Viajes para pequeñas empresas: La Guía completa

Los viajes son una forma eficaz de que las empresas adquieran nuevos clientes e inversores; nada es más impactante que reunirse cara a cara con un cliente potencial. Las grandes empresas a menudo están bien equipadas para viajar; tienen un procedimiento uniforme y suficiente dinero para mantener a sus empleados. Sin embargo, para las pequeñas empresas, los viajes pueden ser abrumadores y desorganizados. La combinación de un número limitado de empleados y un plan de viaje demasiado ambicioso o poco realista puede suponer una carga financiera para las pequeñas empresas.

Según Concur Technologies, una empresa de gestión de viajes y gastos, las pequeñas empresas gastan en promedio un 19,7% más en viajes. Para minimizar estos gastos, es vital que las pequeñas empresas creen planes de gastos eficientes y políticas de viajes corporativas detalladas. Un plan de viaje integral que se centre en la consolidación, el cumplimiento, la flexibilidad y la transparencia puede ayudar a sus pequeños viajes de negocios de una manera más organizada, productiva y rentable.

Los Cuatro Pilares de Viajes de negocios Eficientes

Los miembros de pequeñas empresas no pueden viajar de manera eficiente a menos que tengan un plan de viaje accesible y fácil de digerir. Esto ayudará a los responsables a ser más conscientes de cuánto dinero se puede gastar de manera realista en viajes. Un plan accesible también ayudará a los empleados a comprender lo que se espera de ellos durante los viajes de negocios. En primer lugar, esto requiere que las pequeñas empresas administren sus finanzas a través de la consolidación.

1) Organización: Administrar las finanzas a través de la Consolidación

Es imposible administrar las finanzas de su pequeña empresa sin crear un sistema organizado. A veces, las empresas no consolidan sus gastos financieros. Sin una comprensión de los gastos de su empresa, será difícil asignar adecuadamente sus gastos entre departamentos. Esto puede resultar en viajes de empresa desorganizados y con dificultades financieras. Organizaciones como World Travel Service pueden ayudarlo a combinar toda su información en informes financieros en línea. Al mejorar la organización de las finanzas de su empresa, puede tener una mejor idea de las ganancias netas de su empresa.

Un estudio realizado por la Asociación de Ejecutivos de Viajes Corporativos (ACTE) y la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA) encontró que el 51% de los empleados encuestados (PDF) esperan introducir una política de «Costo Total de los viajes» en los próximos dos años. Este tipo de política, que ayuda a detallar qué áreas de viaje cuestan más y cómo estos gastos se pueden administrar de manera eficiente, puede ser especialmente útil para las pequeñas empresas que tienen dificultades financieras. Al crear un sistema financiero organizado y consolidado, su empresa será más consciente de las expectativas de viaje y las limitaciones de costos. Con esta claridad, su negocio será más eficiente y sus empleados trabajarán mejor entre sí, como una máquina bien engrasada.

2) Cumplimiento: Capacitar a sus Viajeros

La encuesta ACTE informa que el 84% de los gerentes de viajes corporativos creen que ahorrar dinero se convertirá en obtener cumplimiento; se producirá un cambio en la forma en que los gestores de viajes corporativos abordan la política, dejando de controlar los costes de los proveedores para pasar a gestionar el comportamiento de los viajeros.»Cuanto más conozcan y comprendan sus empleados la política de viajes de su empresa, más dinero se ahorrará.

Desafortunadamente, con la esperanza de encontrar precios más baratos, los empleados a veces se apartan de la política de viajes de su empresa. En teoría, esto puede no parecer problemático; los empleados pueden incluso pensar que están siendo útiles. Según una encuesta realizada en 2013 por Amadeus, una empresa global de viajes y turismo, el 52% de los viajeros de negocios tenían gastos de viaje no pagados porque no cumplían con la política de viajes de su empresa. En realidad, la falta de cumplimiento a menudo revela una falta de comprensión. Si un empleado no sigue sus instrucciones, corre el riesgo de sesgar o dañar el plan de ahorros de su empresa. Es a través del cumplimiento de los miembros del equipo que las pequeñas empresas pueden llevar a cabo sus planes de viaje de manera económica y eficiente. En lugar de tratar de controlar el costo de los proveedores, las empresas están cambiando su enfoque hacia la gestión de la forma en que sus empleados siguen su política de viajes. El enfoque no debe centrarse en «ahorros significativos», sino que las empresas deben centrarse en «evitar costos».»Sin embargo, el cumplimiento es imposible si no se crea una política de viajes flexible.

3) Flexibilidad: Configurar un Plan de Viaje alcanzable

Si bien el cumplimiento por parte de los empleados es importante, las pequeñas empresas aún necesitan promover una comunicación abierta entre el empleado y el empleador. Si sus empleados expresan preocupaciones o señalan problemas con su plan de viaje, es su trabajo escuchar estas quejas y reconocer cuándo es beneficioso ser flexible. El éxito requiere una comunicación abierta entre los empleados y el empleador; debe ser adaptable y apoyar a sus viajeros frecuentes si espera crear un sistema eficiente y económico.

Los viajes y la flexibilidad van de la mano; es necesario que las pequeñas empresas tengan una mentalidad abierta en cada paso del proceso de viaje. Según la encuesta de Amadeus, el 51% de los viajeros de negocios tuvieron que hacer cambios (PDF) en sus planes de viaje antes de la salida y el 22% tuvo que hacer tres o más cambios en su itinerario. Con tantas modificaciones de última hora, es importante que las pequeñas empresas se sientan cómodas con el cambio y estén dispuestas a hacer cambios de última hora. Por ejemplo, aunque las políticas obligatorias darán a los empleados un conjunto claro de pautas y probablemente mejorarán la productividad, a veces no es realista que todos los empleados sigan pautas idénticas: un miembro de la alta dirección puede tener más flexibilidad en un viaje que los otros empleados. A veces, es importante ser flexible con sus empleados; deje que los mandatos se conviertan en directrices cuando sea necesario.

Además, si el sistema de viajes de su empresa no funciona, ¡no tenga miedo de cambiarlo! Un sistema fallido solo conducirá a más problemas financieros. En las pequeñas empresas, es posible que pueda obtener comentarios de todos los viajeros sobre las políticas de viaje; es importante aprovechar esto para poder averiguar qué funciona y qué no. Una vez que tenga un sistema que funcione, invierta en él: manténgase comprometido y asegúrese de que todo salga según lo planeado.

4) Transparencia: La importancia de la comunicación

Además de estar abiertos a las mejoras de la política de viajes, los empleadores de pequeñas empresas deben permanecer abiertos con sus empleados sobre los propósitos de sus decisiones de viaje corporativo. Inicialmente, su pequeña empresa puede parecer funcionar bien sin un plan de viaje claro y detallado. Muchos propietarios de pequeñas empresas cometen el error de suponer que, simplemente debido a su pequeño tamaño, sus empleados tienen acceso a la política de viajes de la empresa y la entienden completamente. Sin embargo, a medida que su negocio crece, la falta de estructura, o la ausencia de un plan de viaje por completo, puede causar confusión. Si no tiene un plan de viaje que sus empleados entiendan completamente, las cosas se pueden desentrañar rápidamente.

La estructura, la claridad y la transparencia son necesarias para mantener relaciones confiables. Desafortunadamente,
de acuerdo con la ACTE, el 44% de las organizaciones encuestadas no tienen un sistema formal para recopilar comentarios de los viajeros. Sin embargo, el 42% de los gerentes de viajes corporativos desean crear un grupo de viajeros para mejorar la comunicación. ¡No subestime el valor de crear una relación entre empleados y empleadores! Si todos los miembros del equipo entienden la política de viajes, es más fácil crear un sistema que funcione sin problemas. Si no se comunica bien con sus empleados, es posible que se sientan cansados, estresados o confundidos. Esto puede hacer que los empleados actúen desenfocados durante los viajes de negocios, lo que afectará sus interacciones con clientes potenciales.

Mejorar el servicio al viajero

Es un error común que es fácil para las pequeñas empresas tener líneas de comunicación abiertas y claras. En realidad, a menudo es más difícil para las pequeñas empresas mantener informados a sus empleados: las políticas de viaje tienden a ser demasiado generales o abiertas. Si bien las empresas más grandes suelen tener una política de viajes formal que los empleados experimentados pueden ayudar a reforzar, los empleados de las pequeñas empresas a menudo no tienen una comprensión clara de la política de viajes, ni cuentan con el apoyo de una gran red de compañeros de trabajo. Por lo tanto, es fácil para los empleados de pequeñas empresas ignorar la política de viajes de su empresa y tomar sus propias decisiones mientras viajan.

La comunicación es particularmente importante durante el proceso de viaje en sí. Los mensajes previos, durante y posteriores al viaje son buenas maneras de mantener a los viajeros al día. La plataforma de comunicación Concur Messaging tiene mensajería previa al viaje, mapas interactivos, itinerarios de empleados, detalles de destino y mucho más. Estas herramientas pueden proporcionar a los viajeros información y consejos sobre cómo gestionar sus viajes de manera eficiente y productiva. La comunicación constante ayudará a mantener organizados los viajes de negocios, al tiempo que recuerda a los empleados que se comporten adecuadamente y se mantengan enfocados. La empresa de comercio como servicio, Deem, también tiene una aplicación de viajes corporativos que le ayudará a reservar vuelos, adaptar las políticas de viaje e incluso ver el inventario de las aerolíneas.

Cómo hacer reservas de viajes para una Pequeña Empresa: Agentes de Gestión de Viajes Asequibles y Soluciones Digitales

Las pequeñas empresas tienen algunas opciones para reservar y planificar sus viajes.

Sin embargo, muchas empresas se están volviendo más estrictas con la reserva; han elegido herramientas de reserva específicas que han encontrado que son las más útiles.

Las políticas de viaje restrictivas minimizan el dinero gastado en planificación. Es común que las empresas confíen solo en unas pocas herramientas de reserva; incluso Cognizant recomienda que, si su empresa no tiene un problema, no «arregle lo que no está roto».»Aunque es cierto que no se debe desmantelar una política de viajes que parece estar funcionando, siempre es importante explorar opciones más baratas. Esto no significa que deba volver a visualizar por completo su plan de viaje, sino que debe probar otras soluciones de viaje, en lugar de simplemente confiar en lo que le resulte cómodo. Incluso si su política de viajes parece estar funcionando, tal vez podría funcionar aún mejor. Si prueba opciones de viaje más baratas, puede modificar su política de viajes para adaptarse a estos hallazgos.

1) Agencias de viajes

Muchas pequeñas empresas creen que las agencias de viajes son demasiado caras. Sin embargo, según el New York Times, cuando el precio y el servicio de los agentes se comparan en un estudio con los de los motores de búsqueda en línea, los agentes salen ganando. El periodista Seth Kugel explica cómo los agentes probados fueron capaces de sugerir » rutas alternativas, consejos sobre visas y, en general, más humanos que sus contrapartes informáticas.»Los agentes pueden ayudar a su pequeña empresa a encontrar tarifas y descuentos no anunciados que los motores de búsqueda no pueden. Es importante saber cómo evitar las restricciones de costos al reservar vuelos, hoteles, transporte y más. Las agencias de viajes pueden brindarle a su empresa la ayuda adicional que necesita para comenzar.

Ethan Laub, fundador y CEO de TripScanner, sugiere que hay tres señales de que su empresa debe encontrar un agente de viajes. Si su empresa 1) Tiene un complejo sistema de viajes
2) Realiza frecuentes cambios de última hora en las reservas
3) Viaja lo suficiente para negociar descuentos para proveedores
then, puede beneficiarse de la ayuda de un agente.

2) Reserva abierta

Aunque un agente de viajes es útil, muchas pequeñas empresas optan por una ruta diferente. Dave Johnson, escritor de startupnation.com, cree que es importante sopesar todas sus opciones, en lugar de elegir automáticamente un agente de viajes. La reserva abierta se está convirtiendo en la solución de viajes preferida porque permite a los empleados reservar sus propios viajes a través de sus plataformas preferidas, a menudo directamente desde sus teléfonos inteligentes. Si bien las agencias de viajes pueden «tener acceso a ciertos tipos de descuentos y paquetes que might pueden ser más difíciles de encontrar por su cuenta», Johnson sugiere que, si puede dedicar un poco de tiempo y energía adicionales, puede encontrar mejores precios en la empresa. La reserva abierta es una solución de viaje conveniente que tiene el potencial de mejorar la visibilidad al tiempo que aumenta la flexibilidad y la libertad de los empleados. Es simplemente una cuestión de sopesar los pros y los contras y decidir si su empresa tiene tiempo para encontrar ofertas por sí misma, o si se necesita asistencia externa.

Reserva abierta para pequeñas empresas: Los Profesionales

Si bien a menudo es difícil para las grandes empresas probar diferentes enfoques de viaje, las pequeñas empresas generalmente no tienen este problema; es más fácil para las pequeñas empresas experimentar con diferentes enfoques. Al explorar todas las opciones de viaje disponibles, su pequeña empresa puede descubrir qué sistema funciona mejor. Reserva abierta da a sus empleados la libertad de elegir cómo reservar sus viajes. Esto no solo aumentará la comodidad de viaje, sino que también ayudará a su empresa a descubrir nuevas herramientas de viaje que pueden beneficiar a su negocio. Este método también puede ayudar a fomentar un mejor entorno de equipo al permitir que los empleados tengan cierto control sobre cómo viajan. Rita Visser de GBTA comenta que «la reserva abierta les da a los viajeros la oportunidad de tomar otras decisiones» (PDF). Visser cree que la reserva abierta es perfecta para los millennials, que por lo general «no quieren que se les diga dónde y qué reservar.»Al dar a los empleados cierto control sobre sus propios viajes, el sistema de reservas de la compañía se volverá más flexible y la pequeña empresa tendrá espacio para crecer.

Algunos también argumentan que la reserva abierta facilita la gestión de los gastos de viaje. Kathy Kaden, directora asociada de Cognizant, comenta que la reserva abierta permite a los viajeros «reenviar itinerarios al programa de viajes gestionados para obtener una imagen más completa de los gastos de viaje» (PDF). Los recibos de viaje se pueden enviar automáticamente al empleador y, por lo tanto, se pueden crear informes de gastos sin tanta molestia. De esta manera, open booking puede ayudar a su empresa a consolidar la información, sin importar cómo o dónde reserven sus viajes los empleados. Este aumento en la visibilidad de los viajeros le permitirá ver lo que están gastando sus empleados y dónde lo están gastando.

Reserva abierta para Pequeñas Empresas: Los Contras

Cuando se preguntó a los empleados qué les preocupaba más sobre la reserva abierta, una encuesta realizada por Travel and Transport (PDF) encontró que los empleados mencionaban con frecuencia «seguimiento de viajeros y otras preocupaciones de seguridad».»Sin embargo, los encuestados clasificaron estas preocupaciones por debajo de los beneficios de la reserva abierta, como los ahorros potenciales. Otras fuentes han encontrado que la reserva abierta llevó a un aumento de 15 a 20 por ciento en los precios (PDF), en comparación con los empleados que reservan dentro de la política de viajes de su empresa. Se encontró que este aumento de precios se debió principalmente a «descuentos corporativos internacionales».»Estos descuentos especiales solo están disponibles si reserva a través de compañías de gestión de viajes que puedan negociar en su nombre.

Michael Kubasik, de Travel and Transport, concluye que «es demasiado pronto para decidir (PDF) si hay ahorros de material» de open booking. Si aún no está seguro de si la reserva abierta es la adecuada para su pequeña empresa, puede encontrar información más valiosa aquí.

3) Soluciones digitales

No es necesario confiar completamente en una agencia de viajes o en procesos internos de toma de decisiones. Salesforce.com Dorian Stonie, gerente sénior, comenta que utilizan la reserva abierta «justo cuando tiene sentido» (PDF); es importante ser flexible y explorar otras soluciones digitales. Como alternativa a los agentes de viajes y las reservas abiertas, su pequeña empresa podría considerar la externalización de todos o parte de sus procesos, utilizando soluciones digitales de gestión de viajes para obtener ayuda asequible. No todas las herramientas digitales de viaje son iguales; algunas de ellas son simplemente aplicaciones móviles o sitios web que pueden ofrecer ofertas de viajes, mientras que otras son soluciones completas de gestión de viajes y gastos, impulsadas por Inteligencia artificial o que combinan Inteligencia artificial y agentes de viajes. La siguiente lista de soluciones móviles puede ayudar a su empresa. Las herramientas de viaje que elija dependerán de lo que desee reservar y de la asistencia que necesite.

Consejos de Viaje para Pequeñas Empresas y Prejuicios Comunes: Lo que Puede haberse perdido

Desde reservar vuelos de conexión hasta encontrar el modo de viaje más barato, hay muchas maneras en que las empresas desperdician dinero sin siquiera darse cuenta. Hemos compilado una lista de consejos a continuación para ayudar a su empresa a evitar algunos errores comunes de viaje.

Errores comunes de viaje

Para evitar errores de viaje como estos, recomendamos nuestra plantilla de política de viajes, que puede ayudarlo a configurar una política de viaje enfocada y organizada. Ya sea que utilice un agente de viajes o decida probar otro método, estos consejos le ayudarán a convertir su empresa en una máquina de viaje económica y eficiente.

Ahora es el momento de decidir qué enfoques funcionan mejor para usted y su negocio. Si está interesado en ver si una solución digital es adecuada para usted, puede reservar una demostración de nuestra asistente de viajes de Inteligencia artificial, Claire, con uno de nuestros fundadores aquí mismo.