Plan d’implémentation ERP : la méthodologie définitive en 7 étapes

Vous planifiez votre implémentation ERP.

Vous savez que la mise en œuvre d’un ERP peut être un processus ardu.

Vous savez – grâce à de nombreux rappels – que l’échec de la mise en œuvre de l’ERP est courant, et que pour que ce projet fonctionne, vous devrez faire beaucoup de planification.

Tout d’abord…

Quel est le processus de mise en œuvre de l’ERP?

Le processus de mise en œuvre de l’ERP comprend l’installation de votre logiciel, le transfert de toutes vos données, financières et transactionnelles, la cartographie de vos processus et la formation de vos utilisateurs à l’utilisation réelle du logiciel. Ce processus déterminera si votre implémentation ERP est un succès ou un échec.

Alors, par où commence-t-on ?

Nous avons créé ce guide pour vous aider à tout comprendre. Avec des conseils concrets, des conseils d’experts et des ventilations rapides étape par étape, nous couvrirons:

• Création d’un plan de gestion du changement efficace (et qui devrait vous aider à le mettre en œuvre)
• Coûts cachés de mise en œuvre de l’ERP, et comment les prévoir
• Mise en service, et comment évaluer le succès de votre projet

Il n’implémentera pas (malheureusement) votre ERP pour vous. Il vous fournira cependant les informations, les ressources et les modèles nécessaires pour acquérir une compréhension approfondie du processus de mise en œuvre et augmenter vos chances de réussite du projet.

Et n’est-ce pas presque aussi bon?

Les étapes de notre méthodologie d’implémentation ERP

1. Assemblez votre équipe de projet ERP

2. Comment créer un plan de gestion du changement ERP

3. Estimation du budget de mise en œuvre de votre ERP

4. Démarrage de votre migration de données

5. Former vos utilisateurs à l’utilisation de votre ERP

6. Que faire lors de la mise en service de votre ERP

7. Évaluer si votre projet ERP a été un succès

1. Rassemblez une équipe de projet

Tout d’abord: ce sera assez misérable de planifier cela par vous-même. Créer une équipe de mise en œuvre ERP efficace et dédiée rendra votre travail beaucoup, beaucoup plus facile.

Pour commencer, vous aurez besoin des membres « principaux » suivants.

• Chef de projet : le leader. Vous, probablement.
• Analyste d’applications : responsable de la migration et du nettoyage des données
• Développeur d’applications : responsable de la personnalisation du système
• Ingénieur de test QA: Pour que votre mise en œuvre se déroule aussi bien que possible dans tous les départements (et pour éviter que l’ensemble du personnel n’écrive vos plans soigneusement mis à pied comme « CELA nous dit quoi faire »), vous aurez besoin de quelques personnes de plus.

  Cela dépendra en grande partie de l’identité de vos principales parties prenantes – et compte tenu de la nature de l’ERP, cela variera d’une entreprise à l’autre en fonction des fonctionnalités que vous implémentez.

  Voici quelques exemples de parties prenantes que vous devez inclure lors de la mise en œuvre de diverses fonctions:

  Partie prenante	Fonction des intérêts
  Direction	Analyses, rapports, BI
  Comptabilité	Grand Livre général, comptes, actif & gestion de la trésorerie
  Ingénieurs & personnel d’atelier	PLM, planification de la production, gestion des documents, conceptions
  Travailleurs en atelier	Gestion de documents, inventaire, dessins
  Service commercial	Fonctions de prévision, BI, CRM
  Personnel d’entrepôt	Inventaire, WMS, SCM, intégration d’appareils mobiles

  Dois-je embaucher un consultant en implémentation ERP?

  Réponse courte: oui, si vous n’avez pas l’expertise en interne et que vous pouvez vous le permettre. Un consultant expérimenté en mise en œuvre aura déjà tout vu et pourra contourner les problèmes avant qu’ils ne surviennent.

  Il est possible de le mettre en œuvre avec succès sans un cependant – ne désespérez pas si votre budget ne peut pas s’y étendre, ou si votre service des comptes est notoirement serré.

  2. Créer un plan de gestion du changement de mise en œuvre

  Il y a deux côtés à cela, vraiment.

  Tout d’abord, vous voudrez planifier votre implémentation ERP par étapes et les déléguer à l’ensemble de votre équipe de mise en œuvre en fonction de l’expertise.

  Nous avons ici un calendrier de mise en œuvre ERP détaillé, bien que vous puissiez utiliser la liste de contrôle ci-dessous pour comprendre ce qui doit être fait rapidement. Avant de commencer votre mise en œuvre, vous devriez avoir des plans en place pour:

  • Prévision des coûts de mise en œuvre et établissement d’un budget
  • Création d’un calendrier de mise en œuvre ERP
  • Migration des données vers le nouveau système
  • Formation de votre base d’utilisateurs ERP
  • Test de votre ERP et mise en service
  • Activités de mise en service au jour le jour
  • Évaluer le succès de votre projet

  Des outils tels que Trello, Google Sheets et Wrike sont excellents pour collaborer sur des projets tels que des implémentations ERP – parcourez et choisissez celui qui correspond le mieux au style de gestion de projet de votre entreprise.

  Ce guide étape par étape aborde en profondeur chaque étape du processus de mise en œuvre de l’ERP

  Deuxièmement, vous devrez planifier des moyens de garder l’entreprise à l’écoute pendant la mise en œuvre. Le changement apporte toujours un certain degré de perturbation, mais cela peut être minimisé par:

  • Communication claire de toute perturbation anticipée
  • Laissant suffisamment de temps pour la formation des utilisateurs
  • En tenant compte des besoins des parties prenantes clés (vous êtes déjà à mi-chemin avec cela, ayant inclus des représentants dans votre équipe de projet)

  3. Prévoir vos coûts de mise en œuvre de l’ERP et rédiger un budget

  Combien coûte la mise en œuvre de l’ERP?

  C’est une question en or. S’il était facile de répondre, il y aurait beaucoup moins d’implémentations ERP surbudget et beaucoup plus de personnes se portant volontaires pour les gérer par projet.

  D’après une récente analyse de Softwarethinktank:

  • 35% des implémentations ERP ont été dépassées par le budget de 0%-25%
  • 15% ont dépassé le budget de 26%-50%
  • 6% dépassaient le budget de plus de 50%

  Cela suggère que, dans l’ensemble, plus de la moitié des implémentations ERP dépassent le budget. Inutile de dire que la budgétisation est un champ de mines et vous devrez faire très attention.

  Pourtant, il y a des coûts qu’il est possible de définir. Un bon point de départ est de supposer que le coût d’une implémentation ERP nécessitera au moins 1% du revenu brut annuel d’une entreprise au minimum.

  Vous devez ensuite inclure tous ces facteurs dans votre budget de mise en œuvre pour éviter d’être touché par des coûts cachés:

  • Mises à niveau du matériel / réseau: celles-ci seront beaucoup plus élevées si vous implémentez un système sur site
  • Rémunération des heures supplémentaires du personnel: un élément important à retenir – « nous n’avons pas budgété la rémunération des heures supplémentaires, désolé » n’est pas une ligne qui ira bien avec votre équipe
  • Frais de formation, de personnalisation et de conseil des fournisseurs: si vous êtes chanceux, votre fournisseur les a peut-être inclus dans le prix initial du logiciel, mais ce n’est certainement pas une donnée. Vérifiez toujours
  • Sauvegardes et stockage de données: celles-ci sont souvent fournies avec les coûts ERP cloud – mais encore une fois – vérifiez toujours.

  Ce que vous pouvez vous attendre à payer pour un ERP variera en fonction d’un certain nombre de facteurs allant de la taille de l’entreprise, des exigences et du nombre d’utilisateurs, mais un rapport de 2019 Software Path a récemment révélé qu’en moyenne, les entreprises dépensent environ 7 200 $ en moyenne par utilisateur d’un système.

  Astuce: Pour obtenir des résultats plus précis, vous devez également budgétiser la perte de productivité, car peu importe vos efforts, vous ne fonctionnerez pas avec une efficacité maximale pendant la durée de la mise en œuvre.

  4. Commencez à migrer vos données

  Pour qu’elles commencent.

  Vous avez planifié autant que possible. Il est maintenant temps de passer au processus réel de transfert de votre entreprise vers le nouvel ERP.

  La migration des données est la première étape – si vous réussissez, vous aurez construit une base solide sur laquelle poursuivre vos efforts de mise en œuvre. Vous vous trompez, et les choses peuvent commencer à s’effondrer.

  Votre analyste d’applications devrait diriger cet effort car c’est leur spécialité. Soyez prêt à les aider à:

  • Nettoyage et vérification des données
  • Configuration de la base de données
  • Mappage des données héritées vers de nouveaux champs de base de données
  • Transfert des données vers le nouveau système
  • Test et vérification des données héritées
  • Test et vérification des nouvelles entrées de données

  5. Commencez à former votre base d’utilisateurs ERP

  L’adoption par les utilisateurs est la clé du succès de votre projet de mise en œuvre ERP, et un plan de formation utilisateur approprié est essentiel pour y parvenir.

  Il existe différentes façons de former votre main-d’œuvre; mais la plupart des méthodes de formation peuvent être divisées en méthodes « en personne » et « en ligne »:

  Méthode d’entraînement	Avantages	Inconvénients
  En personne	Veille à ce que tous les employés assistent à des sessions obligatoires	Difficile à coordonner entre les effectifs importants, en particulier avec les travailleurs postés
  E-learning	Facilement adapté à des rôles spécifiques; plus facile à coordonner qu’une formation en personne	Il peut être difficile d’encourager les employés à compléter le travail régulier

  Un résumé des avantages et des inconvénients des méthodes de formation en personne et en ligne

  Quelle que soit la méthode de formation qui convient le mieux à votre main-d’œuvre, quatre caractéristiques de tous les programmes de formation réussis comprennent ::

  • Formation basée sur les rôles pour rationaliser le processus et garder les employés en manque de temps sur le côté.
  • Possibilités pour les stagiaires d’offrir des commentaires (et pour l’équipe de mise en œuvre d’y donner suite
  • Canaux de communication clairs avec les équipes de support fournisseur

  Conseil: identifiez les membres du personnel prometteurs et férus de technologie à former en tant que superutilisateurs ERP. Ils peuvent ensuite traiter des problèmes d’utilisateur de bas niveau, vous permettant de vous concentrer sur la tâche à accomplir.

  Pour de meilleurs résultats, pourquoi ne pas essayer de gamifier des parties de votre plan d’entraînement? Dans une étude réalisée par TalentLMS, 89% des personnes interrogées ont déclaré qu’un système basé sur des points stimulerait leur engagement, tandis que 62% ont déclaré que les classements et la possibilité de rivaliser avec leurs collègues les motiveraient à apprendre. Utilisez cela à votre avantage.

  Les petits avantages pour tous ceux qui accomplissent des tâches de formation à temps (nourriture gratuite, heure supplémentaire pour le déjeuner) et les plus importants (bonus en espèces, prise de force d’une journée supplémentaire) pour vos plus performants rendront la formation un peu plus attrayante pour les employés occupés.

  6. Planifiez et lancez vos activités de lancement

  C’est tout. Ton Grand Jour.

  Si vous pensiez que se marier nécessitait beaucoup de planification avancée ardue, vous serez désagréablement surpris par l’étape de mise en service de votre implémentation ERP.

  Les choses à planifier incluent:

  • Tests du système (avant et après la mise en service)
  • Planification du personnel, y compris les heures supplémentaires requises ou le personnel temporaire
  • Identification des mesures pour l’évaluation du projet
  • Création d’une stratégie de communication pour les temps d’arrêt du système
  • Vérification de la vitesse et de la fiabilité du réseau
  • Processus de sauvegarde des données

  La communication est essentielle ici, à la fois avec votre équipe et avec l’ensemble de la main-d’œuvre. Vous devrez savoir clairement qui fait quoi, quand vous vous attendez à ce que cela soit fait et quel type d’heures d’arrêt

  Pour en savoir plus sur la phase de mise en service de votre implémentation ERP, consultez:

  • Cinq aspects de la planification d’une mise en service réussie d’un ERP

  7. Évaluez le succès de votre projet d’implémentation ERP

  Commencez par ces questions simples:

  • Votre entreprise a fait faillite?
  • Poursuivent-ils votre fournisseur ERP pour rupture de contrat?
  • Avez-vous réussi à maintenir le projet près du budget?

  Si c’est le cas, vous ne l’avez probablement pas fait terriblement. Donnez-vous un high five.

  Pour en savoir un peu plus sur les choses, vous devez utiliser une combinaison des mesures suivantes:

  • ROI. Avez-vous vu un retour sur l’argent que vous avez dépensé pour votre ERP?
  • Diminution des erreurs humaines: un ERP bien implémenté devrait réduire les erreurs de données dues à l’automatisation des processus. Si votre plan de formation a fonctionné, les employés devraient tirer le meilleur parti de ces caractéristiques
  • Augmentation des niveaux de productivité: cela parle de lui-même. L’ERP a-t-il réalisé exactement ce qu’il s’était fixé pour objectif ?
  • Augmentation de la satisfaction de la clientèle : les délais d’exécution ont-ils augmenté? Traitez-vous les commandes plus rapidement?

  Ce guide de calcul du ROI ERP vous aidera à évaluer le succès de votre projet de mise en œuvre