Parmi les nombreuses nouvelles formes de logiciels d’entreprise qui font leur apparition sur le marché, la gestion des installations assistée par ordinateur (CAFM), gérée par le biais d’un logiciel de gestion des installations, est l’une des plus mystérieuses et complexes – mais elle n’a pas à l’être.
Que Signifie CAFM?
Pour certains qui se demandent : » De quel acronyme parle-t-on encore ?—- il peut être déroutant d’essayer de comprendre ce qu’est CAFM et ce qui le sépare des autres types de systèmes de maintenance et de gestion. Cela n’est pas exactement aidé par le fait que la technologie CAFM comprend également les termes généraux « logiciel de gestion des installations », « systèmes de gestion des installations » et « FM. »
Il est également parfois utilisé de manière interchangeable avec les systèmes informatisés de gestion de la maintenance (GMAO), les systèmes intégrés de gestion du lieu de travail (IWMS) et les logiciels de gestion des actifs d’entreprise (EAM). Bien qu’il ait certaines fonctions en commun avec ces autres types de logiciels, le logiciel CAFM est devenu son propre créneau de spécialisation et offrira des fonctionnalités légèrement différentes de la GMAO, de l’EAM ou de l’IWMS.
Faisons donc un bref résumé de ces différences entre tous ces types de logiciels avant de nous plonger dans toutes les grandes choses que CAFM peut faire pour votre organisation. La GMAO est la fonctionnalité de base de ce groupe de logiciels. Il se concentre sur la planification et le suivi de la maintenance des actifs. L’EAM est un système de planification à long terme qui suit et surveille l’état et la rentabilité des actifs tout au long de leur cycle de vie. La principale préoccupation d’IWMS est les personnes travaillant à l’intérieur de l’installation. La gestion assistée par ordinateur des installations est principalement préoccupée par l’installation elle-même.
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Qu’est-ce que CAFM ?
Alors, qu’est-ce que CAFM de toute façon, et que fait-il pour les entreprises? À son niveau le plus élémentaire, le logiciel de gestion des installations assistée par ordinateur est conçu pour tout planifier pour un bâtiment ou une installation, y compris presque tous les aspects des opérations quotidiennes. L’International Facility Management Association (IFMA) la définit comme la pratique consistant à coordonner le lieu de travail et les installations physiques avec les personnes et les opérations de cette organisation.
Fondamentalement, la technologie CAFM combine des concepts d’administration des affaires, de sciences du comportement, d’architecture et d’ingénierie pour optimiser le fonctionnement de votre organisation. Il peut être utile de considérer la gestion des installations assistée par ordinateur comme un outil complet d’entretien des installations commerciales ou des bâtiments avec de nombreuses facettes et fonctions différentes.
Technologie de l’information
L’information est au cœur du CAFM. La fonction principale qui le sépare des versions antérieures de facilities management est qu’il utilise des éléments et des visuels CAO (conception assistée par ordinateur) en combinaison avec le traitement des données alphanumériques.
Comme dans de nombreuses autres branches du logiciel, les outils et fonctionnalités de business intelligence qui utilisent la collecte et l’analyse de données deviennent très populaires dans CAFM. Cette approche commerciale centrée sur les données aide les gestionnaires à prendre des décisions axées sur les données pour améliorer chaque élément de leur entreprise.
CAFM utilise la technologie CAO pour une variété de capacités. Par exemple, les plans d’étage interactifs pour les organisations immobilières permettent aux acheteurs potentiels de traverser des maisons qui ne sont même pas encore construites.
Gestion de la maintenance
Semblable à la GMAO, CAFM offre des capacités de gestion de la maintenance. Les réparations de routine permettent aux actifs de fonctionner à un rendement maximal, et la maintenance préventive permet de réduire les coûts beaucoup plus que les réparations d’urgence ou même les remplacements. En plus de la planification et du support de maintenance, les systèmes CAFM fournissent des modules de surveillance des actifs pour aider les utilisateurs à surveiller de près l’état des actifs.
ManagerPlus offre des fonctionnalités de demandes de bons de travail et de gestion de la maintenance
D’autres segments spécifiques des outils CAFM utilisent des données — en particulier des données en temps réel – pour faciliter divers types de maintenance. Par exemple, il peut promouvoir une maintenance complète, telle que la maintenance préventive, les bons de travail et les objectifs de maintenance opérationnelle de routine pour optimiser la gestion des actifs. C’est là que la gestion des installations assistée par ordinateur est utilisée conjointement avec la GMAO, car les systèmes de GMAO sont généralement conçus pour l’évaluation de divers besoins de maintenance.
Administration des bâtiments physiques
L’une des caractéristiques principales les plus populaires et les plus impressionnantes d’un système de gestion des installations assistée par ordinateur est sa ressource pour gérer l’infrastructure réelle à l’intérieur de l’installation. Par exemple, de nombreux systèmes CAFM peuvent être reliés à des équipements CVC, à des lumières et à d’autres infrastructures du bâtiment.
Certaines de ces fonctionnalités permettent une gestion à distance, où les gestionnaires d’installations peuvent régler les thermostats ou allumer et éteindre les serrures des fenêtres et des portes à distance. D’autres offrent une lecture automatisée des compteurs et une surveillance de l’énergie, afin que vous sachiez tout de suite si quelque chose change dans l’utilisation de vos ressources. Cela améliore la sécurité, économise de l’argent et aide l’environnement en économisant une consommation d’énergie inutile.
Bien que la plupart des systèmes CAFM offrent ces fonctionnalités populaires, de nombreuses descriptions des fournisseurs eux-mêmes ne montrent pas spécifiquement comment ces types de fonctionnalités peuvent aider une entreprise. Trop souvent, ils cachent ces fonctionnalités essentielles dans le jargon comme « les services de gestion immobilière et les fonctionnalités de consommation d’énergie. »Ils ne font pas toujours l’effort supplémentaire d’expliquer que les solutions CAFM aident réellement à la planification quotidienne de manière réelle et pratique.
Lorsque les clients découvrent que les systèmes CAFM peuvent être livrés avec ce type de fonctionnalité, ils sont souvent adoptés avec enthousiasme pour leur potentiel de gain de main-d’œuvre et de gain de temps. Pour obtenir une comparaison approfondie de chaque fonctionnalité, consultez notre rapport de comparaison pour les décomposer.
Comparer Les principaux Responsables des logiciels CAFM / GMAO
Plans d’étage et Gestion de l’espace
Une définition de la fonction de CAFM du Wiki Designing Buildings est de « soutenir les parties opérationnelles et stratégiques de la gestion des installations, y compris les tâches techniques, administratives et d’infrastructure, ainsi que les processus stratégiques requis pour la planification et la gestion. »Cela peut sembler un large parapluie, mais c’est intentionnel — CAFM peut être utilisé par un éventail d’industries et d’organisations car il est si polyvalent.
La GMAO Hippo offre aux utilisateurs des fonctionnalités avancées de gestion de l’espace pour suivre l’emplacement des équipements et des machines
Votre CAFM fonctionne comme une base de données organisationnelle pour stocker des informations sur vos installations. Ces informations comprennent tout, de la consommation d’énergie, des données de construction, une liste de plans d’étage, des coordonnées pertinentes, des équipements situés dans une installation spécifique, des informations sur les incendies et la sécurité, etc. Au lieu de s’appuyer sur des fichiers papier ou des feuilles de calcul Excel, les utilisateurs peuvent organiser ces informations de manière ordonnée dans le CAFM où elles peuvent être utilisées et stockées.
De nombreuses fonctions des outils CAFM sont conçues pour aider à la gestion de l’espace et à l’allocation des ressources. Certains d’entre eux ont une incidence sur l’endroit où divers actifs sont placés dans une installation. D’autres aspects examinent comment utiliser l’espace dans chaque pièce ou comment disposer des processus commerciaux ou industriels au sein d’une installation. Certains d’entre eux impliquent la gestion de la main-d’œuvre. De manière générale, les gestionnaires d’installations étiquettent un espace pour un usage particulier et utilisent le CAFM pour orchestrer cette utilisation en détail.
Location et gestion immobilière
D’autres aspects de la gestion des installations assistée par ordinateur examinent la gestion immobilière, y compris la location, afin d’optimiser l’utilisation commerciale de l’immobilier commercial. Des activités quotidiennes comme la planification des salles ou la réservation de conférences à la gestion des baux à long terme, le bon logiciel CAFM peut offrir des outils de gestion immobilière spécialisés dans l’industrie.
Soutien administratif
Le CAFM n’est pas entièrement axé non plus sur les installations physiques et les biens sales. Le logiciel de gestion des installations offre une gamme de fonctionnalités de soutien administratif qui peuvent également aider à rationaliser le personnel de bureau.
Les utilisateurs peuvent également utiliser les fonctions de suivi des colis et des matériaux pour surveiller de près tout ce qui entre ou sort de votre établissement. Qu’il s’agisse d’achats et d’achats, de pistes d’audit, de transport de matières dangereuses ou d’expéditions et de livraisons, la gestion des installations assistée par ordinateur peut vous aider à la gérer en toute sécurité et de manière transparente.
Vous pouvez même utiliser CAFM pour gérer vos ressources humaines. De nombreux systèmes CAFM offrent une fonction de suivi du trafic pour enregistrer les visiteurs et créer des modèles de formulaires pour les entrepreneurs afin de s’assurer que tous ceux qui sont à l’intérieur de votre installation sont censés y être! Cela a l’avantage supplémentaire d’augmenter la sécurité de votre organisation sans frais supplémentaires.
Gestion du cycle de vie
Un objectif majeur de CAFM est d’aider les gestionnaires à s’assurer que les actifs de leur organisation sont pleinement utilisés de la manière la plus rentable tout au long du cycle de vie des actifs.
Certaines caractéristiques des systèmes CAFM aident les décideurs à prendre en compte les besoins à long terme, par exemple en planifiant des améliorations des immobilisations. L’idée est que, puisque la plate-forme CAFM couvre non seulement le bâtiment, mais tout ce qui s’y trouve, les administrateurs peuvent l’utiliser comme feuille de route pour toutes sortes de gestion d’actifs et de planification prédictive. Cela peut aider à économiser de l’argent, rendant les opérations des installations plus efficaces.
iMaint offre des fonctionnalités complètes de suivi des actifs
Le logiciel de gestion des installations assistée par ordinateur est utilisé dans un large éventail d’industries à de nombreuses fins différentes. Certains des outils et fonctionnalités spécifiques dépendent de l’industrie du client et des types d’actifs qui fonctionnent dans l’installation. Les entreprises dans de nombreux domaines utilisent des systèmes de gestion des installations assistés par ordinateur pour contrôler efficacement l’utilisation globale d’une installation commerciale et prendre au sérieux l’amélioration de la gestion de leurs actifs.
Autres considérations
Il y a d’autres éléments importants de CAFM à comprendre avant de commencer le processus de présélection :
Déploiement
La façon dont un logiciel est déployé a un impact significatif sur l’organisation qui l’implémente, sinon nécessairement sur l’utilisateur final éventuel. Le logiciel peut être déployé de trois manières: sur site, via le web ou le cloud, ou en tant qu’hybride de ceux-ci.
Les logiciels sur site sont hébergés par du matériel dans vos locaux. Ce matériel nécessite généralement une équipe informatique étendue pour la maintenance et le dépannage, ainsi que l’espace physique pour le stocker. Les fournisseurs de logiciels sur site facturent généralement des frais uniques par licence utilisateur, ce qui peut être élevé — mais une fois que cela est payé, vous êtes prêt à partir et pouvez changer d’utilisateur si vous le souhaitez.
Sur site offre également plus d’options de personnalisation, car vous avez un contrôle presque complet sur le programme. Ce contrôle presque complet signifie que vos données ne se déplacent pas d’avant en arrière vers un serveur hors site, où elles sont vulnérables au piratage, mais cela signifie également que vous serez responsable de votre propre cybersécurité.
Le déploiement basé sur le cloud est généralement moins cher que sur site, car il facture des frais par utilisateur et par mois, mais les coûts peuvent s’accumuler rapidement. La personnalisation d’un système basé sur le Web peut devenir coûteuse. Mais le web est agile et accessible depuis n’importe quel portail utilisateur doté d’une connexion Internet, ce qui en fait une solution légère et pratique pour de nombreuses entreprises.
Parce que la responsabilité de la sécurité des données incombe au fournisseur pour cette méthode de déploiement, la plupart offrent certaines des options de sécurité les plus complètes du marché pour les données de leurs clients. Cela étant dit, 62% des professionnels de l’informatique affirment toujours que la sécurité sur site est plus forte que la sécurité dans le cloud, l’argument est donc valable pour l’instant.
Hybrid est, comme son nom l’indique, une combinaison des deux formats. Cela peut prendre de nombreuses formes différentes et est unique à différentes industries. Il inclut généralement la possibilité de passer d’un système sur site à un système basé sur le cloud à mesure que les besoins des utilisateurs changent – par exemple, un réseau sur site complété par des applications mobiles pour les techniciens mobiles.
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Conclusion
La gestion assistée par ordinateur offre toutes sortes d’avantages aux organisations avant-gardistes qui les utilisent. Espérons que vous avez maintenant une compréhension plus complète des avantages et des fonctionnalités du logiciel CAFM. Si vous souhaitez comparer certains fournisseurs, n’oubliez pas de consulter notre comparaison des systèmes CAFM pour commencer sur la bonne voie.
