5 Avantages d’avoir une politique de bureau propre

L’un des moyens les plus simples de se conformer aux principes de base de confidentialité et de sécurité, d’augmenter la productivité et d’avoir un bureau magnifique est de mettre en œuvre une politique de bureau propre.

Une politique de bureau propre et une politique d’écran clair fonctionnent main dans la main pour protéger les informations sensibles de votre organisation.

Qu’est-ce qu’une politique de Bureau propre?

Une politique sur la propreté des bureaux stipule que tous les employés doivent vider leur bureau à la fin de chaque journée de travail. Cela inclut non seulement les documents et les notes, mais également les notes post-it, les cartes professionnelles et les supports amovibles (par exemple, les clés USB).

Suivre une politique de bureau propre aidera votre organisation à réduire le risque de vol d’informations, de fraude ou d’atteinte à la sécurité causée par des informations sensibles laissées sans surveillance et visibles à la vue de tous.

Les avantages d’une politique de bureau propre

Une politique de bureau propre devrait être adoptée en raison des nombreux avantages qu’elle peut apporter à votre organisation.

Gagnez du temps et de l’argent

Selon un rapport d’IDC, un employé typique de votre organisation passe 2,5 heures par jour à chercher des informations. En supposant que les travailleurs du savoir de votre organisation gagnent 80 000 $ par année, une organisation de 1 000 personnes perd environ 2,5 millions de dollars par année en raison de l’incapacité de localiser et de récupérer des informations.

Une politique de bureau propre encouragera les employés à utiliser des versions numériques des documents, ce qui réduira considérablement les coûts d’entretien du papier, du toner à encre et de l’imprimante de votre organisation.

Faites de bonnes impressions

Qui sait qui et quand quelqu’un se rendra à votre bureau? Un espace de travail propre et bien rangé rend votre organisation efficace et présentable à tous ceux qui décident de la visiter, y compris les auditeurs!

Conformité ISO facile

Une politique de bureau propre n’est pas seulement conforme à la norme ISO 27001/17799, elle est également conforme aux principes de base de confidentialité.

La loi fédérale sur la protection des renseignements personnels du Canada exige que les organisations canadiennes protègent les renseignements personnels. La Loi sur la protection des données du Royaume-Uni exige des organisations au Royaume-Uni qu’elles veillent à la sécurité des informations personnelles.

Décourage Les Regards Indiscrets

Les employés laissent généralement des informations sensibles sur leur bureau.

Les post-it sont généralement les pires coupables, contenant des noms, des numéros de téléphone et même des noms d’utilisateur et des mots de passe visibles en clair. Ces habitudes encouragent les employés malhonnêtes, les équipes de nettoyage et le personnel d’entretien à consulter des informations auxquelles ils ne devraient pas avoir accès.

Réduire le stress

Une place pour tout et tout à sa place. Lorsque vos employés sont organisés, ils peuvent passer plus de temps à se concentrer sur le travail plutôt que de se sentir stressés, car ils ne trouvent pas de rapport attendu dans les 10 prochaines minutes.

Mise en œuvre d’une politique de bureau propre

Vous êtes convaincu que votre organisation a besoin d’une politique de bureau propre. Très bien! Voici quelques étapes pour vous aider à mettre en œuvre une politique.

Mettez-le par écrit

Une politique de bureau propre devrait être écrite et communiquée à tous les employés, en particulier lors de la formation d’introduction et de recyclage. Les conséquences d’un non-respect doivent être graves mais pratiques, en particulier si votre organisation travaille avec de nombreuses informations sensibles. Demandez à tous les employés de signer le document pour approbation.

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Ajouter un rappel aux Signatures e-mail

Vous l’avez probablement vu sous de nombreuses signatures e-mail: Veuillez prendre en compte l’environnement avant d’imprimer cet e-mail. Si votre organisation utilise des signatures électroniques standardisées, pensez à ajouter ce rappel au bas de la page.

Stockage verrouillable

Vous ne pouvez pas mettre en œuvre une stratégie de bureau propre si vous n’avez pas d’endroit où les employés peuvent placer leurs documents. Envisagez d’acheter de petites boîtes de rangement verrouillables pour les employés qui tiennent sous leur bureau.

Encourager les documents électroniques

Demander aux employés de travailler avec des documents électroniques dans la mesure du possible. Sans avoir besoin d’imprimer et de travailler avec des papiers physiques, vos employés auront toujours un bureau clair lorsqu’ils se déconnecteront de leur ordinateur.

Débarrassez-vous des documents en toute sécurité

Vos employés ne devraient jamais jeter de documents liés au travail dans la corbeille à déchets. Une fois que les ordures quittent les portes de votre entreprise, elles deviennent propriété publique. Rien ne peut ruiner votre organisation plus rapidement que des employés négligents jetant des informations sensibles dans une corbeille à déchets. Votre organisation ne veut pas être à la une du journal pour avoir exposé des informations sensibles.

Mettre en œuvre une politique de destruction des documents pour s’assurer que tous les documents sont éliminés en toute sécurité.

Effectuez des sauvegardes de routine

Si vous découragez les employés d’utiliser des documents physiques, assurez-vous que votre organisation dispose d’une routine de sauvegarde fiable. Les employés doivent savoir que leurs documents seront en sécurité en cas de perte de courant ou de panne de disque dur.

Appliquer une politique de bureau propre

La mise en œuvre d’une politique de bureau propre et une attitude nonchalante envers l’application rendront votre politique inutile.

Contrôles aléatoires

Demandez à quelqu’un d’effectuer des contrôles hebdomadaires aléatoires, éventuellement à la fin d’une journée de travail. Tous les documents, notes, post-its ou tout autre document contenant des informations sensibles doivent être déchiquetés immédiatement. Les supports amovibles, tels que les CD, les disquettes ou les clés USB peuvent être confisqués temporairement.

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Soutien de la haute direction

Une politique de bureau propre doit être prise au sérieux, en particulier à tous les niveaux de gestion. Si vos employés voient que la haute direction n’a pas à respecter la politique, ils perdront bientôt confiance.

Le fait que la haute direction traite généralement des documents plus sensibles devrait renforcer la nécessité d’une politique de bureau propre pour tous les employés, quel que soit leur statut au sein de l’organisation.