Software de CRM basado en la nube: Una Guía Definitiva

El software de CRM ha existido durante años, pero ahora está asumiendo un papel mucho más importante y corriente en empresas de todos los tamaños. Cualquier persona puede beneficiarse del software de CRM porque el objetivo es organizar los datos de los clientes de una manera que pueda mejorar la experiencia del cliente, generar ventas y personalizar cada interacción con el cliente para garantizar que regresen.Anteriormente, el CRM requería una solución on-premise costosa, pero ahora con la nube, cualquier empresa puede utilizar estas plataformas. Las grandes empresas y empresas aprovecharon el desarrollo de su propio CRM para satisfacer sus propias necesidades, pero eso conllevó costos significativos que nadie más podía pagar. CRM basado en la nube está jugando un papel más importante en los negocios hoy en día porque es accesible para empresas de todos los tamaños y adaptable a las necesidades cambiantes de cualquier negocio. Para ayudar a su empresa a tomar la decisión correcta, creemos que es imperativo desglosar qué es el software de CRM basado en la nube, por qué es importante y cómo su empresa puede usarlo de manera efectiva, ya que el software de CRM basado en la nube continúa evolucionando para mejor, y cuanto más rápido lo abrace su empresa, mejor. Vamos a sumergirnos.

¿Qué es el software CRM basado en la nube?

Creemos que es importante tener una definición de trabajo de lo que es el software CRM basado en la nube antes de ir más lejos. El software de CRM basado en la nube es simplemente un software de CRM alojado en la nube, lo que significa que los datos recopilados de los clientes se almacenan y las empresas acceden a ellos a través de Internet. Esto significa que su empresa no tiene que preocuparse por la gestión y el almacenamiento de datos, ni por pagar licencias individuales para varios dispositivos. Todo este trabajo pesado es manejado por el proveedor de CRM, por lo que su negocio simplemente obtiene acceso a una solución fácil de usar.El software de CRM basado en la nube puede hacer todo lo que el software de CRM local puede, pero es más adaptable a las necesidades de su negocio, es más rentable a largo plazo, es de fácil acceso y es más seguro, lo cual es un problema importante que las empresas de hoy en día están tratando de resolver constantemente.

Dejar atrás el software de CRM local

El CRM local es mucho más costoso por adelantado y a largo plazo porque requiere un equipo de TI para instalar y mantener el software y el hardware específicos de la empresa. Esto simplemente no es una opción para la mayoría de las pequeñas empresas y nuevas empresas. El CRM local podría dar a las empresas/empresas más grandes un mayor control sobre qué características se utilizan y qué funciona mejor para ellas, pero lo que funciona mejor para la empresa en su conjunto podría no funcionar mejor para todos los agentes. El software de CRM ya no es una herramienta exclusiva para aquellos que pueden permitírselo. Algunas grandes empresas como Zoho, Hubspot, Freshsales, Insightly y Sugar CRM ofrecen a sus clientes soluciones de software de CRM gratuitas. Todas estas soluciones están basadas en la nube, lo que las hace más accesibles para las pequeñas empresas que desean aprovechar los beneficios que ofrece el software de CRM, como almacenamiento ilimitado, perfiles de clientes, integraciones de teléfonos y redes sociales, plantillas profesionales y varias automatizaciones. Estas características generalmente requerían gastos adicionales y solían ser accesibles solo para las empresas que podían pagar por ellas, pero ese ya no es el caso. El costo ya no juega un papel en la determinación de si el software de CRM es adecuado para su negocio o no. No todas las opciones son gratuitas, pero hay muchos proveedores que ofrecen planes personalizables basados completamente en lo que funciona mejor para su negocio, lo que podría ahorrarle mucho dinero a su negocio a largo plazo. La adopción de software de CRM basado en la nube es un paso natural que las empresas deben tomar para mantenerse competitivas en el futuro. Puede consultar esta tabla a continuación para obtener más detalles:

Beneficios del software de CRM basado en la nube

Para decirlo sin rodeos: El software de CRM basado en la nube es mejor que el local en casi todos los sentidos imaginables. Esta es la razón por la que es difícil encontrar información en línea sobre las soluciones de CRM locales. Simplemente se está eliminando gradualmente. Estos ocho beneficios explicarán por qué.

Fácil de usar

Los proveedores de software de CRM basado en la nube hacen todo lo posible para priorizar la experiencia del usuario porque entienden la dificultad de los agentes para aprender nuevos sistemas. Cuando los agentes son reacios a adoptar un nuevo sistema, no lo utilizan al máximo de su potencial. Los proveedores de CRM basados en la nube ofrecen funciones de clic y arrastre para ayudar a los usuarios a crear plantillas de correo electrónico personalizadas, ofrecen paneles interactivos e informes para que los agentes analicen datos significativos de los clientes y ofrecen opciones de servicio de asistencia a los clientes.

Mobility

El software CRM basado en la nube también ofrece a las empresas la posibilidad de obtener acceso completo al software por su cuenta, desde cualquier lugar dentro o fuera de la oficina. Solo se puede acceder al software de CRM local en la oficina, lo que elimina la posibilidad de que los agentes trabajen desde casa o obtengan datos en el lugar en una reunión importante.La movilidad es imprescindible porque gran parte del día se pasa fuera de la oficina para los agentes de ventas y gerentes. Si están en una reunión con un cliente, y el cliente solicita ver los últimos informes sobre el crecimiento de la empresa, ahora es posible acceder a esa información rápidamente, lo que también podría hacer o deshacer una venta importante.

No se necesita hardware o Software

Todo se hace a través de Internet, lo que significa que el proveedor de CRM basado en la nube es responsable de asegurarse de que su software funcione de la manera más fluida posible. Ya no es necesario que las empresas contraten a un equipo de TI para configurar y mantener un sistema CRM, o servidores de datos para alojar los paquetes de información. Los datos de los clientes se almacenan en la nube, a la que puede acceder fácilmente cualquier persona de la oficina, y todos los informes, perfiles de clientes, información de contacto y análisis adquiridos se pueden compartir a través de integraciones de terceros. En lugar de pagar una fortuna por nuevos equipos o licencias de software, todo lo que sus agentes necesitan es una conexión a Internet y un navegador de Internet.

Bajos costos

Debido al hecho de que no hay necesidad de un equipo de TI, los costos siguen siendo bajos porque su empresa no tiene que contratar a uno o más agentes de TI para instalar y mantener su software de CRM. La mayoría de los planes también se pueden personalizar para adaptarse a las necesidades de su negocio, por lo que no tiene que pagar por todas las funciones que nunca usaría.Si algo sale mal, lo que sucede ocasionalmente, no depende de usted poner su propio dinero en una solución. Los proveedores de CRM basados en la nube son responsables de garantizar que su software funcione sin problemas. Pagar por almacenar datos en la nube a menudo es menos costoso que configurar su propio sistema de almacenamiento, que requiere discos duros y mantenimiento regular.

Personalizable a las necesidades de la empresa

Cuando compra software de CRM basado en la nube, a menudo es posible reducir el costo comprando planes más económicos o personalizando su propio plan para satisfacer las necesidades reales de su empresa. Por ejemplo, si su empresa solo tiene 10 agentes, no es necesario actualizar a un plan para cincuenta agentes. Algunas empresas pueden ver la grabación de llamadas como algo imprescindible, mientras que otras lo ven como un costo adicional.Tener la opción de elegir qué características desea en función de las necesidades de su negocio es importante porque ayuda a generar experiencias de usuario más positivas para sus equipos de ventas y marketing. Si se les da un software que realmente les ayudará a hacer sus vidas más fáciles en el trabajo, será más probable que adopten el software.

Seguro

El software CRM basado en la nube se almacena en la nube, lo que puede parecer más vulnerable a los ciberataques porque los datos están fuera de las manos de su empresa, pero la nube es un lugar seguro para almacenar datos, que se pueden respaldar y restaurar si se pierden.Los proveedores a menudo ofrecen encriptación SSL y siguen las regulaciones de HIPAA para que las empresas puedan decirles a sus clientes que sus datos están seguros. En la economía de confianza actual, los clientes son reacios a regalar su información personal a las empresas, por lo que poder decirles que sus datos están seguros y no se utilizan de manera incompleta mejorará significativamente la experiencia del cliente.

Fiable

La fiabilidad también es un aspecto importante del software CRM basado en la nube. Si algo sale mal con los servidores de la oficina, sería imposible usar el software de CRM local; sin embargo, con el software de CRM basado en la nube, los usuarios solo necesitan estar conectados a Internet. Dado que la solución está alojada por el proveedor en sus propios centros de datos, su empresa puede tener la tranquilidad de saber que la plataforma generalmente está respaldada por servidores redundantes, de modo que si algo sale mal, la empresa puede seguir funcionando como de costumbre.Internet no siempre es perfecto, por lo que si Internet se cae y su negocio pierde datos importantes de los clientes, nunca se pierde por completo porque se realiza una copia de seguridad automática en la nube. Los proveedores también ofrecen garantías de tiempo de actividad del servicio y, a menudo, pueden negociar Acuerdos de nivel de servicio para ayudar a garantizar que su servicio pagado permanezca lo más confiable posible.

Integraciones de terceros

Las integraciones nos permiten conectar dos piezas de software separadas, ahorrando tiempo crucial y simplificando nuestras tareas rutinarias. Las plataformas de CRM son capaces de integrarse con redes sociales, sistemas telefónicos, soluciones de correo electrónico e incluso otras aplicaciones empresariales como Slack o Trello. Las soluciones en la nube permiten específicamente integraciones súper simples mediante el uso de API o SDK, en lugar de requerir que un equipo de TI cree completamente una nueva pieza de software desde cero o intente modificar una opción local de clouse source.Las integraciones de terceros son absolutamente esenciales para el software de CRM basado en la nube, ya que a menudo hacen que el software sea significativamente más potente y adaptable a las necesidades de su negocio. Las integraciones de redes sociales, teléfonos y correo electrónico vienen con un software de CRM basado en la nube, que también ayuda a reducir los costos.

Tipos de integraciones de terceros

Hay todos los tipos diferentes de integraciones que hacen que el software de CRM basado en la nube sea más efectivo, por lo que obtienen su propia sección dedicada. Ya hemos escrito un artículo completo basado en integraciones esenciales, pero vamos a desglosarlas aún más.

• Redes sociales

Las integraciones de redes sociales son imperativas en la economía de confianza actual porque más personas que nunca utilizan las redes sociales para hacer compras y llegar a las empresas cuando necesitan ayuda. Estas integraciones permiten a sus agentes conectar fuentes de redes sociales directamente en su panel de CRM para estar siempre al tanto de las últimas publicaciones y gritos de ayuda.INSTAGRAM Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest y LinkedIn facilita la integración con sitios web de terceros como Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest y LinkedIn, ya que no requiere ningún esfuerzo por parte del usuario, instalar software o desarrollar código desde cero.

• Marketing por correo electrónico

El software de marketing por correo electrónico como MailChimp también es importante porque las campañas de marketing por correo electrónico son extremadamente útiles para las empresas interesadas en llegar a sus clientes a través de múltiples canales.Comunicarse por correo electrónico es esencial porque muchas personas hacen compras en línea, especialmente durante las fiestas. Dado que ya revisamos nuestro correo electrónico regularmente, y vamos a continuar haciendo compras en línea, una excelente manera de usar el software CRM basado en la nube es aprovechando sus integraciones de marketing por correo electrónico integradas.

• Servicio VoIP

La integración de su servicio VoIP empresarial en su plataforma CRM capacita a sus agentes de una manera completamente nueva. Con las dos soluciones integradas, los agentes pueden realizar y recibir llamadas telefónicas, poner a las personas que llaman en espera, transferir llamadas y utilizar otros controles de llamadas sin salir de la plataforma CRM. Esto ahorra tiempo crucial a los agentes y les permite tener siempre los datos de sus clientes y los controles telefónicos en el centro cuando más se necesitan, como en medio de una llamada telefónica importante con los clientes o el equipo.

• Gmail

Todo el mundo usa gmail. Incluso aquellos que tienen software de CRM. Debido a que Gmail es tan común, tiene sentido que el software CRM basado en la nube incluya integraciones de Gmail. Una vez más, los datos existen en línea, por lo que transferir datos de clientes y acceder a ellos es más fácil y barato. La integración de Gmail en su CRM permite a los agentes estar al tanto de las últimas consultas de correo electrónico de los clientes. Las soluciones en la nube simplemente facilitan las integraciones con la potencia de las API. El software de CRM local puede funcionar con Gmail, siempre que el software esté diseñado de antemano. O su negocio podría verse obligado a mantenerlos separados, lo cual está bien, pero si la opción de integrarlos sin problemas está ahí, ¿por qué no tomarla?

• Otros productos de software de CRM

Las soluciones de CRM basadas en la nube también se pueden integrar con otras funciones de software de CRM, como herramientas de marketing o soluciones de gestión de personal. Digamos que tu negocio usa Zoho, pero sientes que necesitas mejores opciones de atención al cliente. Zoho ofrece integraciones que le permitirán ofrecer a sus clientes opciones de soporte multicanal. La idea es que pueda ampliar su solución de CRM más allá de sus funciones básicas para satisfacer las necesidades de su negocio.Los datos adicionales recopilados de otros productos de software de CRM también se almacenarán en la nube, lo que hace que todo sea más seguro y accesible. La experiencia del usuario es una prioridad porque cuando los agentes tienen las herramientas adecuadas a su disposición, pueden proporcionar a los clientes una mejor experiencia de cliente.

Por qué Su negocio se beneficiará

No hay nada intrínsecamente malo en el software de CRM local, pero el software de CRM basado en la nube ofrece a las empresas mucho más en términos de confiabilidad, costo, seguridad, escalabilidad y accesibilidad, independientemente del tamaño de su negocio.

Si eres una PYME El software de CRM basado en la nube para pequeñas empresas es extremadamente beneficioso. Los costos siguen siendo bajos, los planes pueden escalarse en función de cuánto esté dispuesto a gastar y qué características realmente necesita su negocio, y la necesidad de un equipo de TI dedicado es inexistente. Las PYMES no tienen el espacio ni los fondos para desarrollar su propio sistema de CRM que se adapte a sus necesidades específicas. Afortunadamente, los proveedores de software de CRM basados en la nube entienden lo que necesitan las PYMES, y las empresas tienen toneladas de opciones para elegir.

Si es una empresa más grande,

Las soluciones de CRM basadas en la nube se integran con una cantidad significativa de aplicaciones y software de terceros, como Gmail, Microsoft y otras soluciones de marketing por correo electrónico. Esto hace posible mantener los sistemas que ya tiene en su lugar, lo que ayuda a sus equipos de ventas y marketing a realizar una transición más fluida hacia la nueva solución. Toda la plataforma también está respaldada y almacenada en la nube, lo que puede reducir drásticamente los costos.

Cómo saber si su negocio lo Necesita

Si ha tenido un software de CRM por un tiempo, y su negocio no ha hecho el cambio a un software de CRM basado en la nube, o si es propietario de un nuevo negocio y el software de CRM es un concepto completamente nuevo, aquí le mostramos cómo puede saber si es hora de cambiar su CRM:

¿Es usted una pequeña empresa o una nueva empresa?

En caso afirmativo, reducirá los costos significativamente, no necesitará un equipo de TI, no tendrá que preocuparse por el almacenamiento de todos sus datos y no necesitará alojar centros de datos costosos para manejar la plataforma. Todos los aspectos técnicos del software de CRM están fuera de sus manos.

¿Su negocio funciona principalmente en línea?

En caso afirmativo, también tiene sentido almacenar sus datos en línea. No es necesario comprar hardware o software que solo funcionaría en un entorno de oficina tradicional si su negocio no es un establecimiento tradicional de ladrillo y mortero.

¿La movilidad es una prioridad?

En caso afirmativo, y usted y su equipo se encuentran fuera de la oficina con frecuencia, ya sea en reuniones o trabajando desde casa, los datos deben ser accesibles. Las soluciones de CRM en las instalaciones no suelen ofrecer opciones de movilidad, lo que le da la ventaja al software de CRM basado en la nube, especialmente para pequeñas empresas.

¿Desea una red segura y confiable?

Lo haces. Lo siento, pero esto no es negociable. El software de CRM basado en la nube generalmente ofrece encriptación SSL para empresas y sigue los protocolos HIPAA, lo que significa que los datos de los clientes permanecen privados. Esto es esencial en la economía de confianza de hoy en día, donde la piratería informática es un problema grave.

¿Puede solucionar cualquier problema técnico que inevitablemente surja?

Incluso si pudiera, ¿por qué querría perder su tiempo en problemas técnicos cuando puede centrarse en asuntos más importantes como descubrir cómo aumentar las ventas y los ingresos? Los proveedores de software de CRM basados en la nube manejan todo el trabajo técnico y ofrecen a las empresas potentes opciones de soporte al cliente para problemas más pequeños y manejables.

Costos del software CRM basado en la nube

Ya hemos mencionado los costos varias veces, pero en realidad aún no los hemos cubierto. Aquí, le daremos una pequeña muestra de cuáles son algunas de sus opciones. Si desea ver otros ejemplos de proveedores de software de CRM potentes y basados en la nube, consulte nuestra Guía para el comprador de software de CRM.

La última palabra

El software CRM basado en la nube se está apoderando del mundo de los negocios por una buena razón. Es una opción confiable, segura y adaptable para empresas de todos los tamaños que viene a un bajo costo. Es fácil de instalar, mantener y acceder, en comparación con el software de CRM local, que está diseñado para las necesidades específicas de un negocio.Lo que hace que el software de CRM basado en la nube se destaque es el hecho de que hace que el software de CRM sea más accesible para las empresas que no pueden permitirse contratar equipos y desarrolladores de TI; sin embargo, las PYMES y las grandes empresas pueden aprovechar los beneficios que ofrece el software de CRM basado en la nube.