Organiser une conférence à partir de zéro nécessite énormément de prévoyance et de collecte de données. L’ensemble du processus peut prendre quelques années en fonction de la taille du groupe, mais il est envisageable de lancer une conférence réussie en une seule année si vous pouvez prendre des décisions rapides.
La réalité de la planification d’une conférence est que, sans aucune expérience, vous pouvez perdre beaucoup de temps à réfléchir à chaque petit détail tout en négligeant des questions plus importantes. Pour simplifier le processus pour les débutants, nous avons décrit les étapes les plus importantes tout en vous fournissant des liens vers nos procédures pas à pas plus détaillées sur chaque sujet particulier. Le résultat ici est un guide de planification de la conférence qui vous aidera à commencer avec un modèle solide en place.
Étape 1: Élaborez une vision de votre conférence
Chaque événement commence par une vision, mais vous devrez transformer votre vision en mots et en chiffres afin de mesurer les coûts et de prendre des décisions de planification éclairées. Tout d’abord, vous devez commencer par les bases de la planification d’événements comme qui, quoi, quand, où et pourquoi.
Étape 2: Création d’un plan d’affaires
À moins que votre conférence ne soit financée par une subvention ou un organisme, vous devrez déterminer d’où vient votre argent et à quoi il sert. La première partie de cette équation, les revenus, devrait être calculée au début du processus de planification.
Maintenant, pour mettre un prix sur une conférence, vous devez avoir une idée de ce que vous prévoyez d’offrir aux participants. Votre itinéraire et la gamme de conférenciers seront le facteur de vente pour les inscrits potentiels.
Étape 3: Comparaison des lieux et des services
Après avoir une idée plus précise de la date de votre conférence et du nombre de personnes auxquelles vous souhaitez assister, vous pouvez alors commencer à rechercher un lieu approprié. Gardez à l’esprit que votre choix de lieu déterminera également vos coûts de restauration et d’audio / visuel. En effet, la plupart des centres de conférence et des hôtels événementiels exigent que vous utilisiez leurs services internes pour tout événement sur place.
La plupart des conférences devront fournir une sorte d’hébergement pour la nuit aux invités venant de l’extérieur de la région. Cette nécessité crée un autre ensemble de considérations à prendre en compte dans votre décision de lieu.
Étape 4: Recrutement et gestion des inscrits
Même les conférences les plus populaires doivent commercialiser efficacement leur événement pour remplir tous les sièges de la chambre. La participation est le facteur le plus important du succès de votre événement. De bons chiffres de fréquentation apportent des revenus et des opportunités de commandite. Et plus le nombre de personnes que vous vous êtes inscrites augmentera la demande de publicité et d’ouvertures de participation. Pour faire court, si vous pouvez attirer une foule, tout le reste se mettra en place beaucoup plus facilement.
La gestion des inscriptions devient plus difficile à mesure que votre événement prend de l’ampleur. C’est là qu’un système d’inscription en ligne peut vous aider à suivre le numéro, à traiter les paiements et à organiser les données.
Étape 5: Planification des détails sur place
Enfin, après avoir organisé et mis en œuvre les éléments opérationnels de la conférence, vous pouvez commencer à réfléchir aux détails sur place. Cela inclut la façon dont les participants navigueront pendant la conférence, la disposition générale de chaque salle et la distribution de la nourriture et des boissons. C’est la partie de la planification d’une conférence que la plupart des gens associent à la planification d’événements. La meilleure façon de coordonner tous les détails est de parcourir votre itinéraire comme le feraient vos invités. Imaginez comment ils vont penser et agir à chaque moment de la journée pour résoudre les problèmes avant qu’ils ne surviennent.
Étape 6: Conseils de gestion d’exposition
Les conférences comportent généralement une zone d’exposition ou un étage de convention où les sponsors et les vendeurs louent de l’espace pour promouvoir leurs produits. Cela peut être une opportunité très lucrative pour votre conférence si vous organisez tout bien. Gardez cependant à l’esprit qu’une zone d’exposition nécessitera un engagement important de temps et de ressources, alors assurez-vous d’être prêt à gérer les besoins de plusieurs fournisseurs avant de vous engager dans ce format.
