El voluntariado para estar en la junta de su HOA es un puesto importante que conlleva mucha responsabilidad. La junta directiva se encargó de asegurarse de que la comunidad funcionara bien y siguiera los requisitos de los documentos de gobierno. Resuelven problemas y conflictos, manejan el presupuesto de la comunidad, supervisan el mantenimiento y las reparaciones, y mucho más.
Puede parecer abrumador ser un nuevo miembro de la junta, pero todos toman diferentes elementos y trabajan juntos. Para darle un poco de experiencia, repasaremos los deberes generales de todos los miembros de la junta, y analizaremos lo que los oficiales de las juntas de HOA suelen manejar.
Responsabilidades generales para Todos los Miembros de la Junta
La responsabilidad más importante para los miembros de la junta es su obligación fiduciaria. Es tan esencial que cada estado tenga leyes que impongan un deber fiduciario a sus juntas de HOA. Llevar a cabo la función fiduciaria no se trata de ninguna habilidad, sino de un compromiso de poner el cuidado de la comunidad por encima de los prejuicios, el interés propio u otras demandas. Significa que la base de todas las decisiones debe estar informada y – lo que es mejor para la comunidad. Está más abajo en el deber de cuidado, deber de lealtad y deber de actuar dentro del alcance de la autoridad.
El deber de cuidado requiere que los tomadores de decisiones hagan todo lo posible al tomar decisiones para la comunidad. Significa hacer la debida diligencia para tomar una decisión bien informada. El deber de lealtad significa que el miembro deja de lado los intereses personales (en particular, evita cualquier conflicto de intereses) y pone el bienestar de la comunidad en primer lugar al tomar decisiones. Por lo tanto, finalmente, el deber de actuar dentro del alcance de la autoridad es exactamente lo que parece: deben llevar a cabo las tareas a las que están obligados, pero no pueden tomar decisiones ni regular cosas fuera de su autoridad.
Una Tarea más importante de los Miembros de la Junta
Para ser un buen miembro de la junta, cada uno debe conocer los documentos de gobierno de su asociación (la declaración de CC& R, los estatutos, etc.).), y cualquier ley estatal que se aplique. Una de las responsabilidades más importantes que tendrá la junta es la creación del presupuesto anual. Si bien el tesorero suele ser la persona responsable y supervisa el proceso, es probable que todos los miembros de la Junta participen en su creación y finalización. Además, puede haber proyectos amplios,como un manual para propietarios de viviendas, para los que toda la junta trabaja en conjunto.
Ahora que los conceptos básicos están cubiertos, profundicemos en las responsabilidades de los oficiales. La cantidad exacta de funcionarios en una Junta varía según la ley estatal y los documentos de la HOA, pero la mayoría tiene presidente, vicepresidente, tesorero y secretario.
Presidente
El presidente dirige la junta y supervisa muchas de las tareas de procedimiento de la junta. Presiden las reuniones, asegurando que todos tengan la oportunidad de expresar su opinión y que todos los temas necesarios sean recuperados. Así que, por supuesto, están muy versados en los documentos de gobierno de la HOA y, por lo general, necesitan habilidades de liderazgo y gestión excepcionales. Además, el presidente es también el » CEO » de la asociación, firmando contratos y otros documentos legales, así como firmando conjuntamente los cheques.
Vicepresidente
No todas las juntas directivas tienen vicepresidente. Si tiene uno, el vicepresidente es el principal responsable de sustituir al presidente cuando el presidente no está disponible. Por lo tanto, el vicepresidente también debe estar muy familiarizado con todos los documentos de gobierno,ser capaz de dirigir reuniones y asumir cualquier otra responsabilidad. Cuando el presidente está presente, el vicepresidente puede ser más un asesor, dirigir uno de los comités y otras tareas asignadas.
Tesorero
El tesorero supervisa las finanzas de LAHOA. Manejan y documentan todas las tarifas de recaudación de dinero entrantes y salientes,pagan a los proveedores y supervisan las inversiones. El tesorero no solo se asegura de que la organización sea financieramente sólida, sino que cualquier gasto e ingreso siga lo permitido por los documentos de gobierno. Por lo general, estarán a cargo de dirigir la planificación presupuestaria anual, aunque es probable que todos los miembros de la junta participen. Y cuando se realiza una auditoría, el tesorero trabajará en estrecha colaboración con el auditor. Otros informes financieros,como los gastos mensuales o trimestrales, pueden ser solicitados por la junta, y el tesorero será responsable de su aprobación.
Secretario
El secretario de la junta de una HOA es el encargado de los documentos y registros. Son responsables de las actas de las reuniones y de los documentos de apoyo, por lo general envían avisos de las reuniones y trabajan con el presidente en la redacción de las agendas de las reuniones. Manejan todos los registros de la asociación, como la información del propietario y los registros de mantenimiento. Todos los documentos deben ser de fácil acceso para cualquier miembro de la HOA que lo desee (dentro de algunos límites), y el secretario debe asegurarse de que los archivos estén bien organizados. El secretario también es generalmente responsable de asegurarse de que la HOA cumpla con los plazos de presentación y otros requisitos legales de registro.
Evitar problemas
El problema más común que enfrenta un miembro de la junta es un conflicto de intereses. Puede ser difícil no caer en trampas que en realidad violan su responsabilidad fiduciaria.
Estar conectado de cualquier manera a una empresa o persona que la HOA pueda contratar crea es un conflicto de intereses común.Alternativamente, un proveedor puede ofrecer un servicio gratuito para ser considerado para un nuevo contrato. Algunos otros son cosas como un problema de ruido en el que el miembro de la junta es la única persona que se queja, o la junta está considerando cambiar las regulaciones sobre el estacionamiento de un barco cuando el vicepresidente es una de las personas que necesitan almacenamiento de barcos.
En cualquier momento en que haya un conflicto, los miembros deben revelarlo y abstenerse de tomar cualquier decisión relacionada.
Conclusión
Si bien hay mucho trabajo y responsabilidad involucrados en estar en una junta de HOA, también existe la satisfacción de ayudar realmente a que su comunidad funcione bien para todos. Además, aunque los oficiales tienen deberes específicos, muchos elementos de ser miembro de la junta se realizan a través del trabajo en equipo. Hacer todo lo posible para actuar y tomar las mejores decisiones solo por el bien de la comunidad, bajo la guía de la ley estatal y los documentos de gobierno, es lo más importante que puede hacer para ser un buen miembro de la junta.
