7 août 2017 * 8 min de lecture
Peut-être que vous vous êtes dit que vous commenceriez à utiliser un planificateur pour rester organisé. Peut-être que vous vous débrouillez avec votre planificateur iPhone fidèle. De toute façon, si vous êtes intéressé à suivre les tâches et à vous débrouiller dans votre entreprise, et à passer du temps de qualité avec vos proches sans culpabilité, vous devez avoir un planificateur.
Certains jours, je suis un gâchis chaud. Je l’avoue. (Des collègues entrepreneurs familiers?)
Que ce soit les déjeuners scolaires qui doivent être préparés, à choisir des vêtements assortis pour le premier jour de 3e année, jusqu’à dire au mari où se trouver après sa sortie du travail — sans parler de mon travail réelplanning planification du contenu pour mon site web Grand Rapids Girl, travail client pour GreenCup Digital, et rencontre avec des prospects
La vie peut devenir assez folle!
Cependant, j’aimerais proposer quelque chose: Utiliser un planificateur de journée papier. Les planificateurs de journée en papier sont une institution à l’ancienne, mais ils sont super efficaces pour vous permettre de rester au courant de tout ce que vous devez faire.
Pourquoi? Les planificateurs papier vous offrent un espace visuel, dans votre main, pour écrire des notes, créer des listes de tâches et noter des idées pendant que vous êtes à la volée. Écrire des choses est la façon ancestrale de faire avancer les choses.
Je ne sais pas combien de « notes » d’iPhone j’ai dans mon téléphone, mais je vais vous dire que dès qu’elles sont tapées dans mon téléphone, elles sont hors de moi pour toujours ….ne jamais être retourné à!
En apprenant à utiliser au mieux un planificateur de jour, vous pouvez maîtriser votre journée en utilisant la gestion du temps et, mieux encore, avoir moins de stress!
Consultez cette liste ci-dessous des meilleurs conseils pour utiliser efficacement un planificateur de jour:
- Utilisez la vue mensuelle
La plupart des planificateurs, sinon tous, ont une section d’aperçu mensuel. L’objectif est d’utiliser un seul planificateur, et un seul. Ici, dans la section mensuelle, vous pouvez noter des choses qui ne changent pas comme les anniversaires, les anniversaires, les vacances, les événements spéciaux comme les mariages, les factures et les réunions récurrentes.
Astuce: J’aime utiliser un surligneur jaune pour les appeler au cas où un ami appellerait pour faire des plans. Utilisez le code couleur pour aller encore plus loin!
- Utilisez la section Plan hebdomadaire
Chaque dimanche soir, j’aime m’asseoir avec mon planificateur et regarder la semaine à venir. C’est une chance de planifier vos tâches plus générales, ou groupe de tâches. Par exemple, pour moi, il peut s’agir de « Planifier des publications Facebook » ou de « rédiger des e-mails de suivi de webinaire ».
Vous pouvez également utiliser cette section pour des objets personnels comme « désherber le jardin », « envoyer des invitations », « ramasser des timbres » et d’autres tâches comme celle-ci.
Astuce: Transférez les éléments ou rendez-vous qui ont pu être entrés dans votre téléphone dans cette section.
2. Utilisez les pages de plan quotidien
La section quotidienne est l’endroit où votre plan devient vraiment bon. C’est là que vous énumérez vos tâches spécifiques que vous souhaitez accomplir. Vous pouvez planifier des tenues, des séances d’entraînement et des dates de déjeuner.
J’utilise également cette section pour décomposer ce que j’ai entré dans la section hebdomadaire en tâches séparées d’une heure ou moins, afin que je puisse mettre un « chèque » à côté d’eux une fois terminé. Rayer les choses de la liste fait du bien!
Conseil: Je pourrais parler des meilleurs planificateurs de journée. Cependant, j’ai utilisé le Meilleur Self Co. ce qui crée un journal qui a des pages quotidiennes impressionnantes. Vous commencez par des affirmations quotidiennes, en écrivant ce pour quoi vous êtes reconnaissant, remplissez votre journée par le temps, avec des notes sur le côté, et terminez votre journée avec ce pour quoi vous êtes le plus reconnaissant. C’est une excellente alternative à un journal séparé!
3. Soyez précis avec vos pas
Lorsque vous planifiez votre journée, dans votre page quotidienne, assurez-vous d’être précis dans vos pas. Au lieu de « passer des appels téléphoniques », écrivez plutôt « appelez Susie et planifiez le déjeuner ». Il est plus probable que vous terminiez vos tâches si vous savez exactement dans quoi vous vous embarquez! Cela vous aide également à déterminer combien de temps vous avez besoin pour terminer votre tâche.
Conseil: Les jours où j’ai d’autres plans ou engagements, comme servir un déjeuner chaud aux élèves de 2e année ou me geler les fesses lors de mes devoirs sur le terrain de jeu, je m’assure de planifier des activités légères. Avec mon esprit sur d’autres choses, passer un appel ou planifier une publication sur les réseaux sociaux est rapide et facile à compléter.
4. Ton Planificateur n’est pas Ton téléphone
Maintenant, dans cet article, alors que je parle de la génialité d’un planificateur de jour, je me rends compte que nous vivons en 2017. Nous utilisons tous nos téléphones pour entrer des notes et des rendez-vous. Malheureusement, votre planificateur ne vous enverra pas de rappels qui font vibrer votre Apple watch 15 minutes avant son début.
Lorsque vous avez des choses importantes que vous ne POUVEZ PAS oublier, assurez-vous d’entrer un rendez-vous dans votre calendrier pour qu’on vous le rappelle.
Cela vaut pour la prise de notes comme mentionné ci—dessus – assurez-vous de mettre vos notes de téléphone importantes dans votre planificateur.
Astuce: J’utilise Evernote pour mes notes. Il existe une application de bureau et de téléphone intelligent qui se synchronise. C’est génial!
Votre planificateur de journée devrait être le quoi et le qui est qui pour votre vie! Cela dit, vous devriez aimer votre planificateur. Faites-en une journée! Montez dans la voiture et dirigez-vous vers votre librairie locale et choisissez un planificateur mignon et amusant que vous aimez transporter. Ne sortez pas faire du shopping? Voici l’un de mes favoris; obtenez 10% de réduction si vous utilisez le code « ANNE10 » à la caisse!
Rien ne devrait être imprévu. Les noms, les dates, les dollars, les rendez-vous et les objectifs doivent tous être écrits dans votre planificateur.
Peu importe où vous vous situez dans votre entreprise ou comment vous restez organisé en ce moment, la vérité est qu’une journée productive peut sembler différente pour moi que pour vous. Quoi qu’il en soit, à la lumière de cela, voici quelques conseils personnels pour passer une journée productive et inspirante, en tant que mère occupée de jeunes enfants, équilibrant leurs soins avec le travail acharné pour aider mes clients à vendre davantage de leurs produits et services en ligne:
- Commencez Votre Journée Sans technologie
Je sais, je sais. Beaucoup d’entre vous finissent probablement leur journée au lit en surfant sur votre téléphone devant vos yeux si lourds que votre téléphone tombe sur votre visage lorsque vous vous retournez. Il est sûr de dire que votre téléphone est la première chose que vous atteignez lorsque vous vous réveillez!
Cependant, écoutez-moi. Notre monde ne s’arrête jamais. Avec nos ordinateurs, téléphones, montres, fitbits qui crient à notre attention, personne ne prend jamais le temps de se taire et de se détendre.
Avant de vous lancer dans vos courriels, de consulter votre Facebook ou de répondre aux SMS que vous avez reçus entre hier soir et aujourd’hui, que diriez-vous de prendre une minute? Prenez une tasse de café et écoutez de la musique relaxante. Si la musique n’est pas votre truc, prenez les 5 minutes pour respirer profondément les yeux fermés, et dites-vous un peu de prière ou de méditation. Prendre ce temps pour soi fera une différence dans votre journée. Crois-moi !
2. Évitez les distractions
Je suis EXTRÊMEMENT en faute avec celui-ci! Après des années dans le domaine de l’informatique, je suis un multitâche en convalescence. Lorsque vous avez passé votre carrière à combattre des incendies, il semble que le multitâche semble être le seul moyen de faire quoi que ce soit.
Depuis que j’entraîne des clients à trouver plus de clients en ligne, j’ai pris des mesures intentionnelles pour me concentrer sur une tâche à la fois. Pour ce faire, j’ai dû faire la tâche douloureuse de déplacer mon téléphone dans mon sac à main, loin de mon bureau, et de ne pas me connecter à Facebook ou à un e-mail pendant que je travaille.
Je ne peux pas vous dire avec quelle facilité une notification Facebook peut m’envoyer en 20 minutes de navigation sur le fil d’actualité. Si facile que c’est embarrassant.
3. Désigner le temps de distraction
Aussi important que d’éviter la distraction, désigner les distractions est tout aussi important! Ne vérifiez pas votre e-mail toutes les quelques minutes. (quelque chose dont j’étais très coupable dans ma carrière 9-5) C’est une ÉNORME distraction et une perte de temps passée. À moins que vous ne soyez chirurgien du cerveau ou dans une autre carrière qui sauve des vies, les e-mails peuvent attendre. De plus, si vous avez l’habitude de leur répondre immédiatement, les gens commenceront à s’y attendre. Une autre leçon apprise de mon 9-5!
Réservez certaines heures de votre journée de travail pour vérifier et répondre aux e-mails. Si cela vous aide, informez vos clients que vous répondrez à leur courrier électronique dans les 24 heures. Cela peut facilement être ajouté à votre signature automatique.
4. Entrez dans une routine et respectez-la
Lorsqu’il s’agit de planifier votre temps, il est préférable d’entrer dans une routine régulière et de s’y tenir. Asseyez-vous le dimanche soir (ou le lundi, le mardi, tout ce qui fonctionne!) et planifiez votre semaine. Ensuite, remplissez vos pages quotidiennes.
Vous pouvez également planifier chaque jour la veille afin que vos tâches restent en tête.
Quelle que soit la façon dont vous décidez de le faire, choisissez une routine et respectez-la.
5. Prenez du temps Pour vous
Celui-ci est le dernier de la liste car c’est probablement le conseil le plus important. Si vous ne prenez pas soin de vous, alors vous ne pouvez prendre soin de personne d’autre.
Cela ne va-t-il pas pour tout? Épouse heureuse, vie heureuse. Si maman n’est pas heureuse, personne ne l’est! Placez votre propre masque à oxygène dans l’avion avant d’aider votre voisin.
Assurez-vous d’ajouter du temps à votre journée pour faire quelque chose que vous aimez. Pour moi, j’aime traîner sur le canapé avec mes enfants en fin d’après-midi et somnoler ou regarder un épisode de Seinfeld. (que j’ai vu 500 fois) Tant que j’ai alloué le temps dans mon plan pour la journée, il n’y a aucune raison de penser que je devrais faire autre chose.
Conclusion
Avant de commencer à utiliser un planificateur, j’arrivais à la fin de ma journée et j’avais l’impression de ne même pas faire une entorse au travail que je devais faire. Bien que je sache que ce n’est pas vrai, il est facile de voir pourquoi cela se ressent de cette façon.
Avoir un planificateur sur lequel revenir est un excellent moyen de voir ce que vous aviez planifié pour votre journée et ce que vous avez pu terminer. Ces coches sont tellement excitantes à voir! Assurez-vous de vous tapoter dans le dos pour tout ce que vous avez fait.
N’oubliez pas que chaque propriétaire d’entreprise est différent. Leurs horaires, leurs engagements et leurs demandes peuvent être différents des vôtres. Espérons qu’un ou plusieurs de ces trucs et astuces de planificateur vous aideront à sortir et à être un peu plus productif!
Visitez-moi à annedivitto.com ou grandrapidsgirl.com pour en savoir plus sur moi !
