Lorsque je travaillais sur le terrain, l’une des plus grandes plaintes que j’ai reçues des clients était que les rapports des agents de sécurité étaient toujours de mauvaise qualité. Que ce soit pour les employés de quart d’heure ou les superviseurs de garde, les rapports d’incident doivent être lisibles, facilement compréhensibles et utilisables si nécessaire comme document juridique devant les tribunaux. L’utilisation d’un logiciel de rapport d’agent de sécurité peut aider à établir des rapports, mais des compétences en communication écrite sont toujours nécessaires.
Il serait facile de penser que quiconque travaillant dans un domaine aussi axé sur la communication saurait rédiger un rapport lisible et respectable. Malheureusement, même avec la pression constante des clients, beaucoup ne le font pas.Certains agents ne savent même pas épeler ou utiliser une bonne grammaire, même s’ils ont obtenu leur diplôme d’études secondaires ou ont fréquenté l’université.
Je ne me considère pas comme un » expert » en matière de rédaction de rapports efficaces pour l’industrie de la sécurité. Je n’ai pas très bien fait moi-même avec la grammaire au lycée, et je n’ai appris qu’un peu plus au cours des 36 années qui ont suivi. Cependant, je sais comment rédiger des rapports de sécurité pour vous aider, vos officiers et votre entreprise, à éviter les ennuis.
Langue
N’écrivez pas en utilisant un langage verbeux ou fleuri; ce n’est pas un cours de langue de niveau collégial. Écrivez votre rapport comme si vous disiez à un ami ce qui s’est passé. Soyez conversationnel. Utilisez autant de citations directes que possible.
Et n’hésitez pas à utiliser un langage grossier si quelqu’un d’autre l’utilise et que cela est nécessaire pour le rapport. N’utilisez jamais d’astérisque à la place des mots de malédiction, c’est-à-dire S *** ou B ****** t.
Enfin, soyez aussi concis que possible. Vos clients sont occupés et ne veulent pas passer plus de temps à lire des rapports qu’ils n’en ont besoin.
Abréviations
Épelez tous les mots abrégés en entier la première fois que vous les utilisez, avec l’abréviation juste derrière entre parenthèses. À partir de là, utilisez simplement l’abréviation. Par exemple, « L’Agent de sécurité (S / O) Stevens et l’agent de police (P /O) Roberts ont été rejoints par le S / O Junie. »
Cela permet de gagner du temps et de l’espace sans créer de confusion inutile pour le client.
Horodatages
Dans tous les cas, enregistrez les moments où vous apprenez les informations, pas vos suppositions quant à la date à laquelle quelque chose a pu se produire. Aussi agréable que ce soit, nous ne sommes pas capables de voir à travers le temps.
Conservez le rapport dans l’ordre chronologique en connaissant les détails. En d’autres termes, rédigez le rapport avec les détails au fur et à mesure que l’agent les apprend. Si un combat a lieu à 04h00 mais que l’officier ne l’apprend qu’à 06h00, il commence le rapport à 06h00.
Toujours, sauf indication contraire, utiliser du temps militaire dans la rédaction des rapports de sécurité. Cela permet d’éviter et d’éliminer la confusion en matière de délai.
Si vous disposez des outils nécessaires pour utiliser des horodatages spécifiques, rendez votre chronologie aussi spécifique que possible. Sinon, utilisez le mot approximativement, de sorte que vous soyez protégé des questions d’exactitude des rapports.
Style
Tous les rapports doivent être rédigés à la 3ème personne. L’utilisation du point de vue de la 3ème personne réduira la confusion sur qui a fait quoi, où et quand. Si plusieurs agents sont impliqués, cela aidera certainement à garder la ligne droite.
Rédigez votre rapport conformément aux directives commerciales en vigueur. Vérifiez auprès du client pour voir quel formatage il préfère. Tant que cela ne cause pas trop de maux de tête, il est toujours préférable de présenter les informations de la manière que le client trouve la plus utile.
La grammaire, l’orthographe et la ponctuation doivent être surveillées de près. Une mauvaise grammaire obligera les clients à remettre en question votre intelligence. Vous devriez toujours avoir un dictionnaire à portée de main. Le logiciel de rapport d’incident sans papier comporte souvent des vérificateurs d’orthographe et de grammaire intégrés, et il existe de nombreuses applications et sites Web pour vous aider à vous améliorer.
Remplir le rapport
Remplir complètement le formulaire de rapport. Ne laissez aucun espace vide. Si vous avez des espaces vides lorsque vous avez terminé, placez quelque chose comme N / A ou et X à travers eux. Cela rend le formulaire plus formel et plus complet, et empêche quelqu’un d’autre d’écrire des choses dans ces espaces.
Tout dépend Du Client
Ces directives ci-dessus ne sont que cela, des directives. Partout où un officier va, le format est forcément un peu différent. Dans l’industrie de la sécurité, la façon dont le client veut ses rapports est la façon dont vous les rédigerez. Cela inclut non seulement la mise en forme, mais également les informations incluses et mises en surbrillance.
Pourtant, ces conseils s’appliquent à presque tous les rapports d’agents de sécurité. Souvenez-vous d’eux, et vous serez en mesure de créer un rapport de sécurité complet qui rend le client heureux, lui donne toutes les informations dont il a besoin et peut se défendre devant un tribunal.
