En tant que consultant, votre réputation reposera sur la qualité de vos rapports. Parce que même si vous avez fait un excellent travail dans tous les autres aspects du projet, votre client sera finalement mécontent si vous ne parvenez pas à fournir un excellent rapport.
Les rapports sont le seul héritage tangible du projet, vous voulez donc que cet héritage soit positif qui renforce plutôt que diminue votre réputation.
De temps en temps, je rencontre quelqu’un au cours de mon travail qui me dit: « Oh oui, vous êtes l’auteur du rapport Hackett ». Je ne pouvais pas être certain du nombre de « rapports Hackett », mais c’est un bon nombre. Et bien qu’ils n’aient pas toujours montré une organisation sous son meilleur jour, je suis convaincu qu’ils sont tous bien écrits et ont apporté de la valeur au client en termes de recommandations.
Lorsque vous passez de l’emploi au conseil, la rédaction de rapports de projet à partir de zéro n’est pas nécessairement quelque chose que vous aurez fait auparavant. Et écrire en tant que consultant du secteur public est très différent de l’écriture en tant qu’employé du secteur public, vous devrez donc abandonner certaines habitudes antérieures.
Au fil des ans, j’ai entendu de nombreuses histoires de clients au sujet de rapports produits par des consultants dont ils étaient très insatisfaits. Le pire scénario était un client qui devait engager un autre consultant pour retravailler totalement un rapport. Peu importe combien de fois ils sont retournés au consultant d’origine pour les modifications, ce n’était tout simplement pas à la hauteur et ne pouvait pas être publié sans un polissage. Il ne faut pas beaucoup d’imagination pour déterminer la probabilité que le client réengage ce consultant ou le renvoie à des collègues.
Alors risquez de produire de mauvais rapports à vos risques et périls – perfectionnez vos compétences avec mes meilleurs conseils pour rédiger un rapport de conseil.
- Les 7 règles essentielles de la rédaction d’un rapport de conseil
- Il fournit des réponses aux problèmes du client
- Il a un flux logique
- Il s’adresse au public cible du rapport
- Il comprend des recommandations concrètes
- Il tient compte des sensibilités politiques.
- Il est succinct et rédigé en anglais simple
- Il utilise un ton neutre et impartial
- Structure / modèle de mon rapport
- Conseils pour façonner les recommandations
- Conseils sur la préparation des résumés
Les 7 règles essentielles de la rédaction d’un rapport de conseil
Les bons rapports ne « se produisent pas ». Ils sont fabriqués avec compétence et soin. Voici les sept règles essentielles auxquelles je m’en tiens lors de la rédaction d’un rapport de conseil.
Il fournit des réponses aux problèmes du client
Semble si évident, mais le client est venu à vous avec un problème auquel vous étiez chargé de trouver des solutions. J’ai vu trop de rapports qui oublient que ces problèmes devraient être au centre de mes préoccupations. Ne décevez pas – assurez-vous que votre rapport spécifie clairement ces problèmes, présente vos conclusions par rapport à ces problèmes et fournit à votre client des réponses judicieuses.
Il a un flux logique
Le rapport doit raconter une histoire et, comme toutes les bonnes histoires, il doit s’écouler logiquement et emmener le lecteur en voyage. Ce voyage commence par le contexte, se poursuit pour identifier les problèmes, puis fournit vos conclusions et enfin vos solutions recommandées. .
Il s’adresse au public cible du rapport
Lorsque vous rédigez votre rapport, il est facile d’oublier qu’il est très peu probable que le client soit le même que le public du rapport. Vous devez trouver un moyen de parler non seulement à votre client, mais aussi à un public plus large qui peut inclure des parties prenantes internes et externes. L’astuce est de ne pas assumer trop ou trop peu de connaissances lorsque vous écrivez.
Il comprend des recommandations concrètes
Au bout du compte, tout se résume à vos recommandations. Le projet visait à résoudre un ensemble de problèmes pour votre client et un rapport sans recommandations sera certainement en deçà de leurs attentes.
Il tient compte des sensibilités politiques.
Il s’agit d’un aspect essentiel de la rédaction de rapports dans le secteur public. Parce que quel que soit le secteur gouvernemental avec lequel vous travaillez, il y aura des problèmes très émotifs pour la communauté, très controversés pour le gouvernement et qui poseront des risques potentiels pour les organisations fournissant des services sur le terrain. Vous devez rédiger le rapport de manière à tenir compte de ces problèmes afin de minimiser tout risque potentiel pour votre client.
Il est succinct et rédigé en anglais simple
Si vous venez de sortir du secteur public pour vous lancer dans le conseil, vous pourriez bien apporter des habitudes d’écriture qui ne vous serviront pas. Le langage de la bureaucratie et l’utilisation de mots de belette peuvent prévaloir au gouvernement, mais en tant que consultant, vous devriez vous débarrasser de ces tendances. Utilisez des phrases courtes et de brefs paragraphes. Écrivez les choses simplement, comme vous pourriez le dire, et ne soyez pas tenté de cirer lyrique.
Il utilise un ton neutre et impartial
J’insiste ici sur le terme « ton ». Je ne suggère certainement pas que le contenu de votre rapport soit neutre et impartial – au contraire; vous devriez, comme on dit, « donner des conseils francs et intrépides ». Mais en ce qui concerne le ton général de votre rapport, il doit éviter d’utiliser un langage chargé ou émotif.
Structure / modèle de mon rapport
De nombreux nouveaux consultants ont du mal à structurer un rapport de conseil complet. Pour aider à cela, dans l’ordre logique, voici les six sections qui se trouvent dans mon modèle de rapport. Reproduisez cette structure pour votre prochain rapport et vous serez sur la bonne voie.
- Résumé
- Introduction et contexte
- Informations factuelles/contextuelles
- Résultats
- Recommandations
- Annexes
Conseils pour façonner les recommandations
En élaborant des recommandations, vous effectuez une dernière couche d’analyse pour déterminer « quelle est la prochaine étape » pour le client. Les recommandations doivent être:
- Exploitable – ils doivent conseiller le client sur ce qu’il doit faire – quelles mesures doivent être prises.
- Spécifique – des recommandations vagues ou ambiguës ne sont pas utiles; plus il est précis et détaillé, mieux c’est.
Par exemple, au lieu de recommander:
Les mécanismes de gouvernance sont améliorés
Essayez plutôt:
La gouvernance du service est renforcée par:
- Offrir une initiation et une formation annuelles à tous les membres du conseil d’administration
- Réviser la politique d’approvisionnement conformément aux exigences législatives actuelles.
Le premier est juste vague et peu utile – le second indique au client exactement quelles actions doivent être prises.
- Réalisable / faisable – lorsque vous formulez des recommandations, n’atteignez pas le ciel et recommandez votre solution idéale ultime. Parce que les rapports qui incluent des recommandations inaccessibles resteront très probablement sur l’étagère en ramassant la poussière. Vous avez travaillé dans des organisations, vous comprenez donc les complexités de la mise en œuvre du changement. Ce qui est requis, c’est un processus mesuré et réfléchi, alors assurez-vous que vos recommandations ne sont pas une tarte dans le ciel, mais qu’elles sont réalisables et réalisables pour votre client.
- Testé avec le client pour l’acceptabilité – avant d’inclure des recommandations dans votre rapport, testez d’abord les eaux avec le client. Discutez des recommandations possibles qui découlent de ces résultats et évaluez ce qui est susceptible de fonctionner pour le client en fonction de l’endroit où il se trouve et de ce pour quoi il a de l’énergie. Rappelez-vous, il y a toujours plus d’un chemin en haut de la montagne.
Conseils sur la préparation des résumés
Trop souvent, les rédacteurs considèrent le Résumé comme une réflexion après coup – juste un résumé rapide. Mais comme nous le savons tous, dans de nombreux cas, il s’agit de la seule section d’un rapport qui sera lue intégralement. C’est donc un élément extrêmement important du rapport, et vous devez passer du temps à le façonner pour vous assurer qu’il passe le test de « s’il s’agit de la seule section qu’une personne âgée lit, comprend-elle les messages et informations clés essentiels?’
Voici mon conseil:
- Assurez–vous que le Résumé analytique indique une version abrégée de l’ensemble
- Faites attention au flux logique – la même chose s’applique ici qu’au rapport complet en ce sens que le Résumé analytique doit avoir un flux logique du contexte au problème, des résultats aux solutions.
- Ne fournir que les conclusions générales. Le corps de votre rapport devrait décrire les « preuves » de vos conclusions. Mais dans le résumé, laissez de côté les détails et incluez simplement la vue d’ensemble en termes de ce que vous avez trouvé.
- Inclure les recommandations. Si c’est la seule section que quelqu’un lit, vous voulez certainement qu’il sache quelles actions vous avez recommandées au client.
Si vous avez troqué un emploi dans le secteur public pour des services de conseil dans le secteur public, ne présumez pas seulement que vous avez déjà des compétences en rédaction de rapports en main. Investissez plutôt dans le développement de ces compétences. Parce que la production de rapports inférieurs aux normes nuira à votre réputation et compromettra potentiellement votre succès en tant que consultant.
