Se porter volontaire pour siéger au conseil d’administration de votre HOA est un poste important qui comporte beaucoup de responsabilités. Le conseil d’administration est chargé de s’assurer que la communauté fonctionne bien et de suivre les exigences des documents directeurs. Ils résolvent les problèmes et les conflits, gèrent le budget de la communauté, supervisent l’entretien et les réparations, et bien plus encore.
Cela peut sembler écrasant d’être un nouveau membre du conseil d’administration, mais tout le monde prend des éléments différents et travaille ensemble. Pour vous donner un peu de contexte, nous allons passer en revue les tâches générales de tous les membres du conseil d’administration et détailler ce que les officiers des conseils d’administration de HOA gèrent habituellement.
Responsabilités générales pour tous les membres du Conseil
La responsabilité la plus importante des membres du conseil est leur obligation fiduciaire. Il est si essentiel que chaque État doive imposer une obligation fiduciaire à ses conseils d’administration. L’accomplissement de la mission fiduciaire n’est pas une question de compétence, mais un engagement à prendre soin de la communauté au-delà des préjugés, des intérêts personnels ou d’autres exigences. Cela signifie que la base de toutes les décisions doit être informée et – ce qui est le mieux pour la communauté. Il est en outre réduit au devoir de diligence, au devoir de loyauté et au devoir d’agir dans le cadre de l’autorité.
Le devoir de diligence exige que les décideurs fassent de leur mieux lorsqu’ils prennent des décisions pour la communauté. Cela signifie faire preuve de diligence raisonnable pour prendre une décision éclairée. Le devoir de loyauté signifie que le membre met de côté ses intérêts personnels (en particulier en évitant tout conflit d’intérêts) et accorde la priorité au bien-être de la communauté lors de la prise de décisions. Enfin, l’obligation d’agir dans le cadre de l’autorité est exactement ce à quoi cela ressemble: ils doivent accomplir les tâches auxquelles ils sont obligés, mais ne peuvent pas prendre de décisions ou réglementer des choses en dehors de leur autorité.
Une Tâche la plus importante des membres du Conseil
Pour être un bon membre du conseil, chacun doit connaître les documents directeurs de son association (la déclaration des CC &R, les statuts, etc.), et toutes les lois de l’État qui s’appliquent. L’une des responsabilités les plus importantes du conseil d’administration sera de créer le budget annuel. Bien que le trésorier soit généralement la personne référente et supervise le processus, tous les membres du conseil participeront probablement à sa création et à son achèvement. En outre, il pourrait y avoir de vastes projets, comme un manuel du propriétaire, que l’ensemble du conseil travaille ensemble pour produire.
Maintenant que les bases sont couvertes, abandonnons-nous aux responsabilités des officiers. Exactement comment manyofficers sont sur un conseil varie selon la loi de l’État et les documents HOA, mais la plupart ont un président, un vice-président, un trésorier et un secrétaire.
Président
Le président dirige le conseil et supervise de nombreuses tâches procédurales du conseil. Ils président les réunions, en veillant à ce que tout le monde ait l’occasion d’exprimer son opinion et que tous les sujets nécessaires soient abordés. Donc, bien sûr, ils connaissent très bien les documents de gouvernance de la HOA et ont généralement besoin de compétences exceptionnelles en leadership et en gestion. De plus, le président est également le « PDG » de l’association — ilsigner des contrats et autres documents juridiques, ainsi que cosigner les chèques.
Vice-président
Tous les conseils d’administration n’ont pas de vice-président. Si vous en avez un, le vice-président est principalement responsable d’intervenir pour le président lorsque le président n’est pas disponible. Donc, le vice-président doitégalement être très familier avec tous les documents directeurs, pouvoir organiser des réunions et assumer d’autres responsabilités. Lorsque le président est présent, le vice-président peut être davantage un conseiller, diriger l’une des commissions et d’autres tâches assignées.
Trésorier
Le trésorier supervise les finances de l’HOA. Ils gèrent et documentent tous les fonds entrants et sortants — frais de collecte, paiement des fournisseurs, suivi des investissements. Le trésorier s’assure non seulement que l’organisation est financièrement saine, mais que toutes les dépenses et recettes suivent ce qui est autorisé en vertu des documents directeurs. Ils seront généralement chargés de diriger la planification budgétaire annuelle, bien que tous les membres du conseil d’administration y participeront probablement. Et lorsqu’un audit est effectué, le trésorier travaillera en étroite collaboration avec l’auditeur. D’autres rapports financiers, tels que les dépenses mensuelles ou trimestrielles, peuvent être demandés par le conseil d’administration, que le trésorier serait chargé de produire.
Secrétaire
Le secrétaire d’un conseil d’administration de la HOA est le détenteur des documents et des dossiers. Ils sont responsables des procès-verbaux des réunions et des documents à l’appui, envoient généralement des avis de réunion et travaillent avec le président à la rédaction des ordres du jour des réunions. Ils gèrent tous les dossiers d’association, tels que les informations sur les propriétaires et les dossiers d’entretien. Tous les documents doivent être facilement accessibles par tout membre de la HOA qui le souhaite (dans certaines limites), et le secrétaire doit s’assurer que les fichiers sont bien organisés. Le secrétaire est également généralement responsable de s’assurer que le HOA respecte les délais de dépôt et les autres exigences légales en matière de dossier.
Éviter les problèmes
Le problème le plus courant auquel fait face un membre du conseil d’administration est un conflit d’intérêts. Il peut être difficile de ne pas tomber dans des pièges qui violent réellement votre responsabilité fiduciaire.
Être lié de quelque manière qu’il soit à une entreprise ou à une personne que le HOA peut embaucher crée est un conflit d’intérêts courant.Alternativement, un fournisseur peut offrir un service gratuit à considérer pour un nouveau contrat. D’autres sont des choses comme un problème de bruit où le membre du conseil d’administration est la seule personne qui se plaint, ou le conseil d’administration envisage de changer les réglementations sur le stationnement d’un bateau lorsque le vice-président est l’une des personnes qui doivent entreposer un bateau.
Chaque fois qu’il y a un conflit, le membre doit le divulguer et se récuser de toute prise de décision connexe.
Conclusion
Bien qu’il y ait beaucoup de travail et de responsabilités à faire partie d’un conseil d’administration de HOA, il y a aussi la satisfaction d’aider vraiment votre communauté à bien fonctionner pour tout le monde. De plus, bien que les agents aient des fonctions spécifiques, de nombreux éléments de la qualité de membre du conseil d’administration se font par le travail d’équipe. Faire de votre mieux pour agir et prendre les meilleures décisions uniquement pour le bien de la communauté, sous la direction de la loi de l’État et des documents régissant est la chose la plus importante que vous puissiez faire pour être un bon membre du conseil.
