Voyage pour petites entreprises: Le Guide complet

Le voyage est un moyen efficace pour les entreprises d’acquérir de nouveaux clients et investisseurs – rien n’est plus percutant que de rencontrer un client potentiel. Les grandes entreprises sont souvent bien équipées pour voyager; elles ont une procédure uniforme et suffisamment d’argent pour soutenir leurs employés. Pourtant, pour les petites entreprises, les voyages peuvent devenir accablants et inorganisés. La combinaison d’un nombre limité d’employés et d’un plan de voyage trop ambitieux ou irréaliste peut mettre une pression financière sur les petites entreprises.

Selon Concur Technologies, une société de gestion des voyages et des dépenses, les petites entreprises dépensent en moyenne 19,7% de plus en voyages! Afin de minimiser ces dépenses, il est essentiel pour les petites entreprises de créer des plans de dépenses efficaces et des politiques détaillées sur les voyages d’affaires. Un plan de voyage complet axé sur la consolidation, la conformité, la flexibilité et la transparence peut aider vos petites entreprises à voyager de manière plus organisée, productive et rentable.

Les Quatre Piliers des Voyages d’affaires efficaces

Les membres de petites entreprises ne peuvent voyager efficacement que s’ils disposent d’un plan de voyage accessible et facile à digérer. Cela aidera les responsables à prendre conscience de combien d’argent peut être dépensé de manière réaliste pour les voyages. Un plan accessible aidera également les employés à comprendre ce que l’on attend d’eux lors de leurs déplacements professionnels. Tout d’abord, cela nécessite que les petites entreprises gèrent leurs finances par la consolidation.

1) Organisation: Gestion des finances Par consolidation

Il est impossible de gérer les finances de votre petite entreprise sans créer un système organisé. Parfois, les entreprises ne parviennent pas à consolider leurs dépenses financières. Sans une compréhension des dépenses de votre entreprise, il sera difficile de répartir correctement vos dépenses entre les départements. Cela peut entraîner des déplacements d’entreprise désorganisés et financièrement difficiles. Des organisations telles que World Travel Service peuvent vous aider à fusionner toutes vos informations dans des rapports financiers en ligne. En améliorant l’organisation des finances de votre entreprise, vous pouvez avoir une meilleure idée du bénéfice net de votre entreprise.

Une étude menée par l’Association of Corporate Travel Executives (ACTE) et la Global Business Travel Association (GBTA) a révélé que 51% des employés interrogés (PDF) espèrent introduire une politique de « Coût total des voyages » dans les deux prochaines années. Ce type de politique, qui aide à préciser quels domaines de voyage coûtent le plus cher et comment ces dépenses peuvent être gérées efficacement, peut être particulièrement utile pour les petites entreprises qui ont des difficultés financières. En créant un système financier organisé et consolidé, votre entreprise prendra davantage conscience des attentes en matière de voyages et des limites de coûts. Avec cette clarté, votre entreprise deviendra plus efficace et vos employés travailleront mieux les uns avec les autres, comme une machine bien huilée.

2) Conformité : Former vos voyageurs

L’enquête ACTE rapporte que 84% des responsables de voyages d’entreprise pensent que les économies d’argent permettront davantage de gagner en conformité; il y aura un « changement dans la façon dont les gestionnaires de voyages d’entreprise abordent la politique, loin de contrôler les coûts des fournisseurs et vers la gestion du comportement des voyageurs. »Plus vos employés connaissent et comprennent la politique de voyage de votre entreprise, plus vous économiserez d’argent.

Malheureusement, dans l’espoir de trouver des prix moins chers, les employés s’écartent parfois de la politique de voyage de leur entreprise. En théorie, cela peut ne pas sembler problématique; les employés peuvent même penser qu’ils sont utiles. Selon une enquête menée en 2013 par Amadeus, une entreprise mondiale de voyages et de tourisme, 52% des voyageurs d’affaires ont des frais de voyage impayés parce qu’ils ne respectaient pas la politique de voyage de leur entreprise. En réalité, un manque de conformité révèle souvent un manque de compréhension. Si un employé ne suit pas vos instructions, il risque de fausser ou d’endommager le plan d’épargne de votre entreprise. C’est grâce à la conformité des membres de l’équipe que les petites entreprises peuvent réaliser leurs plans de voyage de manière économique et efficace. Plutôt que d’essayer de contrôler les coûts des fournisseurs, les entreprises se concentrent davantage sur la gestion de la façon dont leurs employés suivent leur politique de voyage. L’accent ne devrait pas être mis sur les « économies significatives »; les entreprises devraient plutôt se concentrer sur « l’évitement des coûts ». »Cependant, la conformité est impossible si vous ne créez pas une politique de voyage flexible.

3) Flexibilité: Mise en place d’un plan de voyage réalisable

Bien que la conformité des employés soit importante, les petites entreprises doivent toujours promouvoir une communication ouverte entre l’employé et l’employeur. Si vos employés expriment des préoccupations ou signalent des problèmes avec votre plan de voyage, c’est à vous d’écouter ces griefs et de reconnaître quand il est avantageux d’être flexible. Le succès nécessite une communication ouverte entre les employés et l’employeur; vous devez être adaptable et soutenir vos voyageurs fréquents si vous espérez créer un système efficace et économique.

Voyage et flexibilité vont de pair; il est nécessaire que les petites entreprises aient un état d’esprit ouvert à chaque étape du processus de voyage. Selon l’enquête d’Amadeus, 51% des voyageurs d’affaires ont dû apporter des modifications (PDF) à leurs plans de voyage avant le départ et 22% ont dû apporter trois modifications ou plus à leur itinéraire. Avec autant de modifications de dernière minute, il est important que les petites entreprises soient à l’aise avec le changement et disposées à apporter des modifications de dernière minute. Par exemple, même si les politiques prescrites donneront aux employés un ensemble clair de lignes directrices et amélioreront probablement la productivité, il n’est parfois pas réaliste que chaque employé suive des lignes directrices identiques – un membre de la haute direction peut avoir plus de flexibilité lors d’un voyage que les autres employés. Il est parfois important d’être flexible avec vos employés; laissez les mandats se transformer en lignes directrices lorsque cela est nécessaire.

De plus, si le système de voyage de votre entreprise ne fonctionne pas, n’ayez pas peur de le changer! Un système défaillant ne fera qu’entraîner plus de problèmes financiers. Dans les petites entreprises, vous pourrez peut–être obtenir des commentaires de tous les voyageurs sur les politiques de voyage; il est important d’en profiter pour savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.Une fois que vous avez un système fonctionnel, investissez-y – restez engagé et assurez-vous que tout se passe comme prévu.

4) Transparence: L’importance de la communication

En plus d’être ouverts aux améliorations de la politique sur les voyages, les employeurs de petites entreprises doivent rester ouverts avec leurs employés au sujet des objectifs de leurs décisions en matière de voyages d’affaires. Au départ, votre petite entreprise peut sembler fonctionner correctement sans un plan de voyage clair et détaillé. De nombreux propriétaires de petites entreprises commettent l’erreur de supposer que, simplement en raison de leur petite taille, leurs employés ont accès à la politique de voyage de l’entreprise et la comprennent parfaitement. Cependant, à mesure que votre entreprise se développe, un manque de structure – ou l’absence totale de plan de voyage – peut créer de la confusion. Si vous n’avez pas de plan de voyage que vos employés comprennent parfaitement, les choses peuvent se débloquer rapidement.

La structure, la clarté et la transparence sont nécessaires pour maintenir des relations de confiance. Malheureusement,
selon l’ACTE, 44% des organisations interrogées n’ont pas de système formel en place pour recueillir les commentaires des voyageurs. Cependant, 42% des responsables de voyages d’entreprise souhaitent créer un groupe de voyageurs afin d’améliorer la communication. Ne sous-estimez pas la valeur de la création d’une relation entre les employés et les employeurs! Si tous les membres de l’équipe comprennent la politique de voyage, il est plus facile de créer un système qui fonctionne bien. Si vous ne communiquez pas bien avec vos employés, ils peuvent devenir fatigués, stressés ou confus. Cela peut amener les employés à agir de manière floue pendant les voyages d’affaires, ce qui affectera leurs interactions avec les clients potentiels.

Améliorer le service aux voyageurs

Il est une idée fausse courante qu’il est facile pour les petites entreprises d’avoir des lignes de communication ouvertes et claires. En vérité, il est souvent plus difficile pour les petites entreprises de tenir leurs employés informés – les politiques de voyage ont tendance à être trop générales ou ouvertes. Alors que les grandes entreprises ont généralement une politique de voyage officielle que les employés expérimentés peuvent aider à renforcer, les employés des petites entreprises n’ont souvent pas une compréhension claire de la politique de voyage, ni le soutien d’un vaste réseau de collègues. Ainsi, il est facile pour les employés des petites entreprises d’ignorer la politique de voyage de leur entreprise et de prendre leurs propres décisions en cours de route.

La communication est particulièrement importante pendant le processus de déplacement lui-même. Les messages avant, pendant et après le voyage sont de bons moyens de tenir les voyageurs au courant. La plate-forme de communication Concur Messaging comprend des messages avant le voyage, des cartes interactives, des itinéraires des employés, des détails de destination et bien plus encore. Ces outils peuvent fournir aux voyageurs des informations et des conseils sur la façon de gérer efficacement et de manière productive leurs voyages. Une communication constante aidera à organiser les voyages d’affaires, tout en rappelant aux employés de se comporter de manière appropriée et de rester concentrés. La société de commerce en tant que service, Deem, dispose également d’une application de voyage d’entreprise qui vous aidera à réserver des vols, à adapter les politiques de voyage et même à consulter l’inventaire des compagnies aériennes.

Comment réserver des voyages pour une petite entreprise: Agents de gestion de voyages abordables et Solutions numériques

Les petites entreprises ont quelques options pour réserver et planifier leurs voyages.

Cependant, de nombreuses entreprises deviennent plus strictes en matière de réservation; elles ont choisi des outils de réservation spécifiques qu’elles ont trouvés les plus utiles.

Les politiques de voyage restrictives minimisent l’argent dépensé pour la planification. Il est courant que les entreprises ne s’appuient que sur quelques outils de réservation – même Cognizant recommande que, si votre entreprise n’a pas de problème, vous ne devriez pas « réparer ce qui n’est pas cassé ». »Bien qu’il soit vrai qu’il ne faut pas démanteler une politique de voyage qui semble fonctionner, il est toujours important d’explorer des options moins chères. Cela ne signifie pas que vous devriez revoir complètement votre plan de voyage – cela signifie que vous devriez essayer d’autres solutions de voyage, plutôt que de vous fier simplement à ce qui est confortable. Même si votre politique de voyage semble fonctionner, elle pourrait peut-être fonctionner encore mieux. Si vous essayez des options de voyage moins chères, vous pouvez ensuite modifier votre politique de voyage pour tenir compte de ces résultats.

1) Agences de voyages

De nombreuses petites entreprises pensent que les agences de voyages sont trop chères. Pourtant, selon le New York Times, lorsque le prix et le service des agents sont comparés dans une étude à ceux des moteurs de recherche en ligne, les agents arrivent en tête. Le journaliste Seth Kugel explique comment les agents testés ont pu proposer « des itinéraires alternatifs, des conseils sur les visas et juste en général, enfin, plus humains que leurs homologues informatiques. »Les agents peuvent aider votre petite entreprise à trouver des tarifs et des remises non publicitaires que les moteurs de recherche ne peuvent pas. Il est important de savoir comment contourner les restrictions de coûts lors de la réservation de vols, d’hôtels, de transports, etc. Les agences de voyages peuvent donner à votre entreprise l’aide supplémentaire dont elle a besoin pour démarrer.

Ethan Laub, fondateur et PDG de TripScanner, suggère qu’il existe trois signes indiquant que votre entreprise devrait trouver un agent de voyage. Si votre entreprise 1) Dispose d’un système de voyage complexe
2) Apporte de fréquentes modifications de dernière minute aux réservations
3) Voyage suffisamment pour négocier des remises fournisseurs
then alors vous pouvez bénéficier de l’aide d’un agent.

2) Réservation ouverte

Bien qu’un agent de voyage soit utile, de nombreuses petites entreprises choisissent d’emprunter un itinéraire différent. Dave Johnson, un écrivain pour startupnation.com , croit qu’il est important de peser toutes vos options, plutôt que de choisir automatiquement un agent de voyage. La réservation ouverte devient la solution de voyage préférée car elle permet aux employés de réserver leurs propres voyages via leurs plates–formes préférées – souvent directement depuis leur smartphone. Alors que les agences de voyages peuvent « avoir accès à certains types de réductions et de forfaits qui bepourraient être plus difficiles à trouver par vous-même », Johnson suggère que, si vous pouvez consacrer un peu de temps et d’énergie supplémentaires, vous pouvez trouver de meilleurs prix en interne. Open booking est une solution de voyage pratique qui a le potentiel d’améliorer la visibilité tout en augmentant la flexibilité et la liberté des employés. Il s’agit simplement de peser le pour et le contre et de décider si votre entreprise a le temps de trouver elle-même des offres, ou si une assistance extérieure est nécessaire.

Réservation ouverte pour les petites entreprises: Les avantages

Bien qu’il soit souvent difficile pour les grandes entreprises d’essayer différentes approches de voyage, les petites entreprises n’ont généralement pas ce problème; il est plus facile pour les petites entreprises d’expérimenter différentes approches. En explorant toutes les options de voyage disponibles, votre petite entreprise peut découvrir quel système fonctionne le mieux. Open booking donne à vos employés la liberté de choisir comment ils réservent leurs voyages. Non seulement cela augmentera la commodité des voyages, mais cela aidera également votre entreprise à découvrir de nouveaux outils de voyage qui pourraient profiter à votre entreprise. Cette méthode peut également aider à favoriser un meilleur environnement d’équipe en laissant aux employés un certain contrôle sur la façon dont ils voyagent. Rita Visser de GBTA commente que « la réservation ouverte donne aux voyageurs la possibilité de faire d’autres choix » (PDF). Visser estime que la réservation ouverte est parfaite pour les milléniaux, qui « ne veulent généralement pas qu’on leur dise où et quoi réserver. »En donnant aux employés un certain contrôle sur leurs propres voyages, le système de réservation de l’entreprise deviendra plus flexible et la petite entreprise aura de la place pour se développer.

Certains soutiennent également que la réservation ouverte facilite la gestion des frais de voyage. Kathy Kaden, directrice associée chez Cognizant, commente que la réservation ouverte permet aux voyageurs de « transférer des itinéraires au programme de voyages gérés pour obtenir une image plus complète des dépenses de voyage » (PDF). Les reçus de voyage peuvent être automatiquement envoyés à l’employeur et ainsi les rapports de dépenses peuvent être créés sans autant de tracas. De cette façon, open booking peut aider votre entreprise à consolider les informations, peu importe comment et où les employés réservent leurs voyages. Cette augmentation de la visibilité des voyageurs vous permettra de voir ce que vos employés dépensent et où ils le dépensent.

Réservation ouverte pour les Petites entreprises: Les inconvénients

Lorsqu’on a demandé aux employés ce qui les préoccupait le plus en matière de réservation ouverte, une enquête menée par Travel and Transport (PDF) a révélé que les employés mentionnaient fréquemment « le suivi des voyageurs et d’autres problèmes de sécurité. »Pourtant, les personnes interrogées ont classé ces préoccupations plus bas que les avantages de la réservation ouverte, tels que les économies potentielles. D’autres sources ont constaté que la réservation ouverte a entraîné une augmentation des prix de 15% à 20% (PDF), par rapport aux employés réservant dans le cadre de la politique de voyage de leur entreprise. Cette augmentation de prix s’est avérée principalement due à des « remises d’entreprises internationales. »Ces réductions spéciales ne sont disponibles que si vous réservez auprès de sociétés de gestion de voyages qui peuvent négocier en votre nom.

Michael Kubasik, de Travel and Transport, conclut qu' »il est vraiment trop tôt pour décider (PDF) s’il y a des économies matérielles  » de la réservation ouverte. Si vous n’êtes toujours pas sûr que la réservation ouverte soit la bonne solution pour votre petite entreprise, vous pouvez trouver des informations plus précieuses ici.

3) Solutions numériques

Il n’est pas nécessaire de s’appuyer entièrement sur une agence de voyages ou sur des processus décisionnels internes. Salesforce.com le directeur principal de ‘, Dorian Stonie, commente qu’ils utilisent la réservation ouverte « juste au moment où cela a du sens » (PDF); il est important d’être flexible et d’explorer d’autres solutions numériques. Comme alternative aux agents de voyages et à la réservation ouverte, votre petite entreprise pourrait envisager d’externaliser tout ou partie de ses processus, en utilisant des solutions de gestion de voyages numériques pour une aide abordable. Tous les outils de voyage numériques ne sont pas créés égaux; certains d’entre eux sont simplement des applications mobiles ou des sites Web qui peuvent fournir des offres de voyage, tandis que d’autres sont des solutions de gestion des voyages et des dépenses à part entière – pilotées par l’IA ou combinant l’IA et les agents de voyages. La liste suivante de solutions mobiles peut aider votre entreprise. Les outils de voyage que vous choisissez dépendront de ce que vous souhaitez réserver et de l’assistance dont vous avez besoin.

Conseils de voyage pour les petites entreprises et préjugés courants: Ce que vous avez peut-être manqué

De la réservation de vols de correspondance à la recherche du mode de voyage le moins cher, les entreprises gaspillent de l’argent de nombreuses façons sans même s’en rendre compte. Nous avons compilé une liste de conseils ci-dessous pour aider votre entreprise à éviter certaines erreurs de voyage courantes.

Erreurs de voyage courantes

Pour éviter de telles erreurs de voyage, nous vous recommandons notre modèle de politique de voyage, qui peut vous aider à mettre en place une politique de voyage ciblée et organisée. Que vous utilisiez un agent de voyages ou que vous décidiez d’essayer une autre méthode, ces conseils vous aideront à transformer votre entreprise en une machine de voyage économique et efficace.

Il est maintenant temps de décider quelles approches fonctionnent le mieux pour vous et votre entreprise. Si vous souhaitez voir si une solution numérique vous convient, vous pouvez réserver une démo de notre assistante de voyage A.I., Claire, avec l’un de nos fondateurs ici.