20 Outils De Gestion De Projet Pour Les Agences de Marketing en 2021

Vous pouvez parfaitement décrire les tâches, les étapes majeures et le calendrier de chaque projet, mais au final, des choses se produisent: les clients n’envoient pas les informations dont vous avez besoin, un employé clé sort, un problème technique apparaît qui vous oblige à repenser l’approche.

Cela peut devenir incontrôlable lorsque tout le monde se réfère simplement à une feuille de calcul à code couleur et répond à un fil de discussion confus.

Selon le Rapport sur la croissance des agences de marketing 2018, l’absence d’un système de gestion de projet a été l’un des principaux problèmes pour les agences. Les agences sont confrontées à des défis de croissance quotidiens car elles ne sont pas en mesure de gérer efficacement leur temps et leurs projets. Environ 20% d’entre eux n’ont jamais utilisé de logiciel de gestion de projet à ce jour.

Et les conséquences peuvent être stressantes 4 43% des agences ne trouvent pas assez de temps libre pour se concentrer sur des tâches administratives telles que la dotation en personnel, l’intégration des clients, les nouveaux investissements commerciaux, etc. 29 % des agences éprouvent des difficultés à maintenir leurs flux de trésorerie et 35 % d’entre elles sont confrontées à des problèmes d’embauche et de gestion des talents.

Des pratiques de gestion du temps inefficaces ont empêché 55% des agences d’accroître leurs efforts de vente et de marketing, 24% d’entre elles ont été confrontées à des défis de différenciation sur le marché et le manque de processus ou d’organisation a empêché 18% des agences de fidéliser leurs clients. C’est pourquoi tant d’agences investissent dans des logiciels de gestion de projet et les meilleures applications pour leurs services.

Ils ont besoin d’une interface facile à utiliser pour suivre les délais, les tâches, le temps et les budgets. Ils ont besoin de quelque chose que les gens voudront réellement utiliser au quotidien. Et chaque agence est différente, ce qui signifie que chaque agence a besoin d’un type de système de gestion de projet différent.

10 Questions à poser Avant d’investir dans un Système de gestion de projet

Nous avons dressé une liste de quelques-unes des meilleures plateformes conçues pour les agences. Lorsque vous passez en revue cette liste, vous devriez considérer:

1) La scalabilité est-elle un problème clé?

Votre agence se développe-t-elle rapidement et souhaitez-vous qu’elle se développe encore plus rapidement? Les outils peuvent-ils évoluer avec vous ?

2) Est-ce convivial?

Votre personnel aimera-t-il utiliser l’interface pour planifier des projets, suivre leur temps et rester à jour sur le statut d’un client?

3) Est-il flexible?

Comment l’outil s’intègre-t-il aux autres logiciels utilisés par votre agence ? Voulez-vous que le logiciel fonctionne avec vos processus de facturation, votre logiciel de suivi du temps, votre CRM ou votre outil d’automatisation du marketing?

4) Fournit-il suffisamment de personnalisation?

De quels rapports et fonctionnalités avez-vous absolument besoin, et le logiciel vous permet-il d’en faire le centre de votre expérience? Avez-vous besoin de collaborer avec les clients de la plateforme ? Voulez-vous que l’image de marque de votre agence figure sur la vue du client?

5) Quelles sont les caractéristiques qui comptent vraiment?

Il y a des systèmes de gestion de projet qui sont chargés de tout ce que vous pourriez vouloir utiliser et il y en a qui se concentrent sur une seule chose vraiment bien. De quoi votre agence a-t-elle vraiment besoin pour faciliter la gestion des projets ?

6) Comment vos clients utiliseront-ils l’outil ?

Le système de gestion de projet sera-t-il facile à naviguer pour les clients? Quels niveaux d’autorisation peuvent être personnalisés ? Existe-t-il des options pour garder certaines communications privées et certaines publiques? Si vos clients sont des utilisateurs de Microsoft, le produit sera-t-il aussi beau dans Internet Explorer?

7) Avez-vous besoin d’une intégration de messagerie électronique?

Avez-vous essayé d’autres systèmes de gestion de projet et les gens contournent toujours le système? Considérez si vous avez besoin de quelque chose que les employés peuvent utiliser dans leur client de messagerie.

8) Vos employés doivent-ils l’utiliser en déplacement?

Le produit propose-t-il une application iPhone ou Android ? Quelles fonctions de travail à distance le rendent inestimable pour un personnel de travail à distance ou des équipes dans différents bureaux?

9) Avez-vous besoin de soutien et de formation?

Un outil plus complexe et personnalisable peut nécessiter une configuration, une formation et un support continu. Quelle est la réputation du service client de l’entreprise? Quels jours de la semaine et quelles heures les membres de leur équipe sont-ils disponibles pour obtenir de l’aide et des conseils?

10) Quel est l’objectif de l’utilisation d’un système de gestion de projet?

Voulez-vous rationaliser les processus ? Améliorer l’efficacité et la rentabilité? L’outil vous donnera-t-il un meilleur aperçu des types de clients et de projets que vous souhaitez poursuivre? Cela vous aidera-t-il à livrer un produit de meilleure qualité? Considérez les objectifs et comment vous pouvez suivre le retour sur investissement.

20 Systèmes de gestion de projet d’agence de marketing à considérer

Si vous recherchez un nouveau logiciel de gestion de projet ou souhaitez implémenter votre premier outil, consultez ces options:

1) Camp de Base

Basecamp est l’option de choix pour de nombreuses agences à la recherche d’une gestion des tâches et d’une communication simples et faciles à utiliser qui fonctionnent.

Les caractéristiques comprennent:

• Attribuer des tâches à faire à une ou plusieurs personnes
• Babillards pour discuter d’un projet ou d’une idée
• Fonction de chat pour communiquer avec les membres de l’équipe
• Rapports pour mieux comprendre la capacité et les projets d’une équipe
• Écran séparé pour gérer les projets avec un client

Prix: 99 $ / mois avec toutes les fonctionnalités pour l’ensemble de l’entreprise

2) Workamajig

Workamajig rassemble les départements de comptabilité, de gestion des clients, de nouvelles activités, de création, de médias, de trafic et de production et leurs tâches dans une plate-forme logicielle de collaboration.

Les caractéristiques comprennent:

• Intégration avec STRATA et SmartPlus pour la facturation des médias
• Possibilité de voir tous les prospects du pipeline d’une agence avec un widget d’opportunité
• Crée des rapports de vieillissement des comptes clients
• Modèles pour une estimation précise
• Possibilité de voir la disponibilité globale de l’équipe pour la planification des ressources
• Suit les projets par retenue

Prix: 50 $ / mois / utilisateur pour un maximum de 5 utilisateurs, 383 / mois / utilisateur pour un maximum de 10 utilisateurs, 343 / mois / utilisateur pour un maximum de 50 utilisateurs, 32 nT / mois / utilisateur pour plus de 50 utilisateurs

3) nTask

nTask offre une grande variété de fonctionnalités et d’options de personnalisation pour s’adapter au fonctionnement de votre équipe. Par exemple, ils ont récemment introduit une expérience utilisateur interactive de diagramme de Gantt où tout peut être personnalisé selon les besoins des utilisateurs.

De plus, nTask inclut tous les outils de gestion de projet typiques, tels que: suivi du temps, tâches récurrentes, notifications, rappels et collaboration

Principales caractéristiques:

• Gestion du calendrier
• Suivi du temps et feuilles de temps
• Création de tâches récurrentes concernant le jour de la semaine, le mois ou tout laps de temps spécifique
• Contrôle du processus d’approbation par l’administrateur
• Gestion du budget et des ressources
• Création et gestion de tâches à différents niveaux d’équipe
• Gestion de l’équipe

Tarification :

La version de base est introduite gratuitement. La prime et le plan d’affaires passent de 2,99 $ à 7,99 $ par utilisateur / par mois.

4) Point de fonction

FunctionPoint fournit des outils pour plusieurs départements, y compris les nouvelles affaires, la comptabilité, les services à la clientèle, le trafic et la création.

Les caractéristiques comprennent:

• Flux de travail de partage de fichiers et d’approbation
• Planification et attribution des tâches et gestion des charges de travail individuelles
• Reporting financier et facturation
• Tableau de bord des projets et des tâches pour comprendre les délais et la rentabilité des projets

Prix: 34 $ / utilisateur /mois

5) 10,000 plans ft

10,000 ft est un outil de gestion et de planification de projet visuellement agréable avec une interface interactive. La société propose également un logiciel de collaboration de conception doté d’outils de réflexion sur le design intégrés et d’un moyen de collecter des données et des analyses pour présenter la justification de la conception aux clients.

Les caractéristiques comprennent:

• Interface Drap-and-drop permettant aux gestionnaires d’ajuster les délais et les projets en fonction de l’évolution des besoins
• Le tableau de bord permet aux gestionnaires de voir l’état de chaque projet en fonction du temps, des frais et des dépenses
• Rapports visuels pour visualiser la situation globale des équipes, des clients et des projets par rapport aux objectifs

Prix: 10 $ / utilisateur / mois pour Basic, 20 $ / utilisateur / mois pour les capacités d’intégration et les exigences informatiques supplémentaires, 45 $ / utilisateur / mois pour un gestionnaire de compte dédié

6) Projets de travail d’équipe

Teamwork est un outil de gestion de projet d’équipe spécialisé dans le regroupement de travailleurs à distance. (Divulgation: Teamwork est un partenaire d’intégration HubSpot.)

Les caractéristiques comprennent:

• Navigation personnalisable pour montrer ce qui compte le plus aux équipes
• Graphique de Ganntt pour visualiser les jalons et une interface drap-and-drop pour modifier les délais du projet
• Messagerie privée pour les individus ou un groupe et intégration des e-mails
• Sélectionnez certains détails du projet pour qu’ils soient privés
• Mises à jour du statut des membres de l’équipe afin que les équipes distantes et flexibles connaissent les horaires des autres

Prix: Gratuit pour 2 à 5 utilisateurs, 9 $ / mois / utilisateur pour 5 à 100 utilisateurs, les grandes entreprises contactent la société

7) iMeet Central

iMeet Central (anciennement Central Desktop) est un outil de collaboration en ligne qui aide l’ensemble de l’agence à rester sur la tâche et à être informée de l’état d’un projet.

Les caractéristiques comprennent:

• Moodboard en ligne pour partager l’inspiration entre créatifs
• Workflows personnalisables qui assigneront automatiquement des tâches
• Fonction Réunions pour planifier des événements, télécharger des notes et partager des documents
• Possibilité de rendre certains fichiers et dossiers visibles uniquement aux employés de l’agence
• Système de rétroaction centralisé qui organise les commentaires et indique qui a examiné, approuvé ou ignoré l’avis

Prix: 45 $/utilisateur/mois pour les spécialistes du marketing et les agences, 25 $/utilisateur/mois pour les entreprises

8) Projets Zoho

Zoho fournit des outils pour diverses fonctions commerciales, notamment les finances, les ressources humaines, les ventes et le marketing, ainsi que la gestion de projets. L’outil Zoho Projects fournit aux équipes de l’agence un moyen simple de gérer la communication et de suivre les progrès.

Les caractéristiques comprennent:

• Les employés enregistrent les heures facturables et non facturables
• Possibilité de voir le temps réel par rapport au temps de projet nécessaire pour franchir des étapes spécifiques
• Intégration avec Google Apps pour une collaboration plus efficace
• Salles de discussion de projet qui peuvent être publiques ou privées

Prix: Gratuit pour un projet, 25 $ / mois pour 20 projets, 50 $ / mois pour 50 projets, 100 $ / mois pour des projets illimités

9) WorkflowMax

WorkflowMax est un système de gestion de projet complet qui permet aux agences de gérer également les finances et la facturation, les prospects et les ventes, ainsi que la productivité. (WorkflowMax est un partenaire d’intégration HubSpot.)

Les caractéristiques comprennent:

• Reporting pour découvrir l’inefficacité et les projets et clients les plus rentables de l’agence
• Système de calcul des coûts pour suivre toutes les dépenses par projet et les coûts réels par rapport aux coûts prévus pour mieux comprendre la rentabilité
• Créer des champs personnalisés pour mieux répondre aux besoins individuels de l’agence
• Outil pour envoyer rapidement des devis précis aux prospects

Prix: 15 $ / mois pour 1 utilisateur, 49 $ / mois pour 2 à 5 utilisateurs, 110 $ / mois pour 6 à 10 utilisateurs, 170 $ / mois pour 11 à 20 utilisateurs, 250 $ / mois pour 21 à 50 utilisateurs

10) Brightpod

Brightpod dispose d’une interface de carte de type Trello qui permet aux utilisateurs de suivre les projets, les idées et les tâches.

Les caractéristiques comprennent:

• Workflows personnalisés pour différents types de projets
• Un calendrier éditorial pour les gestionnaires qui suivent les plans sociaux et de contenu
• Des tableaux de bord individuels afin que les membres de l’équipe puissent suivre leurs éléments prioritaires chaque jour
• Consigner le temps par tâche et créer des tâches récurrentes
• Possibilité d’ajouter des tâches, des messages et des fichiers par courrier électronique

Prix: 29 $ / mois pour 10 utilisateurs, 696 / mois pour 25 utilisateurs, 129 $ / mois pour 50 utilisateurs, 199 $ / mois pour un nombre illimité d’utilisateurs

11) FunctionFox

Fonction Fox fournit trois niveaux différents de logiciels de gestion de projet – du simple suivi du projet et du temps aux rapports avancés et à la gestion de projet.

Les caractéristiques comprennent:

• Un gestionnaire de compte dédié qui aide les agences à configurer le logiciel et fournit un soutien au fur et à mesure que l’entreprise évolue et grandit
• Reporting basé sur les clients et les projets
• Tableau de bord afin que les dirigeants puissent visualiser la rentabilité et la productivité
• Champs personnalisés pour ajouter des informations uniques à votre agence
• Calendriers de groupe et individuels

Prix: 35 $/mois pour 1 utilisateur + de 5 $/mois et par utilisateur supplémentaire pour les feuilles de temps et de suivi du projet, 50 $/mois pour 1 utilisateur + 10 $/mois par utilisateur supplémentaire pour les avancés de gestion de projet, de 150 $/mois pour 1 utilisateur + de 20 $/mois et par utilisateur supplémentaire pour les équipes de création

12) DoInbound

DoInbound fournit un cadre pour les organismes de vendre, de service, et d’offrir de l’inbound marketing des services. Il décompose les projets en tâches plus petites et reproductibles pour améliorer l’efficience et l’efficacité de l’équipe.

Les caractéristiques comprennent:

• Gérer les projets par campagne, tâche et livrables
• Partager des fichiers, suivre le temps et organiser toutes les communications avec la campagne ou la tâche associée
• Formation pour aider les agences à documenter les processus et à créer des modèles pour un travail plus prévisible produit

Prix: 99 $ / mois pour 3 utilisateurs, 199 $/ mois pour 20 utilisateurs, 299 $/ mois pour un nombre illimité d’utilisateurs

13) Workfront

Workfront est un outil personnalisable qui permet aux agences de définir des priorités, d’attribuer des tâches, de gérer des projets et de tenir les parties prenantes à jour. La société a récemment acquis ProofHQ, permettant aux équipes de rationaliser l’examen et l’approbation du contenu et de la création.

Les caractéristiques comprennent:

• Chemins d’approbation intégrés pour obtenir le travail plus rapidement
• Visibilité des ressources à l’échelle de l’équipe pour une meilleure gestion des charges de travail
• Fonction de backlog de travail pour organiser et hiérarchiser les demandes créatives
• Possibilité de marquer les équipes comme Agiles pour organiser le travail en histoires ou en points

Prix: Contactez l’entreprise pour obtenir des informations sur les prix

14) Podio

Podio aide à organiser toute la communication d’une équipe en un seul outil facile à personnaliser.

Les caractéristiques comprennent:

• Des tonnes d’intégrations et d’extensions, telles que SmartGantt, et la possibilité de créer une intégration personnalisée
• Applications pouvant être ajoutées au produit principal pour personnaliser le système de gestion de projet en fonction du fonctionnement d’une équipe
• Flux de travail automatisés déclenchés par l’achèvement d’une tâche
• Possibilité de créer des formulaires Web personnalisés pour collecter des informations à envoyer directement à l’outil

Prix: 9 $ / mois pour Basic, 14 $/ mois pour Plus, 24 Premium/ mois pour Premium, Tarification personnalisée pour Enterprise

15) LiquidPlanner

LiquidPlanner a une méthodologie différente pour la gestion de projet en ce sens qu’elle établit des échéanciers basés sur des estimations. Il vous donne ensuite une date d’échéance réaliste basée sur les meilleurs et les pires scénarios. Il fournit également un planificateur basé sur les priorités, afin que les équipes puissent comprendre les projets à prioriser pour que tout soit terminé et envoyé au client à temps.

Les caractéristiques comprennent:

• Fonctions de suivi du temps s’intègrent à une feuille de tarifs
• Écran de gestion des ressources pour voir qui est en capacité et qui peut prendre en charge plus de projets
• Remarque fonctionnalités pour ajouter des obstacles à la réalisation des projets
• Cartes de communication spécifiques à une tâche

Prix: 10 $ / utilisateur / mois pour 5 utilisateurs, 454 / utilisateur / mois pour les professionnels, 696 / utilisateur / mois pour les entreprises

16) Trafic EN DIRECT

TrafficLIVE s’efforce de donner aux gestionnaires de comptes, aux professionnels de la vente, aux responsables financiers et aux dirigeants les outils dont ils ont besoin pour servir les clients plus efficacement et être plus rentables.

Les caractéristiques comprennent:

• S’intègre à MS Project pour que les gestionnaires de comptes puissent facilement importer et exporter des plans de projet
• Le tableau de bord visuel affiche la répartition du temps passé, de l’argent, des dépassements, des délais, des livraisons et plus encore pour chaque projet
• CRM natif pour le développement des affaires pour suivre les clients et les prospects
• Cartes de taux personnalisées pouvant être appliquées aux nouveaux projets clients
• Graphiques d’utilisation pour les propriétaires d’agences peut déterminer les besoins en personnel

Prix: Contactez la société pour obtenir des informations sur les prix

17) Avantage

Advantage attribue à chaque compte un spécialiste de la mise en œuvre, ce logiciel de gestion de projet est donc parfait pour ceux qui ont besoin d’une formation et d’un soutien plus approfondis ou qui recherchent un conseil individuel.

Les caractéristiques comprennent:

• Modèles prédéfinis pour créer automatiquement des calendriers
• Possibilité de modifier les calendriers et les tâches de plusieurs projets à la fois
• Graphiques de taux de combustion et résumé de l’analyse des risques pour découvrir quels projets sont à risque
• Support du département des médias avec organigrammes, modèles et formulaires d’autorisation
• Tableau de bord du propriétaire de l’agence avec vue du solde de trésorerie, des frais et des prévisions

Prix: Contactez la société pour obtenir des informations sur les prix

18) Clients & Bénéfices

Clients & Profits fournit quatre niveaux de son outil pour les agences en croissance et en évolution.

Les caractéristiques comprennent:

• Outils de gestion de compte, tels que des briefs créatifs, des ordres de modification, des rapports d’état et un CRM
• Portail Web permettant aux clients d’accéder à l’état, au calendrier et aux rapports des tâches
• Gestionnaire d’actifs, rapports de production et listes de vérification des nouvelles tâches
• Feuilles de temps, flux de travail d’approbation et rapport de productivité
• Facturation multi-tâches, retenues et médias

Prix: 49 $/mois/ utilisateur pour Studio, 696/mois/ utilisateur pour Marcom, 99 $/mois/ utilisateur pour Agence

19) Classeur

Workbook est un logiciel de gestion de projet qui permet aux agences de personnaliser la plate-forme en fonction de ce dont l’agence a spécifiquement besoin. Vous commencez par un plan de base et ajoutez des fonctionnalités, telles que la facturation et la facturation, les commandes fournisseurs et les bons de commande, les finances et la comptabilité, le portail client ou le CRM et le pipeline.

Les caractéristiques comprennent:

• Ajout de tous les coûts, y compris le kilométrage et les dépenses personnelles, à un projet
• Système d’information financière étendu avec 300 rapports intégrés
• Capacités de transaction interentreprises et fonction de facturation automatique
• Pipeline pondéré pour révéler les flux de trésorerie potentiels d’une agence
• Possibilité de convertir un prospect du CRM en projet

Prix: 19 $ / utilisateur / mois + option de tarification modulaire

20) Ruche

Hive est l’outil de gestion de projet derrière les équipes rockstar chez Uber, Google, Starbucks, Essence et plus encore. Hive se consacre à connecter tous les aspects de votre travail et à aider les équipes à avancer plus rapidement. Les caractéristiques comprennent:

Prix: Hive commence à 12 $ par utilisateur et par mois lorsqu’il est facturé annuellement.

Vous voulez plus de conseils de gestion de projet? Découvrez ces principes de base de la gestion de projet agile.

Publié à l’origine 4 mars 2016 9:04:00, mis à jour en février 04 2021