SIGP

Résumé

Les applications logicielles sont considérées comme un élément indispensable dans un système d’information de gestion de projet. Toutes les applications principales fournissent des outils de processus standard et personnalisables qui sont largement déployés dans le monde entier. Dans cet article, nous présentons les résultats d’une étude réalisée pour évaluer l’efficacité des applications logicielles dans la gestion de projets de plus en plus complexes.

Au cours de cette étude, un groupe de 100 chefs de projet de la région EMEA a été interrogé sur leurs expériences d’utilisation d’applications logicielles pour gérer leurs projets. Les chefs de projet ont été invités à évaluer les outils et les fonctionnalités qu’ils jugent les plus utiles ainsi qu’à énumérer les lacunes des systèmes qu’ils ont utilisés. Ils ont également été invités à fournir une liste de souhaits de fonctionnalités ou d’outils de processus qu’ils aimeraient voir ajoutés aux systèmes disponibles sur le marché.

Cet article présente les 10 principales fonctionnalités largement utilisées, les 10 principales lacunes et les 10 principaux éléments de la liste de souhaits.

Introduction

Le Guide PMBOK® – 5ème Édition définit un Système d’Information de Gestion de Projet (SIGP) comme:

Bien que chaque implémentation de PMI diffère des autres en termes de portée, de conception et de fonctionnalités, les applications logicielles sont considérées comme un élément indispensable de chaque implémentation. L’utilisation optimale d’un SIGP dépend fortement de la manière dont les informations critiques sont mises à la disposition de toutes les parties prenantes et du niveau d’automatisation des processus. De nombreux chefs de projet s’inquiètent de l’efficacité de leurs PMI, en partie à cause de logiciels mal configurés, et également à cause de problèmes de retour sur investissement. Le but de cette étude est d’explorer et de rendre compte des perceptions des chefs de projet sur les applications logicielles qui font partie intégrante de leurs implémentations de PMI.

Paysage actuel des PMI

Les organisations du monde entier s’appuient de plus en plus sur des applications logicielles pour automatiser les processus de gestion de projet. L’accent est également mis sur l’amélioration de l’exactitude des données sur la base desquelles les indicateurs de performance clés et les rapports sont générés. Les principales responsabilités de gestion de projet, telles que la tenue de différents registres et la documentation des leçons apprises, sont beaucoup plus faciles à remplir en déployant une application appropriée. Les sections suivantes donnent un aperçu du paysage actuel des PMI, en particulier dans la région EMEA.

Principaux acteurs

Le marché des logiciels de gestion de projet dans la région EMEA se caractérise par une concurrence féroce entre Microsoft, Oracle, Meridian, Autodesk, Aconex, RIB Software, Huddle et quelques autres. Alors que certaines organisations s’appuient toujours sur des applications de feuilles de calcul et des calendriers électroniques de base, la plupart des organisations ont investi dans des applications plus robustes pour rationaliser leurs processus de gestion de projet. Un nombre toujours croissant de projets emblématiques comme Burj Khalifa, le plus haut bâtiment du monde à ce jour, sont présentés dans des études de cas d’entreprises dont les solutions ont été utilisées sur ces projets.

Alors que certains éditeurs de logiciels proposent une seule application pour gérer différents aspects des projets, d’autres proposent une suite d’applications spécialisées qui se complètent et peuvent également être intégrées à d’autres implémentations ERP.

Systèmes spécifiques à l’industrie

Alors que certaines applications logicielles de gestion de projet conviennent à n’importe quelle industrie, d’autres contiennent des modèles et des fonctionnalités adaptés à des types spécifiques de projets. Les prix et les coûts d’exploitation jouent également un rôle dans la limitation de l’utilisation de certaines applications à certaines industries. Les principales industries et applications qui y sont populaires sont présentées à la pièce 1.

Pièce 1 – Principales industries et applications.

Systèmes spécifiques à la méthodologie

De nombreuses organisations de la région EMEA développent leurs méthodologies basées sur les normes PMI. Dans certains secteurs, PRINCE 2 est également populaire, en particulier dans certaines parties de l’Europe. Dans une tendance récente, un nombre croissant d’organisations ont également commencé à expérimenter des méthodologies agiles telles que Scrum, Lean et Kanban. Il a été observé que certains outils logiciels ne conviennent pas aux pratiques agiles tandis que d’autres ne conviennent pas à des méthodologies plus étendues. La pièce 2 énumère les outils courants utilisés avec les méthodologies populaires.

Pièce 2 – Outils pour des méthodologies spécifiques.

Appréhensions au sujet des applications logicielles

Bien qu’il existe un consensus entre les gestionnaires de projet selon lequel un SIGP efficace est crucial pour atteindre les objectifs de leur projet, de nombreuses appréhensions sont soulevées quant à l’efficacité des applications logicielles déployées pour mettre en œuvre le SIGP. Les sections suivantes décrivent les manifestations de ces appréhensions, qui conduisent par la suite à l’insatisfaction.

Perceptions du ROI

L’étiquette de prix et les coûts opérationnels liés à la maintenance de logiciels de gestion de projet spécialisés sont souvent cités comme une préoccupation majeure par de nombreux chefs de projet. Le choix d’une application particulière est assez souvent dicté par les maîtres d’ouvrage tandis que les factures sont payées par les entrepreneurs. Les chefs de projet employés par les entrepreneurs s’interrogent fréquemment sur le retour sur investissement pour le déploiement d’une application logicielle coûteuse.

Frais généraux de gestion

L’infrastructure et les ressources nécessaires à la maintenance des applications logicielles provoquent également des appréhensions. Selon la taille et la portée du projet, les applications auto-hébergées nécessitent des installations et des enceintes spécialisées qui gonflent les frais généraux en termes de financement, de main-d’œuvre et d’efforts.

Courbe d’apprentissage

Le temps et les efforts nécessaires pour apprendre les subtilités des applications logicielles spécialisées comptent également parmi les préoccupations souvent soulevées par les chefs de projet. Un PMI qui met davantage l’accent sur l’automatisation, en utilisant des logiciels, nécessitera à son tour que tous les membres de l’équipe de gestion de projet et de nombreux membres de l’équipe de projet soient formés à l’utilisation des logiciels.

Étude proposée

Cette étude a été réalisée pour explorer et rendre compte des perceptions des chefs de projet dans la région EMEA. Cette étude vise à atteindre les objectifs suivants:

• Comprendre la satisfaction des chefs de projet vis-à-vis des systèmes logiciels actuels.
• Comprendre l’importance relative des fonctionnalités et des outils communs.
  • Cela permettra aux porteurs de projet de sélectionner des outils appropriés en fonction des contributions des chefs de projet.
  • Cela aidera également les éditeurs de logiciels à planifier les mises à niveau de produits et à ajouter ou supprimer des fonctionnalités.
  • Cela aidera également les chefs de projet à préparer des programmes de formation efficaces pour minimiser la courbe d’apprentissage.
• Comprendre les lacunes des applications logicielles.
  • Cela aidera les éditeurs de logiciels à planifier des mises à niveau visant à accroître la satisfaction de leurs clients.
• Comprendre la liste de souhaits des chefs de projet qui espèrent améliorer l’efficacité de leurs implémentations de PMI.
  • Cela aidera les éditeurs de logiciels à planifier les mises à niveau et à ajouter des fonctionnalités appropriées.
• Éduquer les chefs de projet sur les possibilités et les limites des applications logicielles.
  • Cela aidera les chefs de projet et les PMO à optimiser le niveau d’automatisation.

Méthodologie

Cette étude a été réalisée à l’aide d’une enquête dans laquelle 100 répondants ont été sélectionnés dans toute la région EMEA, assurant une représentation de toutes les régions et industries. Les répondants ont reçu une liste des fonctionnalités et des outils communs que l’on trouve dans la plupart des applications logicielles de gestion de projet et on leur a demandé de classer la liste en fonction de l’importance relative des éléments. Chaque répondant a été invité à sélectionner les fonctionnalités ou les outils utilisés le plus souvent ainsi que ceux utilisés le moins souvent. Les répondants ont également été invités à énumérer les lacunes de leurs propres applications logicielles et à fournir une liste de souhaits de fonctionnalités ou d’outils susceptibles de faciliter l’utilisation efficace de leurs PMI. Les répondants ont également été invités à indiquer leur niveau de satisfaction à partir de l’application logicielle qu’ils utilisent actuellement.

L’enquête a été réalisée au cours des mois de septembre et octobre 2012. Les résultats ont été traités et compilés en novembre 2012. Les données démographiques des répondants sont présentées à la pièce 3.

Pièce 3 – Représentation fondée sur la géographie et les industries.

Liste des caractéristiques/outils

La liste partielle des caractéristiques et outils communs qui ont été évalués par les répondants est présentée à la pièce 4.

Pièce 4 – Liste partielle des fonctionnalités/outils.

Résultats de l’étude

L’étude a donné des résultats intéressants qui sont résumés dans les sections suivantes.

Niveau de satisfaction

Le niveau de satisfaction des gestionnaires de projet est indiqué dans la pièce 5.

Pièce 5 – Scores de satisfaction.

Caractéristiques/Outils Utilisés le plus souvent

Les 10 principales caractéristiques et outils utilisés le plus souvent, selon les cotes agrégées de toutes les régions géographiques et industries, sont présentées à la pièce 6.

Pièce 6 – Caractéristiques/outils utilisés le plus souvent.

Caractéristiques/outils utilisés le moins souvent

Les caractéristiques et outils utilisés le moins souvent d’après les cotes agrégées de toutes les régions géographiques et industries sont présentés à la pièce 7.

Pièce 7 – Caractéristiques/outils utilisés le moins souvent.

Les 10 principales lacunes

Les 10 principales lacunes, fondées sur les notes agrégées de toutes les régions géographiques et de toutes les industries, sont données à la pièce 8.

Pièce 8 – Les 10 principales lacunes.

Liste de souhaits des fonctionnalités

Très peu de fonctionnalités ont été identifiées par les répondants comme des éléments de leur liste de souhaits. Les caractéristiques demandées sont énumérées à la pièce 9.

Pièce 9 – Liste de souhaits.

Recommandations

Les résultats de cette étude fournissent des informations intéressantes sur les applications logicielles largement utilisées dans la région EMEA. Sur la base des résultats partagés dans les sections précédentes, il est recommandé que:

• Les éditeurs de logiciels travaillent en étroite collaboration avec leurs clients pour explorer les raisons qui expliquent les faibles scores de satisfaction.
• Les sociétés de logiciels planifient leurs mises à niveau en incluant les fonctionnalités énumérées à la pièce 6, si elles ne sont pas déjà là. Ils devraient également essayer de surmonter les lacunes et d’inclure des éléments sur la liste de souhaits le plus tôt possible.
• Les propriétaires de projet évaluent les applications logicielles en fonction des fonctionnalités les plus utilisées et de celles les moins utilisées. Ils ne doivent pas investir dans une application qui manque les fonctionnalités les plus nécessaires aux chefs de projet. Dans le même temps, ils ne devraient pas payer un prix plus élevé car un système comprend des fonctionnalités qui sont les moins importantes pour les chefs de projet.
• Les gestionnaires de projet préparent leurs plans de formation en fonction des éléments identifiés à la pièce 6.

Conclusion

Cet article rend compte de la satisfaction des chefs de projet à l’égard des applications logicielles de gestion de projet couramment déployées. Il fournit des informations sur les fonctionnalités utilisées le plus souvent et le moins souvent. Il signale également les principales lacunes ainsi que les éléments figurant sur la liste de souhaits des chefs de projet. Ces informations peuvent être utilisées par les chefs de projet pour planifier efficacement leurs implémentations de PMI. Les résultats peuvent également aider les éditeurs de logiciels à améliorer leurs offres et à améliorer la satisfaction de leurs clients.