.
Sin embargo, estos consejos se aplican a casi todos los informes de guardias de seguridad. Recuérdelos y podrá crear un informe de seguridad completo que haga feliz al cliente, le brinde toda la información que necesita y pueda comparecer ante un tribunal.
