Les outils de gestion de projet peuvent être utiles pour la planification, l’organisation et la gestion des outils de ressources pour un travail en mouvement plus lent, mais les outils de collaboration dans le flux de travail spécialement conçus transforment la façon dont les équipes gèrent des flux de travail dynamiques et contextuels pour les tâches de routine et les événements imprévus.
Pour les entreprises ou les départements qui traversent des difficultés opérationnelles — comme la perte constante de la trace des expéditions ou le manque de délais internes — il est naturel que l’une des premières étapes soit de rechercher un outil de gestion de projet (PM) adapté. Les outils de gestion de projet peuvent être extrêmement utiles, mais ils sont loin d’être la seule option pour résoudre les problèmes opérationnels. En fait, selon votre situation, ils pourraient ne pas être un ajustement idéal.
Workstream collaboration est une solution émergente qui est en passe de bouleverser la façon dont les équipes commerciales communiquent et accomplissent les tâches. Alors que les outils de gestion de projet et de collaboration des flux de travail aident les équipes à s’organiser autour de leur travail, les deux offrent des capacités différentes. À mesure que la collaboration entre les flux de travail gagne en popularité, de plus en plus d’équipes constatent que des outils spécialement conçus prennent en charge un flux de travail collaboratif et cohérent, ce que les outils de gestion de projet ne peuvent tout simplement pas faire.
Ce qui manque aux outils de gestion de projet
Les outils de gestion de projet ont traditionnellement été utilisés pour solidifier les délais et les livrables autour de la façon dont les plans doivent être exécutés. Essentiellement, une équipe peut créer un plan de la façon dont un projet passe d’un point A à un point B, puis suivre simplement les étapes décrites pour atteindre son objectif. C’est une fonction absolument utile dans certains contextes commerciaux, en particulier ceux qui ne nécessitent pas de flexibilité.
Cependant, les outils de gestion de projet manquent rapidement pour certains types d’équipes. Un problème majeur est qu’ils n’offrent pas beaucoup d’adaptabilité dans des situations dynamiques. Avec les outils PM, les équipes ne peuvent pas facilement ajuster leurs flux de travail pour refléter les informations en temps réel, ce qui signifie que les mises à jour doivent généralement être incorporées manuellement dans les flux de travail. La gestion de projet n’est tout simplement pas conçue pour le type d’agilité dont de nombreuses équipes ont besoin.
Les outils PM manquent également de capacités de suivi des actifs, ce qui signifie qu’ils ne sont pas alignés sur l’état ou l’emplacement des actifs physiques, qu’il s’agisse d’appareils, d’équipements ou de personnel IoT. Pour les équipes opérationnelles, il s’agit d’une perte énorme, car les mises à jour et les alertes sur ces actifs (et d’autres changements circonstanciels) éclairent directement la stratégie. En revanche, les notifications de gestion de projet sont généralement limitées aux statuts des tâches elles-mêmes (comme les tâches « terminées » ou les tâches « en retard « ).
Peut—être le plus important, peu d’équipes utilisent avec succès les outils de gestion de la gestion pour communiquer – surtout pas en temps réel. Ces plateformes n’offrent tout simplement pas les fonctionnalités instantanées et collaboratives dont les équipes opérationnelles ont besoin. Cela signifie que les équipes sont obligées de revenir à des e-mails ad hoc, à des discussions ou à des réunions en personne pour combler les lacunes. Sans canaux de communication construits autour d’événements et de tâches, les conversations se déroulent souvent en dehors de la plate-forme et peuvent rapidement se détacher de la question en question. Dans le même sens, les outils de gestion de projet ne sont pas axés sur le partage d’informations intégré, ce qui signifie que les connaissances et les données contextuelles ne sont pas vraiment exploitées pour améliorer les projets individuels.
Qu’est-ce que la collaboration dans le flux de travail ?
La collaboration dans les flux de travail, une nouvelle façon de gérer les flux de travail dynamiques, fait déjà des vagues dans les organisations. Grâce aux technologies émergentes, le passage stratégique à la collaboration sur les axes de travail promet d’améliorer la coordination, la communication et la prestation des équipes opérationnelles. Voici comment les capacités clés jouent dans chacun de ces objectifs:
Communication: Les équipes distribuées ont besoin d’un outil qui peut les aider à communiquer comme si elles étaient dans la même pièce, à discuter d’idées et à partager des informations. Cela nécessite des canaux de communication intégrés au flux de travail du projet lui-même. En organisant la discussion autour des tâches, les outils de collaboration du flux de travail peuvent créer des espaces pour des conversations continues, partagées et persistantes. Ces conversations sont encore renforcées par des fonctionnalités de chat, de voix et de vidéo.
Coordination: Une coordination efficace consiste à garder tout le monde sur la même longueur d’onde. Tout le monde a-t-il la même vue des tâches et des cartes? L’équipe se coordonne-t-elle automatiquement avec les données hébergées dans d’autres outils ? De plus, des alertes exploitables peuvent aider les membres de l’équipe concernés à être informés des prochaines étapes. Une image opérationnelle commune peut garantir que les membres de l’équipe comprennent leur emplacement par rapport aux autres membres de l’équipe et aux actifs clés afin d’exécuter les tâches aussi efficacement que possible. Toutes ces capacités aident à fournir une conscience de la situation et une approche plus contextuelle de la tâche à accomplir.
Performance: Une performance réussie est le résultat d’une bonne collaboration, mais elle est construite à chaque étape du processus. Contrairement aux outils de gestion de la gestion qui nécessitent des flux de travail rigides pour maintenir les équipes sur la cible conformément aux plans définis, les équipes opérationnelles ont besoin de plus de flexibilité. Il est essentiel que le flux de travail et les responsabilités changent en réponse aux informations entrantes. Cela permet aux équipes de prendre des décisions dynamiques et de s’assurer qu’elles répondent avec précision et efficacité sur la base de données en temps réel.
Bien que les outils PM puissent être un choix approprié pour les tâches de routine, leurs fonctionnalités limitées ne le réduisent tout simplement pas pour les organisations qui ont besoin de pivoter et de s’adapter en temps réel. De nombreuses entreprises doivent réagir rapidement aux changements hors de leur contrôle, qu’il s’agisse de changements dans le comportement des clients, de ralentissements dans une chaîne d’approvisionnement ou d’une défaillance d’un équipement ou d’un système.
Utilisation de la collaboration du Flux de travail pour Améliorer ou Remplacer la gestion de projet
Imaginez ceci: Votre équipe commence à atteindre un objectif critique et sensible au temps, même si toutes les pièces ne sont pas en place. Les informations continuent à affluer, souvent directement vers un outil de collaboration de flux de travail à partir de technologies GPS ou IoT intégrées. Les tâches urgentes apparaissent comme des alertes exploitables qui ne sont transmises qu’aux parties concernées. L’équipe dans son ensemble bénéficie d’une meilleure connaissance de la situation, ce qui signifie qu’elle prend des décisions plus éclairées, aidées par une communication facile via des canaux basés sur les tâches.
Les outils de gestion de projet fournissent une structure claire, des tâches segmentées et définissent des attentes. Cependant, d’excellents outils de collaboration sur le flux de travail peuvent prendre en charge un large éventail de cas d’utilisation et d’objectifs mieux adaptés aux équipes opérationnelles ou distribuées. Bien que les outils de gestion de projet soient précieux, ils ne suffisent pas à garantir le succès dans une grande variété de situations.
Dans le scénario que nous venons d’illustrer, l’outil de gestion de projet traditionnel est utile pour la planification, la vérification des tâches au fur et à mesure, mais ce n’est tout simplement pas là que se produit l’exécution du processus. Pour de nombreuses organisations, il est à leur avantage d’intégrer les outils de gestion de la gestion actuels ou de les remplacer complètement par un outil de collaboration spécialement conçu. C’est l’outil de collaboration du flux de travail qui offre la visibilité, la flexibilité et les fonctionnalités dont l’équipe a vraiment besoin.
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